第四章会议服务与管理 学习目标： 1掌星会议服务的内容和服务标准： 2理解会议不同阶段的服务重点： 3.了解会议服务的现状和发辰趋势 基本概念： 会场布置：会场环境：会场服务：会议参观：会议管理 第一节会前服务：会场布置 会场布置的目的是创设与会议主题、性质相适应的会场气氛，确保会议的 需要，体现会议的有序性，从而有利于实现会议的目的，会场布置的内容包 括：会场座位格局设计与安排、会场环境布置、主席台布置、座区划分与座位 排列、会场设各物品及座位标识。 一、会场座位格局设计与安排 会场座位答题可分为上下相对式、全围式、半围式、分散式和对等式五种 格局。 (一)上下相对式 上下相对式的主要特征是主席台和代表席采取上下面对面的形式，从而突 出主席台的地位。由于专门设立了主席台，整个会场气氛就显得比较严肃和庄 重。上下相对式又可以分为礼堂形、“而”字形等。礼堂型的作为格局场面开 阔，较有气势，适合召开大中型的报告会、代表会等，但其座位一般是固定 的，因而无法做适当调整。“而”字形的格局，一般安排在座位不固定的会议厅 内，形式较为灵活，而且可以最大限度地利用会场面积。 (二)全围式 全围式的主要特征是不设专门的主席台，会议的领导和主持人同其他与会 者围坐在一起，容易形成融洽与合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神，有 助于与会者之间的相互熟悉了解和不拘形式的发言，使与会者畅所欲言，充分 交蓬思想、沟通情况，同时也便于会议主持者细致观察每位与会者的意向。准 确把握与会者的心理状态，并采取措施引导会议向既定目标发展，或根据实际 情况调整目标，从而保证会议的顺利进行。全围式格局适用于小型会议以及座 谈性、协商性等类型的会议
第四章 会议服务与管理 学习目标: 1.掌握会议服务的内容和服务标准； 2.理解会议不同阶段的服务重点； 3.了解会议服务的现状和发展趋势 基本概念： 会场布置；会场环境；会场服务；会议参观；会议管理 第一节 会前服务：会场布置 会场布置的目的是创设与会议主题、性质相适应的会场气氛，确保会议的 需要，体现会议的有序性，从而有利于实现会议的目的，会场布置的内容包 括：会场座位格局设计与安排、会场环境布置、主席台布置、座区划分与座位 排列、会场设备物品及座位标识。 一、会场座位格局设计与安排 会场座位答题可分为上下相对式、全围式、半围式、分散式和对等式五种 格局。 （一）上下相对式 上下相对式的主要特征是主席台和代表席采取上下面对面的形式，从而突 出主席台的地位。由于专门设立了主席台，整个会场气氛就显得比较严肃和庄 重。上下相对式又可以分为礼堂形、“而”字形等。礼堂型的作为格局场面开 阔，较有气势，适合召开大中型的报告会、代表会等，但其座位一般是固定 的，因而无法做适当调整。“而”字形的格局，一般安排在座位不固定的会议厅 内，形式较为灵活，而且可以最大限度地利用会场面积。 （二）全围式 全围式的主要特征是不设专门的主席台，会议的领导和主持人同其他与会 者围坐在一起，容易形成融洽与合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神，有 助于与会者之间的相互熟悉了解和不拘形式的发言，使与会者畅所欲言，充分 交流思想、沟通情况，同时也便于会议主持者细致观察每位与会者的意向，准 确把握与会者的心理状态，并采取措施引导会议向既定目标发展，或根据实际 情况调整目标，从而保证会议的顺利进行。全围式格局适用于小型会议以及座 谈性、协商性等类型的会议
(三)半围式 半围式介于上下相对式和全围式之间，即在主席台的正面和两侧安排与会 者的坐席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛。 半国式适用于中小型的工作会议等。其中，桥型格局较特殊，适用于述职、考 评，听证、面试类会议。 (四)分散式 与前几种座位格局不同，分散式座位格局不止一个“中心”，而是多个“中 心”，即整个会场的所有座位按照会议桌分成若干个谈话交流“中心”，领导人 分散就座，其中会议主席和主要嘉宾就座的桌席为“主桌。这种座位格局既在 一定程度上突出主桌的地位和作用，同时也给与会者提供了多个交流的中心， 使会议气氛更为轻松、和谐，适合召开规模较大的联欢会、茶话会、团拜会 等。 (五)对等式 对等式座位格局的特点是将会场座位排列成两边对等形状，主要用于举行 双边会议、会见和会谈。 二、会场环境布置 (一)公场环境布置的含义和作用 会场环境布置是指根据会议性质和目标，棕合运用文字、图案、色彩、造 型、光线、音响、花卉等要素对会场的气氛进行烘托，其作用主要表现在以下 几个方面： 1.昭示会议主题 会标、标语等文字性装饰，具有直接昭示会议主题的作用：会徽、吉样物 等图案性、造型性装饰则形象地说明或间接桃托会议主题， 2.渲染会议气氯 会议气氛分为主观气氛和客观气氛，文字、图案、色彩，造型、光线、音 响、花卉等会场环境要素的有机组成，能流染会议的客观气氛，并直接作用于 与会者的感官。使人如身临其境。进而影响与会者的情绪和行为方式，达到营 造会议主观气氛的目的。 3.调节心理状态 大量的会议实践证明，与会者的心理状态对于会议结果的制约作用甚大， 而与会者的心理状态又在一定程度上受会场环境布置的影响。比如，举行庆 祝、表彰、誓师大会，鲜红的会标、鲜红的奖状、鲜红的旗帜等装饰物烘托了 隆重、庄严、神吊的会议气氛，使人激动、感奋，给人留下深刻难忘的印象， 从而产生极大的激励和教育作用。又如，举行协调性会议，以蓝色和白色作为
