第五章 会议文书与礼仪 学习目标： 学完本章后，你应该能够： 1掌握会前文书准备，会中文书服务，会后文书整理、归档： 2理解会议文书概述，会议礼仪： 3.了解会议礼仪接待人员的素养 基本概念： 会议文书：会议礼仪：会议文书的种类：会议文书的稿本：会议记录： 会议简报：会议宜传：参会礼仪服务：会议礼仪接待人员的政治素养 第一节会议文书概述 一、会议文书的含义和作用 (一)会议文书的含义 会议文书是指在会议管理和会议交流过程中形成并使用，以语言文字为主要 工具、记载和传达会议信息的各种书面材料及其整理归档后的案卷。会议文书的 外延十分宽泛，凡是在会前、会中、会后围绕会议的管理和会议的内容讨论、市 议、传阅、宣读、建商、表决、发布的书面材料，都属于会议文书的范畸。平时 所称“会议文件”、“会议文书”与“会议文书”在意义上相同： (二)会议文书的作用 1.记录会议信息。会议活动是人门交流和互动信息的平台，需要运用会议 文书来记录信息，并在记录的基础上进行发布、沟通、交流、保存，发挥其现实 和历史的效用。从这一意义上说，会议文书写作根本的作用就是记载会议信息， 其他的作用都是由此派生的。 2.实施会议管理。会议活动本身具有高度的组织性，任何一次会议的成功 举行无不需要依靠一系列的文案才能完成策划、立项、实施、总结评估等工作环 节，从而实现对会议活动的科学管理。会议文书能向会议的领导机构及时提供动 态信息，以便对会议的发展趋势进行分析，作出判断，找出问题之关键，及时采 取有效措施，保证会议目标的顺利实现。 3.保障会议服务。成功的会议，离不开优质的服务。会议服务的内容包括 策划、信息、接待、翻译、记录、广告、观光、考察、礼仪等诸多方面，会议文 书则是提供各种服务的必要手段。比如，会议策划机构为客户提供会议策划服务
第五章 会议文书与礼仪 学习目标： 学完本章后。你应该能够： 1.掌握会前文书准备， 会中文书服务，会后文书整理、归档； 2.理解会议文书概述，会议礼仪； 3.了解会议礼仪接待人员的素养 基本概念： 会议文书；会议礼仪；会议文书的种类；会议文书的稿本；会议记录； 会议简报；会议宣传；参会礼仪服务；会议礼仪接待人员的政治素养 第一节 会议文书概述 一、会议文书的含义和作用 （一）会议文书的含义 会议文书是指在会议管理和会议交流过程中形成并使用、以语言文字为主要 工具、记载和传达会议信息的各种书面材料及其整理归档后的案卷。会议文书的 外延十分宽泛，凡是在会前、会中、会后围绕会议的管理和会议的内容讨论、审 议、传阅、宣读、磋商、表决、发布的书面材料，都属于会议文书的范畴。平时 所称“会议文件”、“会议文书”与“会议文书”在意义上相同。 （二）会议文书的作用 1．记录会议信息。会议活动是人们交流和互动信息的平台，需要运用会议 文书来记录信息，并在记录的基础上进行发布、沟通、交流、保存，发挥其现实 和历史的效用。从这一意义上说，会议文书写作根本的作用就是记载会议信息， 其他的作用都是由此派生的。 2．实施会议管理。会议活动本身具有高度的组织性，任何一次会议的成功 举行无不需要依靠一系列的文案才能完成策划、立项、实施、总结评估等工作环 节，从而实现对会议活动的科学管理。会议文书能向会议的领导机构及时提供动 态信息，以便对会议的发展趋势进行分析，作出判断，找出问题之关键，及时采 取有效措施，保证会议目标的顺利实现。 3．保障会议服务。成功的会议，离不开优质的服务。会议服务的内容包括 策划、信息、接待、翻译、记录、广告、观光、考察、礼仪等诸多方面，会议文 书则是提供各种服务的必要手段。比如，会议策划机构为客户提供会议策划服务
的成果最终必须以策划书、工作方案等文案形式提交：会议主办者或承办者需受 通过通知、邀请函等文案向参加对象提供会议信息：等等， 4.促进交流和沟通。会议是一种信息密集的交流活动，会议文书则是促进 参加对象信息交流与沟通的煤介。会议议案、简报、报告等会议文书能使信息以 最快的速度在参加对象之间相互交流，从而发挥沟通思想、交换意见、弥合分歧、 促成共识、协调关系、达成交易等作用。 5.体现过程和成果。会议文书是会议活动的缩影，既全面反映会议活动的 过程，又集中体现会议活动的成果，比如，会议记录、会谈记录等文案是对会 议活动真实情况的客观记载：决定，决议、宣言、意向书、协议书等文案，体现 了会议活动的成果，标志着会议话动取得了圆满成功 6。提供查考和利用。会议文书在完成现实使命后，其中有保存价值的部分 经过立卷、归档。便转化为档案，成为会议活动的历史见证，以供后人查考、研 究和利用，为后人实施会议管理、举办会议活动提供历史借鉴。 二、会议文书的种类 (一)按会议文书的功能分 1,指导性文案。这是指明确会议的指导思想和主题、提出会议目标和任务 的文案，如会议上所作的开幕词、闭幕词、领导讲话、主旨演讲等， 2.提案性文案。这是指提交会议讨论、审议、表决、谈判、协商的文案， 如动议、提案、议案、代表意见以及其他各种程序性、工作性、协议性文件的讨 论稿、送审稿、草案、表决稿等。 3。成果性文案。这类文案是从提案性文案转化面而来的，提案性文案经会议 成员讨论、审议、表决通过，或者经谈判、协商达成一致成共同签署，便转化为 成果性文案，又称最后文件或者共同文件，法定性会议形成的成果性文案，如工 作报告、决定、决议等，具有法律或行政效力，有关方面必须贯彻执行：协调性 会议以及双边或多边会谈形成的文案，如会议纪要、会谈纪要、合同、协议书、 协定、条约、议定书、谅解备忘录、声明、宜言、共同纲领等，一经签字，对与 会各方（各缔钓方）具有约束力。 4,记录性文案。这类文案真实记录会议过程，如各种会议，会谈、会见的 记录。 5。交流性文案。这类文案用作一般的口头或书面发言，如事迹报告、经验 介绍或学术论文、演讲致辞、会议简报等。 6。参考性文案。这是指对会议议题和审议表决性文件加以解释和说明，帮 助会议成员全面了解情况的文案，如统计材料、调查报告、说明以及其他肾景性 材料
