第二节会中服务：会场服务 学习提示 会场服务质量的好坏会直接作用到每一位与会代表的身上，会直接影响到会议的每一 个具体流程，最终影响到整个会议的进程和会议的质量。因此，会务组要高度重祝会场服务 工作，要协月主持人，会场服务员、保安等工作人员共同搞好会场服务。 学习内容 知识点一引导座位、锥持会场秩序 ⊙ 一般机关或部门的工作会议的与会对象、会议时间、会议场所都相对固定，与会者可 按照既定的纸座习惯入坐：而那些大型的、重要的会议，通常都要求与会者按盟安排好的区 线和座位就座。 为能让与会者尽快入场就座。保持并然有序，安静样和的会场氛围，会场工作人员应 该提供必要的引路、引座服务，这些引导服务在主观上给与会者营迹了曼尊重、受靨顾的良 好心理感觉：其客观效果是：能较快地把与会者带到相应的座位上去，同时还可以协助会场 签到、保安等工作人员制止无关人员进入会场，防止其扰乱会场的秩序，破坏会议的进程， 知识点二：保持会场内外的联络 会议进行中，与会者在会场里虽与外界隔开，阻却不是与外界隔绝，失去联系。会场工 作人员有义务帮助他们进行一些必要的，紧急的会场内外的联系。为也们提供传递信息、交 接物品、保管物品、交换文件资料等会间服务。而对那些一般性的来访、寻人等情况，会场 管理人员应子挡驾，避免与会者和会场受到干扰。 知识点三保持会议上下的沟通 会议在进行过程中。会务工作人员不但应及时收集、拿星会议的最新动志，随时把会议 的进展情况，与会者的建议和要求向会议主持人汇报，而且同时还应该及时将主持人的安排 意见及有关领导人的意图传达贯彻下去，保证上下沟通果道畅通、信息传速交流及时，这也 是会务工作人员应该注意做好会问服务工作。 知识点四：做好会议值班、电话接听工作 会议在进行过程中，会务工作人员应受善做好会间来电接听、记录、转达等工作。对于 普通来电，可做好相关记录，待会间体息成适当的时候报告给领导成当事人。对于紧急电话， 为保转会场安静不受干扰，可以写纸条或屏幕通知等方式迅速告知当事人，请当事人尽快离
第二节 会中服务：会场服务 学习提示 会场服务质量的好坏会直接作用到每一位与会代表的身上，会直接影响到会议的每一 个具体流程，最终影响到整个会议的进程和会议的质量。因此，会务组要高度重视会场服务 工作，要协同主持人、会场服务员、保安等工作人员共同搞好会场服务。 学习内容 知识点一：引导座位、维持会场秩序 一般机关或部门的工作会议的与会对象、会议时间、会议场所都相对固定，与会者可 按照既定的就座习惯入座；而那些大型的、重要的会议，通常都要求与会者按照安排好的区 域和座位就座。 为能让与会者尽快入场就座，保持井然有序、安静祥和的会场氛围，会场工作人员应 该提供必要的引路、引座服务。这些引导服务在主观上给与会者营造了受尊重、受照顾的良 好心理感觉；其客观效果是：能较快地把与会者带到相应的座位上去，同时还可以协助会场 签到、保安等工作人员制止无关人员进入会场，防止其扰乱会场的秩序，破坏会议的进程。 知识点二：保持会场内外的联络 会议进行中，与会者在会场里虽与外界隔开，但却不是与外界隔绝，失去联系。会场工 作人员有义务帮助他们进行一些必要的、紧急的会场内外的联系，为他们提供传递信息、交 接物品、保管物品、交换文件资料等会间服务。而对那些一般性的来访、寻人等情况，会场 管理人员应予挡驾，避免与会者和会场受到干扰。 