第二章会议策划与筹备 第二章会议策划与筹备 学习目标 学完本章后。你应该能够： 1。掌握确定会议的会议目标与主题、与会者范围及预测规模、会议议程、 日程、安排会议活动： 2。理解安排会议活动之间的联系： 3。了解会议财务预算的一般知识。 基本概念 会议策划：会议组织机构：会议目标：会议主题：会议议题：会议规模： 会议议程：会议日程；会议征文 第一节会议策划的含义、原则及内容 一、会议策划的含义 会议策划有广义和集义之分，凡是与会议产业发展战略和会议活动实施方案 相关的谋划、创意、设想的过程都属于广义的会议策划，如会议产业发展战略策 划、会议组织的品牌策划，会议市场营销策划、会议活动策划等。 狭义的会议策划专指田绕特定会议项目的策划。从策划学的角度定义为会议 策划师田绕会议目标，在充分占有并全面、深入分析信息的基础上，运用科学的 策划方法，围绕会议的组织者、与会者、信息、方式、时间、地点等基本要素及 相关背景和条件，制定会议项目最佳方案的过程.本节主要介绍狭义的会议策划. 二、会议策划的原则 无论是主办方还是专业策划，都必须遵循以下原则： (一)目的性原则。会议策划是追求最佳会议方案的过程，其目的是为主办 者的决策以及会议的成功举办提供依据和保障。会议策划自始至终必须围饶这一 目的，把是否符合主办者的决策目标、是否有助于会议的成功举办作为判断会议 策划正确与否的基本评判标准， (二)创新性原则。与一般的计划工作相比，策划工作的不同之处就在于更 强调创新。创新是会议策划的生命，尤其是对于会议企业来说，在会议业日益竞 争的今天，唯有不断创新，突出特色，才能扩大影响，提升实力，始终保持领先 地位。 (三)可行性原则。创新必须建立在现实的、可行的基础之上。脱离了可行
第二章 会议策划与筹备 第二章 会议策划与筹备 学习目标 学完本章后。你应该能够： 1．掌握确定会议的会议目标与主题、与会者范围及预测规模、会议议程、 日程、安排会议活动； 2．理解安排会议活动之间的联系； 3．了解会议财务预算的一般知识。 基本概念 会议策划；会议组织机构；会议目标；会议主题；会议议题；会议规模； 会议议程；会议日程；会议征文 第一节 会议策划的含义、原则及内容 一、会议策划的含义 会议策划有广义和狭义之分。凡是与会议产业发展战略和会议活动实施方案 相关的谋划、创意、设想的过程都属于广义的会议策划，如会议产业发展战略策 划、会议组织的品牌策划、会议市场营销策划、会议活动策划等。 狭义的会议策划专指围绕特定会议项目的策划。从策划学的角度定义为会议 策划师围绕会议目标，在充分占有并全面、深入分析信息的基础上，运用科学的 策划方法，围绕会议的组织者、与会者、信息、方式、时间、地点等基本要素及 相关背景和条件，制定会议项目最佳方案的过程。本节主要介绍狭义的会议策划。 二、会议策划的原则 无论是主办方还是专业策划，都必须遵循以下原则： （一）目的性原则。会议策划是追求最佳会议方案的过程，其目的是为主办 者的决策以及会议的成功举办提供依据和保障。会议策划自始至终必须围绕这一 目的，把是否符合主办者的决策目标、是否有助于会议的成功举办作为判断会议 策划正确与否的基本评判标准。 （二）创新性原则。与一般的计划工作相比，策划工作的不同之处就在于更 强调创新。创新是会议策划的生命，尤其是对于会议企业来说，在会议业日益竞 争的今天，唯有不断创新，突出特色，才能扩大影响，提升实力，始终保持领先 地位。 （三）可行性原则。创新必须建立在现实的、可行的基础之上。脱离了可行
第二章会议策划与筹备 性，创新也就失去了意义。 (四)周密性。会议策划是一项系统工程，策划者要有全局观和整体观，在 有效的时间内用最有效的方式对会议的各个环节进行周密的统筹规划。 三、会议策划内容 会议策划的内容涉及会议的主题、会议目的、形式、议程、时间、场地以及 会议资料、会议规范等重受问题。通常，一份完整的会议策划方案应包括以下内 容： 会议目标的策划： 会议议题的策划： 一会议性质、参加对象、规模与方式的策划。 一会议预算的策划。 一会议时间与地点的策划。 会议议程、日程、程序的策划。 ~会议公关和宣传的策划： 第二节会议组织机构 召开会议前，首先要了解准备工作的作用。只有认识到准备工作的作用。才 能有更大的积极性和信心做好准备工作。一般来说，会议的准备工作具有四种作 用：确定在会议中应该采取哪种讨论方式达到最好的会议效果；通过充分的会议 准备，通过书面通知的形式告知参会者会议的目的、意图以及会议对会议发言的 要求等情况。良好的会议准备工作能够节省会议时间，同时诚少会议中可能出现 的各种问题，使会议卓有成效。 为了保证会议能够圆满成功地进行，需要有一个专门的组织机构来负责会议 的组织和服务工作，一般称其为会议组织委员会，也就是我们耳熟能详的会议组 委公。 会议组织委员会在大多数情况下都是临时性机构，但也有常设的，这主要取 决于会议的主办单位和会议周期的长短，根据会议话动的阶段不同，对于会议前 期准备阶段的组织，有时称为筹备委员会。 任何一次成功的会议都是建立在充分准备的基础上。一是做好计划。尤其是 大型会议，不仅要有总体计划，会议的各个组织部门也应有相应的落实计划，任 何一方计划不周和不仔细，都会影响会议的正常召开或造成不良影响。二是做好 物质准备。从会场布置到会议用品，音响效果到生活设施，不仅要配各齐全，还 要进行使用检查，确保万无一失，三是做好思想上的准备，会务人员接到任务后
