第三章会议的组织与实能 第三章 会议的组织与实施 学习目标 学完本章后，你应该能够： 1掌握会议的一般流程、会议模式及召开方式、现场注册与接特、专业活动 实施： 2理解会议的过程控制： 3.了解会议财务管理。 基本概念 会议流程：会议模式：会议通知：会议文件；会议接待：现场注册： 会议主持：会议预算 第一节会议的一般流程 会议虽有规模大小和时间长短之分，但是会议工作的内容与流程却基本相似。 一般的会议工作内容和流程分成三个阶段：会前准备阶段，会议实施阶段和评估 总结阶段。 一、会前准备 会前准备即对会议的事前计划，它是为了达到会议目标面对各种工作任务所 作出的系统安排，一般包括：总体策划、会议选址、确定营销方案和项目预算几 项内容 1.会议策划 要专门机构进行策划委，其方案应包括以下内容： ①谁(b0)。谁被递请？实际有多少人会出席？应该包括客户滨讲人，搭档与 组织机构。 ②什么(at)。会议形式是什么（合作式、协会式还是政府类）？会议的形式 可以影响预算， ③何时(e)。有效的组织会议需要充分的时间，必须考虑到财政年度、节 假日和其他时间冲突等因素。 ④何地(here)。即会议将在哪甲举行。应先定一个大范围，然后缩小范围。 当然，举办地的交通运输是一个关键因素。 ⑤为何(y)。会议需要有一个明确的目标，如讨论、发展，互通信息等。 同如何)，这是指具体的会议形式，如是否需要单问讨论室、展览空问
第三章 会议的组织与实施 第三章 会议的组织与实施 学习目标 学完本章后。你应该能够： 1.掌握会议的一般流程、会议模式及召开方式、现场注册与接待、专业活动 实施； 2.理解会议的过程控制； 3.了解会议财务管理。 基本概念 会议流程；会议模式；会议通知；会议文件；会议接待；现场注册； 会议主持；会议预算 第一节 会议的一般流程 会议虽有规模大小和时间长短之分，但是会议工作的内容与流程却基本相似。 一般的会议工作内容和流程分成三个阶段：会前准备阶段、会议实施阶段和评估 总结阶段。 一、会前准备 会前准备即对会议的事前计划，它是为了达到会议目标而对各种工作任务所 作出的系统安排。一般包括：总体策划、会议选址、确定营销方案和项目预算几 项内容。 1．会议策划 要专门机构进行策划委，其方案应包括以下内容： ①谁(Who)。谁被邀请?实际有多少人会出席?应该包括客户演讲人、搭档与 组织机构。 ②什么(What)。会议形式是什么(合作式、协会式还是政府类)?会议的形式 可以影响预算。 ③何时(When)。有效的组织会议需要充分的时间，必须考虑到财政年度、节 假日和其他时间冲突等因素。 ④何地(Where)。即会议将在哪里举行。应先定一个大范围，然后缩小范围。 当然，举办地的交通运输是一个关键因素。 ⑤为何(Why)。会议需要有一个明确的目标，如讨论、发展、互通信息等。 ⑥如何(How)。这是指具体的会议形式，如是否需要单间讨论室、展览空间
第三章会议的组织与实笔 餐饮服务或IT设备等。一般说来，每次会议都安排有全体大会，通常作为会议 的开幕式和闭幕式，全体大会一般有一个发言人。会议最常用的是并行会议。即 同时进行两个以上的会议，分散会议也叫分组会议，是在全体大会之后的小组讨 论会议。 2.会议选址 3.制定营销方案 4.预算制定 二、实施会议 实施会议方案时，其工作内容包括：与会人员登记注册，收集有关信息，寻 求演讲者，联路场地，必要时解决投诉和纷争。 现在的会议越采越需，要高度专业化的管理方法，因为与会团体对会议往往 有着很高的期望，诸如扰人的空调声、不合意的座位或相糕的视听条件都会给与 会人员留下不良印象。若会议使用计算机等高科技手段，那么应聘用专业技术人 员，这虽然沙涉及一笔巨大的支出，但却会减少因技术放障而损坏会议形象的风险， 实随会议一般包括以下步骤。 1。编制会场手册 一般实施会议前要准备一份会议手用，既可以发放给与会代表，也可以留给 会议工作人员。应明确会场手册的权威性，只有一定级别的人才有资格对会场手 册作出调整。会场手册是一份操作手册，表5一1所示为其中的一页，我们可以 从中发现其实用性。 2.设立信息中心 信息中心可以提供实时服务、个性化服务。当然，信息中心要采用恰当的形 式，安排好相应的工作人员，对紧急情况也须有相应的处理程序。 3.建立指导委员会 指导委员会与策划委员会是不一样的，指导委员会是在策划委员会领导下的 指导具体工作的机构。指导委员会的工作内容包括：确定指导委员会的目标：选 择指导委员会的成员：确定指导委员会成员的工作标准：提高指导委员会的工作 效率和作用 4.促进会议日常交流 会议期间要加强会议交流。常用的办法有：制作新闻简报：设立公告牌，发 布日常新闻：在会议活动中发布声明等。 三、总结和评估 会后总结工作不是独立的业务工作，而是管理工作的组成部分，总结的作用 是统计整理资料，研究分析己做过的工作，为未来工作提供数据资料、经验和建
