教师课时授课计划 果程名称 秘书学 课时 序号 授课班级 日期 教学方式讲授 第一章绪论 任课教师 、教学目的: 了解秘书的来由和类别,掌握秘书工作的原则和特点,理解秘书工 作的作用 秘书工作源远流长。如今,秘书已是我国党政机关、企事业单位普 遍设置的一个职位,在世界范围内也是最常见的社会职业之一。秘书有 各种类型,他们在各自的岗位上,按照秘书工作的基本原则,发挥重要 的作用。通过该次课的讲授,激起学生学习本课程的兴趣 、教学要求: 1、了解秘书的由来,掌握秘书的定义 2、了解秘书的类别和层次 理解秘书工作的原则、内容、特点、作用 、教学主要内容: (一)第一节概述 1、秘书的来由与定义 2、秘书的类别和层次 (二)第二节秘书工作: 1、秘书工作的原则 2、秘书工作的内容 3、秘书工作的特点 4、秘书工作的作用 (三)讨论:根据自己所见所闻和所学内容,谈谈对秘书和秘书工作 的认识 第1页
1 教 师 课 时 授 课 计 划 课程名称 秘书学 课时 3 序 号 1 授课班级 日期 教学方式 讲授 课 题 第一章 绪 论 任课教师 一、教学目的： 了解秘书的来由和类别，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工 作的作用。 秘书工作源远流长。如今，秘书已是我国党政机关、企事业单位普 遍设置的一个职位，在世界范围内也是最常见的社会职业之一。秘书有 各种类型，他们在各自的岗位上，按照秘书工作的基本原则，发挥重要 的作用。通过该次课的讲授，激起学生学习本课程的兴趣。 二、教学要求： 1、了解秘书的由来，掌握秘书的定义 2、了解秘书的类别和层次 3、理解秘书工作的原则、内容、特点、作用 三、教学主要内容： （一）第一节 概述： 1、秘书的来由与定义 2、秘书的类别和层次 （二）第二节 秘书工作： 1、秘书工作的原则 2、秘书工作的内容 3、秘书工作的特点 4、秘书工作的作用 （三）讨论：根据自己所见所闻和所学内容，谈谈对秘书和秘书工作 的认识 第 1 页
教师课时授课计划 四、教学重点: 1、秘书的含义 2、秘书的特点 五、教学难点: 1、秘书的含义:有一个由指物向指人的变化过程,以及如何理解 当今关于秘书含义的几种认识 六、小结 作为刚刚接触秘书学的大家来说,今天我们认识了什么是秘书 什么是秘书工作,通过大家的讨论,我们也认识到目前社会上对于 秘书这个职业以及秘书的个人形象和秘书工作的一些看法。作为公 关文秘的学生,学好这门专业基础课对我们走上工作岗位和提升工 作能力是非常重要的,希望大家从这次课开始,培养对这门课的兴 趣,对秘书这个职业的热情,为我们学好这门课打好基础
2 教 师 课 时 授 课 计 划 四、教学重点： 1、秘书的含义 2、秘书的特点 五、教学难点： 1、秘书的含义：有一个由指物向指人的变化过程，以及如何理解 当今关于秘书含义的几种认识。 六、小结： 作为刚刚接触秘书学的大家来说，今天我们认识了什么是秘书、 什么是秘书工作，通过大家的讨论，我们也认识到目前社会上对于 秘书这个职业以及秘书的个人形象和秘书工作的一些看法。作为公 关文秘的学生，学好这门专业基础课对我们走上工作岗位和提升工 作能力是非常重要的，希望大家从这次课开始，培养对这门课的兴 趣，对秘书这个职业的热情，为我们学好这门课打好基础
第一章绪论 第一节概述 秘书的来由与定义 据史籍记载,“秘书”一词在我国最早出现于汉代,最初的涵义不是指人,而 是指物 一是指宫中秘藏之书。如《汉书·叙传》:“斿博学有俊才,……与刘向校秘 书。”《汉书·刘向传》:“诏向领校中五经秘书 二是指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书。如《后汉书·郑玄传 遂博稽六艺,粗览传记,时睹秘书纬术之奥。”到了公元2世纪,东汉桓帝时,“秘 书”一词才开始用来作为官员职务的名称。《文献通考》:“后汉图书在东观,桓帝 延熹二年,始置秘书监一人,掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图书秘记, 故曰秘书。”虽然这时“秘书”一词的涵义有了变化,由原先指物变为指人,但所指 的人(即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监”),掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而 已,并未从事真正的(现代意义上的)秘书工作。东汉末年,曹操为魏王,设秘书令 以“典尚书奏事,并掌图书秘记之事”。曹操不设尚书而设秘书令,目的是为了使他 的中枢秘书机构的主管人员,在名称方面有别于东汉宫廷秘书机构主管人员,以避 篡位”之嫌。但他这样做的结果,实际上是由秘书令取代了尚书的职权,使秘书令 不但掌管了“图书秘记之事”,还掌管了草拟奏章、发布政令之事。秘书令所掌管的 这后一种职权,是以往任何一位曾被冠以“秘书”称谓的官员所没有的。因而可以说, 曹操所设的秘书令,是我国历史上第一次出现的现代“秘书”一词涵义基本相同的古 代秘书官职。不久,魏文帝曹丕即位,“置中书令,典尚书奏事;而秘书改令为监” (《晋书·百官志》),即将朝廷秘书机构的纳奏、出令之事,改由中书令掌管:秘 书令改名为秘书监,并恢复桓帝时秘书监只掌管图书典籍的职能。此后,历代封建王 朝虽然大都设有名为“秘书”的官职(如“秘书监”、“秘书郎”、“秘书丞”等), 但其职能主要是掌管图书典籍,都不是现代意义上的秘书。而那些替封建王朝真正从 事秘书工作的官员,却不冠以“秘书”的称谓,而分别冠以“中书令”、“中书舍 人”、“记室史”、“掌书记”、“主簿”等称谓。 真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗,是孙中山领导的中华民国临时政府。 当时政府实行总统制,下设秘书处,有秘书长一人,秘书若干:政府各部局也设秘书 室,秘书科和秘书官:各省都督府也设秘书。这时的秘书才真正成为现代意义的秘书 职务了 秘书”这个字眼可以说是一个翻译名词,即英文 Secretary.这个词又是从罗 马时代的 Secretarius而来,意为守密的人( the keeper of secret)。到了十五及 十六世纪,开始有所谓的国际贸易,秘书的地位也显著地提升。到了1880年末期, 由于“写字机”的发明,许多妇女才因此有了机会进入这一行。1930年代以后,男 性秘书逐渐减少,女性秘书取而代之 今天的秘书,已非仅做些“秘”、“书”的工作,她们“写信”、“开会”、运 用电脑软体,从事资讯管理,与员工、顾客沟通,维持办公室运作,负责采购,甚至 还要训练其他人,这样的一切,已经不再局限于“秘书” 虽然“秘书”这个词早在两千年以前就出现了,但是由于各国的国情不同和秘 书服务的对象不同,以及人们对现代秘书职能的理解不同,因而对于“何谓秘书”即