的成果最终必须以策划书、工作方案等文案形式提交；会议主办者或承办者需要 通过通知、邀请函等文案向参加对象提供会议信息；等等。 4．促进交流和沟通。会议是一种信息密集的交流活动，会议文书则是促进 参加对象信息交流与沟通的媒介。会议议案、简报、报告等会议文书能使信息以 最快的速度在参加对象之间相互交流，从而发挥沟通思想、交换意见、弥合分歧、 促成共识、协调关系、达成交易等作用。 5．体现过程和成果。会议文书是会议活动的缩影，既全面反映会议活动的 过程 ，又集中体现会议活动的成果。比如，会议记录、会谈记录等文案是对会 议活动真实情况的客观记载；决定、决议、宣言、意向书、协议书等文案，体现 了会议活动的成果，标志着会议活动取得了圆满成功。 6．提供查考和利用。会议文书在完成现实使命后，其中有保存价值的部分 经过立卷、归档，便转化为档案，成为会议活动的历史见证，以供后人查考、研 究和利用，为后人实施会议管理、举办会议活动提供历史借鉴。 二、会议文书的种类 （一）按会议文书的功能分 1．指导性文案。这是指明确会议的指导思想和主题、提出会议目标和任务 的文案，如会议上所作的开幕词、闭幕词、领导讲话、主旨演讲等。 2．提案性文案。这是指提交会议讨论、审议、表决、谈判、协商的文案， 如动议、提案、议案、代表意见以及其他各种程序性、工作性、协议性文件的讨 论稿、送审稿、草案、表决稿等。 3．成果性文案。这类文案是从提案性文案转化而来的，提案性文案经会议 成员讨论、审议、表决通过，或者经谈判、协商达成一致或共同签署，便转化为 成果性文案，又称最后文件或者共同文件。法定性会议形成的成果性文案，如工 作报告、决定、决议等，具有法律或行政效力，有关方面必须贯彻执行；协调性 会议以及双边或多边会谈形成的文案，如会议纪要、会谈纪要、合同、协议书、 协定、条约、议定书、谅解备忘录、声明、宣言、共同纲领等，一经签字，对与 会各方（各缔约方）具有约束力。 4．记录性文案。这类文案真实记录会议过程，如各种会议、会谈、会见的 记录。 5．交流性文案。这类文案用作一般的口头或书面发言，如事迹报告、经验 介绍或学术论文、演讲致辞、会议简报等。 6．参考性文案。这是指对会议议题和审议表决性文件加以解释和说明，帮 助会议成员全面了解情况的文案，如统计材料、调查报告、说明以及其他背景性 材料
7.宜传性文案。这类文案用于对上汇报会议情况，对下传达会议精神，对 外宜传会议形象、扩大会议影响力，如会议纪要、会议公报、会议通报、会议简 报、会议消息以及配合会议宜传的广告、海报等。 8。规范性文案。这是指为规范会议成员的行为、保障会议活动有序进行而 制的文案，如议事规则、保酱规定、选举办法、表决程序等。 9。事务性文案。这是指在具体的会务管理和接特过程中产生的文案，如会 议预案、会议议程、会议日程、会议通知、邀请函、请柬、出席人员名单、签到 簿、报到登记表、作息时间、文件清退表、会议总结等。 上述会议文书种类的分并不是绝对的，有些文案常常有兼类的情况，也可 以相互转化。如会议纪要既可以是成果性文案，也可以是宜传性文案。 (二)按会议文书的行文方向分 1,上行文。这是指向具有隶属关系，或虽无隶属关系，但在特定的业务范 围内受其职权管理的高级别机关的行文，如申办会议的请示、汇报会议情况的报 告等属于上行文。 2.平行文。这是指平行机关和单位之间，或者低不隶属、又无职权上管理 与被管理关系的，级别不相等的机关或单位之间，以及高级别机关与受行文对象 职权管理的低级别机关之间的相互行文，如要求平级单位参加会议的通知、学术 性会议的避请函，会上交流的论文等属于平行文， 3。下行文。这是指向具有隶属关系，或虽无求属关系，但在特定的业务范 围内受本机关职权管理的次级机关的行文。如要求下级单位参加会议的通知、同 意下级单位举办会议的批复，会议中通过的决定和决议等属于下行文。 4,多向行文。这是指特定社会组织在自己的职权范围内同时向上下左右减 社会各个方面告知有关事项的行文，多向行文一般通过媒体或张贴的方式公开发 布。如举行股东大会的公告以及公开发布的倡议书、联合声明等属于多向行文 5.内向行文，这是指形成后不向外行文，仅限于组织内部传阅或者直接归 档保存的文案。如会议记录、会谈记录，会见记录以及部分会议总结等，简报、 会议纪要、会议和展览总结等，属于内向行文。 有些文案存在兼类的情况，如通知和会议纪要既可以是下行文，也可以是平 行文。 (三)按会议文书的保酱要求分 1.保密性会议文书。这是指在内容上沙及国家秘密或商业秘密，暂时不宜 公开的会议文书。这类文案一且淮露，会给国家或有关组织的利益造成一定程度 的损害，因而要求采取一定的保密措施，控制或限定接触的范围，确保其安全 保密性会议文书分成两类：
7．宣传性文案。这类文案用于对上汇报会议情况，对下传达会议精神，对 外宣传会议形象、扩大会议影响力，如会议纪要、会议公报、会议通报、会议简 报、会议消息以及配合会议宣传的广告、海报等。 8．规范性文案。这是指为规范会议成员的行为、保障会议活动有序进行而 制的文案，如议事规则、保密规定、选举办法、表决程序等。 9．事务性文案。这是指在具体的会务管理和接待过程中产生的文案，如会 议预案、会议议程、会议日程、会议通知、邀请函、请柬、出席人员名单、签到 簿、报到登记表、作息时间、文件清退表、会议总结等。 上述会议文书种类的划分并不是绝对的，有些文案常常有兼类的情况，也可 以相互转化。如会议纪要既可以是成果性文案，也可以是宣传性文案。 （二）按会议文书的行文方向分 1．上行文。这是指向具有隶属关系，或虽无隶属关系，但在特定的业务范 围内受其职权管理的高级别机关的行文。如申办会议的请示、汇报会议情况的报 告等属于上行文。 