第三章 会议的组织与实施 餐饮服务或 IT 设备等。一般说来，每次会议都安排有全体大会，通常作为会议 的开幕式和闭幕式，全体大会一般有一个发言人。会议最常用的是并行会议，即 同时进行两个以上的会议。分散会议也叫分组会议，是在全体大会之后的小组讨 论会议。 2.会议选址 3．制定营销方案 4. 预算制定 二、实施会议 实施会议方案时，其工作内容包括：与会人员登记注册，收集有关信息，寻 求演讲者，联络场地，必要时解决投诉和纷争。 现在的会议越采越需．要高度专业化的管理方法，因为与会团体对会议往往 有着很高的期望，诸如扰人的空调声、不合意的座位或糟糕的视听条件都会给与 会人员留下不良印象。若会议使用计算机等高科技手段，那么应聘用专业技术人 员。这虽然涉及一笔巨大的支出，但却会减少因技术故障而损坏会议形象的风险。 实施会议一般包括以下步骤。 1．编制会场手册 一般实施会议前要准备一份会议手册，既可以发放给与会代表，也可以留给 会议工作人员。应明确会场手册的权威性，只有一定级别的人才有资格对会场手 册作出调整。会场手册是一份操作手册，表 5—1 所示为其中的一页，我们可以 从中发现其实用性。 2．设立信息中心 信息中心可以提供实时服务、个性化服务。当然，信息中心要采用恰当的形 式，安排好相应的工作人员，对紧急情况也须有相应的处理程序。 3．建立指导委员会 指导委员会与策划委员会是不一样的，指导委员会是在策划委员会领导下的 指导具体工作的机构。指导委员会的工作内容包括：确定指导委员会的目标；选 择指导委员会的成员；确定指导委员会成员的工作标准；提高指导委员会的工作 效率和作用。 4．促进会议日常交流 会议期间要加强会议交流。常用的办法有：制作新闻简报；设立公告牌，发 布日常新闻；在会议活动中发布声明等。 三、总结和评估 会后总结工作不是独立的业务工作，而是管理工作的组成部分，总结的作用 是统计整理资料，研究分析已做过的工作，为未来工作提供数据资料、经验和建
第三章会议的组织与实能 议。因此，总结对经营和管理有着重要意义和作用。这一阶段的工作包括：会议 总结与评估、客户回访和召开总结表彰会。 1.会议总结与评估 会议一且结束，应该立刻进行总结评估。可以通过调查与会人员对场地、进 程和服务水平等的看法来获取反馈信息，这些信息对于分析会议成功与否起着关 键作用，对计划将来的会议也很有帮助。 一般会后总结分三部分：(1)从塞各到会议结束的各项工作总结：（②）效益分 析和成木核算：(3)本项目市场调查，如木次会议在市场同类项目中所占的市场 份额、优劣势比较、竞争情况等。 目前，在国外有许多专业的服务公司，如顾问公司、评估公司等，专门为会 议主办单位提供评估服务：主办者投入了相当多的人力、物力和财力进行筹备工 作，每次都会有很多宝贵的经验和教训，系统地进行评估，如对成本效益的评估， 宜传效果的评估，会议影响力的评估等，将有利于我们发现问题，改进工作和提 高效书。 2.做好客户回访工作 会议结束不久，与会代表对会议的印象仍在记忆中，如果此时进行回访，就 可加深与客户的关系。跟踪服务做得越早，效果就越明显。如果在会议闭馨后不 远速联系，日标客户就会失去在会议上产生的热情，这也就意味着可能失去这些 客户，因此要做好客户国访工作。 3.召开总结表形会，感谢相关人员 会后应做好感谢工作，对象是所有的会议参加者、重要的支持单位、合作单 位以及曾给予大力支持的媒体。对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，甚至 通过宴请方式表示谢意。 表能会议服务人员。会议服务是一项复杂的系统工程，会议公司、酒店等各 部门都可以召开表彰会。 做好媒体跟踪报道，主要是对会议进行一个回顾性的报道，将有关情况、有 美统计数据资料提供给煤体，进一步扩大会议的影响。会议的各类统计数据包括： 会议参加人数、专业程度和观众的反馈意见等。 四、会议流程 会议流程是按照时间的顺序自然发生的、彼此之问有紧密逻辑联系的会议工 作环节的集合，如图4-1所示 (一)会前准备 (1)目标设定。 (2)确定参会人员、主持人
第三章 会议的组织与实施 议。因此，总结对经营和管理有着重要意义和作用。这一阶段的工作包括：会议 总结与评估、客户回访和召开总结表彰会。 1．会议总结与评估 会议一旦结束，应该立刻进行总结评估。可以通过调查与会人员对场地、进 程和服务水平等的看法来获取反馈信息，这些信息对于分析会议成功与否起着关 键作用，对计划将来的会议也很有帮助。 一般会后总结分三部分：(1)从筹备到会议结束的各项工作总结；(2)效益分 析和成本核算；(3)本项目市场调查，如本次会议在市场同类项目中所占的市场 份额、优劣势比较、竞争情况等。 目前，在国外有许多专业的服务公司，如顾问公司、评估公司等，专门为会 议主办单位提供评估服务。主办者投入了相当多的人力、物力和财力进行筹备工 作，每次都会有很多宝贵的经验和教训，系统地进行评估，如对成本效益的评估、 宣传效果的评估、会议影响力的评估等，将有利于我们发现问题、改进工作和提 高效率。 