3 第一章 绪 论 第一节 概 述 一、秘书的来由与定义 据史籍记载， “秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而 是指物： 一是指宫中秘藏之书。如《汉书·叙传》： “斿博学有俊才，……与刘向校秘 书。”《汉书·刘向传》：“诏向领校中五经秘书。” 二是指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书。如《后汉书·郑玄传》： “遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥。”到了公元 2 世纪，东汉桓帝时，“秘 书”一词才开始用来作为官员职务的名称。《文献通考》：“后汉图书在东观，桓帝 延熹二年，始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图书秘记， 故曰秘书。”虽然这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指物变为指人，但所指 的人（即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监”），掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而 已，并未从事真正的（现代意义上的）秘书工作。东汉末年，曹操为魏王，设秘书令 以“典尚书奏事，并掌图书秘记之事”。曹操不设尚书而设秘书令，目的是为了使他 的中枢秘书机构的主管人员，在名称方面有别于东汉宫廷秘书机构主管人员，以避 “篡位”之嫌。但他这样做的结果，实际上是由秘书令取代了尚书的职权，使秘书令 不但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之事。秘书令所掌管的 这后一种职权，是以往任何一位曾被冠以“秘书”称谓的官员所没有的。因而可以说， 曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现的现代“秘书”一词涵义基本相同的古 代秘书官职。不久，魏文帝曹丕即位，“置中书令，典尚书奏事；而秘书改令为监” （《晋书·百官志》），即将朝廷秘书机构的纳奏、出令之事，改由中书令掌管；秘 书令改名为秘书监，并恢复桓帝时秘书监只掌管图书典籍的职能。此后，历代封建王 朝虽然大都设有名为“秘书”的官职（如“秘书监”、“秘书郎”、“秘书丞”等）， 但其职能主要是掌管图书典籍，都不是现代意义上的秘书。而那些替封建王朝真正从 事秘书工作的官员，却不冠以“秘书”的称谓，而分别冠以“中书令”、“中书舍 人”、“记室史”、“掌书记”、“主簿”等称谓。 真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。 当时政府实行总统制，下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干；政府各部局也设秘书 室，秘书科和秘书官；各省都督府也设秘书。这时的秘书才真正成为现代意义的秘书 职务了。 “秘书”这个字眼可以说是一个翻译名词，即英文 Secretary.这个词又是从罗 马时代的 Secretarius 而来，意为守密的人(the keeper of secret)。 到了十五及 十六世纪，开始有所谓的国际贸易，秘书的地位也显著地提升。到了 1880 年末期， 由于“写字机”的发明，许多妇女才因此有了机会进入这一行。 1930 年代以后，男 性秘书逐渐减少，女性秘书取而代之。 今天的秘书，已非仅做些“秘”、“书”的工作，她们“写信”、“开会”、运 用电脑软体，从事资讯管理，与员工、顾客沟通，维持办公室运作，负责采购，甚至 还要训练其他人，这样的一切，已经不再局限于“秘书”。 虽然 “秘书”这个词早在两千年以前就出现了，但是由于各国的国情不同和秘 书服务的对象不同，以及人们对现代秘书职能的理解不同，因而对于“何谓秘书”即
“秘书的定义是什么”这个问题,国外的一些秘书组织和我国研究的一些专家所作的 阐释各不相同。 国际秘书联合会对“秘书”下的定义是:秘书应是主管人员的一位特殊助手 他们掌握了办公室工作的技巧,能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感,以 实际行动显示出主动性和正确的判断能力,并且在所给予的权力范围内作出决定。(见 光积昌等编译的《现代社会·秘书》) 美国全国秘书协会对“秘书”下的定义是:秘书“是社会主义国家工作人员 职务名称之一。其职责是协助领导综合情况,研究政策,密切各方面工作的联系,办 理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政 机关、企业事业单位从事这一类工作的干部,统称为秘书工作人员,或简称为秘书” (王千弓等编著:《秘书学与秘书工作》) 秘书,在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、 院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理,综合服务;主要工作是撰拟文稿 管理文书、接待来访、组织会议、调查硏究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络 协调等等。”(袁维国主编:《秘书学》) 秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”(杨永清:《领 导·秘书·智囊》,《华中师范大学学报(哲学社会科学版)》1986年第二期 秘书是在管理系统决策者近身,以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能, 辅助决策者有效控制全的工作人员。”(张清明等:《关于秘书定义的思考》,载《武 汉大学学报(社会科学版)》1986年第六期) 秘书是身处领导机构或附着个人,撰制掌管文书,辅助决策,并处理日常事务 的服务人员。”