（三）半围式 半围式介于上下相对式和全围式之间，即在主席台的正面和两侧安排与会 者的坐席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛。 半围式适用于中小型的工作会议等。其中，桥型格局较特殊，适用于述职、考 评、听证、面试类会议。 （四）分散式 与前几种座位格局不同，分散式座位格局不止一个“中心”，而是多个“中 心”，即整个会场的所有座位按照会议桌分成若干个谈话交流“中心”，领导人 分散就座，其中会议主席和主要嘉宾就座的桌席为“主桌”。这种座位格局既在 一定程度上突出主桌的地位和作用，同时也给与会者提供了多个交流的中心， 使会议气氛更为轻松、和谐，适合召开规模较大的联欢会、茶话会、团拜会 等。 （五）对等式 对等式座位格局的特点是将会场座位排列成两边对等形状，主要用于举行 双边会议、会见和会谈。 二、会场环境布置 （一）会场环境布置的含义和作用 会场环境布置是指根据会议性质和目标，综合运用文字、图案、色彩、造 型、光线、音响、花卉等要素对会场的气氛进行烘托，其作用主要表现在以下 几个方面： 1.昭示会议主题 会标、标语等文字性装饰，具有直接昭示会议主题的作用；会徽、吉祥物 等图案性、造型性装饰则形象地说明或间接烘托会议主题。 2.渲染会议气氛 会议气氛分为主观气氛和客观气氛。文字、图案、色彩、造型、光线、音 响、花卉等会场环境要素的有机组成，能渲染会议的客观气氛，并直接作用于 与会者的感官，使人如身临其境，进而影响与会者的情绪和行为方式，达到营 造会议主观气氛的目的。 3.调节心理状态 大量的会议实践证明，与会者的心理状态对于会议结果的制约作用甚大， 而与会者的心理状态又在一定程度上受会场环境布置的影响。比如，举行庆 祝、表彰、誓师大会，鲜红的会标、鲜红的奖状、鲜红的旗帜等装饰物烘托了 隆重、庄严、神圣的会议气氛，使人激动、感奋，给人留下深刻难忘的印象， 从而产生极大的激励和教育作用。又如，举行协调性会议，以蓝色和白色作为
会场的主色调，能起到缓解紧张气氛的作用 (二)会标 1.会标的含义和作用 会标是在会场内面向与会者、揭示会议名称和会议主要信息、以文字为主 的标志，会标有以下几个方面的作用： (1)竭示会议的基本信息。会标的主要功能在于通过会议名称和附加文字 直接揭示会议的主题、性质、主办者、时间、地点等基本信息，便于与会者和 采访记者识别和了解会议. (2)体现会议的庄重性。会标面向全体与会者，面且幅面巨大，是会场的 视觉中心，在传递会议基本信息的同时，还增加了会议的庄重性。在笔者的一 项非随机访问中，有96%的受访者认为会场内有会标要比无会标更能体现会议 的庄重性。 (3)激发与会者的参与感。与会者对会议现场有无会标的感受有着明显的 差异。在笔者的一项调查中，有82%的受访者感到在会标的视觉刺激作用下， 对会议的认同感大大加强，从而激发了他们参与会议的积极性和责任感。 (4)有利于通过视频和图片等载体进行宣传报道。采用视顿和图片的形式 报道会议，会标是不可缺少的。会场内如无会标，视顿和图片报道的效果会 大打折扣。 2.会标的制作要求 (1)格调与主题相一致。会标的格调由色彩、字体，构图、材质等因素综 合构成。会议的性质和主题决定会议的会标格调，如代表大会的会标格调应当 凝重，联欢会的会标格调应当活泼。 (2)具有视觉神击力。会标的制作形式和显示的位置应当醒目，有时也可 以辅以背景性图案，使其具有较强的视觉冲击力，给人留下深刻的印象。室内 会议的会标既可用横幅的形式悬挂于主席台上方的沿口，也可用投影仪映射于 天幕上，或制作成巨幅布景展板面向与会者. 3.体现会议的主要信息。如果会议名称揭示的主要信息较全面，可以直接 作为会标的内容：如会议名称较为简洁，也可以在名称下标出会议的主办者、 承办者，赞助者以及会议的时间、地点。国际性会议的会标可以用中文和英文 同时书写，也可以用会议规定的官方文字单独书写。 (三)标语 1.会议标语的含义与作用 会议标语是指围绕会议目标和主题、用简短的文字写出，醒目张贴或悬挂 的、具有宜传鼓动作用的口号。会议标语是一种书面符号系统，能更直接论释