2．做好客户回访工作 会议结束不久，与会代表对会议的印象仍在记忆中，如果此时进行回访，就 可加深与客户的关系。跟踪服务做得越早，效果就越明显。如果在会议闭幕后不 迅速联系，目标客户就会失去在会议上产生的热情，这也就意味着可能失去这些 客户，因此要做好客户回访工作。 3．召开总结表彰会，感谢相关人员 会后应做好感谢工作，对象是所有的会议参加者、重要的支持单位、合作单 位以及曾给予大力支持的媒体。对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，甚至 通过宴请方式表示谢意。 表彰会议服务人员。会议服务是一项复杂的系统工程，会议公司、酒店等各 部门都可以召开表彰会。 做好媒体跟踪报道，主要是对会议进行一个回顾性的报道，将有关情况、有 关统计数据资料提供给媒体，进一步扩大会议的影响。会议的各类统计数据包括： 会议参加人数、专业程度和观众的反馈意见等。 四、会议流程 会议流程是按照时间的顺序自然发生的、彼此之间有紧密逻辑联系的会议工 作环节的集合，如图 4-1 所示。 (一)会前准备 (1)目标设定。 (2)确定参会人员、主持人
第三章会议的组织与实能 (3)拟定会议议程、日程及会议方案. (4)确定会议时间、地点 (5)准备会议文件。 (6)发布会议信息。 (7)会场布置。 (二)会议进行 (1)会前确认。 (2)会场检查. (3)会议展开。 (三)会议结束 (1)整理会场。 (2)整理会议文件， (3)经费结算 (4)会议评估总结
第三章 会议的组织与实施 (3)拟定会议议程、日程及会议方案。 (4)确定会议时间、地点。 (5)准备会议文件。 (6)发布会议信息。 (7)会场布置。 (二)会议进行 (1)会前确认。 (2)会场检查。 (3)会议展开。 (三)会议结束 (1)整理会场。 (2)整理会议文件。 (3)经费结算。 (4)会议评估总结
第三章会议的组织与实能 会议流程 管理要求/标准 始 接受任务：确定会议时间、地点、与会者、会议内容。 2,会议经费申请。 1.确定与会者资料：姓名、电话、性别、职务，并将资 料打印好分发给各工作人员。 2,准备议程，确定主办方参会人员、陪同人员。 3.联系媒体人员并准备煤体人员礼品。 (1)会前准备货料 4,安排会议和就餐座次。 5,落实专人负责准备会议用品：会标，签到表、桌牌、 会议资料、代表证等， 6,落实主持人。安排额导讲话稿。 1,住宿：联系酒店，安排房间，注意咨询与会者是否有特 殊要求。 2,就餐：根据会议议程安排午餐和晚餐的地点及规格，准 (2接特准备 备酒水。 3.车辆：根据与会者的职务安排不同的车辆并确定接送时 间。 4,活动安排：安排娱乐体闲和参观等活动，并提前通知陪 同人员 5.短信安排：会前、会中、会后定时温馨提示. 6,准备礼品：采啊要赠送的礼品成纪念品， 1,迎宾、签到：会前一天联系与会者，确定是香派车迎接 (3接待工作 咸在酒店接特，可安排接特人员提前将礼品送到与会者房 (会前一天) 间 2,当晚视情况安排人员暗同与会者用餐。 1,会场布置：摆好桌椅、桌牌、话简、投形仪、纸笔、会 标。备好鲜花、水果，调式音响、放暖场音乐，将收集好 的P可拷贝到专用电脑上，布置签到台、放好会议资料和 (4会场布置 议程表，安排会场路标， (会议当天) 2,会前签到：短信提示开会时间，安排车辆迎接。接待签 到. 3,会前接特，安排服务人员引导就座。 1,服务人员安排：划分区域安排服务人员关注现场需求， ()会中服务 如调节盟度、倒水、补充纸笔、协助运纸条等。 2,会议记录：安排人员作会议记录、照相等。 3.会议活动：安挂车辆、陪同人员陪同参观、就餐、娱乐。 1. 物料收集：清点会议用品及未用完的物品。 2.发送送行短信. (6会议结束 3,安排车辆、送行人员 1,写出会议纪要、会议总结，审核媒体新闻。 结桌 2,完善手续，实能报销。 图4一1会议的一般流程
第三章 会议的组织与实施 会议流程 管理要求／标准 1．接受任务：确定会议时间、地点、与会者、会议内容。 2．会议经费申请。 1．确定与会者资料：姓名、电话、性别、职务，并将资 料打印好分发给各工作人员。 2．准备议程，确定主办方参会人员、陪同人员。 3．联系媒体人员并准备媒体人员礼品。 4．安排会议和就餐座次。 5．落实专人负责准备会议用品：会标、签到表、桌牌、 会议资料、代表证等。 6．落实主持人，安排领导讲话稿。 1．住宿：联系酒店，安排房间，注意咨询与会者是否有特 殊要求。 2．就餐：根据会议议程安排午餐和晚餐的地点及规格，准 备酒水。 3．车辆：根据与会者的职务安排不同的车辆并确定接送时 间。 4．活动安排：安排娱乐休闲和参观等活动，并提前通知陪 同人员。 5．短信安排：会前、会中、会后定时温馨提示。 6．准备礼品：采购要赠送的礼品或纪念品。 1．迎宾、签到：会前一天联系与会者，确定是否派车迎接 或在酒店接待，可安排接待人员提前将礼品送到与会者房 间。 