2．平行文。这是指平行机关和单位之间，或者既不隶属、又无职权上管理 与被管理关系的、级别不相等的机关或单位之间，以及高级别机关与受行文对象 职权管理的低级别机关之间的相互行文。如要求平级单位参加会议的通知、学术 性会议的邀请函，会上交流的论文等属于平行文。 3．下行文。这是指向具有隶属关系，或虽无隶属关系，但在特定的业务范 围内受本机关职权管理的次级机关的行文。如要求下级单位参加会议的通知、同 意下级单位举办会议的批复、会议中通过的决定和决议等属于下行文。 4．多向行文。这是指特定社会组织在自己的职权范围内同时向上下左右或 社会各个方面告知有关事项的行文。多向行文一般通过媒体或张贴的方式公开发 布。如举行股东大会的公告以及公开发布的倡议书、联合声明等属于多向行文。 5．内向行文。这是指形成后不向外行文，仅限于组织内部传阅或者直接归 档保存的文案。如会议记录、会谈记录、会见记录以及部分会议总结等，简报、 会议纪要、会议和展览总结等，属于内向行文。 有些文案存在兼类的情况，如通知和会议纪要既可以是下行文，也可以是平 行文。 （三）按会议文书的保密要求分 1．保密性会议文书。这是指在内容上涉及国家秘密或商业秘密，暂时不宜 公开的会议文书。这类文案一旦泄露，会给国家或有关组织的利益造成一定程度 的损害，因而要求采取一定的保密措施，控制或限定接触的范围，确保其安全。 保密性会议文书分成两类：
(1)国家秘密文案。国家秘密文案的密级从高到低分为三个等级： ①绝密件。这是指涉及最重要的国家秘密，泄露会给国家安全和利益造成特 别严重损害的文案，保酱期限不超过30年。 ②机密件。这是指涉及重要的国家秘酱，淮露会给国家安全和利益造成严重 损害的文案，保密期限不超过20年， ③秘密件。这是指涉及一般的国家秘密，泄露会给国家安全和利益造成损害 的文案，保密期限不超过10年。 (2)商业秘密文案。这是指涉及商业秘密的会议文书。商业径密是指不为公 众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措旌的技 术信息和经营信息。这类文案的密级和保密期限由权利人根据实际需要案确定。 2.内部性会议文书。这是指内容沙及会议主办单位和参加单位内部事项， 或者正在酝限尚未决定的事项，暂时不宜对外公开，只能在内部传达、阅读和使 用的文案。这类文案一般要标明“内部文件”的字样，并采取一定的保管措施 3.公开性会议文书。这是指不涉及任何秘密事项，制作和传递过程中无须 采取保密措施或者必须公开发布的会议文书。绝大部分的会议文书属于这一类。 (四)按会议文书的载体分 1,纸质文案，纸质文案由书面载体和显字材料姐成。其中，书面载体是会 议文书符号要素赖以附着的物质，显字材料是附着于书面载体之上而组成文字字 形的物质。油墨、曼水、颜料等都可以成为会议文书的显字材料。显字材料必须 在书面载体上附着牢固，不褪色，能水久保留文字字形，并与书面载体在颜色和 亮度上形成明显反差。 2,电子文案。这是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网铬上传送， 发布的会议文件，包括电子文稿、电子如件、网页等。 三、会议文书的稿本 会议文书成和运转过程大致可以分成。草本、标准本、复制本三个阶段，每 个阶段又生成若干具体形态的稿本。稿本不同，其功能、价值和效力也不相同， (一)草本 草本产生于文案作者的意志形成阶段，文字内容尚未最后确定，故不具备法 律行政效力。具体稿本有： 1,讨论稿。讨论稿即提交特定的会议讨论研究的文案。讨论稿一般适用于 不需要表决或谈判的会议文案，征得的意见供制文机关或有签发权的额导参考， 如会议的主持人具有签发权，讨论稿可以在讨论研究后由主持人当场决定是否定 稿
(1)国家秘密文案。国家秘密文案的密级从高到低分为三个等级： ①绝密件。这是指涉及最重要的国家秘密，泄露会给国家安全和利益造成特 别严重损害的文案，保密期限不超过 30 年。 ②机密件。这是指涉及重要的国家秘密，泄露会给国家安全和利益造成严重 损害的文案，保密期限不超过 20 年。 ③秘密件。这是指涉及一般的国家秘密，泄露会给国家安全和利益造成损害 的文案，保密期限不超过 10 年。 (2)商业秘密文案。这是指涉及商业秘密的会议文书。商业秘密是指不为公 众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技 术信息和经营信息。这类文案的密级和保密期限由权利人根据实际需要来确定。 2．内部性会议文书。这是指内容涉及会议主办单位和参加单位内部事项， 或者正在酝酿尚未决定的事项，暂时不宜对外公开，只能在内部传达、阅读和使 用的文案。这类文案一般要标明“内部文件”的字样，并采取一定的保管措施。 3．公开性会议文书。这是指不涉及任何秘密事项，制作和传递过程中无须 采取保密措施或者必须公开发布的会议文书。绝大部分的会议文书属于这一类。 （四）按会议文书的载体分 1．纸质文案。纸质文案由书面载体和显字材料组成。其中，书面载体是会 议文书符号要素赖以附着的物质，显字材料是附着于书面载体之上而组成文字字 形的物质。油墨、墨水、颜料等都可以成为会议文书的显字材料。显字材料必须 在书面载体上附着牢固，不褪色，能永久保留文字字形，并与书面载体在颜色和 亮度上形成明显反差。 2．电子文案。这是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送、 发布的会议文件，包括电子文稿、电子邮件、网页等。 三、会议文书的稿本 会议文书成和运转过程大致可以分成．草本、标准本、复制本三个阶段，每 个阶段又生成若干具体形态的稿本。稿本不同，其功能、价值和效力也不相同。 (一)草本 草本产生于文案作者的意志形成阶段，文字内容尚未最后确定，故不具备法 律行政效力。具体稿本有： 1．讨论稿。讨论稿即提交特定的会议讨论研究的文案。讨论稿一般适用于 不需要表决或谈判的会议文案，征得的意见供制文机关或有签发权的领导参考。 如会议的主持人具有签发权，讨论稿可以在讨论研究后由主持人当场决定是否定 稿