会场的主色调，能起到缓解紧张气氛的作用。 （二）会标 1.会标的含义和作用 会标是在会场内面向与会者、揭示会议名称和会议主要信息、以文字为主 的标志。会标有以下几个方面的作用： （1）揭示会议的基本信息。会标的主要功能在于通过会议名称和附加文字 直接揭示会议的主题、性质、主办者、时间、地点等基本信息，便于与会者和 采访记者识别和了解会议。 （2）体现会议的庄重性。会标面向全体与会者，而且幅面巨大，是会场的 视觉中心，在传递会议基本信息的同时，还增加了会议的庄重性。在笔者的一 项非随机访问中，有 96%的受访者认为会场内有会标要比无会标更能体现会议 的庄重性。 （3）激发与会者的参与感。与会者对会议现场有无会标的感受有着明显的 差异。在笔者的一项调查中，有 82%的受访者感到在会标的视觉刺激作用下， 对会议的认同感大大加强，从而激发了他们参与会议的积极性和责任感。 （4）有利于通过视频和图片等载体进行宣传报道。采用视频和图片的形式 报道会议，会标是不可缺少的。会场内如无会标，视频和图片报道的效果就会 大打折扣。 2.会标的制作要求 （1）格调与主题相一致。会标的格调由色彩、字体、构图、材质等因素综 合构成。会议的性质和主题决定会议的会标格调，如代表大会的会标格调应当 凝重，联欢会的会标格调应当活泼。 （2）具有视觉冲击力。会标的制作形式和显示的位置应当醒目，有时也可 以辅以背景性图案，使其具有较强的视觉冲击力，给人留下深刻的印象。室内 会议的会标既可用横幅的形式悬挂于主席台上方的沿口，也可用投影仪映射于 天幕上，或制作成巨幅布景展板面向与会者。 3.体现会议的主要信息。如果会议名称揭示的主要信息较全面，可以直接 作为会标的内容；如会议名称较为简洁，也可以在名称下标出会议的主办者、 承办者、赞助者以及会议的时间、地点。国际性会议的会标可以用中文和英文 同时书写，也可以用会议规定的官方文字单独书写。 （三）标语 1.会议标语的含义与作用 会议标语是指围绕会议目标和主题、用简短的文字写出、醒目张贴或悬挂 的、具有宣传鼓动作用的口号。会议标语是一种书面符号系统，能更直接诠释
会议主题，因而具有宜传会议精神、谊染会议气氛、激发与会者热情的作用。 2会议标语的种类 (1》主题性标语。这是指诠释、烘托会议主题的书面口号。如竞的“十七 大”召开时，在人民大会堂大礼堂二楼的围墙上横挂着醒目的标语：高举中国 特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入 贯彻落实科学发展观，为夺取全面建设小康社会新胜利而奋斗！ 2.礼仪性标语。表达热诚欢迎和热烈祝贺之意的大幅书面口号即礼仪性标 语，如“热烈欢迎参加X义大会的国内外嘉宾”，“热烈祝贺××大会隆重召 开”。 3.会议标语制作和悬挂的要求 (1)切合主题。标语口号是为宣传会议主题服务的，制作时一定要切合主 题，体现会议的目标、 (2)亲切感人·要使人们对标语口号产生认同感，很重要的一点就是标语 口号要亲切随和，喜闻乐见。如“交通法规，生命之友”、“高高兴兴上班。平 平安安回家”等 (3)号召力强。标语口号要有强烈的鼓动性和号召力，使人看了之后精神 为之一振。 (4)简洁工整。实践证明，简洁的标语更能引起与会者的视觉注意，也更 容易记忆。此外，标语口号也要尽可能工整，言有节奏感，让人读起来朗阴上 口，有助于扩大宜传效果。 (5》悬挂得体。标语的悬挂一定要得体，具体要求是 ①悬挂的数量要适当。标语数量太多不仅达不到好的宜传效果，反而会产 生视觉污染，使人感到压抑和厌烦。 ②悬挂的位置要恰当，会议标语一般悬挂在主席台周国和会场外面。如果 主席台的天幕或者前沿横帘幕上己经悬挂了会标，则不宜再悬挂标语口号，以 免冲谈会标的效果。：礼仪性的标语应悬挂在会场的人口处，也可在与会者抵达 的机场、车站作适当的布置。 ③悬挂的方式要别致新颖。如可采用授幅、直幅、广告牌、气球、充气拱 门等悬挂方式。 (四)花饰 会场内外适当布置鲜花，能衬托会议主题，点缀会议气氛，给人一种清 新、活泼的感觉，也能减轻与会者长时间开会的疲劳。布置花饰要注意以下几 个问圈： 1.花饰的格调和意酒
会议主题，因而具有宣传会议精神、渲染会议气氛、激发与会者热情的作用。 2.会议标语的种类 （1）主题性标语。这是指诠释、烘托会议主题的书面口号。如党的“十七 大”召开时，在人民大会堂大礼堂二楼的围墙上横挂着醒目的标语：高举中国 特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入 贯彻落实科学发展观，为夺取全面建设小康社会新胜利而奋斗！ 2.礼仪性标语。表达热诚欢迎和热烈祝贺之意的大幅书面口号即礼仪性标 语，如“热烈欢迎参加××大会的国内外嘉宾”、“热烈祝贺××大会隆重召 开”。 3.会议标语制作和悬挂的要求 （1）切合主题。标语口号是为宣传会议主题服务的，制作时一定要切合主 题，体现会议的目标。、 （2）亲切感人。要使人们对标语口号产生认同感，很重要的一点就是标语 口号要亲切随和，喜闻乐见。如“交通法规，生命之友”、“高高兴兴上班，平 平安安回家”等 （3）号召力强。标语口号要有强烈的鼓动性和号召力，使人看了之后精神 为之一振。 （4）简洁工整。实践证明，简洁的标语更能引起与会者的视觉注意，也更 容易记忆。此外，标语口号也要尽可能工整，富有节奏感，让人读起来朗朗上 口，有助于扩大宣传效果。 （5）悬挂得体。标语的悬挂一定要得体，具体要求是： ①悬挂的数量要适当。标语数量太多不仅达不到好的宣传效果，反而会产 生视觉污染，使人感到压抑和厌烦。 ②悬挂的位置要恰当。会议标语一般悬挂在主席台周围和会场外面。如果 主席台的天幕或者前沿横帘幕上已经悬挂了会标，则不宜再悬挂标语口号，以 免冲淡会标的效果。．礼仪性的标语应悬挂在会场的人口处，也可在与会者抵达 的机场、车站作适当的布置。 ③悬挂的方式要别致新颖。如可采用横幅、直幅、广告牌、气球、充气拱 门等悬挂方式。 （四）花饰 会场内外适当布置鲜花，能衬托会议主题，点缀会议气氛，给人一种清 新、活泼的感觉，也能减轻与会者长时间开会的疲劳。布置花饰要注意以下几 个问题： 1.花饰的格调和意蕴