2．当晚视情况安排人员陪同与会者用餐。 1．会场布置：摆好桌椅、桌牌、话筒、投影仪、纸笔、会 标，备好鲜花、水果，调式音响、放暖场音乐，将收集好 的 PPT 拷贝到专用电脑上，布置签到台、放好会议资料和 议程表，安排会场路标。 2．会前签到：短信提示开会时间，安排车辆迎接，接待签 到。 3．会前接待：安排服务人员引导就座。 1．服务人员安排：划分区域安排服务人员关注现场需求， 如调节温度、倒水、补充纸笔、协助递纸条等。 2．会议记录：安排人员作会议记录、照相等。 3．会议活动：安排车辆、陪同人员陪同参观、就餐、娱乐。 1．物料收集：清点会议用品及未用完的物品。 2．发送送行短信。 3．安排车辆、送行人员。 1．写出会议纪要、会议总结，审核媒体新闻。 2．完善手续，实施报销。 图 4—1 会议的一般流程 (1)会前准备资料 (5)会中服务 (4)会场布置 (会议当天) (3)接待工作 (会前一天) (2)接待准备 (6)会议结束 开始 结束
第三章会议的组织与实能 第二节会议模式与召开方式 一、会议模式定位 传统的会议模式高消耗，低效益，死板被动的会议模式造成会议人、财、物 极大的浪费。想要精心策划会议，提高会议效率，会议模式的策划必不可少， (一)传统会议模式 会议模式本身无所谓好与不好，关键在使用是否恰当。 1.报告式。这是较为传统的一人讲、大家听模式，适用于严肃会议，适用于 各类法定会议、全体会议，如人大会议等。 2研讨式。研时会具有较强的科研性质。与会者通常都已经或正在研究一个 项目、实验一个产品或制造某件东西，大家就共同的专业兴趣进行交流探讨。适 用于专业性较强的会议人群。 3.座谈式.座谈会是每位发言人轮流就中心议题发表白己的见解，发言者之 间可以交流，与听众之间也可以交流，是一种较为灵活，便于互动的会议。适用 于上下级或部门间的沟通交流 4现场式。现场办公，现场处理。适用于高层领导下基层成突发事件的处理。 5.联谊式。联谊式特点为互动互补，多部门、多人群联合召开，形式活泼。 一般机关、企事业合作单位常用。召开联谊会的单位或人群通常有互补性，如城 乡联谊，军民联谊等。 &.庆典式.庆祝性或商务性活动会。适用于特殊时间（节日等）或具有商务、 公关目的的会议。 7.远程式。顺名思义，远程会议是与会者相隔一定距离，不在一起。早期远 程会议只能听声音，不能见人，即电话会议：随着科技日益进步，远程会议的模 式有所改变，由普通电话会议进步为卫星电话，而后又有视顿会议。这种会议方 式正在逐步兴起. &讲座。常由一位或几位专家进行个别讲演，讲座的规模可大可小。观众在 讲席后可以提问，有时主办方也可以不安排观众提问。 9.论坛（沙龙）论坛式也可以称为沙龙，模式较为灵活，通常由有共同兴趣 爱好的人聚集在一起进行，也可以有许多的听众参与，并可由专门小组成员与听 众就问题的各方面发表意见和看法，听众和发言人之间、发言人与发言人之间都 可以自由交流。主持人主持讨论会并总结双方观点，允许听众提问， (二)现代新型会议模式 L.头脑风暴(brain storming)由美国创造学家A.F.奥斯本于1939年首 次提出，1953年正式发表的一种激发性思维的方法.参加人数一般为5~10人
第三章 会议的组织与实施 第二节 会议模式与召开方式 一、会议模式定位 传统的会议模式高消耗，低效益，死板被动的会议模式造成会议人、财、物 极大的浪费。想要精心策划会议，提高会议效率，会议模式的策划必不可少。 （一）传统会议模式 会议模式本身无所谓好与不好，关键在使用是否恰当。 1.报告式。这是较为传统的一人讲、大家听模式，适用于严肃会议。适用于 各类法定会议、全体会议，如人大会议等。 2.研讨式。研讨会具有较强的科研性质。与会者通常都已经或正在研究一个 项目、实验一个产品或制造某件东西，大家就共同的专业兴趣进行交流探讨。适 用于专业性较强的会议人群。 3.座谈式。座谈会是每位发言人轮流就中心议题发表自己的见解，发言者之 间可以交流，与听众之间也可以交流，是一种较为灵活，便于互动的会议。适用 于上下级或部门间的沟通交流。 4.现场式。现场办公，现场处理。适用于高层领导下基层或突发事件的处理。 5.联谊式。联谊式特点为互动互补，多部门、多人群联合召开，形式活泼。 一般机关、企事业合作单位常用。召开联谊会的单位或人群通常有互补性，如城 乡联谊，军民联谊等。 6.庆典式。庆祝性或商务性活动会。适用于特殊时间（节日等）或具有商务、 公关目的的会议。 7.远程式。顾名思义，远程会议是与会者相隔一定距离，不在一起。早期远 程会议只能听声音，不能见人，即电话会议；随着科技日益进步，远程会议的模 式有所改变，由普通电话会议进步为卫星电话，而后又有视频会议。这种会议方 式正在逐步兴起。 8.讲座。常由一位或几位专家进行个别讲演，讲座的规模可大可小。观众在 讲座后可以提问，有时主办方也可以不安排观众提问。 9.论坛（沙龙）论坛式也可以称为沙龙，模式较为灵活，通常由有共同兴趣 爱好的人聚集在一起进行。也可以有许多的听众参与，并可由专门小组成员与听 众就问题的各方面发表意见和看法。听众和发言人之间、发言人与发言人之间都 可以自由交流。主持人主持讨论会并总结双方观点，允许听众提问。 （二）现代新型会议模式 1.头脑风暴( brain storming)由美国创造学家 A．F．奥斯本于 1939 年首 次提出，1953 年正式发表的一种激发性思维的方法。参加人数～般为 5～10 人
