第二节会前文书准备 学习提示 在会前文书准备过程中，不仅要明确会前文书拟写工作军包括哪些程序，还需要明确 会前文书整理工作以及发做工作包括的程序，更重要的是要掌握会前文件应包括的主要内容 及书写注意事项。 通过本节的学习，您将能够说出会前文书准备工作都包括爆线以及如何拟写会前文件。 学习内容 知识点一：会前文书拟写工作程序 ⊙ (一)会议目标的定义 在会议准备工作中，会议文件的拟写是一项关健性的工作。 (二)应该拟写的会议文件 会议准备工作中，需要扳写的文件材料有：会议通知，嘉宾或代表名单，会议议程、 日程、开幕词或领导讲话稿等。 (三)会翰文件拟写分工 由上可知，会前需要准备的文件有很多，因此会务组必领分工明确、各司其积，才能 高质景地完成会戴的文书拟写工作。 1.专门的秘节团或写作班子起草重要文件，如领导工作报告、议案等。 2.会议筹备办公室域秘书部门负责一校会议文件，如通知、议程、日程、座位安排等： 3。各职能部门负责专门材料成业务性资料。如统计表，业务分析报去等。 4,发言单位成个人负责本部门发言稿咸交流材料。 (四)文件拟写工作程序 会前文书的报写程序如下： 1,交狐。由领导成秘书主管部门交代文件拟马任务。负责拟写部门成个人充分额会领 导意图。 2。议拟。拟写人收集货料，调研酸，写出提钢。 3。预报。报写入根据提钥写成初偏，并再一次领会领导意图。如符合意图期可写出成 稿，如不符合领导意图则要从交拟程序重新开始， 4。审核。初确通过，写出成稿交秘节部门负责人或会议领导人进行审核。 5.签发。成稿经过审核，交主要领导入签字，文件即可印发。 6。印制。将笼发稿交文印部门睿印、校对、印制，然后盖上公章。文件的发文过程， 从损拟到印制。工作程序需细心，谨慎，按序进行。 知枫点二：会前文书整理工作程序
第二节 会前文书准备 学习提示 在会前文书准备过程中，不仅要明确会前文书拟写工作都包括哪些程序，还需要明确 会前文书整理工作以及发放工作包括的程序，更重要的是要掌握会前文件应包括的主要内容 及书写注意事项。 通过本节的学习，您将能够说出会前文书准备工作都包括哪些以及如何拟写会前文件。 学习内容 知识点一：会前文书拟写工作程序 （一）会议目标的定义 在会议准备工作中，会议文件的拟写是一项关键性的工作。 （二）应该拟写的会议文件 会议准备工作中，需要拟写的文件材料有：会议通知、嘉宾或代表名单、会议议程、 日程、开幕词或领导讲话稿等。 （三）会前文件拟写分工 由上可知，会前需要准备的文件有很多，因此会务组必须分工明确、各司其职，才能 高质量地完成会前的文书拟写工作。 1．专门的秘书团或写作班子起草重要文件，如领导工作报告、议案等。 2．会议筹备办公室或秘书部门负责一般会议文件，如通知、议程、日程、座位安排等。 3．各职能部门负责专门材料或业务性资料，如统计表、业务分析报告等。 4．发言单位或个人负责本部门发言稿或交流材料。 （四）文件拟写工作程序 会前文书的拟写程序如下： 1．交拟。由领导或秘书主管部门交代文件拟写任务，负责拟写部门或个人充分领会领 导意图。 2．议拟。拟写人收集资料，调研酝酿，写出提纲。 3．撰拟。拟写入根据提纲写成初稿，并再一次领会领导意图。如符合意图则可写出成 稿，如不符合领导意图则要从交拟程序重新开始。 4．审核。初稿通过，写出成稿交秘书部门负责人或会议领导人进行审核。 5．签发。成稿经过审核，交主要领导入签字，文件即可印发。 6．印制。将签发稿交文印部门誊印、校对、印制，然后盖上公章。文件的发文过程， 从撰拟到印制，工作程序需细心、谨慎，按序进行。 知识点二：会前文书整理工作程序
〔一)教制文件清单 会议文件在发放之前，必颈将需要发放的文件编制成清单，并上呈领导审核。明确清 单上的文件是否都应该发成，以及发放对象和数量，经过领导审核，确定会议文件目录清单。 (二)检查文件 检查文件可以从以下几个方面进行： 1.会议文件发欧使用之前，一定要认真核对每一份文作和每一项细节。会议通知上应 核对的重点是会议日期、会议日程《或议程)，会议通知、主席日程及报告等，要确保每一 项都与实际相符。 2。按参会人数印制相关文件，并确保数量，一般米说，要预图残的文件，以便不时之 需和日档。 3,会议通知要尽快检查核对，印发给与会者，以便主办单位人员同与会者能尽快熟悉、 互相沟通。检查核对的盈点包括会议时间、地点、活动内容、与会人员名单、会议名称、出 席人数、主持人名字等。 4。印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图等文件，并将以上文 件根据与会人员不月的单位、部门、级别整理好，以便分发， 知识点三：会前文并的拟写 〔一)会议通知 通常单位内部会议成互相求属单位会议，使用正式的公文式会议通知。 会议通知的内容。会议通知的内容包括： 1,召开会议的名称、口的、议题： 2,时间、会址： 3.