知识点三：保持会议上下的沟通 会议在进行过程中，会务工作人员不但应及时收集、掌握会议的最新动态，随时把会议 的进展情况、与会者的建议和要求向会议主持人汇报；而且同时还应该及时将主持人的安排 意见及有关领导人的意图传达贯彻下去，保证上下沟通渠道畅通、信息传递交流及时，这也 是会务工作人员应该注意做好会间服务工作。 知识点四：做好会议值班、电话接听工作 会议在进行过程中，会务工作人员应妥善做好会间来电接听、记录、转达等工作。对于 普通来电，可做好相关记录，待会间休息或适当的时候报告给领导或当事人。对于紧急电话， 为保持会场安静不受干扰，可以写纸条或屏幕通知等方式迅速告知当事人，请当事人尽快离
会处理问题。切不可采用广播通知或大声呼叫的方式，以免打断别人的发言和臀所，影响整 个会议的进程和气氨。休会期间应安排会场值症，避免闲杂人员进入会场，引发意外， 知识点五：操作与旋护会议授备 会议期间的灯光照明、音响，录音、录像、通风等设备，均需要安排专人负责开关、维 护，保养。要确保会议进行中所有设备都能正常运作，还要全力配合会议遗程的需要去控制、 调节、管理好各个设备，为与会代表提供一个良好的会议环境，这样才能真正把会开好。会 议休息期间，注意让设备也“体息”一下，否则长时间过度的使用，既容易使设备受损，同 时也会造成巨大的浪费。 知识点大：会场保卫工作 依据会议的不同密级和级别，会场相应采取不同的保卫错域。一般的工作会议，会场保 卫工作主要是保障会场供序不受干扰，保护与会代表的人身安全和财物安全：面重大、重要 会议的会场保卫工作，除了要确保与会代表的人身安全，财物安全外，还要严格监控会场及 周围环境，保障会议的安全遗行和会议内容不淮漏。 知识点七：会场的清洁卫生工作 良好的会议环境应能鳗供一个良好的会议叙围，让大家心情愉悦地把会开好，并给与会 者留下美好面深刻的印象。会场的清洁工作一般由会议服务人员负责。每阶段散会后，会场 服务人员应及时做好清洗涌毒茶杯，整理桌面，打扫地面、通风换气等工作。 知识点八：会间茶水点心等的供应工作 有些会议会给与会者提供素水、饮料，水果，点心等服务。提供这些服务，形式可以灵 活多样，既可以安排会场服务人员递一分送到代表房间或座位上去，也可以把东西统一政置 在某处，设置折示牌，以自睛形式让与会者自行按需拿取。会间茶水供应的内容不必追求品 种的繁多，数量也应控制好，避免造成会务浪费。通常。简单、方便，卫生的瓶装水，能够 迎合广大与会者的香要和习惯。 知识点九：摄影，摄像服务 会议不仅要留有文字性记录资料，面且要留有图片声像资料。这就需要会议主力、方提 供摄影、摄像服务，口前，梢具蜣榄的企业、机关都拥有专业的摄影、摄像设备，格书人员 就要成为专业的摄影、摄像人员。 知识点十：计算机速记服务 计算机速记是使用计算机对语言、文字等中文信息实时速记并生成电子文本的速记方法。 随着科技信息的快速发展，计算机速记在众多会议中成为一种潮流，目前技术最成热、应用
会处理问题。切不可采用广播通知或大声呼叫的方式，以免打断别人的发言和聆听，影响整 个会议的进程和气氛。休会期间应安排会场值班，避免闲杂人员进入会场，引发意外。 知识点五：操作与维护会议设备 会议期间的灯光照明、音响、录音、录像、通风等设备，均需要安排专人负责开关、维 护、保养。要确保会议进行中所有设备都能正常运作，还要全力配合会议进程的需要去控制、 调节、管理好各个设备，为与会代表提供一个良好的会议环境，这样才能真正把会开好。会 议休息期间，注意让设备也“休息”一下，否则长时间过度的使用，既容易使设备受损，同 时也会造成巨大的浪费。 