第三章会议的组织与实能 最好由不同专业或不同岗位者组成：会议时间控制在1小时左右，设主持人1名， 主持人只主持会议，对设想不作评论。设记录员1-2人，要求认真将与会者每一 设想不论好坏都完整地记录下来。 2玻璃鱼缸式会议。玻璃鱼缸式会议是一种非常独特的讨论会议类型。通常 由6到8名与会者在台上或房间中心围成一圈，圈子中问留有一个空座，其他与 会者只能作为观众坐在周田旁听，不能发言，只有那些坐在图子里的人才可以发 言。如果有观众想发言，他必须走到圈子里，坐在中间的那个空座上，发言完毕 再回到原座位。或璃鱼缸式会议通常有主持人参加，他可以参加“或璃鱼缸”的 讨论，也可以只负责维持会议按正常程序进行。由于在会议进行中大部分观众只 是在外困观看那些位于圈子中的与会者演讲或讨论，就像在观看鱼缸或鱼箱里的 鱼活动一样，所以人们给其取名为“玻璃鱼缸”会议。 3休闲式会议。会议通常令人疲倦，为使现代人从忙绿紧张的工作中释放更 多热情，现在流行一种边体闲边开会的模式，这种会议模式允许与会者不看文件， 不听令人昏昏欲睡的报告，不必应酬饭局酒宴：而是亲近自然，放后在轻松白然 的情形下商议工作。 4网络会议。随着现代科技的发展和广泛运用。网络会议逐渐成为一种新的 会议形式。网铬会议就是预先用录像带把某个事件减活动现场录制下来，然后转 换成数字化的视顿信号通过电脑接收后送入网铬服务器。进入服务器后，人们就 可以直接观看或下载下来供以后观看。由于是通过网路传递，所以不存在什么时 间上的障碍.网路会议对公司召开培训会议非常有利，它不必再让有关人员乘坐 飞机去往目的地，可以节省飞行、住宿、伙食、地面交通等许多费用 二、会议召开方式 会议的召开方式对会议的成功举办也有较大的影响，会议要根据其主题和议 题、会议的主讲人以及听众的特点来确定究竟要采用何种具体方式召开。从听众 的参与程度分，会议的召开方式有开放式、半开放式和封闭式三种。 (一)开放式会议。是指那些不设置主讲人，只有会议主持人，听众能和说 有的与会人员就某一议题展开自由讨论的会议形式。 (二)半开放式会议。是指有会议主讲人和主持人，会议主要由会议主讲人 演讲，但听众在主讲人演讲完毕后有一定机会和时间提问的会议形式。 (三)封闭式会议。是指会议全部由主讲人演讲、听众在主讲人演讲完毕没 有机会和时间提问的会议形式， 这三种会议的组织形式各有利弊，开放式的会议比较自由，但往往议墨难以 集中：半开放式会议研时的问圈能够深入，但听众发言的机会较少：封闭会议能 集中议题，但没有听众参与的机会，由于半开放式会议能很好的发挥主讲人和听
第三章 会议的组织与实施 最好由不同专业或不同岗位者组成；会议时间控制在1小时左右，设主持人1名， 主持人只主持会议，对设想不作评论。设记录员 1-2 人，要求认真将与会者每一 设想不论好坏都完整地记录下来。 2.玻璃鱼缸式会议。玻璃鱼缸式会议是一种非常独特的讨论会议类型。通常 由 6 到 8 名与会者在台上或房间中心围成一圈，圈子中间留有一个空座。其他与 会者只能作为观众坐在周围旁听，不能发言，只有那些坐在圈子里的人才可以发 言。如果有观众想发言，他必须走到圈子里，坐在中间的那个空座上，发言完毕 再回到原座位。玻璃鱼缸式会议通常有主持人参加，他可以参加“玻璃鱼缸”的 讨论，也可以只负责维持会议按正常程序进行。由于在会议进行中大部分观众只 是在外围观看那些位于圈子中的与会者演讲或讨论，就像在观看鱼缸或鱼箱里的 鱼活动一样，所以人们给其取名为“玻璃鱼缸”会议。 3.休闲式会议。会议通常令人疲倦。为使现代人从忙碌紧张的工作中释放更 多热情，现在流行一种边休闲边开会的模式。这种会议模式允许与会者不看文件， 不听令人昏昏欲睡的报告，不必应酬饭局酒宴；而是亲近自然，放后在轻松自然 的情形下商议工作。 4.网络会议。随着现代科技的发展和广泛运用，网络会议逐渐成为一种新的 会议形式。网络会议就是预先用录像带把某个事件或活动现场录制下来，然后转 换成数字化的视频信号通过电脑接收后送入网络服务器。进入服务器后，人们就 可以直接观看或下载下来供以后观看。由于是通过网络传递，所以不存在什么时 间上的障碍。网络会议对公司召开培训会议非常有利，它不必再让有关人员乘坐 飞机去往目的地，可以节省飞行、住宿、伙食、地面交通等许多费用。 二、会议召开方式 会议的召开方式对会议的成功举办也有较大的影响，会议要根据其主题和议 题、会议的主讲人以及听众的特点来确定究竟要采用何种具体方式召开。