第二章 会议策划与筹备 性，创新也就失去了意义。 （四）周密性。会议策划是一项系统工程，策划者要有全局观和整体观，在 有效的时间内用最有效的方式对会议的各个环节进行周密的统筹规划。 三、会议策划内容 会议策划的内容涉及会议的主题、会议目的、形式、议程、时间、场地以及 会议资料、会议规范等重要问题。通常，一份完整的会议策划方案应包括以下内 容： 会议目标的策划。 会议议题的策划。 会议性质、参加对象、规模与方式的策划。 会议预算的策划。 会议时间与地点的策划。 会议议程、日程、程序的策划。 会议公关和宣传的策划。 第二节 会议组织机构 召开会议前，首先要了解准备工作的作用。只有认识到准备工作的作用，才 能有更大的积极性和信心做好准备工作。一般来说，会议的准备工作具有四种作 用：确定在会议中应该采取哪种讨论方式达到最好的会议效果；通过充分的会议 准备，通过书面通知的形式告知参会者会议的目的、意图以及会议对会议发言的 要求等情况。良好的会议准备工作能够节省会议时间，同时减少会议中可能出现 的各种问题，使会议卓有成效。 为了保证会议能够圆满成功地进行，需要有一个专门的组织机构来负责会议 的组织和服务工作，一般称其为会议组织委员会，也就是我们耳熟能详的会议组 委会。 会议组织委员会在大多数情况下都是临时性机构，但也有常设的，这主要取 决于会议的主办单位和会议周期的长短。根据会议活动的阶段不同，对于会议前 期准备阶段的组织，有时称为筹备委员会。 任何一次成功的会议都是建立在充分准备的基础上。一是做好计划。尤其是 大型会议，不仅要有总体计划，会议的各个组织部门也应有相应的落实计划，任 何一方计划不周和不仔细，都会影响会议的正常召开或造成不良影响。二是做好 物质准备。从会场布置到会议用品，音响效果到生活设施，不仅要配备齐全，还 要进行使用检查，确保万无一失。三是做好思想上的准备。会务人员接到任务后
第二章会议策划与筹备 要明确会议的目的和要求，领会组织者的意图，重大的会议，会议管理者应该进 行必要的工作动员，在心理上做好充分的准备。四是责任到人。会务工作是一项 系统工作，需要有明确的分工和相互之间的配合与协调。因此，各个部门应按会 议计划或方案，落实负责人做到职责分明、责任明确 一、会议组织的基本概念 1主办方，主办机构。指独立或联合发起、举办会议并承担主要法律责任的 组织和机构， 2承办方，承办单位。指具有一定资质，接受主办方的委托，具体负责所有 会务事宜，能够独立承担民事责任的组织和机构。 承办方通常由主办方指定、委托，有时也通过竞标程序获得承办权， 3协办单位。协助主办方或承办方，提供必要保障和支持的组织和机构。 4支持单位。向会议或其相关活动提供有效资源的组织和机构 5赞助机构。为获得宜传效果、扩大影响力，为会议提供资金、物资、服务 人员以及其它形式支持的组织和机构。 6组委会。筹办、组织会议的最高领导机构，其职能通常包括全面负责会议 的筹办和实施，研究决定会议姐织工作中的重要事项，安排部署各阶段工作，监 督考核各项工作的进度和质量，设立组委会内部工作部门并对人事进行任免，财 务管理等。通常包括国际组织委员会与国家（地方）组织委员会. 7因际组织委员会，组委会中协调，决定并监督国际会议重要事项的领导机 构 8国家（地方）组织委员会。组委会中负责在一国境内（或举办地城市）会 务事宜的领导机构，通常由本地发起单位的主管、政府官员、航空公司、酒店， 地面服务商代表或推举的专业人士组成，负责协调政府、公安、机场、海关、工 商、卫生检疫、清防，能游等富门，统筹在该国（或该地区）的会务组织工作 9.学术委员会、科学顾问委员会。学术会议中专门设立的负责学术议程、学 术评审的机构，通常职责包括：研究制定会议的学术主题和议题等学术内容，推 荐大会报告人并审议其报告内容，征集、评审会议论文，评议学术水平和成就， 市定学术交流和考察内容等。 10.论文评选委员会，由具有学术造诣的权藏人士和著名学者组成，对会议论 文进行评审并决定是否入速论文集及是否获奖的机构 11顾问委员会。组委会设立的，一般由知名人士组成的多为名誉性质的咨 询机构，有时也称为名誉委员会。 12.秘书处。在组委会领导下负责会议全部筹办工作和具体实旌的临时机构
第二章 会议策划与筹备 要明确会议的目的和要求，领会组织者的意图。重大的会议、会议管理者应该进 行必要的工作动员，在心理上做好充分的准备。四是责任到人。会务工作是一项 系统工作，需要有明确的分工和相互之间的配合与协调。因此，各个部门应按会 议计划或方案，落实负责人做到职责分明、责任明确。 一、会议组织的基本概念 1.主办方、主办机构。指独立或联合发起、举办会议并承担主要法律责任的 组织和机构。 2.承办方、承办单位。指具有一定资质，接受主办方的委托，具体负责所有 会务事宜，能够独立承担民事责任的组织和机构。 承办方通常由主办方指定、委托，有时也通过竞标程序获得承办权。 3.协办单位。协助主办方或承办方，提供必要保障和支持的组织和机构。 4.支持单位。向会议或其相关活动提供有效资源的组织和机构。 5.赞助机构。为获得宣传效果、扩大影响力，为会议提供资金、物资、服务、 人员以及其它形式支持的组织和机构。 6.组委会。筹办、组织会议的最高领导机构，其职能通常包括全面负责会议 的筹办和实施，研究决定会议组织工作中的重要事项，安排部署各阶段工作，监 督考核各项工作的进度和质量，设立组委会内部工作部门并对人事进行任免，财 务管理等。