知识点六：会场保卫工作 依据会议的不同密级和级别，会场相应采取不同的保卫措施。一般的工作会议，会场保 卫工作主要是保障会场秩序不受干扰，保护与会代表的人身安全和财物安全；而重大、重要 会议的会场保卫工作，除了要确保与会代表的人身安全、财物安全外，还要严格监控会场及 周围环境，保障会议的安全进行和会议内容不泄漏。 知识点七：会场的清洁卫生工作 良好的会议环境应能提供一个良好的会议氛围，让大家心情愉悦地把会开好，并给与会 者留下美好而深刻的印象。会场的清洁工作一般由会议服务人员负责。每阶段散会后，会场 服务人员应及时做好清洗消毒茶杯、整理桌面、打扫地面、通风换气等工作。 知识点八：会间茶水点心等的供应工作 有些会议会给与会者提供茶水、饮料、水果、点心等服务。提供这些服务，形式可以灵 活多样，既可以安排会场服务人员逐一分送到代表房间或座位上去，也可以把东西统一放置 在某处，设置指示牌，以自助形式让与会者自行按需拿取。会间茶水供应的内容不必追求品 种的繁多，数量也应控制好，避免造成会务浪费。通常，简单、方便、卫生的瓶装水，能够 迎合广大与会者的需要和习惯。 知识点九：摄影、摄像服务 会议不仅要留有文字性记录资料，而且要留有图片声像资料。这就需要会议主力、方提 供摄影、摄像服务。目前，稍具规模的企业、机关都拥有专业的摄影、摄像设备，秘书人员 就要成为专业的摄影、摄像人员。 知识点十：计算机速记服务 计算机速记是使用计算机对语言、文字等中文信息实时速记并生成电子文本的速记方法。 随着科技信息的快速发展，计算机速记在众多会议中成为一种潮流。目前技术最成熟、应用
最广泛的计算机速记是亚伟速记，与传统的记录方式相比，计算机速记具有速度快，效率高， 强度低等特点。 知识点十一：外语翻译服务 随着国际化程度的提高，会议的召开越米感频繁，对外语阻译的，要求也越来越大。 这就要求会议组织在选择外语解译时一定不能马虎，要注重外语翻译服务的质量。 首先，外语水平一定要高：其次，专业水平较高：第三，服务意识强。同时，会议组 织要让翻译人员事先然悉会议的相关内容和要求，为会议的同声传译做好充分准备。 知识点十二：视听设备及其他硬件服务 会议的程听设备既可以是低科技含量的支架或配套挂图，也可以是诸如双投影屏幕。 会场上除了必备的祝所配套设施外，还应准备打印机、复印机、传真机、电话（会议的 会场外应配备国际长逸电话装置》、网洛插口成无线网洛路由墨等。 在线讨论 请思考并到论坛中目答以下闻思： 1.如何做好会场服务？
最广泛的计算机速记是亚伟速记。与传统的记录方式相比，计算机速记具有速度快、效率高、 强度低等特点。 知识点十一：外语翻译服务 随着国际化程度的提高，会议的召开越来越频繁，对外语翻译的，要求也越来越大。 这就要求会议组织在选择外语翻译时一定不能马虎，要注重外语翻译服务的质量。 首先，外语水平一定要高；其次，专业水平较高；第三，服务意识强。同时，会议组 织要让翻译人员事先熟悉会议的相关内容和要求，为会议的同声传译做好充分准备。 知识点十二：视听设备及其他硬件服务 会议的视听设备既可以是低科技含量的支架或配套挂图，也可以是诸如双投影屏幕。 会场上除了必备的视听配套设施外,还应准备打印机、复印机、传真机、电话（会议的 会场外应配备国际长途电话装置）、网络插口或无线网络路由器等。 在线讨论 请思考并到论坛中回答以下问题： 1. 如何做好会场服务？