天津开放大学文本与会者范围及预测规模_会议管理第二章（4）.docx_大学文库

第四节与会者范围及预测规模学习提示无论会议其他方面工作准答得多充分，最关键的还是在于参加会议的人·所以确定与会者的名单，是组织会议工作中最重要的一环，也是会议准备工作中难度最大的一环在本节中，您将主要学习如何确定与会人员、对与会人员进行分组的方法以及进行会议规模预测的的步摩与注意事项。学习内容知识点一一与会者范围 ⊙ 〔一)确定与会人员的原则确定与会人员最重要的原则是选择适当少数的人。这个原则说起来容易，但是做起来却比较重。确定参加会议人选要先想想正在计划中的会议是属于螺一种类型。如果它是一个提供信息的会议，椰么与会者应是椰些需要知道这个会议所提供的信息的人：如果这个会议是解决问题的会议，就需要那些可以提供知识经验的、影响会议决定的人，以及那些愿意为这个月思的解决微出贡献的人来参加。通常，在决定与会的人选时要遵循以下两个原则： 1.遗择对实现会议目标有潜在贡献的人会议既然是以目标的实现为导向。因此在决定与会者人这时应优先考虑的是！遂请对实现会议目标有潜在贡献的人参与。例如，庆典、纪念会等隆重会议老请相关的上级领导参加，以是示会议的重要性。 2.选择因参与会议能够获得益处的人行现代会议的中，抛请参会人员是非常重要的工作，特别是在商业性会议中，因此对于选择蓬请参会人员时，要考虑那线可以通过会议获得各方面益处的相关人员，当然在会议议题设置中应该考虑不同与会者对会议益处的预期。需要特别留意的是，与会者人数不直太多。理由有3个： (1》会议的成本事常品贵，因此没有必要出席或列富的人士，尽量不要让其参加。 (2)会议人员越多，会议的效率可能感低，会议控制越重。 (3)随着与会人数的增加，沟通趋于困难。 (二)确定与会人员名单 1。参会对象范围无论会议其他方面工作准备得多充分，最关键的还是在于参加会议的人。所以确定与会者的名单，是组织会议工作中最重要的一环，也是会议准备工作中难度最大的一环。我们明确会议的目的，就是对议题进行讨论并得出站论，所以与会议议题有关，应当是与会者的重要条件

第四节与会者范围及预测规模学习提示无论会议其他方面工作准备得多充分，最关键的还是在于参加会议的人。所以确定与会者的名单，是组织会议工作中最重要的一环，也是会议准备工作中难度最大的一环…… 在本节中，您将主要学习如何确定与会人员、对与会人员进行分组的方法以及进行会议规模预测的的步骤与注意事项。学习内容知识点一：与会者范围（一）确定与会人员的原则确定与会人员最重要的原则是选择适当少数的人。这个原则说起来容易，但是做起来却比较难。确定参加会议人选要先想想正在计划中的会议是属于哪一种类型。如果它是一个提供信息的会议，那么与会者应是那些需要知道这个会议所提供的信息的人；如果这个会议是解决问题的会议，就需要那些可以提供知识经验的、影响会议决定的人，以及那些愿意为这个问题的解决做出贡献的人来参加。通常，在决定与会的人选时要遵循以下两个原则： 1．选择对实现会议目标有潜在贡献的人会议既然是以目标的实现为导向，因此在决定与会者人选时应优先考虑的是：邀请对实现会议目标有潜在贡献的人参与。例如，庆典、纪念会等隆重会议邀请相关的上级领导参加，以显示会议的重要性。 2．选择因参与会议能够获得益处的人行现代会议的中，邀请参会人员是非常重要的工作，特别是在商业性会议中，因此对于选择邀请参会人员时，要考虑那些可以通过会议获得各方面益处的相关人员，当然在会议议题设置中应该考虑不同与会者对会议益处的预期。需要特别留意的是，与会者人数不宜太多。理由有 3 个：（1）会议的成本非常昂贵，因此没有必要出席或列席的人士，尽量不要让其参加。（2）会议人员越多，会议的效率可能越低，会议控制越难。（3）随着与会人数的增加，沟通趋于困难。（二）确定与会人员名单 1．参会对象范围无论会议其他方面工作准备得多充分，最关键的还是在于参加会议的人。所以确定与会者的名单，是组织会议工作中最重要的一环，也是会议准备工作中难度最大的一环。我们明确会议的目的，就是对议题进行讨论并得出结论，所以与会议议题有关，应当是与会者的重要条件