花卉的品种与顾色要符合会议的整体格调。如气氛热烈的庆祝会以红、黄 等颜色较为浓烈的花为主，如圣诞红、月季、玫瑰等：庄重严肃的会议应当以 常青观叶类花卉为主，如君子兰、棕糊、万年青等：座会等气氛比较轻松的 会议，可摆放月季、扶桑等观赏性花卉和米兰、白玉兰、茉莉等赏香型花卉， 以增加和谐胜洽的气氛。 2花饰的形式 花饰的形式有花篮、花环、花图、盆花等。花篮主要表达庆贺的意思，用 于开幕、开张等仪式，花环主要表达款迎的意思，用于欢迎大公。花圈表达哀 惊的意思，用干追惊纪念仪式。盆花主要起点缀气氛的作用，各种会议均可使 用 3.花饰的位置 花饰布置的区域包括主席台台口、天幕下方、讲台、会议桌、会场人口处 等。其中，主席台台口、会场入口处是花饰布置的两个重点区域。 (五)灯光 灯光的强、弱、明、暗及颜色，会给会场带来不同的视觉效果。灯光布置 要注意以下几个问题： 1.光色 一般性会议，宜使用白炽灯或日光灯作为会场的照明光源。而喜庆色彩较 为浓烈的会议，或者以晚会形式举行的顺奖仪式等，可适当使用彩色灯光。 2主席台上与台下的光强比例 由于主席台是会场的中心区域，其照射光线的亮度应当比主席台下稍强 些，以利于集中与会者的视线，突出主席台的地位。由于会议活动是一种互动 的交流方式，主席台的领导要随时了解台下的情况和反应，因此台上台下的光 线反差不能太大，这一点与舞台演出时的灯光布置有明显的不同。 3.灯光的投射角度和受光效果 会议主席台的灯光布置和舞台演出时的灯光布置有很大的差别，如投射在 主席台后面天幕上的光线不能太亮，否则会使主席台处于逆光的效果，造成主 席台上领导人正面形象的模期，同时也容易使主席台下的与会人员产生视觉疲 劳。一般不要开启低角度的光源，因为低角度的光源会改变或者夸张人物的形 象。下面是主席台灯光的投射位置和受光效果、视觉印象之间的关系，可作参 考1 投射位置受光效果 视魔印象照明设备 ●正前上方—一安定 自然感面光 ●前斜上方一—一立体 有生气耳光
花卉的品种与颜色要符合会议的整体格调。如气氛热烈的庆祝会以红、黄 等颜色较为浓烈的花为主，如圣诞红、月季、玫瑰等；庄重严肃的会议应当以 常青观叶类花卉为主，如君子兰、棕榈、万年青等；座谈会等气氛比较轻松的 会议，可摆放月季、扶桑等观赏性花卉和米兰、白玉兰、茉莉等赏香型花卉， 以增加和谐融洽的气氛。 2.花饰的形式 花饰的形式有花篮、花环、花圈、盆花等。花篮主要表达庆贺的意思，用 于开幕、开张等仪式。花环主要表达欢迎的意思，用于欢迎大会。花圈表达哀 悼的意思，用于追悼纪念仪式。盆花主要起点缀气氛的作用，各种会议均可使 用。 3.花饰的位置 花饰布置的区域包括主席台台口、天幕下方、讲台、会议桌、会场人口处 等。其中，主席台台口、会场入口处是花饰布置的两个重点区域。 （五）灯光 灯光的强、弱、明、暗及颜色，会给会场带来不同的视觉效果。灯光布置 要注意以下几个问题： 1.光色 一般性会议，宜使用白炽灯或日光灯作为会场的照明光源。而喜庆色彩较 为浓烈的会议，或者以晚会形式举行的颁奖仪式等，可适当使用彩色灯光。 2.主席台上与台下的光强比例 由于主席台是会场的中心区域，其照射光线的亮度应当比主席台下稍强 些，以利于集中与会者的视线，突出主席台的地位。由于会议活动是一种互动 的交流方式，主席台的领导要随时了解台下的情况和反应，因此台上台下的光 线反差不能太大，这一点与舞台演出时的灯光布置有明显的不同。 3.灯光的投射角度和受光效果 会议主席台的灯光布置和舞台演出时的灯光布置有很大的差别。如投射在 主席台后面天幕上的光线不能太亮，否则会使主席台处于逆光的效果，造成主 席台上领导人正面形象的模糊，同时也容易使主席台下的与会人员产生视觉疲 劳。一般不要开启低角度的光源，因为低角度的光源会改变或者夸张人物的形 象。下面是主席台灯光的投射位置和受光效果、视觉印象之间的关系，可作参 考： 投射位置 受光效果 视觉印象 照明设备 ●正前上方——安定 自然感 面光 ●前斜上方——立体 有生气 耳光
●正前水平一一平淡 表情淡化 平射追光 ●正前下方—一异常 不安感 脚光及低角度投光 ●正上方向一一形象失真 无表情 顶排光及顶部投光 ●正侧上方一对比强烈 阴阳险 侧天桥及顶侧投光 ●正侧水平一一强硬 冷酷感 侧流动灯及平侧光 ●正后上方一一轮廓鲜明 装饰感 顶排逆光及顶逆光 (六)色彩与色调 不同色彩与色调能对人产生不同的心理感受。比如，红，橙、黄等颜色给 人以热烈、辉煌、兴奋的感觉，青、绿、蓝等颜色给人以清爽、娴静的感觉： 因此，时间较长的会议，会场可用绿色、蓝色的窗帘，布置绿、盟色的花草， 树木等，以消除与会者的玻劳。代表大会、表影庆祝大会，会场的色薄布置要 鲜亮、醒目一些，以显示热烈、庄严、喜庆的气氛，如在主席台摆一些五彩缤 纷的鲜花，两侧顺列鲜艳的红旗，周国悬挂一些红底黄字的标语。在我国，一 般认为：红色象征着火热、豪迈、奋进：黄色象征着温暖、高贵、辉煌。当人 们走进用这样的色彩、色调布置的会场时，就会精神银奋、情绪藏昂，就会很 快将自己的感情陆进会议的气氛中。