天津开放大学文本会议相关文件、证件准备_会议管理第三章（3）.docx_大学文库

3。往届会议的情况 4.。会议的内容 5.会议的形式 6。参加对象了。会议的时间 8。会议的地点 9.参会费用 10,报名的方式和藏止日期 11.其他专门事项 12.联路方式 (四)通如和递请文书的形式主要包括正式文件式、信函式、请束式，海报式和公告式五种形式。例如：【道请函格式】如识经济当持健发展战略”学术研过会遂请通【通知函格式】越也河水处理产业化会这通趄知识点二：会议文件会议文件是提请会议时论的审议的文书材料。它是一种正式文件，有些是提供会议讨论审议的，有些是会议进程中形成的，有些是为保证会议顺利进行面辑写的。会议文作的准备是会议顺利进行的重要前提。会议文件，特别是主旨文件的优劣，直接影响会议的质量： (一)会议文件类型按照文件的性质和功能可将会议文件大致分为以下几类： 1.主肯文书：会议的主旨文书是会议的主要文件，包括大会服告，领导讲话、传达提解、法律草案、计划草案、决议草案、开幕问、闭幕词等。 2.议案文书：提交会议审议的文书，包括议案、议案说明等 3。信息文书：记录和反峡会议概况和进程的文书，包括会议记录，会议简报等。议决文书：会议议澳结果的反晚，主要有会议纪要、决议、决定、公报、公告、通知等： 4.事务文书：会议服务性的文书，主要有会议通知、参会指南、会议细则、代表须知、日程安排、代表名单、透举办法、生活管理制度、当地经济社会、风物特产介绍等内容。 (二)文作准备大多数会议正式文件在会议召开之前就形成了，其准备工作是和其他会前准备工作月时进行的，这些文作由会议专设的文件筹备机构准备：会议过程中形成的文件，由会议秘节机构负责，会前准备的正式文作，大体上有以下几种情形： 1。重要文偏由专门的写作班子起草。需要较长准备时阿 2,一般会议文件由会议略时筹备机构和秘书都门负责。 3。专业性和涉及部门业务工作的文件由积能业务部门负责。 4.发言稿和各类交流材料由发言单位或个人准备。 (三)会议文件的准备工作

3．往届会议的情况 4．会议的内容 5．会议的形式 6．参加对象 7．会议的时间 8．会议的地点 9．参会费用 10．报名的方式和截止日期 11．其他专门事项 12．联络方式（四）通知和邀请文书的形式主要包括正式文件式、信函式、请柬式、海报式和公告式五种形式。例如：【邀请函格式】知识经济与可持续发展战略”学术研讨会邀请函【通知函格式】城市污水处理产业化会议通知知识点二：会议文件会议文件是提请会议讨论的审议的文书材料。它是一种正式文件，有些是提供会议讨论审议的，有些是会议进程中形成的，有些是为保证会议顺利进行而撰写的。会议文件的准备是会议顺利进行的重要前提。会议文件，特别是主旨文件的优劣，直接影响会议的质量。（一）会议文件类型按照文件的性质和功能可将会议文件大致分为以下几类： 1．主旨文书：会议的主旨文书是会议的主要文件，包括大会报告、领导讲话、传达提纲、法律草案、计划草案、决议草案、开幕词、闭幕词等。 2．议案文书：提交会议审议的文书，包括议案、议案说明等。 3．信息文书：记录和反映会议概况和进程的文书，包括会议记录、会议简报等。议决文书：会议议决结果的反映，主要有会议纪要、决议、决定、公报、公告、通知等。 4．事务文书：会议服务性的文书，主要有会议通知、参会指南、会议细则、代表须知、日程安排、代表名单、选举办法、生活管理制度、当地经济社会、风物特产介绍等内容。（二）文件准备大多数会议正式文件在会议召开之前就形成了，其准备工作是和其他会前准备工作同时进行的，这些文件由会议专设的文件筹备机构准备；会议过程中形成的文件，由会议秘书机构负责。会前准备的正式文件，大体上有以下几种情形： 1．重要文稿由专门的写作班子起草，需要较长准备时间。 2．一般会议文件由会议临时筹备机构和秘书部门负责。 3．专业性和涉及部门业务工作的文件由职能业务部门负责。 4．发言稿和各类交流材料由发言单位或个人准备。（三）会议文件的准备工作