(1》跟讨论议题有直接关联的人。如果召开莎及某部门月题的会议，那么部门负责人就一定要到场：而如果是关于眼位调整方面的会议，那么负责人事工作的领导就不可缺席。因为直接关联人员应当对议圈最为熟玉，也最有发言权。这种人员到会，不可以帮励其能与会者客观详尽地了解情况，而且会议的决议由于他们最直接的参与也很容易达成。 (2》可以提供专业或鞋家信息的人员，不同的人员，他们信息的来潭途径也不尽相同。有些人由于专业性或清息果道的修故，可以得到较之大众更快更准确的消息，这些清息往往会对决策起到决定性的重要作用。为使会议获得预定的效果，就需要让这线拥有专业或鞋家信息的人参加会议。 2。参会对象的眼务或缓别对参会人员的眼务和级别有何具体要求。要说明清楚。只有这样，受透单位才能派出最合适的人选前来参加会议。例知，有的会议要求必须正职干部才能出席。而有的会议只需分管的业务人员参加即可。在会务接特方面，会务组织者要根据参会人员的不同熙务和暖别有区别地安排接特和康务工作。 3。明确参会对象的身份应逆前来开会的与会者，其身份有正式成员和列席成员、旁听成员和特递成员四种。一方面，参会代表身份不同，在会议期间行使的权利就不同，所以，要让参会者明确自己的参会身份，好让地们正确地行使自己的权利：另一方面，会议的组织者和主持人也应清楚其身份，以免影响会议的表决结果。这点对于读策性的大会尤为重要。 4.参会对象要有代表性这是折应抛前米参会的对象。其观点是否能代表某一部分人的观点，其意见是否代表了某一部分人的意见。他能不能代表这一部分人的利益并为他们说话。这是关乎会议能否真正发扬民主，集思广益的关键因素。 5.参会人员总人数这直接关系到会议线模，并影响会议成木，所以参会人数应当从会议的切实需要出发加以确定。知识点二：与会人员分组方法规横较大而且需要讨论、审议有关议案的会议。应对与会人员进行分组，分组的日的是方便开展会议讨论、交流、审议等活动。 (一)常用的与会人员分组方法 1.按与会人员所在单位或部门分： 2。按与会人员所在的行业或系统分： 3.按与会人员所在的地区分： 4.按提出的不同议题分： 5。按会场瓷来的区域分。 (二)常用的编组原则 1,分组的数量要适中， 2。会议领导要尽可能分散到各组，参加各组的时论： 3。要指派组织能力和协调能力强的人员担任组长或召集人

