第四节会议后勒保障服务 学习提示 从现场签到到闲幕宴会，整个会议过程人员都非常集中，一旦出现白然灾害（如地震。 龙卷风)，火灾，级椭袭击、公共卫生突发事件（如食物中毒、流行性传染病）等，后果不 基设想。作为会务组织方应充分考虑可能发生的意外情况，进行会议安全策划，做好应对各 种突发事件的人力、物力等方面的准备， 在本节中您将不仅学习会中突发事件的处理方法，还会学习会议交通服务的组织、会 议安全保卫工作的安排以及会议医疗卫生工作的开展。 学习内容 知识点一会场座位格局设计与安排 ⊙ 会前会后的迹接和欢运透、会议期间的日常用车、会议集体话动。都需要会议组织方提 供交通服务，交通服务的主要内容包括等备、测配、停放车辆。会议交通服务是办会工作的 一个重要环节。这就要求会议工作人员要做好这项服务： 会议用车工作主要包括以下方面： 1.合理计划、及时筹齐会议用车 2.根据整个会议的日常和临时需要，合理调应和使用车频 3.预订好停车场地，做好不同车铜的停车规划 4.印发会议车辆行证，指挥停车 5.车辆的日常保养与维修 知识点二：会议的安全保卫 确定会议目标时还应注意考虑以下几点： 会议安全保卫工作线格和内容要根据会议的性质、规慎、内容、参加人员的领别等来 确定，国际性会议，党和国家的重要会议，大型会议（如省一领的代表大会，市、县有相当 规倾的静众大会)，或内容十分重要，需要绝对保密的中小型会议，都应设立专门的会议安 全保卫工作组
第四节 会议后勤保障服务 学习提示 从现场签到到闭幕宴会，整个会议过程人员都非常集中，一旦出现自然灾害（如地震、 龙卷风）、火灾、恐怖袭击、公共卫生突发事件（如食物中毒、流行性传染病）等，后果不 堪设想。作为会务组织方应充分考虑可能发生的意外情况，进行会议安全策划，做好应对各 种突发事件的人力、物力等方面的准备。 在本节中您将不仅学习会中突发事件的处理方法，还会学习会议交通服务的组织、会 议安全保卫工作的安排以及会议医疗卫生工作的开展。 学习内容 知识点一：会场座位格局设计与安排 会前会后的迎接和欢送、会议期间的日常用车、会议集体活动，都需要会议组织方提 供交通服务。交通服务的主要内容包括筹备、调配、停放车辆。会议交通服务是办会工作的 一个重要环节，这就要求会议工作人员要做好这项服务。 会议用车工作主要包括以下方面： 知识点二：会议的安全保卫 确定会议目标时还应注意考虑以下几点： 会议安全保卫工作规格和内容要根据会议的性质、规模、内容、参加人员的级别等来 确定。国际性会议、党和国家的重要会议、大型会议（如省一级的代表大会，市、县有相当 规模的群众大会），或内容十分重要、需要绝对保密的中小型会议，都应设立专门的会议安 全保卫工作组
会议的安全保卫工作主要包括以下内容： 制订会议安全保卫工作方南 维特会议场所孩序 保护参会人员人身安全 保护参会人员的财产玄全 其他方面的安全注意事门项 知识点三：会议的医疗卫生服务 会议的医疗卫生服务，直接美系到参会人员的身体健康。因此，建立医疗卫生保障制 度十分必要。会议医疗卫生保障制度主要包括疾病医疗、食品卫生、饮水卫生、会场卫生 住宿卫生，个人卫生和环境卫生制度等，各种大中型会议都必须配备必要的专职成兼职医生， 或就近指定就诊医院：对流行性疾病，必策免疫预防：对年老体到者、急重病人。必须给子 特殊弧顾。 供给参会人员的所有食品，都：要符合国家食品卫生法的规定。必委时，会务工作人员 应当采取拍样检查成者全部检查的办法，严格进行化验，不得麻癖大意，以免发生食品中毒 事件，如果会议组织方没有食品卫生检疫能力，就要委托食品检疫机构或科研单位静助完成， 不得以人力或技术有限为由裤印责任，对众多参会人员的生命健康不负责任。饮用水必须保 正安全卫生，泡茶的水要煮沸。为了防止不法分子投毒，应严格控制闲散人员接触会议专用 饮食。 知识点四：会场的清洁整理工作 (一)保持会议场所的干净整洁 会场是众多人的聚集场所，难免会产生许多条物甚至垃吸，这要求办会机构安排专门 的清洁工作小组，负责会议场所的随时清洁与整理工作，以保持会场内外的干净与整洁。会 议召开前，会议组织应对清洁工作人员进行必要的培训，使其清洁和整理工作训练有素，同 时又不打扰、影响客人。为了保证清洁工作细致周到，会议组织方还应对会议的请洁工作随 时检查、督促， (二)每次会后的场地整理与重新布置 有些会议需要持健几天，且每场分会的参加人员不同、会议形式不月，这就要求会议 清洁工作人员不仅要在每场会议结束后及时做好各总分会场的清洁工作，还应将因开会而弄 乱了的会场进行整理。如果下一场会议对桌椅、会议设备的要求不同，还要对会场进行重新