2,征求意见稿。征求意见稿是指在一定范围内散发的征求意见的文案。可 以分散个别征求意见，也可以以会议的形式集体征求意见，但其征求意见的范围 要比讨论稿广。 3.修正稿。修正稿即在讨论稿和征求意见稿的基础上，综合各方面的意见 加以修改后提交进一步讨论的稿本。修正稿根据需要可以有多次具体的稿本。 4,送审稿。讨论稿、修正稿经过反复修改，文字内容基本关审批或领导签 发的稿本称为送市稿。 5.草案。，草案特指某一组织或会议正式成提交特定会议审议、表决或谈判 的文书。决定、决议、法律、法规、规章、条约、声明、合同、协议等会议文书， 在提交时都应当称为草案.这一点同讨论稿一般用于提交上级机关审批或领导发 是有明显区别的，二者不能混涌。较为成熟的草案，可直接提交会议表决 6。修正草案。经审议并修改后需提交会议成员进一步审议或直接表决的草 案，称为修正草案。修正草案可以几上几下，产生多次。 7,表决稿。表决稿特指经过多轮市议修改，文字内容不再更动。最终正式 提交会议表决的草案或修正草案。表决稿同送审稿的区别在干：前者适用于必须 经过会议表决才能通过的文案，后者适用于提交给上级机关或领导人签发的其他 文件。 (二)标准本 标准本产生于文案法定作者意志确立阶段，具体又可以分为初始标准本和正 式标准本。这时，文案或经领导人签发，或经会议表决通过、或经与会各方协商 或共同签署，文字内容已经完全确定，并具有法律或行政效力。标准本有以下几 种具体稿本： 1.定稿。定稿属于初始标准本，递审稿一且经过领导人的签发，草案（修 正草案、表决稿)一且在会议上获得通过或共同签署，便转化为定偏，具有法律 行政效力。领导签发的定稿不直接外发，是印制正本的依据，应当由发文机关归 档保存备查，国际会议最后通过或共同签署的文件又称为最后文件或者共同文件。 2.正本。正木具有以下特征：一是内容必须同定稿完全一致：二是必须发 给主送机关（即主要办理机关），也就是说，发给抄送机关的文件不属于正本： 三是在格式上必须具备法定的生效条件，如正式公文必须加盖公章或由领导人签 署。在规范性文件中，有的正本称为暂行本和试行本，这是两种执行期限较短的 正本，同样具有法定效力。暂行本和试行本在预布时必须在标愿中加以注明。 3.存本。存本是文字内容和外观格式同正本完全一致，并且代表正本、留 存发文机美备查的稿本，通常与正本一起错印制作。存本的作用在于联系定稿与 己经发出的正本，便于核查产生定稿与正本之间误差的原因
2．征求意见稿。征求意见稿是指在一定范围内散发的征求意见的文案。可 以分散个别征求意见，也可以以会议的形式集体征求意见，但其征求意见的范围 要比讨论稿广。 3．修正稿。修正稿即在讨论稿和征求意见稿的基础上，综合各方面的意见 加以修改后提交进一步讨论的稿本。修正稿根据需要可以有多次具体的稿本。 4．送审稿。讨论稿、修正稿经过反复修改，文字内容基本关审批或领导签 发的稿本称为送审稿。 5．草案。草案特指某一组织或会议正式成提交特定会议审议、表决或谈判 的文书。决定、决议、法律、法规、规章、条约、声明、合同、协议等会议文书， 在提交时都应当称为草案。这一点同讨论稿一般用于提交上级机关审批或领导发 是有明显区别的，二者不能混淆。较为成熟的草案，可直接提交会议表决。 6．修正草案。经审议并修改后需提交会议成员进一步审议或直接表决的草 案，称为修正草案。修正草案可以几上几下，产生多次。 7．表决稿。表决稿特指经过多轮审议修改，文字内容不再更动，最终正式 提交会议表决的草案或修正草案。表决稿同送审稿的区别在于：前者适用于必须 经过会议表决才能通过的文案，后者适用于提交给上级机关或领导人签发的其他 文件。 （二）标准本 标准本产生于文案法定作者意志确立阶段，具体又可以分为初始标准本和正 式标准本。这时，文案或经领导人签发、或经会议表决通过、或经与会各方协商 或共同签署，文字内容已经完全确定，并具有法律或行政效力。标准本有以下几 种具体稿本： 1．定稿。定稿属于初始标准本。送审稿一旦经过领导人的签发，草案（修 正草案、表决稿）一旦在会议上获得通过或共同签署，便转化为定稿，具有法律 行政效力。领导签发的定稿不直接外发，是印制正本的依据，应当由发文机关归 档保存备查。国际会议最后通过或共同签署的文件又称为最后文件或者共同文件。 2．正本。正本具有以下特征：一是内容必须同定稿完全一致；二是必须发 给主送机关（即主要办理机关），也就是说，发给抄送机关的文件不属于正本； 三是在格式上必须具备法定的生效条件，如正式公文必须加盖公章或由领导人签 署。在规范性文件中，有的正本称为暂行本和试行本，这是两种执行期限较短的 正本，同样具有法定效力。暂行本和试行本在颁布时必须在标题中加以注明。 3．存本。存本是文字内容和外观格式同正本完全一致，并且代表正本、留 存发文机关备查的稿本，通常与正本一起缮印制作。存本的作用在于联系定稿与 已经发出的正本，便于核查产生定稿与正本之间误差的原因