通常包括国际组织委员会与国家（地方）组织委员会。 7.国际组织委员会 。组委会中协调、决定并监督国际会议重要事项的领导机 构。 8.国家（地方）组织委员会。组委会中负责在一国境内（或举办地城市）会 务事宜的领导机构，通常由本地发起单位的主管、政府官员、航空公司、酒店、 地面服务商代表或推举的专业人士组成，负责协调政府、公安、机场、海关、工 商、卫生检疫、消防、旅游等部门，统筹在该国（或该地区）的会务组织工作。 9.学术委员会、科学顾问委员会 。学术会议中专门设立的负责学术议程、学 术评审的机构，通常职责包括：研究制定会议的学术主题和议题等学术内容，推 荐大会报告人并审议其报告内容，征集、评审会议论文，评议学术水平和成就， 审定学术交流和考察内容等。 10.论文评选委员会。由具有学术造诣的权威人士和著名学者组成，对会议论 文进行评审并决定是否入选论文集及是否获奖的机构。 11.顾问委员会 。组委会设立的，一般由知名人士组成的多为名誉性质的咨 询机构，有时也称为名誉委员会。 12.秘书处。在组委会领导下负责会议全部筹办工作和具体实施的临时机构
第二章会议策划与筹备 一般由组委会主席或大会秘书长直接领导. 二、成立会议机构 (一)会议组织委员会的任务和职责 会议组织委员会的主要任务是负责会议的组织工作和全面的服务工作。其主 要任务和职责有： 1.会议组织工作，包括：收集会议信息，确定会议目标，制定会议计划，进 行会议预算，确定会议模式和会议议程，选择会议地址，安排会议演讲者，进行 会议的宣传和吸引会议的资助等内容。 2.会议服务，包括会议活动安排，会议客房安排、会场布置、会议餐饮服务、 会议设备安排、会议的入场服务、会议展览服务，会议交通服务以及会议结账服 务等。 (二)会议组织委员会的机构 会议组织委员会常设的下属机构有会议秘书机构，会议宜传机构、会议文书 机构、会议保卫机构和会议后勒机构等。 1.会议秘书机构 它是会议的办事机构，主要有以下工作：a收集会议议题，安排议程：b.发 故会议通知，负责会议报到：c,印发会议整件：￡.负责会场签到：g.印发会议文 件，负责会后的文件收回和处理：山，做会议记录、会后整理会议案卷。小型会议 还要负责宣传报道、后动保卫等工作。大型会议的“大会秘书处”一般将工作细 分化。 2.会议宣传公关机构 大型会议中专门负责会议的宜传，报道以及对外联络和公关工作的会务机构。 其主要任务是负责会议宜传提纲的编制，新阅报道的组织安排，会间的采访、录 音、录像、摄影以及会场的环境布置（包括标语、口号等）。 3.会议文书机构 它是会议文件起草、审议的机构，从会议的准备文件、会议的主题报告以及 会议形成的最后文件，都是会议文书机构的工作，在小型会议中此项工作通常由 秘书机构来完成，而不专设文书机构。 4会议保卫机构 负责会议及出席会议人员的安全工作：负责会场、住地，会址及会议所在地 点的保卫工作等。小型会议由后勤成秘书机构来担任此项工作。 5.会议后动机构 又称总务组。主要负责会议期问的服务工作，包括接特、住宿、交通、医疗
第二章 会议策划与筹备 一般由组委会主席或大会秘书长直接领导。 二、成立会议机构 （一）会议组织委员会的任务和职责 会议组织委员会的主要任务是负责会议的组织工作和全面的服务工作。其主 要任务和职责有： 1.会议组织工作。包括：收集会议信息，确定会议目标，制定会议计划，进 行会议预算，确定会议模式和会议议程，选择会议地址，安排会议演讲者，进行 会议的宣传和吸引会议的资助等内容。 2.会议服务。包括会议活动安排，会议客房安排、会场布置、会议餐饮服务、 会议设备安排、会议的入场服务、会议展览服务，会议交通服务以及会议结账服 务等。 （二）会议组织委员会的机构 会议组织委员会常设的下属机构有会议秘书机构、会议宣传机构、会议文书 机构、会议保卫机构和会议后勤机构等。 1.会议秘书机构 它是会议的办事机构，主要有以下工作：a.收集会议议题，安排议程；b.发 放会议通知，负责会议报到；c.印发会议整件；f.负责会场签到；g.印发会议文 件，负责会后的文件收回和处理；h.做会议记录、会后整理会议案卷。小型会议 还要负责宣传报道、后勤保卫等工作。大型会议的“大会秘书处”一般将工作细 分化。 2.会议宣传公关机构 大型会议中专门负责会议的宣传、报道以及对外联络和公关工作的会务机构。 其主要任务是负责会议宣传提纲的编制，新闻报道的组织安排，会间的采访、录 音、录像、摄影以及会场的环境布置（包括标语、口号等）。 3.会议文书机构 它是会议文件起草、审议的机构。从会议的准备文件、会议的主题报告以及 会议形成的最后文件，都是会议文书机构的工作。在小型会议中此项工作通常由 秘书机构来完成，而不专设文书机构。 4.会议保卫机构 负责会议及出席会议人员的安全工作；负责会场、住地、会址及会议所在地 点的保卫工作等。小型会议由后勤或秘书机构来担任此项工作。 5.会议后勤机构 又称总务组。主要负责会议期间的服务工作，包括接待、住宿、交通、医疗