(张家仪:《也谈“秘书”的定义》,载《秘书》1986年第二期) 所谓秘书,就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”(史 玉峤、陶菊怀主编:《现代秘书学》 上述种种见解,各有其道理。比较起来,我们认为,所谓秘书,在我国现代主要 是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员 二、秘书的类别 从秘书服务的对象来划分,可分为公务秘书和私人秘书两类 1、公务秘书 公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营(或集体)企事业单位服务的 秘书。公务秘书是国家工作人员,由组织或人事部门选调,从国家或所在单位(集体 企事业)领取工薪,在编制上属于所服务的机关或单位。我国的秘书人员,多数属于 公务秘书。 (1)集体秘书。集体秘书与专职秘书相对而言的。集体秘书是指为某一机关或 某一单位的领导集体服务的秘书。我国各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体 的秘书,大都属于集体秘书。集体秘书所从事的工作,不是为某一个领导者服务的, 而是为所在机关、单位的领导班子服务的。 (2)专职秘书。专职秘书是指专门为某个领导者、专家服务的秘书(有时也称 为某某领导者或专家的私人秘书)。专职秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家 但他仍属于国家干部编制的工作人员,同样是从国家或所在单位(集体)领取工薪(这 与私人出资聘用的私人秘书不同) 2、非公务秘书(私人秘书) 非公务秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。这类秘书又可分为外资 企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书
4 “秘书的定义是什么”这个问题，国外的一些秘书组织和我国研究的一些专家所作的 阐释各不相同。 国际秘书联合会对 “秘书”下的定义是： 秘书应是主管人员的一位特殊助手， 他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以 实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。（见 光积昌等编译的《现代社会·秘书》） 美国全国秘书协会对 “秘书”下的定义是： 秘书 “是社会主义国家工作人员 职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办 理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政 机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书”。 （王千弓等编著：《秘书学与秘书工作》） “秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、 院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、 管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络 协调等等。”（袁维国主编：《秘书学》） “秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”（杨永清：《领 导·秘书·智囊》，《华中师范大学学报（哲学社会科学版）》1986 年第二期） “秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能， 辅助决策者有效控制全的工作人员。”（张清明等：《关于秘书定义的思考》，载《武 汉大学学报（社会科学版）》1986 年第六期） “秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务 的服务人员。”（张家仪：《也谈“秘书”的定义》，载《秘书》1986 年第二期） “所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”（史 玉峤、陶菊怀主编：《现代秘书学》） 上述种种见解，各有其道理。比较起来，我们认为，所谓秘书，在我国现代主要 是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。 二、秘书的类别 从秘书服务的对象来划分，可分为公务秘书和私人秘书两类。 1、公务秘书 公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的 秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体 企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位。我国的秘书人员，多数属于 公务秘书。 （ 1）集体秘书。集体秘书与专职秘书相对而言的。集体秘书是指为某一机关或 某一单位的领导集体服务的秘书。我国各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体 的秘书，大都属于集体秘书。集体秘书所从事的工作，不是为某一个领导者服务的， 而是为所在机关、单位的领导班子服务的。 （ 2）专职秘书。专职秘书是指专门为某个领导者、专家服务的秘书（有时也称 为某某领导者或专家的私人秘书）。专职秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家， 但他仍属于国家干部编制的工作人员，同样是从国家或所在单位（集体）领取工薪（这 与私人出资聘用的私人秘书不同）。 2、非公务秘书（私人秘书） 非公务秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。这类秘书又可分为外资 企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书