(三)复制本 复制本产生于文案推动实际事务阶段。为了方便学习、传阅和使用，或为了 满足特定的需要，发文机关和收文机关往往要对正本进行复制，于是产生了各种 复制的稿本。复本是否具有法律和行政效力，应视具体稿本的性质而定。 1,副本，刚本是相对于正本而言的，是经法定作者同意或受其委托，根据 正本的内容与格式原样复制，具有与正木同等法律和行政效力的稿本。谈判或协 商达成的文案的副本应当在条款中确认其法律效力，并规定副本的数量和保存方 式，但一般不签字、盖章，或只盖章、不签字。 2。翻抄本。翻抄本是指未经法定作者同意，根据正本或副本自行翻印、复 制、抄写、节录的稿本，不具有凭证依据作用和法律行政效力，只供阅读参考之 用。 第二节会前文书准备 一、会前文书拟写工作程序 在会议准备工作中，会议文件的拟写是一项美键性的工作， (一)应该拟写的会议文件 会议准备工作中，需要拟写的文件材料有：会议通知、嘉宾或代表名单、会 议议程、日程、开幕词或领导讲话稿等。 (二)会前文件拟写分工 由上可知，会前需要准备的文件有很多，因此会务组必须分工明确、各司其 职，才能高质量地完成会前的文书叔写工作。 1.专门的秘书团或写作班子起草重要文件，如领导工作报告、议案等。 2.会议筹备办公室或秘书部门负责一般会议文件，如通知、议程、日程、座 位安排等。 3。各职能部门负责专门材料成业务性资料。如统计表、业务分析报告等。 4.发言单位或个人负责本部门发言稿减交流材料。 (三)文件拟写工作程序 会前文书的拟写程序如下： 1.交拟。由领导或秘书主管部门交代文件拟写任务，负责拟写部门或个人充 分额会额导意图。 2议拟。拟写人收集资料，调研酝酿，写出提纲。 3撰拟。拟写入根据提纲写成初稿，并再一次领会领导意图。如符合意图则 可写出成稿，如不符合领导意图则要从交拟程序重新开始。 4.审核，初稿通过，写出成稿交秘书部门负责人或会议领导人进行审核
（三）复制本 复制本产生于文案推动实际事务阶段。为了方便学习、传阅和使用，或为了 满足特定的需要，发文机关和收文机关往往要对正本进行复制，于是产生了各种 复制的稿本。复本是否具有法律和行政效力，应视具体稿本的性质而定。 1．副本。副本是相对于正本而言的，是经法定作者同意或受其委托，根据 正本的内容与格式原样复制，具有与正本同等法律和行政效力的稿本。谈判或协 商达成的文案的副本应当在条款中确认其法律效力，并规定副本的数量和保存方 式，但一般不签字、盖章，或只盖章、不签字。 2．翻抄本。翻抄本是指未经法定作者同意，根据正本或副本自行翻印、复 制、抄写、节录的稿本，不具有凭证依据作用和法律行政效力，只供阅读参考之 用。 第二节 会前文书准备 一、会前文书拟写工作程序 在会议准备工作中，会议文件的拟写是一项关键性的工作。 （一）应该拟写的会议文件 会议准备工作中，需要拟写的文件材料有：会议通知、嘉宾或代表名单、会 议议程、日程、开幕词或领导讲话稿等。 （二）会前文件拟写分工 由上可知，会前需要准备的文件有很多，因此会务组必须分工明确、各司其 职，才能高质量地完成会前的文书拟写工作。 1.专门的秘书团或写作班子起草重要文件，如领导工作报告、议案等。 2.会议筹备办公室或秘书部门负责一般会议文件，如通知、议程、日程、座 位安排等。 3.各职能部门负责专门材料或业务性资料，如统计表、业务分析报告等。 4.发言单位或个人负责本部门发言稿或交流材料。 （三）文件拟写工作程序 会前文书的拟写程序如下： 1.交拟。由领导或秘书主管部门交代文件拟写任务，负责拟写部门或个人充 分领会领导意图。 2.议拟。拟写人收集资料，调研酝酿，写出提纲。 3.撰拟。拟写入根据提纲写成初稿，并再一次领会领导意图。如符合意图则 可写出成稿，如不符合领导意图则要从交拟程序重新开始。 4.审核。初稿通过，写出成稿交秘书部门负责人或会议领导人进行审核
5.签发。成稿经过审核，交主要领导入签字，文件即可印发。 6印制。将签发稿交文印部门睿印、校对、印制，然后盖上公章。文件的发 文过程，从撰拟到印制，工作程序需细心、谨慎，按序进行。 二、会前文书整理工作程序 (一)拟制文件清单 会议文件在发放之前，必须将需要发放的文件编制成清单，并上呈领导审核。 明确清单上的文件是否都应该发放，以及发放对象和数量。经过额导审核，确定 会议文件目录清单 (二)检查文件 检查文件可以从以下几个方面进行： 1.会议文件发放使用之前，一定要认真核对每一份文件和每一项细节。会议 通知上应核对的重点是会议日明、会议日程（或议程）、会议通知、主席日程及 报告等，要确保每一项都与实际相符。 2.按参会人数印制相关文件，并确保数量，一般米说，要预留5%的文件， 以便不时之需和归档. 3.会议通知要尽快检查核对，印发给与会者，以便主办单位人员同与会者能 尽快熟悉、互相沟通。检查核对的重点包括会议时间、地点、活动内容、与会人 员名单，会议名称、出席人数、主持人名字等。 4印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图等文件，并 将以上文件根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。 三、会前文件的拟写 (一)会议通知 通常单位内部会议或互相求属单位会议，使用正式的公文式会议通知。 1.会议通知的内容。会议通知的内容包括：(1)召开会议的名称、目的、议 题：(2)时间、会址：(3)对参加会议人员的要求（如准备发言、文件、论文、生 活用品等)：()注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联系地址、电话号玛： (⑤)会议食宿安排、去会址路线、接治标志等。除此以外，有的通知后面还要附 上入场凭证或请束等，有些通知附有回执 2.会议通知格式。会议通知的格式一般包括标题、主送机关、正文、结语， 发文机关、发文日期等方面。()标题。标题有完全式和省略式两种。一是完全 式，包括发文机关、事由、文种，如《××市×X×X公司关于召开××××× ×会议的通知》：二是省略式，如《美于××××××的通知》，通知内容简单的， 只写“会议通知”，这也是省略式的一种。(2)主送机关。主送机关必须是承办 执行和应当知晓该通知的受文机关。(3)正文。一般由事由，主体和事项三廊分