从听众 的参与程度分，会议的召开方式有开放式、半开放式和封闭式三种。 （一）开放式会议。是指那些不设置主讲人，只有会议主持人，听众能和说 有的与会人员就某一议题展开自由讨论的会议形式。 （二）半开放式会议。是指有会议主讲人和主持人，会议主要由会议主讲人 演讲，但听众在主讲人演讲完毕后有一定机会和时间提问的会议形式。 （三）封闭式会议。是指会议全部由主讲人演讲、听众在主讲人演讲完毕没 有机会和时间提问的会议形式。 这三种会议的组织形式各有利弊，开放式的会议比较自由，但往往议题难以 集中；半开放式会议研讨的问题能够深入，但听众发言的机会较少；封闭会议能 集中议题，但没有听众参与的机会。由于半开放式会议能很好的发挥主讲人和听
第三章会议的组织与实能 众两方面的积极性，因此较受欢迎。此外，我们也将在后面的章节讨论分组主题 的策划： 第三节 会议相关文件、证件准备 一、会议通知与邀请 (一)通知和邀请的含义 会议主办者向拟参加会议的成员以及采访记者发出会议的举办信息，通知或 意请他们到会，称为会议的通知和邀请工作。理解这一含义必须把握以下三点： 1.发出通知和意请的主体是主办者。也就是说，应以主办者的名义发出会议 通知或者觉请，其他机构未经特许无权发出会议通知或觉请。会议组委会或筹委 会由主办者组建并对主办者负责，可以代表主办者向与会者发出会议通知成邀请。 2举办需要对外宣传报道的会议时，通知、邀请的对象不仅是会议成员，还 包括拟邀请的媒体记者， 3.通知的对象和邀请的对象属于两种不同性质的对象，不能混涌，只是为了 方便表述才统称为会议通知和道请工作，实际操作时应当加以区别。受主办者领 导或管理的会议成员或者具有法定、当然资格的会议成员，属于通知的对象，书 面通知时应当以“通知”或“公告”作为文种。不受主办者领导或管理的会议成 员，属于邀请的对象，书面选请时应当以“邀请函”、“请柬”或“海报”作为文 种。 (二)通知和邀请的方式 1.按通知和邀请信息的载体形态分 (1)口头形态的通知和意请。当面通知和意请、电话通知和递请等均属于 口头形态的通知和觉请。口头通知和遂请具有方便、快捷、即时的优点，但容易 遗忘。其一般用于召开紧急会议或事务性会议，或用作在书面信息发出后的跟踪 通知。如需要试探性邀请对方，也可先采用口头的方式。 (2)书面形态的通知和邀请。书面通知和邀请是指用纸质文书发出的通知 和邀请，这需要书写、打印、分发、传递，手续较多，工作量较大，时间也较慢， 但比较严肃、庄重，而且具有备忘和凭证的作用。重要的会议应当发送书面形态 的举办信息。 (3)电子形态的通知和递请。这是指通过短信、电子辄件、网站发出的通 知和邀请，具有快捷、方便、灵活的特点，但需要手机、计算机和网铬设备的支 持。 (4)会议形态的通知和邀请。这是指通过新闻发布会、情况通报会和动员
第三章 会议的组织与实施 众两方面的积极性，因此较受欢迎。此外，我们也将在后面的章节讨论分组主题 的策划。 第三节 会议相关文件、证件准备 一、会议通知与邀请 （一）通知和邀请的含义 会议主办者向拟参加会议的成员以及采访记者发出会议的举办信息，通知或 邀请他们到会，称为会议的通知和邀请工作。理解这一含义必须把握以下三点： 1.发出通知和邀请的主体是主办者。也就是说，应以主办者的名义发出会议 通知或者邀请，其他机构未经特许无权发出会议通知或邀请。会议组委会或筹委 会由主办者组建并对主办者负责，可以代表主办者向与会者发出会议通知或邀请。 2.举办需要对外宣传报道的会议时，通知、邀请的对象不仅是会议成员，还 包括拟邀请的媒体记者。 3.通知的对象和邀请的对象属于两种不同性质的对象，不能混淆，只是为了 方便表述才统称为会议通知和邀请工作，实际操作时应当加以区别。受主办者领 导或管理的会议成员或者具有法定、当然资格的会议成员，属于通知的对象，书 面通知时应当以“通知”或“公告”作为文种。不受主办者领导或管理的会议成 员，属于邀请的对象，书面邀请时应当以“邀请函”、“请柬”或“海报”作为文 种。 （二）通知和邀请的方式 1.按通知和邀请信息的载体形态分 （1）口头形态的通知和邀请。当面通知和邀请、电话通知和邀请等均属于 口头形态的通知和邀请。口头通知和邀请具有方便、快捷、即时的优点，但容易 遗忘。其一般用于召开紧急会议或事务性会议，或用作在书面信息发出后的跟踪 通知。如需要试探性邀请对方，也可先采用口头的方式。 （2）书面形态的通知和邀请。书面通知和邀请是指用纸质文书发出的通知 和邀请，这需要书写、打印、分发、传递，手续较多，工作量较大，时间也较慢， 但比较严肃、庄重，而且具有备忘和凭证的作用。重要的会议应当发送书面形态 的举办信息。 （3）电子形态的通知和邀请。这是指通过短信、电子邮件、网站发出的通 知和邀请，具有快捷、方便、灵活的特点，但需要手机、计算机和网络设备的支 持。 （4）会议形态的通知和邀请。这是指通过新闻发布会、情况通报会和动员