第二章会议策划与筹备 卫生、生活服务、文娱活动安排等工作。 以上机构可以根据会议大小而设立，小型会议可只设秘书组，其工作由专人 负责。大型会议还设有专门的会议资料机构以负责会议资料的准备、发送，处理 等工作，设有会议集资机构，来负责会议所需款项的筹集工作。 (三)会议组织透员会成员构成 一个魔大的、复杂的会议必须建立一个以会议组织委员会为核心的职员组织 系统，而这一点对于一个小型会议也有同样的功能。 会议组织机构成员一般分为会议策划人员、会议管理人员和会议服务人员， 1.会议策划人员 会议策划人员即会议决策者，他们决定会议目标、规划和管理预算，修订会 议程序和方式，设计会场，监督讲演现场，签订谈判合同，进行舷窗管理和会后 评估等. 2.会议管理人员 他们的责任主要是管理，即运用有效的公关理论和技巧知识完善会议，解决 群体问题。事实上，他们是组织联络行为的矫正专家，必须具备组织方面的特长 和渊博的知识。 以上两类人员中，至少要由两名主持过会议的有经验的人组成， 3.会议服务人员 会议工作人员中大钓50%0%的人从事会议服务工作，包括会议秘书，会议 旅行、客房和会议餐饮的经理，现场操作管理员和其他人员。他们的职责只限于 安排客房、餐饮，视听设备、交通、会前会后旅游，会场签到以及特殊活动（运 动、娱乐、游戏)、保管财产等。 会议组织委员会因会议种类和结构的不同其职员安排也不同。一般来说会议 组织机构中会议的职员要根据工作内容来安排，一般要考虑到会议的大小、会议 目标及整个会议活动的安排。会议组织机构中应包括由主办单位和协办单位的代 表。 三、组建会务队伍 为了保证会议的顺利进行，会务人员要进行分工，既各负其责，又相互配合， 共同完成会议准备工作。小型会议只需要设立会务组，选派专人进行会议的筹划， 组织、安排、协调等工作：大中型会议，则要建立完善的会议组织机构，将各项 工作任务细分到各小组，各小组在统一指挥下，分工合作，共同承担会务工作。 一般米讲，每次会议先设置移书组和会务小组两大部分，小组负责人一般为单位 主要领导人担任，秘书组主要负责记录、搜索、整理，撰写、送审、印刷、分发 会议中形成的材料，安排和管理会场以及会议所用的文具、器材等物品，负责会
第二章 会议策划与筹备 卫生、生活服务、文娱活动安排等工作。 以上机构可以根据会议大小而设立，小型会议可只设秘书组，其工作由专人 负责。大型会议还设有专门的会议资料机构以负责会议资料的准备、发送、处理 等工作，设有会议集资机构，来负责会议所需款项的筹集工作。 （三）会议组织委员会成员构成 一个庞大的、复杂的会议必须建立一个以会议组织委员会为核心的职员组织 系统，而这一点对于一个小型会议也有同样的功能。 会议组织机构成员一般分为会议策划人员、会议管理人员和会议服务人员。 1.会议策划人员 会议策划人员即会议决策者，他们决定会议目标、规划和管理预算，修订会 议程序和方式，设计会场，监督讲演现场，签订谈判合同，进行舷窗管理和会后 评估等。 2.会议管理人员 他们的责任主要是管理，即运用有效的公关理论和技巧知识完善会议，解决 群体问题。事实上，他们是组织联络行为的矫正专家，必须具备组织方面的特长 和渊博的知识。 以上两类人员中，至少要由两名主持过会议的有经验的人组成。 3.会议服务人员 会议工作人员中大约 50%~60%的人从事会议服务工作，包括会议秘书，会议 旅行、客房和会议餐饮的经理，现场操作管理员和其他人员。他们的职责只限于 安排客房、餐饮、视听设备、交通、会前会后旅游、会场签到以及特殊活动（运 动、娱乐、游戏）、保管财产等。 会议组织委员会因会议种类和结构的不同其职员安排也不同。一般来说会议 组织机构中会议的职员要根据工作内容来安排，一般要考虑到会议的大小、会议 目标及整个会议活动的安排。会议组织机构中应包括由主办单位和协办单位的代 表。 三、组建会务队伍 为了保证会议的顺利进行，会务人员要进行分工，既各负其责，又相互配合， 共同完成会议准备工作。小型会议只需要设立会务组，选派专人进行会议的筹划、 组织、安排、协调等工作；大中型会议，则要建立完善的会议组织机构，将各项 工作任务细分到各小组，各小组在统一指挥下，分工合作，共同承担会务工作。 一般来讲，每次会议先设置秘书组和会务小组两大部分，小组负责人一般为单位 主要领导人担任。秘书组主要负责记录、搜索、整理、撰写、送审、印刷、分发 会议中形成的材料，安排和管理会场以及会议所用的文具、器材等物品，负责会
第二章会议策划与筹备 内外文书方面的信息传递，互通情况等。一般下设几个小组，包括： (一)秘书俎 1材料组：负责会议文字的搜集、携写，会议材料的印制、发故、保管、回 收，会后材料的汇集、归档工作，以及会议文具用品、通讯用品的安排和管理。 2学术组：负责发言人的递请、会议议程的制定以及摘要论文集的编暴。 3.外联组：负责代表的偏组、联络、签到、资料送审，信息搜集等 4.宜传组：负责对外联络沟通，直传报道，会展布置，节目与活动的组织等。 (二)会务姐。主要一般可分为： 1接特组：负责会议的报到、会场服务等相关接特工作， 2.后勒组：负责会议期间的后勒保障，包括代表的食宿、交通、各种生活用 品的服务。 3.技术组：负责会议各种设备的安装、调试、维护，以及会议的摄影、录音 录像等工作。 4财务组：负责筹款、预算、结算、会计出纳等工作， 5.保卫组：负责会议的安全保卫和保密工作。 不同档次、规模的会议有不同的分组方法，但主要是根据会务工作的内容进 行分工. 四、选择会务人员 会议组织有不同的任务，需要安排不同的工作人员来具体承担。选择会务人 员既要考虑工作人员兴趣、能力、工作方式和工作特点，也要考虑人员性格、意 愿、需要等心理因素，尽可能做到人尽其用。 