（1）跟讨论议题有直接关联的人。如果召开涉及某部门问题的会议，那么部门负责人就一定要到场；而如果是关于职位调整方面的会议，那么负责人事工作的领导就不可缺席。因为直接关联人员应当对议题最为熟悉，也最有发言权。这种人员到会，不但可以帮助其他与会者客观详尽地了解情况，而且会议的决议由于他们最直接的参与也很容易达成。（2）可以提供专业或独家信息的人员。不同的人员，他们信息的来源途径也不尽相同。有些人由于专业性或消息渠道的缘故，可以得到较之大众更快更准确的消息，这些消息往往会对决策起到决定性的重要作用。为使会议获得预定的效果，就需要让这些拥有专业或独家信息的人参加会议。 2．参会对象的职务或级别对参会人员的职务和级别有何具体要求，要说明清楚。只有这样，受邀单位才能派出最合适的人选前来参加会议。例如，有的会议要求必须正职干部才能出席，而有的会议只需分管的业务人员参加即可。在会务接待方面，会务组织者要根据参会人员的不同职务和级别有区别地安排接待和服务工作。 3．明确参会对象的身份应邀前来开会的与会者，其身份有正式成员和列席成员、旁听成员和特邀成员四种。一方面，参会代表身份不同，在会议期间行使的权利就不同，所以，要让参会者明确自己的参会身份，好让他们正确地行使自己的权利；另一方面，会议的组织者和主持人也应清楚其身份，以免影响会议的表决结果。这点对于决策性的大会尤为重要。 4．参会对象要有代表性这是指应邀前来参会的对象，其观点是否能代表某一部分人的观点，其意见是否代表了某一部分人的意见，他能不能代表这一部分人的利益并为他们说话，这是关乎会议能否真正发扬民主、集思广益的关键因素。 5．参会人员总人数这直接关系到会议规模，并影响会议成本，所以参会人数应当从会议的切实需要出发加以确定。知识点二：与会人员分组方法规模较大而且需要讨论、审议有关议案的会议，应对与会人员进行分组。分组的目的是方便开展会议讨论、交流、审议等活动。（一）常用的与会人员分组方法 1．按与会人员所在单位或部门分； 2．按与会人员所在的行业或系统分； 3．按与会人员所在的地区分； 4．按提出的不同议题分； 5．按会场就座的区域分。（二）常用的编组原则 1．分组的数量要适中； 2．会议领导要尽可能分散到各组，参加各组的讨论； 3．要指派组织能力和协调能力强的人员担任组长或召集人

知识点三：与会人员的名单编印会务组工作人员通过电话问、统计回执等方式落实参会人员及人数，相关信息基本确定后，应着手迅速编印与会人员名单。这样，一方面，在会议报到当天，对興着与会人员名单进行签到，会务组对实际到会和表到会的人员就基本可以做到心中有数、一川了然了，另一方面。编印与会人员名单并发成到各个与会者手中，也便于他们会内会外相互进行联系、沟通和交流。知识点四：预测规棵〔一)面测会议规模的意文预测会议提模也就是控制会议出席人员的数量，包括正式代表，列席人员，工作人员和特递代表等，要竖持能少则少的源则，避免与会议议题无关的人或对会议起消极作用的人到会。但对于法定性的会议，就要按到特定的法律，法规，组织章程或会议规则献予与会者权利，并以此作为统计会议人数的依据。除此之外，各种专题会议或工作会议的参加人数，由会议的组织者根据实际情况自行拿握，以严格控制为原则。对特范代表、列席人员或其他来宾的限定，主要的原则是人员不可过多，避免殖宾主，增加会议负担。同时开会人数越多，人际互动的复杂程度越高，会议讨论中不可预测的因素也就越多。会议组织者、主持人对会议的控制？越难。因此，在确定会议规模时，应考虑参会人员的人数和与会人员对会议的影响，以保障会议取得较好的效果。 (二)会议规模的确定我们由会议的目的来确定会议的规模。根据会议目的，可以把会议分为需要互动和不需要互动的两种会议。这两种会议的规核又有不同的确定标准， 1.需要互动讨论型的会议这种会议一殿是需要经过与会者之间深入交流，就议愿进行有效的讨论并最后得出正确结论，所以与会者能否积极互动，是这种会议能否成功的关键。但研究表明，现在的大多数会议都存在规模超出需要的问题，冗员、拖沓以及无用的发言严重挂伤了众多与会者的积极性，令会议低效冗长，似乎高效会议遥不可及。开会人数越多，。人际互动的复杂性就相应地增加。当会议规颅超过7人时，每增加1 人，互动的频率就可能相应增加10倍以上。 2.不需要互动讨论型的会议有些会议并不需要与会者积极进行互动，如宣布事情，发布信息等，这样的会议可以根据信息接受的对象范围来进行确定，如果客观条件如时间、地点等容许的话，可以将会议规横扩大到所需要的程度。对于事情的传达，应尽量减少会议次数，以大幅度提高效率，节约更多时间。会议规模确定的关键在于，与会著之阿信息的传递究意是单方还是双向的，如果需要相互交流，而且要保证效率，。会议规横瓷必须恰当地予以控制：此外，还可根据会议议题的内容和与会者意围来确定会议的规慎，通常分为以下几种： (1国际会议，目的国际上就国际会议的线模尚无统一标准，与会人员要求一般为50一 300人不等，外国与会人数要求占与会人数的2以上