第三章会议的组织与实 布置会的形式向社会公众或有关方面发布会议的举办信息并发出通知和邀请，这 种方，式具有传播面广、影响力大的特点，常用于大型会议活动。 (5)广告形态的通知和邀请。这是指通过电视、广播、报纸、刊物、招贴 等广告媒介向社会公众或有关方面发布会议的举办信息并发出通知和道请.这种 方式同样具有传播面广、影响力大的特点，但成本较高，一般用于营利性会议。 2按通知和邀请的性质分 (1)预各性通知和邀请，其作用主要是请与会者事先做好参加会议的准备。 凡需要事先征求与公者的意见，或者需要与会者事先提交论文、报告、答辮和汇 报材料，或者先报名然后确定与会资格的会议，应当先发预备性通知或邀请函。 (2)正式性通知和意请。正式性通知和邀请具有法定性和庄重性的特点， 对会议活动的内容、形式、时间，地点、与会者及其资格，经费的表述必须明确。 重要会议的通知和意请应以书面形态发出，其他会议的通知和邀请也可视情况采 取口头或电子郎件等形式发出。一般的会议只需发一次正式性通知或选请，而需 要广招会员的会议或者营利性会议，如贸易治谈会等，往往需要连续发布正式的 通知或邀请 3.按通知和邀请文书的文种分 (1)通知。通知适用于主办者同会议成员之间具有上下级关系。或者是管 理与 被管理，指导与被指导关系的会议。具体的发送对象是： ①会议的当然成员或法定成员，如各种社会组织召开的理事会议，董事会议， 委员会议、常务会议、办公会议以及各种代表大会的会议成员，都具有与会的当 然资格或法定资格，对这些与会者只能使用通知 ②本组织内部的工作人员。凡组织内部召开工作性会议一律使用通知。 ③下级所属单位。凡要求下级单位或个人参加的会议，应当使用通知。 ④受本机关职权所管理的单位，如行政主管部门在自己的职权范围内召集有 关企事业单位开会，应当使用通知。 (2)邀请函，霆请函一般用于横向性的会议活动，具有礼仪性，发送对象 是不受本机关职权所制钩的单位以及个人。召开学术研讨会、咨询论证会、技术 鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会等，由于参加的对象属于不受本机关职权所制 钓的单位以及个人，因此应当使用道请函 在会议活动中，递请函与通知是两种不同性质的文种，二者的区别在于：递 请函主要用于组织者与参会者之间关系平等的会议，发送对象是不受本机关职权 所制约的单位和个人，不属于本组织的成员，一般不具有法定的与会权利或义务， 是否参加会议由邀请对象自行决定：面会议通知则用于组织者与参会者存在隶属
第三章 会议的组织与实施 布置会的形式向社会公众或有关方面发布会议的举办信息并发出通知和邀请。这 种方，式具有传播面广、影响力大的特点，常用于大型会议活动。 （5）广告形态的通知和邀请。这是指通过电视、广播、报纸、刊物、招贴 等广告媒介向社会公众或有关方面发布会议的举办信息并发出通知和邀请。这种 方式同样具有传播面广、影响力大的特点，但成本较高，一般用于营利性会议。 2.按通知和邀请的性质分 （1）预备性通知和邀请。其作用主要是请与会者事先做好参加会议的准备。 凡需要事先征求与会者的意见，或者需要与会者事先提交论文、报告、答辩和汇 报材料，或者先报名然后确定与会资格的会议，应当先发预备性通知或邀请函。 （2）正式性通知和邀请。正式性通知和邀请具有法定性和庄重性的特点， 对会议活动的内容、形式、时间、地点、与会者及其资格、经费的表述必须明确。 重要会议的通知和邀请应以书面形态发出，其他会议的通知和邀请也可视情况采 取口头或电子邮件等形式发出。一般的会议只需发一次正式性通知或邀请，而需 要广招会员的会议或者营利性会议，如贸易洽谈会等，往往需要连续发布正式的 通知或邀请。 3.按通知和邀请文书的文种分 （1）通知。通知适用于主办者同会议成员之间具有上下级关系，或者是管 理与 被管理、指导与被指导关系的会议。具体的发送对象是： ①会议的当然成员或法定成员。如各种社会组织召开的理事会议、董事会议、 委员会议、常务会议、办公会议以及各种代表大会的会议成员，都具有与会的当 然资格或法定资格，对这些与会者只能使用通知。 ②本组织内部的工作人员。凡组织内部召开工作性会议一律使用通知。 ③下级所属单位。凡要求下级单位或个人参加的会议，应当使用通知。 ④受本机关职权所管理的单位。如行政主管部门在自己的职权范围内召集有 关企事业单位开会，应当使用通知。 （2）邀请函。邀请函一般用于横向性的会议活动，具有礼仪性，发送对象 是不受本机关职权所制约的单位以及个人。召开学术研讨会、咨询论证会、技术 鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会等，由于参加的对象属于不受本机关职权所制 约的单位以及个人，因此应当使用邀请函。 在会议活动中，邀请函与通知是两种不同性质的文种，二者的区别在于：邀 请函主要用于组织者与参会者之间关系平等的会议，发送对象是不受本机关职权 所制约的单位和个人，不属于本组织的成员，一般不具有法定的与会权利或义务， 是否参加会议由邀请对象自行决定；而会议通知则用于组织者与参会者存在隶属