一般而言，秘书组和组织组需要个性外向。语言能力强，善于沟通，应变能 力好的人员：后勒组和材料组需要工作细心，踏实稳重，思维周酱的人员：技术 组要求专业知识扎实，动手能力强，能够处理各种现场问题的人员：宣传组需要 有一定艺术修养和设计能力，熟卷各种宜传手段的人员：保卫组要求冷静坚定， 目光敏锐，观察力强，反应敏捷，动作迅速的人员。 五、会务人员岗前培训 会务组组建后，首先受明确会务组人员的分工，并划定各自的职责范围。例 如，可分别负责会议注册服务、会议住宿服务、会议就餐服务、会议接站送站服 务、会场服务、会议旅游服务、会议商务服务、会议票务服务等。确定每个会议 服务人员的岗位职责，以保证会议服务工作能够有续顺利地进行，职责到位以后， 对每一位会议服务人员进行岗位培训，培训内容包括：一是由会议总负责人向全 体会务人员介绍会议主题、会议口标，参会人员状况、会议相关要求以及注意事 项等会议服务方案中所涉及的各项内容，使会务人员能够全面的了解会议的相关
第二章 会议策划与筹备 内外文书方面的信息传递，互通情况等。一般下设几个小组，包括： （一） 秘书组 1.材料组：负责会议文字的搜集、撰写，会议材料的印制、发放、保管、回 收，会后材料的汇集、归档工作，以及会议文具用品、通讯用品的安排和管理。 2.学术组：负责发言人的邀请、会议议程的制定以及摘要论文集的编纂。 3.外联组：负责代表的编组、联络、签到、资料送审、信息搜集等 4.宣传组：负责对外联络沟通、宣传报道、会展布置、节目与活动的组织等。 （二）会务组。主要一般可分为： 1.接待组：负责会议的报到、会场服务等相关接待工作。 2.后勤组：负责会议期间的后勤保障，包括代表的食宿、交通、各种生活用 品的服务。 3.技术组：负责会议各种设备的安装、调试、维护，以及会议的摄影、录音、 录像等工作。 4.财务组：负责筹款、预算、结算、会计出纳等工作。 5.保卫组：负责会议的安全保卫和保密工作。 不同档次、规模的会议有不同的分组方法，但主要是根据会务工作的内容进 行分工。 四、选择会务人员 会议组织有不同的任务，需要安排不同的工作人员来具体承担。选择会务人 员既要考虑工作人员兴趣、能力、工作方式和工作特点，也要考虑人员性格、意 愿、需要等心理因素，尽可能做到人尽其用。 一般而言，秘书组和组织组需要个性外向，语言能力强，善于沟通，应变能 力好的人员；后勤组和材料组需要工作细心，踏实稳重，思维周密的人员；技术 组要求专业知识扎实，动手能力强，能够处理各种现场问题的人员；宣传组需要 有一定艺术修养和设计能力，熟悉各种宣传手段的人员；保卫组要求冷静坚定， 目光敏锐，观察力强，反应敏捷，动作迅速的人员。 五、会务人员岗前培训 会务组组建后，首先要明确会务组人员的分工、并划定各自的职责范围。例 如，可分别负责会议注册服务、会议住宿服务、会议就餐服务、会议接站送站服 务、会场服务、会议旅游服务、会议商务服务、会议票务服务等，确定每个会议 服务人员的岗位职责，以保证会议服务工作能够有续顺利地进行。职责到位以后， 对每一位会议服务人员进行岗位培训，培训内容包括：一是由会议总负责人向全 体会务人员介绍会议主题、会议目标、参会人员状况、会议相关要求以及注意事 项等会议服务方案中所涉及的各项内容，使会务人员能够全面的了解会议的相关
第二章会议策划与筹备 内容：二是向会务人员宜布会议服务标准及要求，以确保每一个会议服务人员能 够高质量高效率地为会议提供服务：最后，进行紧急事件和突发事件应对训练， 以保证在任何情况下，会议都能够安全顺利地完成。 第三节会议目标与主题 一、会议目标的概念及特征 (一)会议目标的定义 会议目标是指会议组织者策划、组织会议的预期目的，也是会议的意图和 会议成功举行的意义、，影响以及所期望得到的效应等。人们举行会议就是为了 达到某种目的或完成某个任务。确定会议的目标是策划好一个会议的基础，只 有在确认和理解了会议的日标之后，才能准确策划好每一个会议。 合格的会议目标应具备以下几个特征： 1.目标内容要明确 就是让人请楚知道：为什么开会？要解决什么实际问题？只有这样，与会者 才不会盲目赴会，而是有备而来，这样才能提高会议的效率，真正解决要解决的 问题。 2.目标内容切实可行 目标不能好高骛远，有的会议，制定的会议目标很多，而实际上根本无法 一一实现：有的会议目标虽不多但确定的相当有高度，根本去切合实际，最终 只会让会议出现拔苗助长式的天折。 3.实现目标的责任具体 任何目标的实观，都离不开人的努力：任何会议的召开，也都需要有人的发 起和组织才能得以开展和完成，因此，会议策划必须明确实现会议目标的责任人： 该责任人可以由组织或个人承担，前提是该组织或个人必须具备完成此任务的能 力和条件。 会议目标在未确定之前，应与领导及相关部门进行多方时论和研究，一旦确 定下来，就不要随意更改，否则后续的工作将无法开展。此外，还应在目标明确 的基础上，进行调查研究。收集与会议有关的政策、法规和规章制度，使会议符 合法律要求：了解相关信息资料，使会议策划尽量利用资源，达到最大效益：领 听多方建议，集思广益，使策刻民主科学。 (二)会议目标的作用 1制定会议的议题和议程 会议目标不是空闲的口号，在会议过程中，它必须落实到具体的会议议题和
