
第二节会中服务:会场服务 学习提示 会场服务质量的好坏会直接作用到每一位与会代表的身上,会直接影响到会议的每一 个具体流程,最终影响到整个会议的进程和会议的质量。因此,会务组要高度重祝会场服务 工作,要协月主持人,会场服务员、保安等工作人员共同搞好会场服务。 学习内容 知识点一引导座位、锥持会场秩序 ⊙ 一般机关或部门的工作会议的与会对象、会议时间、会议场所都相对固定,与会者可 按照既定的纸座习惯入坐:而那些大型的、重要的会议,通常都要求与会者按盟安排好的区 线和座位就座。 为能让与会者尽快入场就座。保持并然有序,安静样和的会场氛围,会场工作人员应 该提供必要的引路、引座服务,这些引导服务在主观上给与会者营迹了曼尊重、受靨顾的良 好心理感觉:其客观效果是:能较快地把与会者带到相应的座位上去,同时还可以协助会场 签到、保安等工作人员制止无关人员进入会场,防止其扰乱会场的秩序,破坏会议的进程, 知识点二:保持会场内外的联络 会议进行中,与会者在会场里虽与外界隔开,阻却不是与外界隔绝,失去联系。会场工 作人员有义务帮助他们进行一些必要的,紧急的会场内外的联系。为也们提供传递信息、交 接物品、保管物品、交换文件资料等会间服务。而对那些一般性的来访、寻人等情况,会场 管理人员应子挡驾,避免与会者和会场受到干扰。 知识点三保持会议上下的沟通 会议在进行过程中。会务工作人员不但应及时收集、拿星会议的最新动志,随时把会议 的进展情况,与会者的建议和要求向会议主持人汇报,而且同时还应该及时将主持人的安排 意见及有关领导人的意图传达贯彻下去,保证上下沟通果道畅通、信息传速交流及时,这也 是会务工作人员应该注意做好会问服务工作。 知识点四:做好会议值班、电话接听工作 会议在进行过程中,会务工作人员应受善做好会间来电接听、记录、转达等工作。对于 普通来电,可做好相关记录,待会间体息成适当的时候报告给领导成当事人。对于紧急电话, 为保转会场安静不受干扰,可以写纸条或屏幕通知等方式迅速告知当事人,请当事人尽快离
第二节 会中服务:会场服务 学习提示 会场服务质量的好坏会直接作用到每一位与会代表的身上,会直接影响到会议的每一 个具体流程,最终影响到整个会议的进程和会议的质量。因此,会务组要高度重视会场服务 工作,要协同主持人、会场服务员、保安等工作人员共同搞好会场服务。 学习内容 知识点一:引导座位、维持会场秩序 一般机关或部门的工作会议的与会对象、会议时间、会议场所都相对固定,与会者可 按照既定的就座习惯入座;而那些大型的、重要的会议,通常都要求与会者按照安排好的区 域和座位就座。 为能让与会者尽快入场就座,保持井然有序、安静祥和的会场氛围,会场工作人员应 该提供必要的引路、引座服务。这些引导服务在主观上给与会者营造了受尊重、受照顾的良 好心理感觉;其客观效果是:能较快地把与会者带到相应的座位上去,同时还可以协助会场 签到、保安等工作人员制止无关人员进入会场,防止其扰乱会场的秩序,破坏会议的进程。 知识点二:保持会场内外的联络 会议进行中,与会者在会场里虽与外界隔开,但却不是与外界隔绝,失去联系。会场工 作人员有义务帮助他们进行一些必要的、紧急的会场内外的联系,为他们提供传递信息、交 接物品、保管物品、交换文件资料等会间服务。而对那些一般性的来访、寻人等情况,会场 管理人员应予挡驾,避免与会者和会场受到干扰。 