第三章会议的组织与实能 关系或工作上的管理关系，或者与会者本身具有参会的法定权利或义务的会议， 对于这些会议的对象来说，参加会议是一种责任，因此只能发会议通知。不能使 用邀请函。学术性组织举行年会或专题研讨会时，要区别成员与非成员。对于组 织成员应当发会议通知。而觉请组织外的成员参加则应当使用邀请函。逆请记者 采访会议，也应使用邀请函。 (3)请束。请束是一种专门邀请客人参加仪式性、交际性、招待性活动的 会议文书。大型会议、展览、节事活动的开幕式和闭幕式，大型工程的开工和竣 工仪式，社会组织的成立开业典礼，重要项目的签字仪式，以及各种宴会、晚会 等活动，递请上级领导、知名人士、兄弟单位代表参加。应当使用请束。 邀请函与请束都属于逆请客人参加会议活动的礼仪性文书，但适用的情况不 同，其区别主要有两点：一是适用场合不同。避请函多用于以口头交流为主要方 式的会议活动，如邀请有关专家出席咨询会、论证会、研讨会，邀请记者和有美 方面参加新闻发布会等，应当使用邀请函。而举行各类仪式和交际、招特活动， 如开馨式、闭幕式、签字仪式、开工典礼、宴会等，则应当使用请柬。二是规格 不同。如举行学术会议，对一般的与会者使用意请函，而递请上级领导、兄弟单 位代表，社会名蓬参加开幕式，则应当使用请束。 (4》海报。海报是一种公开性的、广而告之的会议递请文书，通常采用招 贴的方式，邀请对象具有不确定性，主要用于可以自由参加的会议活动，如学术 报告会、论文答辩会等 (5)公告。公告用于会议通知和意请时，主要有两种情况：一种是根据公 司法的规定，股份公司召开股东大会时，必须公开刊发公告，向全体股东发出召 开股东大会的信息：另一种情况是当意请的对象追布各地，无法一一通知和递请 时，亦可使用公告。 (6)广告。会议广告主要通过媒体广告或者户外广告的形式发布，具有宣 传范围广、辐射力强的特点，用于欢迎海内外和社会各界人士广泛参与的会议活 动 (三)通知和意请文书的内容要素及其表述除了户外广告的形式外，以其他 形式发布的通知和遂请文书的内容要尽可详尽、明确，一般应当载明以下几个方 面的内容： (1》会议的名称 会议的名称是通知和邀请文书中的关键性内容，显示位置和视觉效果一定要 突出，要在标题和开头部分中写明，而且一定要写全称。如果名称较长，正文中 第一次出现名称时必须写全称，后面用括号注明“以下简称××会议”。 (2)主办者
第三章 会议的组织与实施 关系或工作上的管理关系，或者与会者本身具有参会的法定权利或义务的会议， 对于这些会议的对象来说，参加会议是一种责任，因此只能发会议通知，不能使 用邀请函。学术性组织举行年会或专题研讨会时，要区别成员与非成员。对于组 织成员应当发会议通知，而邀请组织外的成员参加则应当使用邀请函。邀请记者 采访会议，也应使用邀请函。 （3）请柬。请柬是一种专门邀请客人参加仪式性、交际性、招待性活动的 会议文书。大型会议、展览、节事活动的开幕式和闭幕式，大型工程的开工和竣 工仪式，社会组织的成立开业典礼，重要项目的签字仪式，以及各种宴会、晚会 等活动，邀请上级领导、知名人士、兄弟单位代表参加，应当使用请柬。 邀请函与请柬都属于邀请客人参加会议活动的礼仪性文书，但适用的情况不 同，其区别主要有两点：一是适用场合不同。邀请函多用于以口头交流为主要方 式的会议活动，如邀请有关专家出席咨询会、论证会、研讨会，邀请记者和有关 方面参加新闻发布会等，应当使用邀请函。而举行各类仪式和交际、招待活动， 如开幕式、闭幕式、签字仪式、开工典礼、宴会等，则应当使用请柬。二是规格 不同。如举行学术会议，对一般的与会者使用邀请函，而邀请上级领导、兄弟单 位代表、社会名流参加开幕式，则应当使用请柬。 （4）海报。海报是一种公开性的、广而告之的会议邀请文书，通常采用招 贴的方式，邀请对象具有不确定性，主要用于可以自由参加的会议活动，如学术 报告会、论文答辩会等。 （5）公告。公告用于会议通知和邀请时，主要有两种情况：一种是根据公 司法的规定，股份公司召开股东大会时，必须公开刊发公告，向全体股东发出召 开股东大会的信息；另一种情况是当邀请的对象遍布各地，无法一一通知和邀请 时，亦可使用公告。 （6）广告。会议广告主要通过媒体广告或者户外广告的形式发布，具有宣 传范围广、辐射力强的特点，用于欢迎海内外和社会各界人士广泛参与的会议活 动。 （三）通知和邀请文书的内容要素及其表述除了户外广告的形式外，以其他 形式发布的通知和邀请文书的内容要尽可详尽、明确，一般应当载明以下几个方 面的内容： （1）会议的名称 会议的名称是通知和邀请文书中的关键性内容，显示位置和视觉效果一定要 突出，要在标题和开头部分中写明，而且一定要写全称。如果名称较长，正文中 第一次出现名称时必须写全称，后面用括号注明“以下简称××会议”。 （2）主办者