专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。这类秘书不属于国家编制的工作人 员,其工薪由聘用者付给。 按照秘书人员所丛事的工作内容划分,可分为文字秘书、机要 1、文字秘书 文字秘书是指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员,即人们通常所说的一个 机关或单位的“笔杆子”、“秀才”。 2、机要秘书 机要秘书是指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机要 秘书通常包括译电员、机要保密员等 3、信访秘书 信访秘书是指办理人民群众来信工作的秘书人员。信访秘书的职责是通过办信、 接访,沟通领导与人民群众的联系,加速政策的贯彻落实。 4、通讯秘书 通讯秘书是指负责管理通讯事务以及各种通讯设备(如电话总机、电传、传真等) 的秘书人员 5、事务秘书 事务秘书是指负责总务、后勤以及机关日常行政事务工作的秘书人员。 6、生活秘书 生活秘书是指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专 为较高级的领导人配备的。 按照秘书人员所丛事的工作性质来划分,可分为党务秘书、行政秘书、军事秘 司法秘书、外交秘书、新闻秘书、文化秘书、教学秘书、科技秘书等。这里,就不 细述 我国党政机关的秘书,按照其承担职责范围的大小和工作任务轻重的不同,在纵 向上分为以下三个层次。 1、高级秘书 高级秘书,是指秘书长、办公厅(室)主任。虽然他们工作的机关、单位不同(有 的是在中央机关、单位日常行政工作的负责人,其职责是“参与政务,管理事务” 协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作,以及主持日常行政事务工作等 2、中级秘书 中级秘书,是指办公厅(室)主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、 文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查硏究、收集和整理信息资料等工作 其工作成效,对领导者的决策有重要作用。 3、初级秘书 初级秘书,是指在办公厅(室)、秘书处(科)内从事文件收发保管、打字、印 校、接待、联络、会务工作和办理其它事务工作的人员。他们不一定有秘书的职称, 但通常也被称为秘书工作人员 国外秘书人员,根据各人承担责任的大小和资历等方面条件的不同,也在纵向上 分为不同的层次。例如英国,把属于政府文官系统的秘书,分为行政级、执行级、文 书级、助理文书级四个层次:日本企业界的秘书,则分为见习秘书、初级秘书、中级 秘书、高级秘书四个层次
5 专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。这类秘书不属于国家编制的工作人 员，其工薪由聘用者付给。 按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、 通讯秘书、事务秘书、生活秘书等等。 1、文字秘书 文字秘书是指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个 机关或单位的 “笔杆子”、“秀才”。 2、机要秘书 机要秘书是指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机要 秘书通常包括译电员、机要保密员等。 3、信访秘书 信访秘书是指办理人民群众来信工作的秘书人员。信访秘书的职责是通过办信、 接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。 4、通讯秘书 通讯秘书是指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等） 的秘书人员。 5、事务秘书 事务秘书是指负责总务、后勤以及机关日常行政事务工作的秘书人员。 6、生活秘书 生活秘书是指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专 为较高级的领导人配备的。 按照秘书人员所从事的工作性质来划分，可分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、 司法秘书、外交秘书、新闻秘书、文化秘书、教学秘书、科技秘书等。这里，就不一 一细述。 我国党政机关的秘书，按照其承担职责范围的大小和工作任务轻重的不同，在纵 向上分为以下三个层次。 1、高级秘书 高级秘书，是指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、单位不同（有 的是在中央机关、单位日常行政工作的负责人，其职责是 “参与政务，管理事务”， 协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。 2、中级秘书 中级秘书，是指办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、 文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。 其工作成效，对领导者的决策有重要作用。 3、初级秘书 初级秘书，是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印 校、接待、联络、会务工作和办理其它事务工作的人员。他们不一定有秘书的职称， 但通常也被称为秘书工作人员。 国外秘书人员，根据各人承担责任的大小和资历等方面条件的不同，也在纵向上 分为不同的层次。例如英国，把属于政府文官系统的秘书，分为行政级、执行级、文 书级、助理文书级四个层次；日本企业界的秘书，则分为见习秘书、初级秘书、中级 秘书、高级秘书四个层次