第二章 会议策划与筹备 内容；二是向会务人员宣布会议服务标准及要求，以确保每一个会议服务人员能 够高质量高效率地为会议提供服务；最后，进行紧急事件和突发事件应对训练， 以保证在任何情况下，会议都能够安全顺利地完成。 第三节 会议目标与主题 一、会议目标的概念及特征 （一）会议目标的定义 会议目标是指会议组织者策划、组织会议的预期目的，也是会议的意图和 会议成功举行的意义、影响以及所期望得到的效应等。人们举行会议就是为了 达到某种目的或完成某个任务。确定会议的目标是策划好一个会议的基础，只 有在确认和理解了会议的目标之后，才能准确策划好每一个会议。 合格的会议目标应具备以下几个特征： 1. 目标内容要明确 就是让人清楚知道：为什么开会？要解决什么实际问题？只有这样，与会者 才不会盲目赴会，而是有备而来，这样才能提高会议的效率，真正解决要解决的 问题。 2. 目标内容切实可行 目标不能好高骛远，有的会议，制定的会议目标很多，而实际上根本无法 一一实现；有的会议目标虽不多但确定的相当有高度，根本去切合实际，最终 只会让会议出现拔苗助长式的夭折。 3. 实现目标的责任具体 任何目标的实现，都离不开人的努力；任何会议的召开，也都需要有人的发 起和组织才能得以开展和完成。因此，会议策划必须明确实现会议目标的责任人， 该责任人可以由组织或个人承担，前提是该组织或个人必须具备完成此任务的能 力和条件。 会议目标在未确定之前，应与领导及相关部门进行多方讨论和研究，一旦确 定下来，就不要随意更改，否则后续的工作将无法开展。此外，还应在目标明确 的基础上，进行调查研究。收集与会议有关的政策、法规和规章制度，使会议符 合法律要求；了解相关信息资料，使会议策划尽量利用资源，达到最大效益；倾 听多方建议，集思广益，使策划民主科学。 （二）会议目标的作用 1.制定会议的议题和议程 会议目标不是空洞的口号，在会议过程中，它必须落实到具体的会议议题和
第二章会议策划与筹备 议程上，议题和议程是为目标和任务服务的，并受目标和任务所限制 2决定会议的类型 会议目标决定了会议类型，其中包括会议规模、模式、性质、公开程度，地 点、场合以及方式。 3.引导会议的结果 会议目标引导会议结果，会议结果与会议目标相吻合。也就是说，只有会议 结果和会议目标相一致，才算得上成功的会议。恰当合理的目标以及为实现这些 日标面设定的议题、议程，必将创造出良好的会议氛围，对与会者的心理产生积 极影响，并引导会议朝着与会议目标一致的方向发展。 4.达成高质量的决议 企业开会的目的就是整合各方意见，以达成高质量的决议，会议目标不明确， 各方意见很难统一，也就不能达成共识，形成决议。所以，会议目标是高质量决 议的基础。 二、确定会议目标需注意问题 确定会议目标时还应注意考虑以下几点： (一)会议目标必须以书面方式列出 用书面方式列出会议口标， 1.有助于目标的内涵澄清： 2书面形式较正规，易引起与会者的重视： 3.当目标较多时，容易理清各目标问的美系。 (二)会议目标必须切合实际 所谓切合实际，就是指具有实现的可能性。如果目标脱离实际，即使形成决 议，也是一张白纸，不会对单位或金业的发展有任何实质性帮助。但目标也不能 定得太低。事实上，不是轻易能够实现的目标，对目标的追求者才具有真正的挑 战性。也就是说，会议目标不但应具有挑战性，而且也应有被实现的可能性， (三)会议目标必须具体而且可以衡量 含糊笼统的目标很难作为行动的指南，例如某学校领导因为感到该学校学生 就业率过低，决定开会研讨提高学生就业率的办法和措施。简若将会议目标认为 “探讨如何提高学生就业率”，则该目标肯定难以作为与会者提供意见的指南， 因为他没有具体地指出学生就业率应达到多少，以及应在多长的时间内达到这个 结果：但若他将会议目标改订为“探时如何在本年度将学生就业率提高到%”， 则上述缺点将不复存在。 (四)会议目标所表明的必须是“应实现什么”，而“应做什么” “应做什么”是以领导者为本位，而“应实现什么”则是以成果为本位。以
第二章 会议策划与筹备 议程上。议题和议程是为目标和任务服务的，并受目标和任务所限制。 2.决定会议的类型 会议目标决定了会议类型，其中包括会议规模、模式、性质、公开程度、地 点、场合以及方式。 3.引导会议的结果 会议目标引导会议结果，会议结果与会议目标相吻合。也就是说，只有会议 结果和会议目标相一致，才算得上成功的会议。恰当合理的目标以及为实现这些 目标而设定的议题、议程，必将创造出良好的会议氛围，对与会者的心理产生积 极影响，并引导会议朝着与会议目标一致的方向发展。 4.达成高质量的决议 企业开会的目的就是整合各方意见，以达成高质量的决议。会议目标不明确， 各方意见很难统一，也就不能达成共识，形成决议。所以，会议目标是高质量决 议的基础。 二、确定会议目标需注意问题 确定会议目标时还应注意考虑以下几点： (一)会议目标必须以书面方式列出 用书面方式列出会议目标， 1. 有助于目标的内涵澄清； 2. 书面形式较正规，易引起与会者的重视； 3. 当目标较多时，容易理清各目标间的关系。 (二)会议目标必须切合实际 所谓切合实际，就是指具有实现的可能性。如果目标脱离实际，即使形成决 议，也是一张白纸，不会对单位或企业的发展有任何实质性帮助。但目标也不能 定得太低。事实上，不是轻易能够实现的目标，对目标的追求者才具有真正的挑 战性。也就是说，会议目标不但应具有挑战性，而且也应有被实现的可能性。 (三)会议目标必须具体而且可以衡量 含糊笼统的目标很难作为行动的指南。例如某学校领导因为感到该学校学生 就业率过低，决定开会研讨提高学生就业率的办法和措施。倘若将会议目标认为 “探讨如何提高学生就业率”，则该目标肯定难以作为与会者提供意见的指南， 因为他没有具体地指出学生就业率应达到多少，以及应在多长的时间内达到这个 结果；但若他将会议目标改订为“探讨如何在本年度将学生就业率提高到 80%”， 则上述缺点将不复存在。 (四)会议目标所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么” “应做什么”是以领导者为本位，而“应实现什么”则是以成果为本位。以