知识点三：与会人员的名单编印会务组工作人员通过电话询问、统计回执等方式落实参会人员及人数，相关信息基本确定后，应着手迅速编印与会人员名单。这样，一方面，在会议报到当天，对照着与会人员名单进行签到，会务组对实际到会和未到会的人员就基本可以做到心中有数、一目了然了。另一方面，编印与会人员名单并发放到各个与会者手中，也便于他们会内会外相互进行联系、沟通和交流。知识点四：预测规模（一）预测会议规模的意义预测会议规模也就是控制会议出席人员的数量，包括正式代表、列席人员、工作人员和特邀代表等。要坚持能少则少的原则，避免与会议议题无关的人或对会议起消极作用的人到会。但对于法定性的会议，就要按照特定的法律、法规、组织章程或会议规则赋予与会者权利，并以此作为统计会议人数的依据。除此之外，各种专题会议或工作会议的参加人数，由会议的组织者根据实际情况自行掌握，以严格控制为原则。对特邀代表、列席人员或其他来宾的限定，主要的原则是人员不可过多，避免喧宾夺主，增加会议负担。同时开会人数越多，人际互动的复杂程度越高，会议讨论中不可预测的因素也就越多，会议组织者、主持人对会议的控制就越难。因此，在确定会议规模时，应考虑参会人员的人数和与会人员对会议的影响，以保障会议取得较好的效果。（二）会议规模的确定我们由会议的目的来确定会议的规模。根据会议目的，可以把会议分为需要互动和不需要互动的两种会议，这两种会议的规模又有不同的确定标准。 1．需要互动讨论型的会议这种会议一般是需要经过与会者之间深入交流，就议题进行有效的讨论并最后得出正确结论，所以与会者能否积极互动，是这种会议能否成功的关键。但研究表明，现在的大多数会议都存在规模超出需要的问题。冗员、拖沓以及无用的发言严重挫伤了众多与会者的积极性，令会议低效冗长，似乎高效会议遥不可及。开会人数越多，人际互动的复杂性就相应地增加。当会议规模超过 7 人时，每增加 1 人，互动的频率就可能相应增加 10 倍以上。 2．不需要互动讨论型的会议有些会议并不需要与会者积极进行互动，如宣布事情，发布信息等，这样的会议可以根据信息接受的对象范围来进行确定，如果客观条件如时间、地点等容许的话，可以将会议规模扩大到所需要的程度。对于事情的传达，应尽量减少会议次数，以大幅度提高效率，节约更多时间。会议规模确定的关键在于，与会者之间信息的传递究竟是单方还是双向的，如果需要相互交流，而且要保证效率，会议规模就必须恰当地予以控制。此外，还可根据会议议题的内容和与会者范围来确定会议的规模，通常分为以下几种：（1）国际会议。目前国际上就国际会议的规模尚无统一标准，与会人员要求一般为 50～ 300 人不等，外国与会人数要求占与会人数的 20%以上

天津开放大学 文本 与会者范围及预测规模_会议管理第二章（4）

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