会议的安全保卫工作主要包括以下内容： 知识点三：会议的医疗卫生服务 会议的医疗卫生服务，直接关系到参会人员的身体健康。因此，建立医疗卫生保障制 度十分必要。会议医疗卫生保障制度主要包括疾病医疗、食品卫生、饮水卫生、会场卫生、 住宿卫生、个人卫生和环境卫生制度等。各种大中型会议都必须配备必要的专职或兼职医生， 或就近指定就诊医院；对流行性疾病，必须免疫预防；对年老体弱者、急重病人，必须给予 特殊照顾。 供给参会人员的所有食品，都要符合国家食品卫生法的规定。必要时，会务工作人员 应当采取抽样检查或者全部检查的办法，严格进行化验，不得麻痹大意，以免发生食品中毒 事件。如果会议组织方没有食品卫生检疫能力，就要委托食品检疫机构或科研单位协助完成， 不得以人力或技术有限为由推卸责任，对众多参会人员的生命健康不负责任。饮用水必须保 证安全卫生，泡茶的水要煮沸。为了防止不法分子投毒，应严格控制闲散人员接触会议专用 饮食。 知识点四：会场的清洁整理工作 （一）保持会议场所的干净整洁 会场是众多人的聚集场所，难免会产生许多杂物甚至垃圾，这要求办会机构安排专门 的清洁工作小组，负责会议场所的随时清洁与整理工作，以保持会场内外的干净与整洁。会 议召开前，会议组织应对清洁工作人员进行必要的培训，使其清洁和整理工作训练有素，同 时又不打扰、影响客人。为了保证清洁工作细致周到，会议组织方还应对会议的清洁工作随 时检查、督促。 （二）每次会后的场地整理与重新布置 有些会议需要持续几天，且每场分会的参加人员不同、会议形式不同，这就要求会议 清洁工作人员不仅要在每场会议结束后及时做好各总分会场的清洁工作，还应将因开会而弄 乱了的会场进行整理。如果下一场会议对桌椅、会议设备的要求不同，还要对会场进行重新
布置。布置完毕，还应请会场布置主管校查验收，一切无误后，关周会议室，下一场会议开 始时再打开。对会场进行清清整理时，如果发现有参会人员遗落的物品，会议文件等，应妥 善保存。并及时刚上交会议现场的主管人员，由其安排归还参会人员，会议组织者等。 知识点五：会中突发事件的处理 (一)会议安全策划 1.成立会议应急管理小组会议组织方首先应成立会议应急管理小组，专门负责会议期 间各种安全隐患的预防预测和紧急处理。 (1》会议应急管理小组的组织构成。 (2)会议应总管理小组的职责 2。制定会议突发事件应急预案危机，无处不在。有没有意机意识，能不能有效应对危 机，是检验一个社会组织办会能力的重要标志。 (二)各种会议突发事作的应对策略 1.自然灾害 面对自然灾害，我们无计可随。我们唯一使做的线是学习应对各种自然实害的自教知 识，坚持定期的紧急疏散演习，制定族复计划以及考虑知何弥补损失。此外，会议组织方还 可以“转嫁”危机，降低风险，郑减是投保。自然灾害来临时，保验就是教生员。会议营销 机构不要只是关注一般的商业保险。自然滨害险也是很有用处的， 2.恐怖装山 白从“911事件”以后，许多酒店和公共机构己经制定了相应的对策来处理此类事件。 由于情况难以预测，所以安全和风验管理的要求也随之提高。应制定一些应急行动计划，并 对员工进行针对性的培调，以便当紧急情况发生时。他们可以和参会人员并肩作战，还可以 和酒店员工及执法部门合作，按他们的指◆行事。 3,突发公共卫生事件 组织人员密集的大型会议，会议组飘方一定要考虑到公共卫生问题。对于食品安全， 要严格把关，保证食品新鲜、卫生，严新破坏分子投毒。对于重大传染病疫情，要注意以下 两点：首先。疫情高发地区不直举办大型集会。其次，在疫情高发期，举行沙及区域较广的 大型会议应首先对工作人员进行体检。一旦发现异常情况，立即对该参会人员以及与其接触 较多的参会人员，工作人员实铺隔离，同时通知当地的疾控中心，由他们统一安排后续事宜。 4.示成抗议 与酒店管理者。包括安全部门领导，详细讨论并一问制定出一份详尽的针对方案。通 报当地警方，要求警察到达现场，在酒店内外分别穿制服及便衣端查。会议室内现场一定要 有安全保障。不但要提醒会务工作人员，也要提醒酒店内相关部门人员注意安全， 5。火