其他一般性短会，不必作特殊布置。 三、主席台布置 (一)主席台的含义与作用 主席台是领导人，主席团成员，主要嘉宾、报告人集中就座的区域，其作 用主要有以下几方面： 1.便于主持和领导会议。氧疑额导人或主席团成员集中就座于主席台上， 既便于主持会议，也便于对会议中的突发性事件及时进行集体商量，作出决 定 2形成会议中心。在设有主席台的会场中，所有的报告、发言、讲话、演 示都在主席台上进行，形成会议中心，使会议的信息沟通与交蓬更有秩序、更 有效。 3.增强会议的庄重气氛。一般而言，设有主席台的会场，气氛比较庄重， 而不设主席台的会场，气氛较为轻松， (二)主席台布置的内容和要求 主席台是会场视觉的中心，受众人瞩目，也是媒体宜传报道的焦点，因 此，主席台的布置在整个会场的布置工作中占有突出的地位，应当高度重视： 主席台布置除了会标、会徽、西像，旗帜、花卉、灯光等会场环境要素外，还 包括座位格局、讲台、话筒、钢幕架等。 1.主席台的座位格局。同会场座位格局相比，主席台的。座位格局可以选
●正前水平——平淡 表情淡化 平射追光 ●正前下方——异常 不安感 脚光及低角度投光 ●正上方向——形象失真 无表情 顶排光及顶部投光 ●正侧上方——对比强烈 阴阳脸 侧天桥及顶侧投光 ●正侧水平——强硬 冷酷感 侧流动灯及平侧光 ●正后上方——轮廓鲜明 装饰感 顶排逆光及顶逆光 （六）色彩与色调 不同色彩与色调能对人产生不同的心理感受。比如，红、橙、黄等颜色给 人以热烈、辉煌、兴奋的感觉，青、绿、蓝等颜色给人以清爽、娴静的感觉。 因此，时间较长的会议，会场可用绿色、蓝色的窗帘，布置绿、蓝色的花草、 树木等，以消除与会者的疲劳。代表大会、表彰庆祝大会，会场的色调布置要 鲜亮、醒目一些，以显示热烈、庄严、喜庆的气氛，如在主席台摆一些五彩缤 纷的鲜花，两侧顺列鲜艳的红旗，周围悬挂一些红底黄字的标语。在我国，一 般认为：红色象征着火热、豪迈、奋进；黄色象征着温暖、高贵、辉煌。当人 们走进用这样的色彩、色调布置的会场时，就会精神振奋、情绪激昂，就会很 快将自己的感情融进会议的气氛中。其他一般性短会，不必作特殊布置。 三、主席台布置 （一）主席台的含义与作用 主席台是领导人、主席团成员、主要嘉宾、报告人集中就座的区域，其作 用主要有以下几方面： 1.便于主持和领导会议。狐疑领导人或主席团成员集中就座于主席台上， 既便于主持会议，也便于对会议中的突发性事件及时进行集体商量，作出决 定。 2.形成会议中心。在设有主席台的会场中，所有的报告、发言、讲话、演 示都在主席台上进行，形成会议中心，使会议的信息沟通与交流更有秩序、更 有效。 3.增强会议的庄重气氛。一般而言，设有主席台的会场，气氛比较庄重， 而不设主席台的会场，气氛较为轻松。 （二）主席台布置的内容和要求 主席台是会场视觉的中心，受众人瞩目，也是媒体宣传报道的焦点，因 此，主席台的布置在整个会场的布置工作中占有突出的地位，应当高度重视。 主席台布置除了会标、会徽、画像、旗帜、花卉、灯光等会场环境要素外，还 包括座位格局、讲台、话筒、揭幕架等。 1.主席台的座位格局。同会场座位格局相比，主席台的．座位格局可以选
择的形式较少，一般都采取横式。应根据主席台上就座的人数多少来确定主席 台的长短和座位排数。主席台的座位可以是一排，也可以是多排。除前排必须 通栏外，后排有时也可分成两栏，中间留出通道。主席台上每排桌椅之同要空 开适当的距离，以方便领导人入席与退席。 2.讲台。讲台是供主持人主持会议以及报告人作报告用的。设置专门的讲 台，有助于突出报告人的地位，显示报告的重要性，也体现出会议气氛的庄严 和隆重。因此，重要的代表大会、报告会等均需设置专门的讲台。一般情况 下，讲台只设一个，可设在主席台中央，也可设在右侧（以主席台的朝向为 准)。设在中央的，位置应低于主席台前排的位置，以免报告人挡住主席台上领 导人的视线。较大的会场也可在主席台的两侧设置讲台，以方便台下的与会者 上台发言。一些特殊的会议（如报告会、记者招特会等）可不设主席台，只设 讲台。讲台上可放置鲜花，但以低矮型为宜。讲台正面可镶会徽 3.话筒。话简的安装要根据会议的需要，为便于领导人讲话、插话，主席 台前排的每个座位都可安装话简。讲台上必须安装话简。 4.园幕架。会议活动中如穿插揭幕式，如揭牌等，可在主席台的左侧设揭 幕架，与讲台对称，也可将揭幕架放在主席台的中央。揭幕架上事先放置好所 要褐幕的牌、像等，用色彩相宜的揭幕布遮住， 四、座次排列与座位划分 (一)座次的含义和座次排列的作用 座次是指按一定规则和方法挂列的与会者的座席位次。挂列座次的作用在 于体现会议的礼仪。座次排列是会议礼仪工作重要的组成部分，应符合会议的 礼仪规则。座次排列的重点是主席台。毋庸讳言，主席台的座次排列是一个非 常重要和散感的问题，有时甚至是一个严肃的政治问题，会务工作人员必须极 其认真地对待。有的会议对主席台下的与会者也需要排列座次。 (二)与会者排序的规则 座次是根据与会者的排序安挂的。因此，排列座次之前要先确定每个与会 者的排序。与会者排序的常用规则有以下几种，无论采用哪一种规则都必须由 会议领导机构或领导人最终确认 1.按与会者职务高低排序，同一职务可按资历高低排序。 2按与会者姓氏笔画排序。 3.按上级批复或任命通知中的名单次序排序。 4派代表参加时，可按所代表的单位名称笔面排序。如参加会议代表的职 务 高低不等，也可先按职务高低排序，再按单位名称笔画排序