】。文件抵写。会议文件的撰写是一件十分严肃面又细政的工作。它包括素材、数据及典型材料的接集、整理，文件的起草与修改等环节。会议的各种文书。特别是会议报告，议案、决议、会议纪要等要认真撰写，。各处细节均不可忽视。 2.。文件审核。会议文件的审核是确保文件质量和合法化的重要一环。会议主首文件应由额导事定！其他会议文件由会议秘书长暖程书部门负责人审核：有些浅及职能部门业务内容的，期由有关帽门负责人审核。审核的重点是：(1)内容是否符合党和国家的有关政策、法规：(2)全局性和重要文件是否广泛任求意见并加以修政：(3)涉及不月地区、部门的文件，事前是否进行了会商沟通：(4)所用材料、数据是否真实、准确：(5)文件格式是否饶一规范。 3。文件整理。会议开始前，要精心印制讲话稿、会议日程安精表、会场带示图、宾馆内都示意图，并将相关文件及附送的本市交通图等装订成用，注意不要缺页，并要便于携带和查阅。例如：可以在会议代表证的骨面印制会议日程表，使与会者能及时查阅。同时印制这些文件要根据与会人数并注意留出足够的份数，以备与会人员速失文作时用，印制好的文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。 4.文件的印制和分发。文件印制要做到及时、统一、美观。“及时“是时间上的要求随着会议进程的推进。相关文件要提前准备，留出足够时间校核、印制“统一”是格式上的要求，会议文件要统一体式，用标准纸型印刷，统一标志，统一字体字号。“美观”是板式上的要求。版式设计既要与会议性质相符，又要美观大方。会议文件的发放要做到准封、准确、分步。“漆时”就是根据会议进程，将有关文件及时发成到位。一校情况下，文件都是提输发放，至于提前量可由秘书部门的定。即席发放的文件。与会者就会以“即席”发言特之，就不可能有成熟的意见。“准确”就是文件发放要准确无误，该发什么文件，文件发给建，都要十分准确，不能错发，最好邀请与会者签收。“分步”是说要根据会议进程安挂，有序发出，不能图省事一次性发成。要尽量避免将许多文件堆在一起发成，这样不利于与会者按会议进程阅读文件材料。知识点三：会议目执与会议报名申请表在会议文件的准备中，会议回执和会议报名申请表是会议道请函中重要的文案部分，在会议运营管理的过程中，会议主办方将发会议邀请函给预备参会者。其中将附会议国执或会议服名中请表。这便于统计参会人数，做好相应的准备。同时便于收集和反馈参加对象的基本信息和要求，以便安持会议接待工作，也有励于根据参加会议人员要求，确定有参会资格人员。月时会议回执可以让会议主办者明确会议通知对方已经收到。会议回执和会议报名申请表的基本内容包括： 1,参加对象的基本信息： 2。抵离情况。抵离时间、到达和离开方式等： 3。参加会议活动的议器和内容： 4.会议的费用说明： 5。如会议要求论文成研究报告提文。要注明时间和方式等 6。通讯方式。通说方式包括主办者和参会者的通讯方式注明和填写。知识点四：会议证件