5.签发。成稿经过审核，交主要领导入签字，文件即可印发。 6.印制。将签发稿交文印部门誊印、校对、印制，然后盖上公章。文件的发 文过程，从撰拟到印制，工作程序需细心、谨慎，按序进行。 二、会前文书整理工作程序 （一）拟制文件清单 会议文件在发放之前，必须将需要发放的文件编制成清单，并上呈领导审核。 明确清单上的文件是否都应该发放，以及发放对象和数量。经过领导审核，确定 会议文件目录清单 （二）检查文件 检查文件可以从以下几个方面进行： l.会议文件发放使用之前，一定要认真核对每一份文件和每一项细节。会议 通知上应核对的重点是会议日期、会议日程（或议程）、会议通知、主席日程及 报告等，要确保每一项都与实际相符。 2.按参会人数印制相关文件，并确保数量。一般来说，要预留 5％的文件， 以便不时之需和归档。 3.会议通知要尽快检查核对，印发给与会者，以便主办单位人员同与会者能 尽快熟悉、互相沟通。检查核对的重点包括会议时间、地点、活动内容、与会人 员名单、会议名称、出席人数、主持人名字等。 4.印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图等文件，并 将以上文件根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。 三、会前文件的拟写 （一）会议通知 通常单位内部会议或互相隶属单位会议，使用正式的公文式会议通知。 l.会议通知的内容。会议通知的内容包括：(1)召开会议的名称、目的、议 题；(2)时间、会址；(3)对参加会议人员的要求（如准备发言、文件、论文、生 活用品等）；(4)注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联系地址、电话号码； (5)会议食宿安排、去会址路线、接洽标志等。除此以外，有的通知后面还要附 上入场凭证或请柬等，有些通知附有回执。 2.会议通知格式。会议通知的格式一般包括标题、主送机关、正文、结语、 发文机关、发文日期等方面。(1)标题。标题有完全式和省略式两种。一是完全 式，包括发文机关、事由、文种，如《××市××××公司关于召开××××× ×会议的通知》；二是省略式，如《关于××××××的通知》。通知内容简单的， 只写“会议通知”，这也是省略式的一种。(2)主送机关。主送机关必须是承办、 执行和应当知晓该通知的受文机关。(3)正文。一般由事由、主体和事项三部分
构成。事由写明会议的理由，目的、依据或情况。主体，即通知具体事项。事项 多数分条列项写出，条目分明。(4)结语。通知的结尾常用三种写法：第一种， 事项结束，全文就自然结尾，意尽言止，不单写结束语。第二种，用习惯用语“特 此通知”收尾，但前言和主体之间如用了“特作如下通知”作过渡语，则不宜在 收尾处再用习惯用语。第三种用简要的文字再次明确主题或作必要的说明，以引 起收文单位对该通知的重视。（⑤）发文机关。在正文右下方写明发文机关名称， 如果发文机关在标题中标明，则不必写发文单位，直接盖公章在发文日明上。(6) 发文时问。时问写在发文机关之下， (二)请束、邀请信 不相隶属单位之间或企业之间的会议以及商务性的会议，参会人员多不是本 单位成员，为郑重或礼貌起见，通常要使用会议请束、意请信，不使用公文式会 议通知。 1.请柬的写法。邀请客人参加会议、活动专门制发的通知书，也称请粘，较 大的事情或庄重的场合、人数较多时才用，以示对对方的尊重，也表示自己的诚 意和郑重的态度。请束要求对象明确：内容简明、拒要；语言诚悬、热情、有礼 貌：发出时间一般为活动举行前10天：款式和装帧要美观大方， 请束的结构。请束的结构一般为：标题+称谓+正文+署名+日期。(1)标题。 封面居中写明“请桌”或“请帖”字样。若没封面，“请桌”二字就写在第一行 中间。(2)称谓。在请束背面第一行项格写被邀请人姓名或单位名称。个人姓名 后面加上“先生”、“女士”或职务等相应称呼。若请柬没封面，在标题下空一行 顶格写称谓。(3》正文。一般由邀请参加的话动内容+举行活动的时间+地点+活动 要求等组成。(4)祝颂辞。即结尾语，或尾随文末，或在正文后另起一行空两格 写“敏请”二字，然后再另起一行顶格写“光临”二字。（⑤署名及日期。 2.道请信的写法。意请信，也叫遂请函，是道请亲闭好友或知名人士、专家 等参加某项活动时所发的请约性书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中， 这类书信使用广泛。通常在严肃或庄重的场合，人数较少，对方地位较高时使用。 具有表示尊重的作用，也是参加活动的凭证。 拟写注意事项：语言诚恳、热情、有礼貌：为表示诚意，一般用手写或打印 后亲笔签名。 格式要求。一般结构为：标题+称谓+问候语+正文+问候语+署名+日期。(1) 标题。首页上嘴居中书写：邀请信或递请函。()称谓。项格写被邀请人姓名成 单位名称。个人姓名后面加上“先生”，“女士”或职务等相应称呼。(3)问候语。 称谓下一行空两格或正文开头写“您好！。()正文。邀请的原因+活动内容+活 动安排的细情+提出邀请。⑤问候语。在正文后另起一行空两格写“此政”二字