第二节秘书工作 秘书工作的原则 秘书工作的基本原则,就是准确、迅速、求实、保密。 准确 准确,是对秘书工作质量的要求。办文要准确,办事要稳妥,情况要属实,主 意要慎重。抄写、打印、登记文件,都应反复校对、核实。 2.迅速 迅速,是对秘书工作效率的要求。首先,秘书人员必须具有很强的工作责任心 要坚决反对拖拉、懒散的工作作风;其次,要建立科学的工作制度,合理地安排各 项工作,尽量减少环节,简化程序。此外,还要改善工作手段,尽可能使用先进的 技术设备,提高工作效率 3.求实 求实,是对秘书工作的基本要求。秘书工作必须尊重客观事实,不仅不能脱离 社会实际,而且更不能为了个人或小团体的利益而弄虚作假。 4.保密 保密,既是对秘书人员的要求,也是秘书工作的基本原则。 秘书工作的内容 秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作,也称办公室工 作;狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作,即人们通常所说的秘 书业务工作 广义的秘书工作,其主要内容归纳起来有以下几方面: 第一类是事务性工作,包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公 文回复e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并 纪录、差旅安排 第二类是管理性工作,包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等 第三类是沟通支援性工作,包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典 参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。 三、秘书工作的特点 秘书工作的性质与任务,决定了秘书工作具有下列特点 1.从属性 从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。第一,秘书工作不能脱离领导而 独立存在,秘书工作总是围绕领导工作而开展的,领导工作涉及到哪里,秘书工作的 范围就必须延伸到哪里:第二,秘书人员在处理任何问题时,只能根据领导的意图 和指示精神办理,不能超越职权范围自作主张、自行其是:第三,秘书人员虽然也 常常参与领导班子的某些会议,与领导者共同研究各种有关问题,但秘书人员在会上 只有发言权,而无表决权 2.被动性 秘书机构的辅助地位,决定了秘书工作的被动性。秘书工作的被动性主要表现为: 第一,秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的,是受领导活动的制约 和支配的。第二,秘书部门需要处理的许多日常事务工作(如处理来往公文、信件, 接听电话,接待内、外宾,以及处理某些突发事件等),往往预先估计不到,只能随 机应变,来了什么文件就处理什么文件,遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什 么事。这一类工作,大都是被动的,却又是秘书人员非干不可的
6 第二节 秘 书 工 作 一、秘书工作的原则 秘书工作的基本原则，就是准确、迅速、求实、保密。 1．准确 准确，是对秘书工作质量的要求。 办文要准确，办事要稳妥，情况要属实，主 意要慎重。抄写、打印、登记文件，都应反复校对、核实。 2．迅速 迅速，是对秘书工作效率的要求。 首先，秘书人员必须具有很强的工作责任心， 要坚决反对拖拉、懒散的工作作风； 其次，要建立科学的工作制度，合理地安排各 项工作，尽量减少环节，简化程序。 此外，还要改善工作手段，尽可能使用先进的 技术设备，提高工作效率。 3．求实 求实，是对秘书工作的基本要求。 秘书工作必须尊重客观事实，不仅不能脱离 社会实际，而且更不能为了个人或小团体的利益而弄虚作假。 4．保密 保密，既是对秘书人员的要求，也是秘书工作的基本原则。 二、秘书工作的内容 秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工 作；狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘 书业务工作。 广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面： 第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公 文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并 纪录、差旅安排； 第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等； 第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、 参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。 三、秘书工作的特点 秘书工作的性质与任务，决定了秘书工作具有下列特点： 1．从属性 从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。 第一，秘书工作不能脱离领导而 独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的 范围就必须延伸到哪里； 第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图 和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是； 第三，秘书人员虽然也 常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上 只有发言权，而无表决权。 2．被动性 秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。秘书工作的被动性主要表现为： 第一，秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约 和支配的。 第二，秘书部门需要处理的许多日常事务工作（如处理来往公文、信件， 接听电话，接待内、外宾，以及处理某些突发事件等），往往预先估计不到，只能随 机应变，来了什么文件就处理什么文件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什 么事。这一类工作，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的