对参如会议人员的要求《如准备发言、文件、论文、生活用品等》： 4,注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联系地址、电话号码 五。会议食宿安排、去会址路线、接洽标志等。 (二》请来，邀请信 不相隶属单位之间或企业之间的会议以及商务性的会议，参会人员多不是本单位成员， 为郑重成礼赖起见，通常要使用会议请束、邀请信。不使用公文式会议通知。 1。请束的可法。邀请客人参加会议，话动专门制发的通知书，也移请帖。较大的事情 成庄重的场合、人数较多时才用，以示对对方的尊重，也表示自己的诚意和郑重的志度。 2。蓬请信的写法。遂请信，也叫遂请函，这类书信使用广泛。 拟写注意事项：语言减思、热情、有礼貌：为表示议意。一般用手写或打印后亲笔签 名。 (三)会议议程 会议议程是为完成会议目标，按照会议时间先后持列的详细计划和步骤，即会议所要 时论、解决的问题的大政安排，是主持人主持会议的操作依据。 (四)会议日程 会议日程就是根据议程作出的具体安排，一般以半天为单元，是会议全程各项活动和 与会者安排个人时何的依据
（一）拟制文件清单 会议文件在发放之前，必须将需要发放的文件编制成清单，并上呈领导审核。明确清 单上的文件是否都应该发放，以及发放对象和数量。经过领导审核，确定会议文件目录清单。 （二）检查文件 检查文件可以从以下几个方面进行： l．会议文件发放使用之前，一定要认真核对每一份文件和每一项细节。会议通知上应 核对的重点是会议日期、会议日程（或议程）、会议通知、主席日程及报告等，要确保每一 项都与实际相符。 2．按参会人数印制相关文件，并确保数量。一般来说，要预留 5%的文件，以便不时之 需和归档。 3．会议通知要尽快检查核对，印发给与会者，以便主办单位人员同与会者能尽快熟悉、 互相沟通。检查核对的重点包括会议时间、地点、活动内容、与会人员名单、会议名称、出 席人数、主持人名字等。 4．印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图等文件，并将以上文 件根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。 知识点三：会前文件的拟写 （一）会议通知 通常单位内部会议或互相隶属单位会议，使用正式的公文式会议通知。 会议通知的内容。会议通知的内容包括： 1. 召开会议的名称、目的、议题； 2. 时间、会址； 3. 对参加会议人员的要求（如准备发言、文件、论文、生活用品等）； 4. 注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联系地址、电话号码； 5. 会议食宿安排、去会址路线、接洽标志等。 （二）请柬、邀请信 不相隶属单位之间或企业之间的会议以及商务性的会议，参会人员多不是本单位成员， 为郑重或礼貌起见，通常要使用会议请柬、邀请信，不使用公文式会议通知。 1．请柬的写法。邀请客人参加会议、活动专门制发的通知书，也称请帖。较大的事情 或庄重的场合、人数较多时才用，以示对对方的尊重，也表示自己的诚意和郑重的态度。 2．邀请信的写法。邀请信，也叫邀请函，这类书信使用广泛。 拟写注意事项：语言诚恳、热情、有礼貌；为表示诚意，一般用手写或打印后亲笔签 名。 （三）会议议程 会议议程是为完成会议目标，按照会议时间先后排列的详细计划和步骤，即会议所要 讨论、解决的问题的大致安排，是主持人主持会议的操作依据。 （四）会议日程 会议日程就是根据议程作出的具体安排，一般以半天为单元，是会议全程各项活动和 与会者安排个人时间的依据
(五)讲话稿 1.开幕词。开幕词是宣告会议开始、交代会议议程、侧述会议宗旨的政辞。 2。闭幕词。闭幕问是在重大会议结柬时，由有关领导人或德高望重者向会议所作的总 结性讲话。 3。会议报告，会议报告是折有关领导人在比较重要的会议上的讲话文稿， 知识点四，会戴文书发放工作程序 (一)分装 根据会议需要。将印制好的文件按目录参理装袋。 (二)编号 编号的工作可以分为两步 1。在所有装好的文件袋封面顺序编号，以便统计数量，并可依次楼查。 2。根据保密需要，在文件袋上做好保密标记， 〔三)发收 发放的方式有：签到时发放。即会摆放在座位（适用于主席台成小型决策型会议）， 按到会部门统一发放
（五）讲话稿 1．开幕词。开幕词是宣告会议开始、交代会议议程、阐述会议宗旨的致辞。 2．闭幕词。闭幕词是在重大会议结束时，由有关领导人或德高望重者向会议所作的总 结性讲话。 3．会议报告。会议报告是指有关领导人在比较重要的会议上的讲话文稿。 知识点四：会前文书发放工作程序 （一）分装 根据会议需要，将印制好的文件按目录整理装袋。 （二）编号 编号的工作可以分为两步： l．在所有装好的文件袋封面顺序编号，以便统计数量，并可依次核查。 2．根据保密需要，在文件袋上做好保密标记。 （三）发放 发放的方式有：签到时发放，即会前摆放在座位（适用于主席台或小型决策型会议）； 按到会部门统一发放