构成。事由写明会议的理由、目的、依据或情况。主体，即通知具体事项。事项 多数分条列项写出，条目分明。(4)结语。通知的结尾常用三种写法：第一种， 事项结束，全文就自然结尾，意尽言止，不单写结束语。第二种，用习惯用语“特 此通知”收尾，但前言和主体之间如用了“特作如下通知”作过渡语，则不宜在 收尾处再用习惯用语。第三种用简要的文字再次明确主题或作必要的说明，以引 起收文单位对该通知的重视。(5)发文机关。在正文右下方写明发文机关名称， 如果发文机关在标题中标明，则不必写发文单位，直接盖公章在发文日期上。(6) 发文时间。时间写在发文机关之下。 (二)请柬、邀请信 不相隶属单位之间或企业之间的会议以及商务性的会议，参会人员多不是本 单位成员，为郑重或礼貌起见，通常要使用会议请柬、邀请信，不使用公文式会 议通知。 1.请柬的写法。邀请客人参加会议、活动专门制发的通知书，也称请帖。较 大的事情或庄重的场合、人数较多时才用，以示对对方的尊重，也表示自己的诚 意和郑重的态度。请柬要求对象明确；内容简明、扼要；语言诚恳、热情、有礼 貌；发出时间一般为活动举行前 10 天；款式和装帧要美观大方。 请柬的结构。请柬的结构一般为：标题+称谓+正文+署名+日期。(1)标题。 封面居中写明“请柬”或“请帖”字样。若没封面，“请柬”二字就写在第一行 中间。(2)称谓。在请柬背面第一行顶格写被邀请人姓名或单位名称。个人姓名 后面加上“先生”、“女士”或职务等相应称呼。若请柬没封面，在标题下空一行 顶格写称谓。(3)正文。一般由邀请参加的活动内容+举行活动的时间+地点+活动 要求等组成。(4)祝颂辞。即结尾语，或尾随文末，或在正文后另起一行空两格 写“敬请”二字，然后再另起一行顶格写“光临”二字。(5)署名及日期。 2.邀请信的写法。邀请信，也叫邀请函，是邀请亲朋好友或知名人士、专家 等参加某项活动时所发的请约性书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中， 这类书信使用广泛。通常在严肃或庄重的场合、人数较少、对方地位较高时使用。 具有表示尊重的作用，也是参加活动的凭证。 拟写注意事项：语言诚恳、热情、有礼貌；为表示诚意，一般用手写或打印 后亲笔签名。 格式要求。一般结构为：标题+称谓+问候语+正文+问候语+署名+日期。(1) 标题。首页上端居中书写：邀请信或邀请函。(2)称谓。顶格写被邀请人姓名或 单位名称。个人姓名后面加上“先生”、“女士”或职务等相应称呼。(3)问候语。 称谓下一行空两格或正文开头写“您好！”。(4)正文。邀请的原因+活动内容+活 动安排的细节+提出邀请。⑤问候语。在正文后另起一行空两格写“此致”二字
燃后再另起一行定格写“敬礼”二字。（⑥）署名及日期. (三)会议议程 会议议程是为完成会议日标，按照会议时间先后排列的详细计划和步骤，即 会议所要时论、解决的问题的大致安排，是主持人主持会议的操作依据。 1,会议议程的内容。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式、领导和来宾 致辞、领导作报告、分组讨论、大会发言、参观或其他活动、会议总结、宣读决 议、闭幕式 2.议程的格式结构。议程包括标题和正文。一般用简练文字分条逐项写出即 可。(1)标题。由会议全称加上“议程”二字组成。(2)题注。议程如需提交大 会审议表决，应在标题后面减下方居中用圆括号注明“草案”二字。议程如已获 大会通过，则去掉“草案”二字，在标题下方注明该议程通过的日明、会议名称， 并用圆括号括入，无需大会通过的议程可注明会议的起讫日期，如：(199羽年3 月-3月8日)。(3)正文。简要概括地说明会议每项议题性活动的顺序，并用序 号标注，句术一般不用标点。(4)落款。由会议组织机构确定的议程应当表明制 定机构的名称。由会议通过的议程不用标写落款。（⑤）制定日期。无需大会通过 的议程要标明制定的具体日期。 (四)会议日程 会议日程就是根据议程作出的具体安排，一般以半天为单元，是会议全程各 项活动和与会者安排个人时间的依据。 1.会议日程的内容。会议日程要具体安排会议中的各项活动，包括报到、招 特会、参观、考察、娱乐等等辅助活动和工作环静。 2日程的结构和写法。(1)标题。由会议活动的名称加上“日程”或“日程 安排”、“日程表”组成。(2)正文。通常有表格式和日期式两种。表格式日程安 排一般以上午、下午、晚上为单元，也可标明中午和傍晚的时间。每个单位时问 可再分成几段，以适应不同活动的需要。内容上一般要设会议活动的时间、名称、 内容、主持人（召集人）、参加对象、活动地点、活动要求（备注）等项目：日 期式，即按日期先后排列会议的各项话动，每项议程和话动名称前标明序号或起 止时间。(3)落款。一般由会议组织机构的径书处署名，在大会上或主席团会议 上通过的会议日程无需落款。 (五)讲话稿 1.开幕词。开幕词是宣告会议开始、交代会议议程、阐述会议宗旨的致辞， 开幕问的写法。(1)标题.标题写法常见的有以下形式：会议名称加文种“开 幕词”、致词人姓名、会议全称和文种构成，另拟主标题，以会议全称加开幕词 作为副标题。(2)称谓。开幕词对称谓比较注意，应根据会议的性质和出席会议
然后再另起一行定格写“敬礼”二字。(6)署名及日期。 （三）会议议程 会议议程是为完成会议目标，按照会议时间先后排列的详细计划和步骤，即 会议所要讨论、解决的问题的大致安排，是主持人主持会议的操作依据。 1.会议议程的内容。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式、领导和来宾 致辞、领导作报告、分组讨论、大会发言、参观或其他活动、会议总结、宣读决 议、闭幕式。 2.议程的格式结构。议程包括标题和正文。一般用简练文字分条逐项写出即 可。（1）标题。由会议全称加上“议程”二字组成。(2)题注。议程如需提交大 会审议表决，应在标题后面或下方居中用圆括号注明“草案”二字。议程如已获 大会通过，则去掉“草案”二字，在标题下方注明该议程通过的日期、会议名称， 并用圆括号括入。无需大会通过的议程可注明会议的起讫日期，如：（1999 年 3 月-3 月 8 日）。(3)正文。简要概括地说明会议每项议题性活动的顺序，并用序 号标注，句末一般不用标点。(4)落款。由会议组织机构确定的议程应当表明制 定机构的名称。由会议通过的议程不用标写落款。(5)制定日期。无需大会通过 的议程要标明制定的具体日期。 （四）会议日程 会议日程就是根据议程作出的具体安排，一般以半天为单元，是会议全程各 项活动和与会者安排个人时间的依据。 l.会议日程的内容。会议日程要具体安排会议中的各项活动，包括报到、招 待会、参观、考察、娱乐等等辅助活动和工作环静。 2.日程的结构和写法。(1)标题。由会议活动的名称加上“日程”或“日程 安排”、“日程表”组成。(2)正文。通常有表格式和日期式两种。表格式日程安 排一般以上午、下午、晚上为单元，也可标明中午和傍晚的时间。每个单位时间 可再分成几段，以适应不同活动的需要。内容上一般要设会议活动的时间、名称、 内容、主持人（召集人）、参加对象、活动地点、活动要求（备注）等项目：日 期式，即按日期先后排列会议的各项活动，每项议程和活动名称前标明序号或起 止时间。(3)落款。一般由会议组织机构的秘书处署名，在大会上或主席团会议 上通过的会议日程无需落款。 （五）讲话稿 1.开幕词。开幕词是宣告会议开始、交代会议议程、阐述会议宗旨的致辞。 开幕词的写法。(1)标题。标题写法常见的有以下形式：会议名称加文种“开 幕词”、致词人姓名、会议全称和文种构成，另拟主标题，以会议全称加开幕词 作为副标题。(2)称谓。开幕词对称谓比较注意，应根据会议的性质和出席会议
的人员来确定。(3)正文。正文包括开头，主体、结尾三部分。开头主要内容是 宜布会议开幕。主体是开易词的核心部分，通常包括三项内容：一是阐明会议的 重大意义，概括说明与会议有关的形势及会议的目的：二是间明会议的指导思想 主要议程和安排；三是对与会者提出希望和要求，结尾以简朴有力的富有鼓动性 和号召力的语言作结 开幕词的写作要求。要做到：掌握会议的主题精神：全面了解会议的情况： 文字精练，语言明快，尽量使用口语。 2闭幕词。闭幕词是在重大会议结束时，由有关领导人或德高望重者向会议 所作的总结性讲话。 闭幕词的写法：(1)标恩。闭幕词标题的写法与要求同开幕词相似，同一会 议的闭幕词与开幕词标题一般要相一致。(2)称谓。与开幕词的称谓一致，根据 会议性质及与会者的身份来确定，(3)正文。包括开头、主体、结尾三部分。开 头用简洁的文字说明会议在何种情况下（如各级领导的关怀，与会成员的努力等） 圆满结束或胜利闭幕。主体通常包括两项内容：一是总结会议所完成的任务，肯 定会议的成果：二是提出贯初会议决议、会议精神的指导意义。结尾用以宜布会 议结束， 闭幕词的写作要求：紧密田绕会议的中心议题，概括出会议所形成的共识和 会议精神的实质要义：篇幅应短小精悍，语言应简洁明快，既有高度的概括性， 又要富于感染力. 3.会议报告。会议报告是指有关领导人在比较重要的会议上的讲话文稿。 会议报告的写法。(1)标题。直接式。直接写明某人在某会议上的报告或讲 话：文章标题式。根据报告的主题，拟定一个题目：正副标题式，以文章式标圈 为正圈，揭示报告主旨，副题标明“在××会议上的报告”。()正文。会议报告 的正文由开头、主体、结尾三部分组成，开头写明报告的债据：主体内容包括形 势分析、取得的成绩、存在的问题及解决的办法、今后的任务及采取的政策、措 施、方法等，其结构方式一股有两种：递进式和并列式：结尾可采用概括式结尾， 或以所谈最后一个问题作结。自然结束 会议报告的写作要求：报告要具有针对性、指导性：语言要生动活泼，让听 众能听得入耳：篇幅不宜过长，以把问盟讲清楚、把内容表达完整为度。 四、会前文书发放工作程序 (一)分装 根据会议需要，将印制好的文件按目录整理装袋。具体操作步骤如下： 1.选择大小合适的文件袋。 2.按照文件目录顺序装入
的人员来确定。(3)正文。正文包括开头、主体、结尾三部分。开头主要内容是 宣布会议开幕。主体是开幕词的核心部分，通常包括三项内容：一是阐明会议的 重大意义，概括说明与会议有关的形势及会议的目的；二是阐明会议的指导思想、 主要议程和安排；三是对与会者提出希望和要求。结尾以简朴有力的富有鼓动性 和号召力的语言作结。 开幕词的写作要求。要做到：掌握会议的主题精神；全面了解会议的情况； 文字精练，语言明快，尽量使用口语。 2.闭幕词。闭幕词是在重大会议结束时，由有关领导人或德高望重者向会议 所作的总结性讲话。 闭幕词的写法：(1)标题。闭幕词标题的写法与要求同开幕词相似，同一会 议的闭幕词与开幕词标题一般要相一致。(2)称谓。与开幕词的称谓一致，根据 会议性质及与会者的身份来确定。(3)正文。包括开头、主体、结尾三部分。开 头用简洁的文字说明会议在何种情况下（如各级领导的关怀、与会成员的努力等） 圆满结束或胜利闭幕。主体通常包括两项内容：一是总结会议所完成的任务，肯 定会议的成果；二是提出贯彻会议决议、会议精神的指导意义。结尾用以宣布会 议结束。 闭幕词的写作要求：紧密围绕会议的中心议题，概括出会议所形成的共识和 会议精神的实质要义；篇幅应短小精悍，语言应简洁明快，既有高度的概括性， 又要富于感染力。 3.会议报告。会议报告是指有关领导人在比较重要的会议上的讲话文稿。 会议报告的写法。(1)标题。直接式，直接写明某人在某会议上的报告或讲 话；文章标题式，根据报告的主题，拟定一个题目；正副标题式，以文章式标题 为正题，揭示报告主旨，副题标明“在××会议上的报告”。(2)正文。会议报告 的正文由开头、主体、结尾三部分组成。开头写明报告的依据；主体内容包括形 势分析、取得的成绩、存在的问题及解决的办法、今后的任务及采取的政策、措 施、方法等，其结构方式一般有两种：递进式和并列式；结尾可采用概括式结尾， 或以所谈最后一个问题作结，自然结束。 会议报告的写作要求：报告要具有针对性、指导性；语言要生动活泼，让听 众能听得入耳；篇幅不宜过长，以把问题讲清楚、把内容表达完整为度。 四、会前文书发放工作程序 （一）分装 根据会议需要，将印制好的文件按目录整理装袋。具体操作步骤如下： 1.选择大小合适的文件袋。 2.按照文件目录顺序装入