3.事务性 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作,如收发文件、起草文件、打印校对、接 听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等等,虽然很琐碎、很繁杂,但 都需要秘书人员一件一件地去办。有人说秘书工作“上管天文地理,下管鸡毛蒜 皮”,这两句俏皮话也说明了秘书工作具有事务性的特点 4.综合性 由于秘书机构是综合性办事机构,秘书工作也就具有明显的综合性。具体表现在 以下三方面:第一,秘书工作的内容纷繁复杂,且涉及到本机关的全部工作。第二, 秘书部门处于机关的枢纽地位,担负着沟通上下、联系左右之责。第三,秘书人员在 办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时,必须对各方面情况进行综 合,才能有效地为领导者提供帮助和服务 四、秘书工作的作用 现代秘书工作的作用,归纳起来,主要有以下几方面 1.枢纽作用 在现代社会中,各级各类机关的秘书部门,都处于本单位领导机关之下、各个职 能部门之间的中心位置,是领导进行管理的中介环节和中枢机构 2.参谋助手作用 领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在协助领导决策和管理时,既要为 领导办事,当领导的助手,又要为领导出谋献策,当领导的参谋。因此,秘书工作既 有助手作用,又有参谋作用。 形象作用 人们常常把秘书部门称为“关口”或“窗口”。所谓“关口”,是指在一个机关里,秘 书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都 要经过这里传递和输送。所谓“窗口”,是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈 业务或协调工作等等,大都由秘书部门出面办理 讨论: 1、主题:我印象中的秘书和秘书工作是什么? 2、时间:半小时左右 安排:自由发言,总结讨论
7 3．事务性 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文件、打印校对、接 听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等等，虽然很琐碎、很繁杂，但 都需要秘书人员一件一件地去办。有人说秘书工作 “上管天文地理，下管鸡毛蒜 皮”，这两句俏皮话也说明了秘书工作具有事务性的特点。 4．综合性 由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。具体表现在 以下三方面： 第一，秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及到本机关的全部工作。第二， 秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责。第三，秘书人员在 办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综 合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。 四、秘书工作的作用 现代秘书工作的作用，归纳起来，主要有以下几方面： 1．枢纽作用 在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职 能部门之间的中心位置，是领导进行管理的中介环节和中枢机构。 2．参谋助手作用 领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在协助领导决策和管理时，既要为 领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋献策，当领导的参谋。因此，秘书工作既 有助手作用，又有参谋作用。 3．形象作用 人们常常把秘书部门称为 “关口”或“窗口”。所谓“关口”，是指在一个机关里，秘 书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都 要经过这里传递和输送。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈 业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。 讨论： 1、主题：我印象中的秘书和秘书工作是什么？ 2、时间：半小时左右 3、安排：自由发言，总结讨论
教师课时授课计划 果程名称 秘书学 课时 序号 授课班级 日期 教学方式讲授 第一章绪论 任课教师 、教学目的: 通过阅读材料,深入理解秘书这个职业,并且经过案例讨论,学生 通过思考认识秘书工作的特点,并且掌握秘书工作的原则,同时激起学 生学习本课程的兴趣,为日后学习做好准备 、教学要求: 1、通过阅读材料,深入理解秘书这个职业 2、深入理解秘书的工作特点和基本要求 、教学主要内容: (一)阅读材料 1、毛主席机要秘书高智谈秘书工作 秘书长——难当的多重角色 3、一字值千金 (二)技能训练 季市长和他的秘书 2、交印 四、教学重点 1、理解秘书工作的特点 五、教学难点 1、理解秘书工作的特点 六、作业 1、教材第一章的课后习题 第1页 8
8 教 师 课 时 授 课 计 划 课程名称 秘书学 课时 2 序 号 2 授课班级 日期 教学方式 讲授 课 题 第一章 绪 论 任课教师 一、教学目的： 通过阅读材料，深入理解秘书这个职业，并且经过案例讨论，学生 通过思考认识秘书工作的特点，并且掌握秘书工作的原则，同时激起学 生学习本课程的兴趣，为日后学习做好准备。 二、教学要求： 1、通过阅读材料，深入理解秘书这个职业 2、深入理解秘书的工作特点和基本要求 三、教学主要内容： （一）阅读材料 1、毛主席机要秘书高智谈秘书工作 2、秘书长 ——难当的多重角色 3、一字值千金 （二）技能训练 1、季市长和他的秘书 2、交印 四、教学重点： 1、理解秘书工作的特点 五、教学难点： 1、理解秘书工作的特点 六、作业： 1、教材第一章的课后习题 第 1 页