1．文件撰写。会议文件的撰写是一件十分严肃而又细致的工作。它包括素材、数据及典型材料的搜集、整理，文件的起草与修改等环节。会议的各种文书，特别是会议报告、议案、决议、会议纪要等要认真撰写，各处细节均不可忽视。 2．文件审核。会议文件的审核是确保文件质量和合法化的重要一环。会议主旨文件应由领导审定；其他会议文件由会议秘书长或秘书部门负责人审核；有些涉及职能部门业务内容的，则由有关部门负责人审核。审核的重点是：（1）内容是否符合党和国家的有关政策、法规；（2）全局性和重要文件是否广泛征求意见并加以修改；（3）涉及不同地区、部门的文件，事前是否进行了会商沟通；（4）所用材料、数据是否真实、准确；（5）文件格式是否统一规范。 3．文件整理。会议开始前，要精心印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图，并将相关文件及附送的本市交通图等装订成册，注意不要缺页，并要便于携带和查阅。例如：可以在会议代表证的背面印制会议日程表，使与会者能及时查阅。同时印制这些文件要根据与会人数并注意留出足够的份数，以备与会人员遗失文件时用。印制好的文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。 4．文件的印制和分发。文件印制要做到及时、统一、美观。“及时”是时间上的要求。随着会议进程的推进，相关文件要提前准备，留出足够时间校核、印制“统一”是格式上的要求。会议文件要统一体式，用标准纸型印刷，统一标志，统一字体字号。“美观”是版式上的要求。版式设计既要与会议性质相符，又要美观大方。会议文件的发放要做到准时、准确、分步。“准时”就是根据会议进程，将有关文件及时发放到位。一般情况下，文件都是提前发放，至于提前量可由秘书部门酌定。即席发放的文件，与会者就会以“即席”发言待之，就不可能有成熟的意见。“准确”就是文件发放要准确无误，该发什么文件，文件发给谁，都要十分准确，不能错发，最好邀请与会者签收。“分步”是说要根据会议进程安排，有序发出，不能图省事一次性发放。要尽量避免将许多文件堆在一起发放，这样不利于与会者按会议进程阅读文件材料。知识点三：会议回执与会议报名申请表在会议文件的准备中，会议回执和会议报名申请表是会议邀请函中重要的文案部分，在会议运营管理的过程中，会议主办方将发会议邀请函给预备参会者，其中将附会议回执或会议报名申请表。这便于统计参会人数，做好相应的准备。同时便于收集和反馈参加对象的基本信息和要求，以便安排会议接待工作，也有助于根据参加会议人员要求，确定有参会资格人员。同时会议回执可以让会议主办者明确会议通知对方已经收到。会议回执和会议报名申请表的基本内容包括： 1．参加对象的基本信息； 2．抵离情况。抵离时间、到达和离开方式等； 3．参加会议活动的议题和内容； 4．会议的费用说明； 5．如会议要求论文或研究报告提交，要注明时间和方式等； 6．通讯方式。通讯方式包括主办者和参会者的通讯方式注明和填写。知识点四：会议证件

会议证件，表明与会者的身粉、可以享受的权利以及应尽的积责，它可以起到证明身份、锥持会场秩序、雀持与会者安全的作用。 (一)会议证件的莞型会议证件分为3种，一是证明与会人员身份，如出席证、列富证、来宾证。二是标明工作人员身份的，如工作证、记者证，三是车证和词机证。制发证件要根据具体情况米定，有的会议无需证件，如在单位、企业内部召开的会议：有的会议贝需发入场券性质的证件，如报告会。 (二)会议证件的式样和内容会议证件的式样通常设计成长方形的胸卡域襟牌，横式、整式均可，随着现代科学技术的发展，运用现代科技手段的IC卡也开始使用，例如在上海AC会议期间所使用的证件种类多达10种，为保证AC会议的顺利进行，在制证期间采用最先进的带芯片的证作和非接触性识别系统，保证会议的顺利和安全进行。〔三)会议证件的内容 1,会议名称。必须写全称，法定性会议通常使用比较庄重的字体，如黑体、宋体等。如果是学术会议、庆祝大会等一些非法定性会议，字体设计可以艺术化。 2。会懂。会议如有会置，可将其印在会议任件上。纪么会可以用画像代背。 3.姓名。写现用名，不写曾用名或非正式的英文名。 4。盟片。一寸免冠照片，并加盖会议程书处的钢印。 5。证件种类，即标明“出席迁”、“列哆证”，“工作证”等。要用较大的字号，便于识别 6。组别成代表团名称。要写全移 T。证件编号，如与签到证合制，可用一粗数码代表与会者的姓名、性别，身份、来自地区、组别等信息，便于用白动签到机签到。 8。会议日期。会议的起止时间。 9。持证颈知。为加强证件管理，往往在证作背面对持证人提出一些要求。例如“不得转借”，“涂改无效”等称之为“持证须知”或“注意事项”。 (四)物证为会议专用物品配答或如印专门的标记，其目的是方便会议组织人员管理。一般情况下可分为： 1.车证。为会议专用车辆配发的专用证件。车牌：为会议专用车辆制发临时车辆牌照。例如：某年某地举办举世闻名的重大会议和活动，专门制作临时特别车辆牌具，爱放给为会议服务的车辆使用。车辆标志：为会议专用车柄特制的车辆标志，可与车辆顺序号码牌合二为一，放置在会议车辆前后挡风玻璃处以及上下车门旁，主要是方便与会人员拼认，工作人员，交通指挥人员管理。在大规模的会议期向，为方便辨认，可将不同车从（部门、地区）的车辆标志用不同颜色加以区分或是通过不同碳色划分车辆的管理级别和授权缓别：