知识点三:保持会议上下的沟通 会议在进行过程中,会务工作人员不但应及时收集、掌握会议的最新动态,随时把会议 的进展情况、与会者的建议和要求向会议主持人汇报;而且同时还应该及时将主持人的安排 意见及有关领导人的意图传达贯彻下去,保证上下沟通渠道畅通、信息传递交流及时,这也 是会务工作人员应该注意做好会间服务工作。 知识点四:做好会议值班、电话接听工作 会议在进行过程中,会务工作人员应妥善做好会间来电接听、记录、转达等工作。对于 普通来电,可做好相关记录,待会间休息或适当的时候报告给领导或当事人。对于紧急电话, 为保持会场安静不受干扰,可以写纸条或屏幕通知等方式迅速告知当事人,请当事人尽快离

会处理问题。切不可采用广播通知或大声呼叫的方式,以免打断别人的发言和臀所,影响整 个会议的进程和气氨。休会期间应安排会场值症,避免闲杂人员进入会场,引发意外, 知识点五:操作与旋护会议授备 会议期间的灯光照明、音响,录音、录像、通风等设备,均需要安排专人负责开关、维 护,保养。要确保会议进行中所有设备都能正常运作,还要全力配合会议遗程的需要去控制、 调节、管理好各个设备,为与会代表提供一个良好的会议环境,这样才能真正把会开好。会 议休息期间,注意让设备也“体息”一下,否则长时间过度的使用,既容易使设备受损,同 时也会造成巨大的浪费。 知识点大:会场保卫工作 依据会议的不同密级和级别,会场相应采取不同的保卫错域。一般的工作会议,会场保 卫工作主要是保障会场供序不受干扰,保护与会代表的人身安全和财物安全:面重大、重要 会议的会场保卫工作,除了要确保与会代表的人身安全,财物安全外,还要严格监控会场及 周围环境,保障会议的安全遗行和会议内容不淮漏。 知识点七:会场的清洁卫生工作 良好的会议环境应能鳗供一个良好的会议叙围,让大家心情愉悦地把会开好,并给与会 者留下美好面深刻的印象。会场的清洁工作一般由会议服务人员负责。每阶段散会后,会场 服务人员应及时做好清洗涌毒茶杯,整理桌面,打扫地面、通风换气等工作。 知识点八:会间茶水点心等的供应工作 有些会议会给与会者提供素水、饮料,水果,点心等服务。提供这些服务,形式可以灵 活多样,既可以安排会场服务人员递一分送到代表房间或座位上去,也可以把东西统一政置 在某处,设置折示牌,以自睛形式让与会者自行按需拿取。会间茶水供应的内容不必追求品 种的繁多,数量也应控制好,避免造成会务浪费。通常。简单、方便,卫生的瓶装水,能够 迎合广大与会者的香要和习惯。 知识点九:摄影,摄像服务 会议不仅要留有文字性记录资料,面且要留有图片声像资料。这就需要会议主力、方提 供摄影、摄像服务,口前,梢具蜣榄的企业、机关都拥有专业的摄影、摄像设备,格书人员 就要成为专业的摄影、摄像人员。 知识点十:计算机速记服务 计算机速记是使用计算机对语言、文字等中文信息实时速记并生成电子文本的速记方法。 随着科技信息的快速发展,计算机速记在众多会议中成为一种潮流,目前技术最成热、应用
会处理问题。切不可采用广播通知或大声呼叫的方式,以免打断别人的发言和聆听,影响整 个会议的进程和气氛。休会期间应安排会场值班,避免闲杂人员进入会场,引发意外。 知识点五:操作与维护会议设备 会议期间的灯光照明、音响、录音、录像、通风等设备,均需要安排专人负责开关、维 护、保养。要确保会议进行中所有设备都能正常运作,还要全力配合会议进程的需要去控制、 调节、管理好各个设备,为与会代表提供一个良好的会议环境,这样才能真正把会开好。会 议休息期间,注意让设备也“休息”一下,否则长时间过度的使用,既容易使设备受损,同 时也会造成巨大的浪费。 