第二章会议策划与筹备 领导者为本位的目标，远不如以成果为本位的目标那样具有实效。例如当会议目 标被定为“向员工宣传新的告假程序”时，会议负责人可能只会照木宣科一番而 草草了事：但若会议目标被定为“让员工了解新的告假程序”，则会议负责人将 不能不关心员工对新的告假程序是否己真正了解 三、会议议题含义及其构成要素 (一)会议议题及相关术语 议题是根据会议目标确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议信息要 素中核心的部分，也是区别广义的会议和狭义的会议的重要标志 一般情况下，凡在会议明间讨论，市议的问题都成为议恩。但有的会议可能 同时出现“会议主题”和“中心议题”等与议题相关的术语。这些术语都属于议 题的范畴，但与一般意义上的议题又有一定的区别 1.会议主题。会议中贯穿各项议题的主线为会议主题，主题相对具体议题而 言的，并非任何会议都必须设置主题。一般性的会议，尤其是一些研究日常工作 的会议，由于具体议题多而分散，并无必要设置主题。但举行研讨、交流、对话 性质的会议，有一个鲜明的会议主题，就能更加请断地突出会议的目标，更容易 吸引社会的关注，更能够让与会者达成共识。 2中心议题。中心议题就是体现会议中心目标的议题，又可称为主要议题， 是相对于次要议题而言的 总之，会议议题是会议的主要内容和实质问题的高度概括，是会议目标的正 确表达，会议潜在参与者通过它就可以了解会议的大体内容。议题确定的是否具 有吸引力，是否符合受众的心理，是香否切合当今的政治、经济形势等，都关系会 议举办的成败。所以，一个好的会议议恩，会吸引众多的参会者。 (二)议题的构成要素 1.会议主题。是会议的精神，要求清晰的表达出会议的目的，应该具有前瞻 性和可持续性，并为大多数人所接受 2会议专题.主题之下可以分为若干个专题。 3.会议副标题。主题的补充和说明，使主题范围更集中。 四、议题策划的要求 (一)务实性与前瞻性的统一。议题必须立足现实，正视当前面临的问题与 挑战，反映会议成员共同关注的问题，具有达成共识、实现会议目标的可行性， 同时，议题的策划者还应当具有超前意识，把握时代的脉搏和发展趋势，在务实 的基础上运用科学的分析预测方法，提出一个组织、一个国家乃至国际社会将要 面临的问题与挑战。务实性与前瞻性，二者是有机统一的整体，不可相互分制： 当然，根据会议目标和具体任务的不同，议题在二者之间有一定的偏重是完全合
第二章 会议策划与筹备 领导者为本位的目标，远不如以成果为本位的目标那样具有实效。例如当会议目 标被定为“向员工宣传新的告假程序”时，会议负责人可能只会照本宣科一番而 草草了事；但若会议目标被定为“让员工了解新的告假程序”，则会议负责人将 不能不关心员工对新的告假程序是否已真正了解。 三、会议议题含义及其构成要素 （一）会议议题及相关术语 议题是根据会议目标确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议信息要 素中核心的部分，也是区别广义的会议和狭义的会议的重要标志。 一般情况下，凡在会议期间讨论、审议的问题都成为议题，但有的会议可能 同时出现“会议主题”和“中心议题”等与议题相关的术语。这些术语都属于议 题的范畴，但与一般意义上的议题又有一定的区别。 1.会议主题。会议中贯穿各项议题的主线为会议主题，主题相对具体议题而 言的，并非任何会议都必须设置主题。一般性的会议，尤其是一些研究日常工作 的会议，由于具体议题多而分散，并无必要设置主题。但举行研讨、交流、对话 性质的会议，有一个鲜明的会议主题，就能更加清晰地突出会议的目标，更容易 吸引社会的关注，更能够让与会者达成共识。 2.中心议题。中心议题就是体现会议中心目标的议题，又可称为主要议题， 是相对于次要议题而言的。 总之，会议议题是会议的主要内容和实质问题的高度概括，是会议目标的正 确表达，会议潜在参与者通过它就可以了解会议的大体内容。议题确定的是否具 有吸引力，是否符合受众的心理，是否切合当今的政治、经济形势等，都关系会 议举办的成败。所以，一个好的会议议题，会吸引众多的参会者。 （二）议题的构成要素 1.会议主题。是会议的精神，要求清晰的表达出会议的目的，应该具有前瞻 性和可持续性，并为大多数人所接受。 2.会议专题。主题之下可以分为若干个专题。 3.会议副标题。主题的补充和说明，使主题范围更集中。 四、议题策划的要求 （一）务实性与前瞻性的统一。议题必须立足现实，正视当前面临的问题与 挑战，反映会议成员共同关注的问题，具有达成共识、实现会议目标的可行性。 同时，议题的策划者还应当具有超前意识，把握时代的脉搏和发展趋势，在务实 的基础上运用科学的分析预测方法，提出一个组织、一个国家乃至国际社会将要 面临的问题与挑战。务实性与前瞻性，二者是有机统一的整体，不可相互分割。 当然，根据会议目标和具体任务的不同，议题在二者之间有一定的偏重是完全合