会议证件，表明与会者的身份、可以享受的权利以及应尽的职责，它可以起到证明身份、维持会场秩序、维持与会者安全的作用。（一）会议证件的类型会议证件分为 3 种，一是证明与会人员身份，如出席证、列席证、来宾证。二是标明工作人员身份的，如工作证、记者证。三是车证和司机证。制发证件要根据具体情况来定。有的会议无需证件，如在单位、企业内部召开的会议；有的会议只需发入场券性质的证件，如报告会。（二）会议证件的式样和内容会议证件的式样通常设计成长方形的胸卡或襟牌，横式、竖式均可，随着现代科学技术的发展，运用现代科技手段的 IC 卡也开始使用。例如在上海 APEC 会议期间所使用的证件种类多达 150 种，为保证 APEC 会议的顺利进行，在制证期间采用最先进的带芯片的证件和非接触性识别系统，保证会议的顺利和安全进行。（三）会议证件的内容 1．会议名称。必须写全称，法定性会议通常使用比较庄重的字体，如黑体、宋体等。如果是学术会议、庆祝大会等一些非法定性会议，字体设计可以艺术化。 2．会徽。会议如有会徽，可将其印在会议证件上。纪念会可以用画像代替。 3．姓名。写现用名，不写曾用名或非正式的英文名。 4．照片。一寸免冠照片，并加盖会议秘书处的钢印。 5．证件种类，即标明“出席证”、“列席证”、“工作证”等。要用较大的字号，便于识别。 6．组别或代表团名称，要写全称。 7．证件编号，如与签到证合制，可用一组数码代表与会者的姓名、性别、身份、来自地区、组别等信息，便于用自动签到机签到。 8．会议日期。会议的起止时间。 9．持证须知。为加强证件管理，往往在证件背面对持证人提出一些要求，例如“不得转借”、“涂改无效”等称之为“持证须知”或“注意事项”。（四）物证为会议专用物品配备或加印专门的标记，其目的是方便会议组织人员管理。一般情况下可分为： 1．车证。为会议专用车辆配发的专用证件。车牌：为会议专用车辆制发临时车辆牌照。例如：某年某地举办举世闻名的重大会议和活动，专门制作临时特别车辆牌照，发放给为会议服务的车辆使用。车辆标志：为会议专用车辆特制的车辆标志，可与车辆顺序号码牌合二为一，放置在会议车辆前后挡风玻璃处以及上下车门旁，主要是方便与会人员辨认，工作人员、交通指挥人员管理。在大规模的会议期间，为方便辨认，可将不同车队（部门、地区）的车辆标志用不同颜色加以区分或是通过不同颜色划分车辆的管理级别和授权级别

天津开放大学 文本 会议相关文件、证件准备_会议管理第三章（3）

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