择的形式较少，一般都采取横式。应根据主席台上就座的人数多少来确定主席 台的长短和座位排数。主席台的座位可以是一排，也可以是多排，除前排必须 通栏外，后排有时也可分成两栏，中间留出通道。主席台上每排桌椅之间要空 开适当的距离，以方便领导人入席与退席。 2.讲台。讲台是供主持人主持会议以及报告人作报告用的。设置专门的讲 台，有助于突出报告人的地位，显示报告的重要性，也体现出会议气氛的庄严 和隆重。因此，重要的代表大会、报告会等均需设置专门的讲台。一般情况 下，讲台只设一个，可设在主席台中央，也可设在右侧（以主席台的朝向为 准）。设在中央的，位置应低于主席台前排的位置，以免报告人挡住主席台上领 导人的视线。较大的会场也可在主席台的两侧设置讲台，以方便台下的与会者 上台发言。一些特殊的会议（如报告会、记者招待会等）可不设主席台，只设 讲台。讲台上可放置鲜花，但以低矮型为宜。讲台正面可镶会徽。 3.话筒。话筒的安装要根据会议的需要，为便于领导人讲话、插话，主席 台前排的每个座位都可安装话筒。讲台上必须安装话筒。 4.揭幕架。会议活动中如穿插揭幕式，如揭牌等，可在主席台的左侧设揭 幕架，与讲台对称，也可将揭幕架放在主席台的中央。揭幕架上事先放置好所 要揭幕的牌、像等，用色彩相宜的揭幕布遮住。 四、座次排列与座位划分 （一）座次的含义和座次排列的作用 座次是指按一定规则和方法排列的与会者的座席位次。排列座次的作用在 于体现会议的礼仪。座次排列是会议礼仪工作重要的组成部分，应符合会议的 礼仪规则。座次排列的重点是主席台。毋庸讳言，主席台的座次排列是一个非 常重要和敏感的问题，有时甚至是一个严肃的政治问题，会务工作人员必须极 其认真地对待。有的会议对主席台下的与会者也需要排列座次。 （二）与会者排序的规则 座次是根据与会者的排序安排的。因此，排列座次之前要先确定每个与会 者的排序。与会者排序的常用规则有以下几种，无论采用哪一种规则都必须由 会议领导机构或领导人最终确认。 1.按与会者职务高低排序，同一职务可按资历高低排序。 2.按与会者姓氏笔画排序。 3.按上级批复或任命通知中的名单次序排序。 4.派代表参加时，可按所代表的单位名称笔画排序。如参加会议代表的职 务 高低不等，也可先按职务高低排序，再按单位名称笔画排序
5.国际性会议则按国际礼宾次序排序。 (三)安排座次的方法 与会者排序确定后，再根据排序安排每个与会者的座位。国内会议和国际 会议排列座次的方法不同。我国实行的是以左为尊的礼节，而国际礼仪则通行 以右为尊。 1.国内会议排列主席台座次的方法。具体如下： (1)名单上排在第一位的领导人或来宾安排于主席台前排中央就座。 (2)其他领导人或米宾以主席台的朝向为准，按先左后右、一左一右的顺序 排列 (3)主席台上就座人数为偶数时，前两位领导人共同居中，第一位领导人坐 在第二位领导人的左侧，第二位领导人坐在第一位领导人的右侧，余类推。 (4)主持人按其排序安排座次。 2国际性会议主席台座次安排。在国际性会议主席台的座次排列中，一般 由大会主席或者主办方身份最高的出席者居中，其他来宾按身份高低先右后左 交替向两边排开，这一点与国内会议先左后右挂列方法正好相反。出席者代表 国家且身份相等时，一般按国家英文名称的字母顺序排列，有时也要综合考虑 其他因素，采取特殊的方法。例如，1998年3月在英国举行的亚欧论坛，由于 与会者都是政府首脑，所以就以任职时间的先后确定座次。有时，在安排主席 右方首席座次时，可以通过抽签减协商决定领先的字母。再按字母顺序安排座 次。在召开双边国际性会议时，双方身份最高的额导人共同居中，主左客右， 交叉排列。 (四)座区的含义与座区划分的作用 座区是指主席台以外的坐席按一定规则和方法划分和安排的区域。规模较 大、人数较多、资格不同，或者以团组、单位的名义参加的会议。往往需要将 会场中的坐席划分为若干个区域，让与会者按代表团、小组、单位或者按资格 分区集中就座。 座区划分的作用体现在以下几个方面： 1.所有的与会者按规定的座区和坐席赋座，便于推持会场的秩序， 2.便于在会议现场分团组或单位统计实到会议的人数. 3.便于在会议现场按团组或单位对会议的临时动议进行讨论或磁商。 4.便于会议领导机构与各团组或单位之间以及团组之间、单位之间进行现 场交流和沟通。 5.便于在会议现场分发和清退会议文件， (五)座区划分的原则