第三节阅读资料 阅读资料一 《毛主席机要秘书高智谈秘书工作》(摘要) 省时,我和罗光禄担任主席的机要秘书,一天二十四小时值班,主要负责为主席 筛选和传递文件、报纸、处理信件、接待客人、安排主席会客、召开会议等,有时也 照顾主席的饮食起居,任务比较顺利。我觉得跟主席在一起工作,要具备的条件不外 乎两条:一是要尽快地适应他,熟悉他的脾性:二是要同他之间产生一种真挚的感情 交流,取得他的信任。正如毛主席几次和我说的“在工作上我是主动的,你们是被 动的。”我们机要秘书的职责理所当然的就是围绕着他考虑的问题转。凭良心讲,在 这方面,我可是动透了脑筋,为了适应他的需要,我特别注意他在每一段时间想什么 大的方面一般比较明确,但是具体到哪个省市,哪一件事上,就煞费心思啦。但是这 也不是没有规律可循,毛主席所注重的是那些有典型意义、有指导意义的事,是那些 在特殊中呈现出一般规律的事。机要秘书的一项重要工作就是为主席提供材料,因此 我在阅读、分析、归纳、总结各种报刊、简报、文件和材料时,就特别注意这类问题。 努力揣摸毛主席的需要,有时主席喊,估计是要找文件,我就把材料带上去见他,有 好多次他要什么,我当场就拿出什么,毛主席很满意。这样我就在被动中获得了一定 的主动权。有一次毛主席笑着对我说:“你这个人,是懂得我心理的。”跟随期间, 我们经常陪他外出,到成都、回韶山、上庐山、去天津,我都在他身边。他七次畅游 长江,我就陪他游了好几次。要做好随行工作也是不容易的,比如和毛主席外出,途 中他多次问我,现在到哪里了?从某地到某地需要多少时间?哪里可以停车?时间长 了,我感觉到这是他外出必问的事,就请专列上铁道部的同志为我制作了一张从北京 到华东、华中各省市的里程及列车运行时间表。此外,主席外出巡视,为了察看民情, 了解庄稼长势,以及和基层干部谈话等,常常要中途停车。这样为了保证其他列车的 正常运行,他的专列必须停在岔道上。而每停一处,毛主席总喜欢询问岔道情况,所 以我要他们制表时标明主要岔道,并将其背得烂熟,以后主席再问我这方面的事,我 就对答如流了 二十四小时都在主席身边,朝夕相处,除了日常工作之外,有时也要照顾主席的 生活起居,时间长了就像一家人似的:另一方面,主席对我们很亲切,从来也不随便 发脾气,又像长辈对待晚辈一样;同时,我对主席非常敬重,他毕竟是一个领袖 个伟人,而我只是他身边的一个服务人员、工作人员。我在主席身边学会了怎样做人, 懂得点道理, (原载《当代秘书》1999年第5期) 阅读资料二 《秘书长一一难当的多重角色》 湖南邵阳市人大常委会秘书长申季 我在五年的秘书长工作实践中深深体会到:秘书长岗位特殊,任务繁重,责任重 大,确实难当。秘书长何以难?难就难在他是一个多重性角色:一、领导决策中,秘 书长是总参谋长,他既是领导成员,直接参与民主科学决策:又是参谋助手,组织信 息调研为正确决策和决策实施服务。如果领导成员较多,彼此不大和洽,秘书长夹在 中间,难以调处领导关系。二、在机关工作中,秘书长是总调度,他要负责协调好上 上下下、左左右右、里里外外、方方面面的关系。其中同级关系是最难协调的。每每 秘书长根据领导集体的决定,向机关内外同级部门交办、查办、催办工作时,若同级
9 第三节 阅读资料 阅读资料一 《毛主席机要秘书高智谈秘书工作》（摘要） 当时，我和罗光禄担任主席的机要秘书，一天二十四小时值班，主要负责为主席 筛选和传递文件、报纸、处理信件、接待客人、安排主席会客、召开会议等，有时也 照顾主席的饮食起居，任务比较顺利。我觉得跟主席在一起工作，要具备的条件不外 乎两条：一是要尽快地适应他，熟悉他的脾性；二是要同他之间产生一种真挚的感情 交流，取得他的信任。正如毛主席几次和我说的 “在工作上我是主动的，你们是被 动的。”我们机要秘书的职责理所当然的就是围绕着他考虑的问题转。凭良心讲，在 这方面，我可是动透了脑筋，为了适应他的需要，我特别注意他在每一段时间想什么， 大的方面一般比较明确，但是具体到哪个省市，哪一件事上，就煞费心思啦。但是这 也不是没有规律可循，毛主席所注重的是那些有典型意义、有指导意义的事，是那些 在特殊中呈现出一般规律的事。机要秘书的一项重要工作就是为主席提供材料，因此 我在阅读、分析、归纳、总结各种报刊、简报、文件和材料时，就特别注意这类问题。 努力揣摸毛主席的需要，有时主席喊，估计是要找文件，我就把材料带上去见他，有 好多次他要什么，我当场就拿出什么，毛主席很满意。这样我就在被动中获得了一定 的主动权。有一次毛主席笑着对我说：“你这个人，是懂得我心理的。”跟随期间， 我们经常陪他外出，到成都、回韶山、上庐山、去天津，我都在他身边。他七次畅游 长江，我就陪他游了好几次。要做好随行工作也是不容易的，比如和毛主席外出，途 中他多次问我，现在到哪里了 ?从某地到某地需要多少时间?哪里可以停车?时间长 了，我感觉到这是他外出必问的事，就请专列上铁道部的同志为我制作了一张从北京 到华东、华中各省市的里程及列车运行时间表。此外，主席外出巡视，为了察看民情， 了解庄稼长势，以及和基层干部谈话等，常常要中途停车。这样为了保证其他列车的 正常运行，他的专列必须停在岔道上。而每停一处，毛主席总喜欢询问岔道情况，所 以我要他们制表时标明主要岔道，并将其背得烂熟，以后主席再问我这方面的事，我 就对答如流了。 二十四小时都在主席身边，朝夕相处，除了日常工作之外，有时也要照顾主席的 生活起居，时间长了就像一家人似的；另一方面，主席对我们很亲切，从来也不随便 发脾气，又像长辈对待晚辈一样；同时，我对主席非常敬重，他毕竟是一个领袖、一 个伟人，而我只是他身边的一个服务人员、工作人员。我在主席身边学会了怎样做人， 懂得点道理。 (原载《当代秘书》1999 年第 5 期) 阅读资料二 《秘书长 ——难当的多重角色》 湖南邵阳市人大常委会秘书长 申季 我在五年的秘书长工作实践中深深体会到：秘书长岗位特殊，任务繁重，责任重 大，确实难当。秘书长何以难？难就难在他是一个多重性角色：一、领导决策中，秘 书长是总参谋长，他既是领导成员，直接参与民主科学决策；又是参谋助手，组织信 息调研为正确决策和决策实施服务。如果领导成员较多，彼此不大和洽，秘书长夹在 中间，难以调处领导关系。二、在机关工作中，秘书长是总调度，他要负责协调好上 上下下、左左右右、里里外外、方方面面的关系。其中同级关系是最难协调的。每每 秘书长根据领导集体的决定，向机关内外同级部门交办、查办、催办工作时，若同级