布置。布置完毕，还应请会场布置主管检查验收，一切无误后，关闭会议室，下一场会议开 始时再打开。对会场进行清洁整理时，如果发现有参会人员遗落的物品、会议文件等，应妥 善保存，并及时刚上交会议现场的主管人员，由其安排归还参会人员、会议组织者等。 知识点五：会中突发事件的处理 （一）会议安全策划 1．成立会议应急管理小组会议组织方首先应成立会议应急管理小组，专门负责会议期 间各种安全隐患的预防预测和紧急处理。 （1）会议应急管理小组的组织构成。 （2）会议应急管理小组的职责 2．制定会议突发事件应急预案危机，无处不在。有没有危机意识，能不能有效应对危 机，是检验一个社会组织办会能力的重要标志。 （二）各种会议突发事件的应对策略 1．自然灾害 面对自然灾害，我们无计可施。我们唯一能做的就是学习应对各种自然灾害的自救知 识，坚持定期的紧急疏散演习，制定恢复计划以及考虑如何弥补损失。此外，会议组织方还 可以“转嫁”危机，降低风险，那就是投保。自然灾害来临时，保险就是救生员。会议营销 机构不要只是关注一般的商业保险，自然灾害险也是很有用处的。 2．恐怖袭击 自从“911 事件”以后，许多酒店和公共机构已经制定了相应的对策来处理此类事件。 由于情况难以预测，所以安全和风险管理的要求也随之提高。应制定一些应急行动计划，并 对员工进行针对性的培训，以便当紧急情况发生时，他们可以和参会人员并肩作战。还可以 和酒店员工及执法部门合作，按他们的指令行事。 3．突发公共卫生事件 组织人员密集的大型会议，会议组织方一定要考虑到公共卫生问题。对于食品安全， 要严格把关，保证食品新鲜、卫生，严防破坏分子投毒。对于重大传染病疫情，要注意以下 两点：首先，疫情高发地区不宜举办大型集会。其次，在疫情高发期，举行涉及区域较广的 大型会议应首先对工作人员进行体检。一旦发现异常情况，立即对该参会人员以及与其接触 较多的参会人员、工作人员实施隔离，同时通知当地的疾控中心，由他们统一安排后续事宜。 4．示威抗议 与酒店管理者，包括安全部门领导，详细讨论并一同制定出一份详尽的针对方案。通 报当地警方，要求警察到达现场，在酒店内外分别穿制服及便衣巡查。会议室内现场一定要 有安全保障。不但要提醒会务工作人员，也要提醒酒店内相关部门人员注意安全。 5．火灾
会议组织方一定要认真检查客房、会场、餐厅等所所有会议涉及的整内场所，清防工 具是否齐全，消防通道是否通畅，是否有易燃号爆物品，尤其是容易发热的灯具周围是否有 可燃物。所有公共场所禁止吸烟并在多处耀目位置树立警示标志，“仔细排查火灾隐惠， 切实做好防范工作。 6。其他紧急事件 会议召开期间，我们还可倦遇到其能紧急事件，如订好的客房或会议蜜临时发生变化， 到会人员超出预料人数或严重不是。餐位不够或是就餐时间廷后等，对这些可预料的突发事 件，我们要做好预防，和开会酒店谈好条件，一是尽量避免此类事件的发生，二是做好应利 准备
会议组织方一定要认真检查客房、会场、餐厅等所所有会议涉及的室内场所，消防工 具是否齐全，消防通道是否通畅，是否有易燃易爆物品，尤其是容易发热的灯具周围是否有 可燃物，所有公共场所禁止吸烟并在多处醒目位置树立警示标志，……仔细排查火灾隐患， 切实做好防范工作。 6．其他紧急事件 会议召开期间，我们还可能遇到其他紧急事件，如订好的客房或会议室临时发生变化， 到会人员超出预料人数或严重不足。餐位不够或是就餐时间延后等，对这些可预料的突发事 件，我们要做好预防，和开会酒店谈好条件，一是尽量避免此类事件的发生，二是做好应对 准备