5.国际性会议则按国际礼宾次序排序。 （三）安排座次的方法 与会者排序确定后，再根据排序安排每个与会者的座位。国内会议和国际 会议排列座次的方法不同。我国实行的是以左为尊的礼节，而国际礼仪则通行 以右为尊。 1.国内会议排列主席台座次的方法。具体如下： (1)名单上排在第一位的领导人或来宾安排于主席台前排中央就座。 (2)其他领导人或来宾以主席台的朝向为准，按先左后右、一左一右的顺序 排列。 (3)主席台上就座人数为偶数时，前两位领导人共同居中，第一位领导人坐 在第二位领导人的左侧，第二位领导人坐在第一位领导人的右侧，余类推。 (4)主持人按其排序安排座次。 2.国际性会议主席台座次安排。在国际性会议主席台的座次排列中，一般 由大会主席或者主办方身份最高的出席者居中，其他来宾按身份高低先右后左 交替向两边排开。这一点与国内会议先左后右排列方法正好相反。出席者代表 国家且身份相等时，一般按国家英文名称的字母顺序排列，有时也要综合考虑 其他因素，采取特殊的方法。例如，1998 年 3 月在英国举行的亚欧论坛，由于 与会者都是政府首脑，所以就以任职时间的先后确定座次。有时，在安排主席 右方首席座次时，可以通过抽签或协商决定领先的字母，再按字母顺序安排座 次。在召开双边国际性会议时，双方身份最高的领导人共同居中，主左客右， 交叉排列。 （四）座区的含义与座区划分的作用 座区是指主席台以外的坐席按一定规则和方法划分和安排的区域。规模较 大、人数较多、资格不同，或者以团组、单位的名义参加的会议，往往需要将 会场中的坐席划分为若干个区域，让与会者按代表团、小组、单位或者按资格 分区集中就座。 座区划分的作用体现在以下几个方面： 1.所有的与会者按规定的座区和坐席就座，便于维持会场的秩序。 2.便于在会议现场分团组或单位统计实到会议的人数。 3.便于在会议现场按团组或单位对会议的临时动议进行讨论或磋商。 4.便于会议领导机构与各团组或单位之间以及团组之间、单位之间进行现 场交流和沟通。 5.便于在会议现场分发和清退会议文件。 （五）座区划分的原则
座区的划分应当坚持以下原则： 1.遵守规则。会议规则对座区的划分有明确规定的，应从其规定。未制定 相应规则的，应事先确定划分座区的原则。 2区别资格。与会者的资格有区别的。应按照资格划分座区。 3.符合礼仪，举行礼仪性的活动。座区的划分应当符合礼仪要求。 4.体现公平。座区的划分总会有前与后、中间与两侧的差别，如会场较 大，不同的座区与主席台之间距离就会相差很大。为体现公平，使同一性质的 每个代表团、小组或单位都有机会安排在中间或能面，可采取轮换座区的办 法. (六)座区的划分和安排方法 1.按与会者的资格划分和安排，凡有不同资格的与会者参加的会议，应当 首先将所有与会者按正式、列席、特邀、旁听的资格加以划分，然后再按资格 分别安排座区。一般做法是： (1)正式代表的座区在前或居中。 (2)列席代表安排在后排或两侧。也可将正式代表安排就座于一楼，而将列 席代表安排在二楼就座。例如，全国人民代表大会举行开幕式时，全国人民代 表大会代表按代表团就座于人民大会堂主会场的一楼，全国政协会议代表作为 列席代表就座于主会场的二楼， (3)特邀的嘉宾，人数较少时，就座于主席台上：人数较多时，主要的嘉宾 就座于主席台上，其他应安排就座在前排。 (4)如允许旁听和记者采访，则在会场两侧或后排专设旁听席和记者席。 2按团组划分和排列。需要分组的会议，首先要按一定的原则确定团组排 列的先后次序，然后再按一定的方法确定每一团组的具体座区。 ()确定团组次序的方法，确定团组次序要依据会议的规则，未制定规则 的，由会议的领导机构或领导人确定挂列先后顺序的原则。具体方法有以下几 种： ①按《中华人民共和国行政区划》规定的顺序排列，用于全国性的、按地 区编组的会议。 ②按各代表团、小组、单位名称的笔面多少确定先后顺序排列。首字笔面 数相同的，根据汉字部首的先后顺序排列。首字相同的，根据第二个字的笔面 数确定先后顺序，余类推。 ③按代表团、小组、单位名称的汉语拼音的字母顺序来确定先后顺序。第 一个字母相同的，根据第二个字母确定先后顺序，余类推， ④国际性会议则按国际礼宾次序确定先后顺序
座区的划分应当坚持以下原则： 1.遵守规则。会议规则对座区的划分有明确规定的，应从其规定。未制定 相应规则的，应事先确定划分座区的原则。 2.区别资格。与会者的资格有区别的，应按照资格划分座区。 3.符合礼仪。举行礼仪性的活动，座区的划分应当符合礼仪要求。 4.体现公平。座区的划分总会有前与后、中间与两侧的差别，如会场较 大，不同的座区与主席台之间距离就会相差很大。为体现公平，使同一性质的 每个代表团、小组或单位都有机会安排在中间或前面，可采取轮换座区的办 法。 （六）座区的划分和安排方法 1.按与会者的资格划分和安排。凡有不同资格的与会者参加的会议，应当 首先将所有与会者按正式、列席、特邀、旁听的资格加以划分，然后再按资格 分别安排座区。一般做法是： (1)正式代表的座区在前或居中。 (2)列席代表安排在后排或两侧。也可将正式代表安排就座于一楼，而将列 席代表安排在二楼就座。例如，全国人民代表大会举行开幕式时，全国人民代 表大会代表按代表团就座于人民大会堂主会场的一楼，全国政协会议代表作为 列席代表就座于主会场的二楼。 (3)特邀的嘉宾，人数较少时，就座于主席台上；人数较多时，主要的嘉宾 就座于主席台上，其他应安排就座在前排。 (4)如允许旁听和记者采访，则在会场两侧或后排专设旁听席和记者席。 2.按团组划分和排列。需要分组的会议，首先要按一定的原则确定团组排 列的先后次序，然后再按一定的方法确定每一团组的具体座区。 (1)确定团组次序的方法。确定团组次序要依据会议的规则，未制定规则 的，由会议的领导机构或领导人确定排列先后顺序的原则。具体方法有以下几 种： ①按《中华人民共和国行政区划》规定的顺序排列，用于全国性的、按地 区编组的会议。 ②按各代表团、小组、单位名称的笔画多少确定先后顺序排列。首字笔画 数相同的，根据汉字部首的先后顺序排列。首字相同的，根据第二个字的笔画 数确定先后顺序，余类推。 ③按代表团、小组、单位名称的汉语拼音的字母顺序来确定先后顺序。第 一个字母相同的，根据第二个字母确定先后顺序，余类推。 ④国际性会议则按国际礼宾次序确定先后顺序