不予合作,甚至顶着不办,秘书长常常处在左右为难的境地。三、在后勤供给中,秘 书长是总管家。后勤供给包括许多方面:安排吃、住、行、用、医;处理幼、老、病 退、死等问题,在当前人、财、物不够充裕的情况下,是难以满足每个人的多方需求 的。四、在机关自身建设中,秘书长是总负责人,他要负责整个机关的思想、组织 业务、制度等方面的建设,要从严理政,科学管理,切实把机关各项建设抓好。秘书 长的工作千头万绪,紧张繁忙,每每尽了最大努力,也难以把各种工作办得十全十美; 许多工作即使做好了,也会有人不满意 秘书长确实难当!但是,做人做事我只本着一个信念:只要站得正、走得直,少 说空话、多干实事,就可以克服困难收到实效。我是秉着“参与政务,管理事务 搞好服务”的宗旨开展工作的。一、参与政务。在一个机关里,政务与事务是相互促 进的有机整体。政务搞好了,可以带动事务的开展;事务搞好了,又可以直接促进政 务工作的成效。作为市人大常委会秘书长,更要重视政务。这是因为地方国家权力机 关行使决定、监督和任免三权,都是属于重大政务。故市人大常委秘书长要强化参与 意识,要把参与政务作为首要职责和第一位工作来抓。二、管理事务。事务工作主要 包括文书事务和生活事务。管好事务,这是为保证机关正常、高效率地进行职能活动, 创造和提供最佳状态的生活和工作条件。只有高质量地做好事务工作,才能使整个机 关正常运转。不能把事务工作看成是小事:即使是小事,有时小事办不好也会误大事。 三、搞好服务。秘书长是秘书部门的头,秘书部门的工作指导思想是三服务,地方国 家权力机关的秘书部门三服务是:(一)为三会(人大会、常委会、主任会)会议服 务:(二)为人大代表和人大常委会组成人员依法行使职权服务;(三)为本机关和 上下级人大服务。秘书长要树立主动服务和超前服务思想,要以全心全意、忠心耿耿、 任劳任怨、无私奉献精神去领导好“三服务”工作。总之,秘书长工作要学会弹钢琴 的工作艺术,十个指头协调动作,既要分清主次,紧紧抓住政务这条主线:又要统筹 兼顾,管好事务,搞好服务 (原载《秘书之友》1995年第6期) 阅读资料三 《一字值千金》 中国有句成语,叫作一字千金,极言文章价值的高贵,难易一字。此乃文坛佳话, 并非实指。然而在现实生活中却确实存在因文字水平欠佳,或疏忽大意,写错(打错) 写漏(打漏)一字而造成巨大经济损失,甚至不可弥补的损失的憾事。据报刊载: 2000年5月,澳门邮电局举行记者招待会,介绍即将发行的《文学与人物——西游记》 新邮品事宜。会上有记者发现,一套共六枚的新邮票中,面值三元五角的邮票,小题 应为“佛祖镇悟空”,但邮票上的“佛”字错为“”字。随后澳门邮电局宣布延迟 《文学与人物—一西游记》邮品发行日期。由于在准备发行前夕才发现此问题,可能 使已印好的七十五万套邮品就此报废 新疆吐鲁番市城市建设局市容环境卫生管理处(甲方)同一个体户(乙方)于1998 年9月15日签订了一份合同。合同第一条规定:甲方将一幢临街楼房租给乙方,租 期5年,租金第1年交113000元,后4年交130000元。合同签订后乙方将第1年的 租金一次交清。2001年初,甲方找到乙方说:房屋出租合同中后4年租金130000元 这句话中少了一个“年”字,应改为后4年年交13000元。乙方坚决不同意加“年” 。2001年6月5日甲方将乙方告上法庭。吐鲁番市人民法院一审判决甲方胜诉。乙 方不服此判决,于2001年9月22日向吐鲁番地区中级人民法院上诉。吐鲁番地区中 级人民法院于2001年12月做出终审判决,因甲方未在法定期限一年内提起诉讼,请
10 不予合作，甚至顶着不办，秘书长常常处在左右为难的境地。三、在后勤供给中，秘 书长是总管家。后勤供给包括许多方面：安排吃、住、行、用、医；处理幼、老、病、 退、死等问题，在当前人、财、物不够充裕的情况下，是难以满足每个人的多方需求 的。四、在机关自身建设中，秘书长是总负责人，他要负责整个机关的思想、组织、 业务、制度等方面的建设，要从严理政，科学管理，切实把机关各项建设抓好。秘书 长的工作千头万绪，紧张繁忙，每每尽了最大努力，也难以把各种工作办得十全十美； 许多工作即使做好了，也会有人不满意。 秘书长确实难当！但是，做人做事我只本着一个信念：只要站得正、走得直，少 说空话、多干实事，就可以克服困难收到实效。我是秉着 “参与政务，管理事务， 搞好服务”的宗旨开展工作的。一、参与政务。在一个机关里，政务与事务是相互促 进的有机整体。政务搞好了，可以带动事务的开展；事务搞好了，又可以直接促进政 务工作的成效。作为市人大常委会秘书长，更要重视政务。这是因为地方国家权力机 关行使决定、监督和任免三权，都是属于重大政务。故市人大常委秘书长要强化参与 意识，要把参与政务作为首要职责和第一位工作来抓。二、管理事务。事务工作主要 包括文书事务和生活事务。管好事务，这是为保证机关正常、高效率地进行职能活动， 创造和提供最佳状态的生活和工作条件。只有高质量地做好事务工作，才能使整个机 关正常运转。不能把事务工作看成是小事：即使是小事，有时小事办不好也会误大事。 三、搞好服务。秘书长是秘书部门的头，秘书部门的工作指导思想是三服务，地方国 家权力机关的秘书部门三服务是：（一）为三会（人大会、常委会、主任会）会议服 务；（二）为人大代表和人大常委会组成人员依法行使职权服务；（三）为本机关和 上下级人大服务。秘书长要树立主动服务和超前服务思想，要以全心全意、忠心耿耿、 任劳任怨、无私奉献精神去领导好“三服务”工作。总之，秘书长工作要学会弹钢琴 的工作艺术，十个指头协调动作，既要分清主次，紧紧抓住政务这条主线；又要统筹 兼顾，管好事务，搞好服务。 （原载《秘书之友》 1995 年第 6 期） 阅读资料三 《一字值千金》 中国有句成语，叫作一字千金，极言文章价值的高贵，难易一字。此乃文坛佳话， 并非实指。然而在现实生活中却确实存在因文字水平欠佳，或疏忽大意，写错（打错） 写漏（打漏）一字而造成巨大经济损失，甚至不可弥补的损失的憾事。据报刊载： 2000 年 5 月，澳门邮电局举行记者招待会，介绍即将发行的《文学与人物——西游记》 新邮品事宜。会上有记者发现，一套共六枚的新邮票中，面值三元五角的邮票，小题 应为“佛祖镇悟空”，但邮票上的“佛”字错为“ ”字。随后澳门邮电局宣布延迟 《文学与人物——西游记》邮品发行日期。由于在准备发行前夕才发现此问题，可能 使已印好的七十五万套邮品就此报废。 新疆吐鲁番市城市建设局市容环境卫生管理处（甲方）同一个体户（乙方）于 1998 年 9 月 15 日签订了一份合同。合同第一条规定：甲方将一幢临街楼房租给乙方，租 期 5 年，租金第 1 年交 113000 元，后 4 年交 130000 元。合同签订后乙方将第 1 年的 租金一次交清。2001 年初，甲方找到乙方说：房屋出租合同中后 4 年租金 130000 元 这句话中少了一个“年”字，应改为后 4 年年交 130000 元。乙方坚决不同意加“年” 字。2001 年 6 月 5 日甲方将乙方告上法庭。吐鲁番市人民法院一审判决甲方胜诉。乙 方不服此判决，于 2001 年 9 月 22 日向吐鲁番地区中级人民法院上诉。吐鲁番地区中 级人民法院于 2001 年 12 月做出终审判决，因甲方未在法定期限一年内提起诉讼，请