第二章会议策划与筹备 理的 (二)把握好主题与议题的关系。会议主题具有突出会议的目标、吸引杜会 关注、凝聚与会者共识等作用。当需要设置会议主愿时，应当处理好主题与议题 的关系。主题与议题的关系可以比作“纲”和“目”的关系。主题是纲，是贯于 各项议题的红线，是对议题的高度提练和集中体现，议题是目，是对主题的具棒 拓展和演蜂。主题之下，不应当出现与主题无美的议题。但是，主题又是一种抽 象化的议题，在表达上比较概括。光有主题，没有具体的议题，与会者的发言难 以找到切入点，会议也无法展开具体有效的沟通和交流。因此，主题一定要通过 议题加以细化，使之具有明确的针对性和可讨论性。同理，主题性会议的每项议 题都应该紧密围饶会议的主题，具体演绎主题的内涵。 例如，2010年博整亚洲论坛的主题和议题策划就是一个典范。这届论坛是 在2008年全球金融危机之后，亚洲已经率先从危机中复苏的背景下举办的，主 题确定为“绿色复苏：亚洲可持续发展的现实选择”。这一主题体现全球对亚洲 经济发展方向和方式的关注，具有现实意义，表达也非常清晰明了。在这一主题 之下设置了“从G8到G20:全球经济治理的新架构、新原则、新力量“、“海外并 购：现实与目标的差距”、“未雨鑽缪，企业的反周期战略”、“低碳能源：亚洲领 先世界的机遇”、“消费：亚洲经济的款肋”、“后危机时代的企业经营环境”，“放 松管制：民营经济和民问资木的力量”、“经济结构调整与地产定位”、“亚洲区域 金融合作的创断思路”、“新兴经济体比较：借整与合作”、“全球金融监管的新格 局”、“公司治理：危机的教训”等若干议题。这议题仅仅围绕“绿色低碳”、“从 金胜危机中复苏”、“亚洲的可持续发展”等主题，是对会议主题的具体演绎和拓 展。 (三)有利于提高会议效率。议题的策划与会议的效率有直接关系。策划腹 题时要注意以下几方面： 1.分清议题的主次，实际上就是抓住重点和难点，合理分配会议的时间资源， 保证与会者把主要的时间和精力集中于最重要和最需要思考和解决的问题上，判 断议题主次的标准主要是看某项议题与当前面临的重大问题的关系，凡是反映当 前重大问题的议题都要列为中心议题。 2议题数量要适度。一次会议议题的数量一定要适度，避免议题过多，使会 议效率下降。如果需讨论的议题确实较多，可采用分段开会的办法。 3.议题内容要集中。对内容相关的议题要适当合并，避免重复讨论， 五、会议议题的选择思路 1,以社会热点问题和事件为议盟 社会热点问题和事件是全体人民关心和谈论的，社会大众都想对相关间题了
第二章 会议策划与筹备 理的。 （二）把握好主题与议题的关系。会议主题具有突出会议的目标、吸引社会 关注、凝聚与会者共识等作用。当需要设置会议主题时，应当处理好主题与议题 的关系。主题与议题的关系可以比作“纲”和“目”的关系。主题是纲，是贯于 各项议题的红线，是对议题的高度提炼和集中体现。议题是目，是对主题的具体 拓展和演绎。主题之下，不应当出现与主题无关的议题。但是，主题又是一种抽 象化的议题，在表达上比较概括。光有主题，没有具体的议题，与会者的发言难 以找到切入点，会议也无法展开具体有效的沟通和交流。因此，主题一定要通过 议题加以细化，使之具有明确的针对性和可讨论性。同理，主题性会议的每项议 题都应该紧密围绕会议的主题，具体演绎主题的内涵。 例如，2010 年博鳌亚洲论坛的主题和议题策划就是一个典范。这届论坛是 在 2008 年全球金融危机之后，亚洲已经率先从危机中复苏的背景下举办的，主 题确定为“绿色复苏：亚洲可持续发展的现实选择”。这一主题体现全球对亚洲 经济发展方向和方式的关注，具有现实意义，表达也非常清晰明了。在这一主题 之下设置了“从 G8 到 G20：全球经济治理的新架构、新原则、新力量”、“海外并 购：现实与目标的差距”、“未雨绸缪：企业的反周期战略”、“低碳能源：亚洲领 先世界的机遇”、“消费：亚洲经济的软肋”、“后危机时代的企业经营环境”、“放 松管制：民营经济和民间资本的力量”、“经济结构调整与地产定位”、“亚洲区域 金融合作的创新思路”、“新兴经济体比较：借鉴与合作”、“全球金融监管的新格 局”、“公司治理：危机的教训”等若干议题。这议题仅仅围绕“绿色低碳”、“从 金融危机中复苏”、“亚洲的可持续发展”等主题，是对会议主题的具体演绎和拓 展。 （三）有利于提高会议效率。议题的策划与会议的效率有直接关系，策划议 题时要注意以下几方面： 1.分清议题的主次。实际上就是抓住重点和难点，合理分配会议的时间资源， 保证与会者把主要的时间和精力集中于最重要和最需要思考和解决的问题上。判 断议题主次的标准主要是看某项议题与当前面临的重大问题的关系。凡是反映当 前重大问题的议题都要列为中心议题。 2.议题数量要适度。一次会议议题的数量一定要适度，避免议题过多，使会 议效率下降。如果需讨论的议题确实较多，可采用分段开会的办法。 3.议题内容要集中。对内容相关的议题要适当合并，避免重复讨论。 五、会议议题的选择思路 1.以社会热点问题和事件为议题 社会热点问题和事件是全体人民关心和谈论的，社会大众都想对相关问题了