(2)排列团组座区的方法。具体如下： ①横向排列法。这是指把每个代表团、小组、单位的坐席从前向后排成纵 向的一列，再按组别顺序以代表坐席的朝向为准，从左到右依次横向排列。 ②纵向排列法。这是指把每个代表团、小组、单位的坐席排成横向的一 行，再按团组顺序从前向后依次纵向挂列 ③左右排列法。这是指把每个代表团、小组、单位的坐席安挂成纵向一 列，以会场的中心线为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后右向两 侧横向交错扩展排列其他团组。 总之，主席台的座次排列是一个非常重要而且又非常敏感的问恩，会务工 作人员需要认真对待。 五、会场设备物品与标识 (一)会场设各和物品的作用 会场设备和物品是现代会议活动赖以进行的物质保障，现代会议活动所使 用的设备与物品琳琅满目，每一种设各和物品具有特定的功能，从某一方面支 持会议活动。会议的目的、方式和手段不同，所需要的设备和物品亦不同。概 括说来，会场设备和物品的作用主要有以下几个方面： 1.记载表达信息。会议活动是信息交流、信息共享的平台，而会议信息必 须通过适当的载体才能表达、感知、接受、传递、记载和保存，如纸、笔、摄 檬机、录音机、速录机、电脑等就是记载和表达会议信息的最基本的设备和物 品。话简、音响系统、投影仪等，属于轴助表达的设备，可以提高会议信息的 听觉效果和视觉表达效果， 2。提供条件保障。即使是最简单的会议活动，也需要具备必要的活动条 件，如桌椅、照明系统等。大型会议活动所需要的条件保障要求更多、更高， 如空调设备、消防设施、通信系统、运输工具等。离开了这些基本的物质条件 的保障，现代会议活动就难以举行。 3。营造环境气氯。会议环境气氛的营造必须借助装饰用品。如高悬的气球 和标语、五彩缤粉的族帜、赏心悦目的花弃、色彩绚图的灯光、热情激昂的音 乐，每一项构成会议环境气氛的要素，都要通过相应的设备和物品来体现 4。克服交流障碍。国际性会议活动，与会者来自不同的国家和地区，语言 交蓬难免会有障码，而有了翻译机，同声翻译系统等设备，可以让讲不同语言 的与会者实现无障碍交流。 5.实现远程会议。借助电话、电视、计算机和网铬设施，现代化的远程会 议成为现实，传统的会议模式发生了深刻的变化，人们]不再需要为赶赴会议而 无谓地浪赍旅途时间和经费，会议的效率大为提高
(2)排列团组座区的方法。具体如下： ①横向排列法。这是指把每个代表团、小组、单位的坐席从前向后排成纵 向的一列，再按组别顺序以代表坐席的朝向为准，从左到右依次横向排列。 ②纵向排列法。这是指把每个代表团、小组、单位的坐席排成横向的一 行，再按团组顺序从前向后依次纵向排列。 ③左右排列法。这是指把每个代表团、小组、单位的坐席安排成纵向一 列，以会场的中心线为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后右向两 侧横向交错扩展排列其他团组。 总之，主席台的座次排列是一个非常重要而且又非常敏感的问题，会务工 作人员需要认真对待。 五、会场设备物品与标识 （一）会场设备和物品的作用 会场设备和物品是现代会议活动赖以进行的物质保障。现代会议活动所使 用的设备与物品琳琅满目，每一种设备和物品具有特定的功能，从某一方面支 持会议活动。会议的目的、方式和手段不同，所需要的设备和物品亦不同。概 括说来，会场设备和物品的作用主要有以下几个方面： 1.记载表达信息。会议活动是信息交流、信息共享的平台，而会议信息必 须通过适当的载体才能表达、感知、接受、传递、记载和保存。如纸、笔、摄 像机、录音机、速录机、电脑等就是记载和表达会议信息的最基本的设备和物 品。话筒、音响系统、投影仪等，属于辅助表达的设备，可以提高会议信息的 听觉效果和视觉表达效果。 2．提供条件保障。即使是最简单的会议活动，也需要具备必要的活动条 件，如桌椅、照明系统等。大型会议活动所需要的条件保障要求更多、更高， 如空调设备、消防设施、通信系统、运输工具等。离开了这些基本的物质条件 的保障，现代会议活动就难以举行。 3．营造环境气氛。会议环境气氛的营造必须借助装饰用品。如高悬的气球 和标语、五彩缤纷的旗帜、赏心悦目的花卉、色彩绚丽的灯光、热情激昂的音 乐，每一项构成会议环境气氛的要素，都要通过相应的设备和物品来体现。 4．克服交流障碍。国际性会议活动，与会者来自不同的国家和地区，语言 交流难免会有障碍，而有了翻译机、同声翻译系统等设备，可以让讲不同语言 的与会者实现无障碍交流。 5．实现远程会议。借助电话、电视、计算机和网络设施，现代化的远程会 议成为现实，传统的会议模式发生了深刻的变化，人们不再需要为赶赴会议而 无谓地浪费旅途时间和经费，会议的效率大为提高