知识点六:会场保卫工作 依据会议的不同密级和级别,会场相应采取不同的保卫措施。一般的工作会议,会场保 卫工作主要是保障会场秩序不受干扰,保护与会代表的人身安全和财物安全;而重大、重要 会议的会场保卫工作,除了要确保与会代表的人身安全、财物安全外,还要严格监控会场及 周围环境,保障会议的安全进行和会议内容不泄漏。 知识点七:会场的清洁卫生工作 良好的会议环境应能提供一个良好的会议氛围,让大家心情愉悦地把会开好,并给与会 者留下美好而深刻的印象。会场的清洁工作一般由会议服务人员负责。每阶段散会后,会场 服务人员应及时做好清洗消毒茶杯、整理桌面、打扫地面、通风换气等工作。 知识点八:会间茶水点心等的供应工作 有些会议会给与会者提供茶水、饮料、水果、点心等服务。提供这些服务,形式可以灵 活多样,既可以安排会场服务人员逐一分送到代表房间或座位上去,也可以把东西统一放置 在某处,设置指示牌,以自助形式让与会者自行按需拿取。会间茶水供应的内容不必追求品 种的繁多,数量也应控制好,避免造成会务浪费。通常,简单、方便、卫生的瓶装水,能够 迎合广大与会者的需要和习惯。 知识点九:摄影、摄像服务 会议不仅要留有文字性记录资料,而且要留有图片声像资料。这就需要会议主力、方提 供摄影、摄像服务。目前,稍具规模的企业、机关都拥有专业的摄影、摄像设备,秘书人员 就要成为专业的摄影、摄像人员。 知识点十:计算机速记服务 计算机速记是使用计算机对语言、文字等中文信息实时速记并生成电子文本的速记方法。 随着科技信息的快速发展,计算机速记在众多会议中成为一种潮流。目前技术最成熟、应用

最广泛的计算机速记是亚伟速记,与传统的记录方式相比,计算机速记具有速度快,效率高, 强度低等特点。 知识点十一:外语翻译服务 随着国际化程度的提高,会议的召开越米感频繁,对外语阻译的,要求也越来越大。 这就要求会议组织在选择外语解译时一定不能马虎,要注重外语翻译服务的质量。 首先,外语水平一定要高:其次,专业水平较高:第三,服务意识强。同时,会议组 织要让翻译人员事先然悉会议的相关内容和要求,为会议的同声传译做好充分准备。 知识点十二:视听设备及其他硬件服务 会议的程听设备既可以是低科技含量的支架或配套挂图,也可以是诸如双投影屏幕。 会场上除了必备的祝所配套设施外,还应准备打印机、复印机、传真机、电话(会议的 会场外应配备国际长逸电话装置》、网洛插口成无线网洛路由墨等。 在线讨论 请思考并到论坛中目答以下闻思: 1.如何做好会场服务?
最广泛的计算机速记是亚伟速记。与传统的记录方式相比,计算机速记具有速度快、效率高、 强度低等特点。 知识点十一:外语翻译服务 随着国际化程度的提高,会议的召开越来越频繁,对外语翻译的,要求也越来越大。 这就要求会议组织在选择外语翻译时一定不能马虎,要注重外语翻译服务的质量。 首先,外语水平一定要高;其次,专业水平较高;第三,服务意识强。同时,会议组 织要让翻译人员事先熟悉会议的相关内容和要求,为会议的同声传译做好充分准备。 知识点十二:视听设备及其他硬件服务 会议的视听设备既可以是低科技含量的支架或配套挂图,也可以是诸如双投影屏幕。 会场上除了必备的视听配套设施外,还应准备打印机、复印机、传真机、电话(会议的 会场外应配备国际长途电话装置)、网络插口或无线网络路由器等。 在线讨论 请思考并到论坛中回答以下问题: 1. 如何做好会场服务?