第四节会后文书整理、归档 学习提示 在本节中您主要会学习会议文书清退，收集，整理以及归档的基本操作方法与注意事 项。为了全面掌握误程的内容建议您参醒教材第五章第四节的内容。 学习内容 知识点一会议文韩的清退 ⊙ 会议文件的清划指会议束后，对一些内部文件、机密文件、重要文件按照“文件清退 单”或“文件清是目录”及时清退回收的工作，这饺要求秘书人员在发放文件时要附上“文 件清退单”，大型会议要附上“文件清退目录”，要求与会人员在会议文件使用完毕后，及 时清退。一般米讲，机密文件要在会议结束前收回，不许与会者带出会场：其他重要文件要 在规定的时阿内清退。移书人员要做好文件清递的催办和回收工作，及时清递文件，以免溢 密或耽误会议文件的整理立叁。 知识点二：会议文件的收集 〔一）会议文件收集的要求 1,确定好会议文件的收集范围， 2。保密文件煲按会议文件资料清是口录和发文登记情逐人、逐件检查核对，以杜绝保 密文件清退的死角。 3。收集工作巫及时，确保文件资料在与会人员离开之前全部收齐。 4。收集过程中注意保密。 5。文件收集要限行严格的登记手续，认真检直文件资的缺件、缺页等缺根情况，以 便及时采取情施进行弥补。 (二)会议文件收集意国 1。会前准备并分发的文件，包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文作、参 考说明性文件，会务管理性文件。 2。会议期间产生的文件，包括诀定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报、重要 愿片、录音柔像等。 3。会后产生的文件，包括会议纪要、传达提钢、会议新闻报道、论文集等。 (三)会议文件的收集渠道 1.向全体与会人员收集文件。 2。向会议领导人、召集人和发言人收集文件， 3。向会议的有关工作人员收集文件。如会议的记录入，文书的起草人等。 知枫点三：会议文件的整理 〔一)整理会议记录 1.整理会议记录应注意的门思
第四节 会后文书整理、归档 学习提示 在本节中您主要会学习会议文书清退、收集、整理以及归档的基本操作方法与注意事 项。为了全面掌握课程的内容建议您参照教材第五章第四节的内容。 学习内容 知识点一：会议文件的清退 会议文件的清退指会议束后，对一些内部文件、机密文件、重要文件按照“文件清退 单”或“文件清退目录”及时清退回收的工作。这就要求秘书人员在发放文件时要附上“文 件清退单”，大型会议要附上“文件清退目录”，要求与会人员在会议文件使用完毕后，及 时清退。一般来讲，机密文件要在会议结束前收回，不许与会者带出会场；其他重要文件要 在规定的时间内清退。秘书人员要做好文件清退的催办和回收工作，及时清退文件，以免泄 密或耽误会议文件的整理立卷。 知识点二：会议文件的收集 （一）会议文件收集的要求 1．确定好会议文件的收集范围。 2．保密文件要按会议文件资料清退目录和发文登记簿逐人、逐件检查核对，以杜绝保 密文件清退的死角。 3．收集工作要及时，确保文件资料在与会人员离开之前全部收齐。 4．收集过程中注意保密。 5．文件收集要履行严格的登记手续，认真检查文件资料的缺件、缺页等缺损情况，以 便及时采取措施进行弥补。 （二）会议文件收集范围 1．会前准备并分发的文件，包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参 考说明性文件、会务管理性文件。 2．会议期间产生的文件，包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报、重要 照片、录音录像等。 3．会后产生的文件，包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报道、论文集等。 （三）会议文件的收集渠道 1．向全体与会人员收集文件。 2．向会议领导人、召集人和发言人收集文件。 3．向会议的有关工作人员收集文件，如会议的记录入、文书的起草人等。 知识点三：会议文件的整理 （一）整理会议记录 1．整理会议记录应注意的问题
(1)会议记录人亲白参理。会议记录是原始型材料，整理后的会议记录也要保持其原 始性。 (2》会议整理人要熟老有关方针政策，具有相应的思想理论水平和较强的理解、分析 能力： (3》补正过之或不足之处， 〔4)修正用词和语法错误，保持记录条理清晰，语言表达准确通顺。 2.会议录音的整理 整理会议录音工作，就是会议录音参理者根暴所录语言的中心思想，别除不必要的语 言，补充和修正不是、不恰当以及没有录进去的内容，使整理稿成为中心明确、条理清晰、 文字通顺、内容连贯的书面材料。整理会议录音。既要情鉴整理会议文字记录的方法技巧： 也要结合录音的特点。 〔二)印发会议纪要的程序 】.整理、完鲁会议记录 2.起草、编写会议纪要 3。确定印发意围 4。接收者确认 5.领导签字 6。打印成文，印制分发 了。归档保存 〔三)发布会议消息、印发会议简报 1,发布会议消息是快速及时传播会议信息的重要途径，通过会议宣传，可以扩大会议 组织者（单位）的影响力，提高组织的知名度和美誉度。 2。印发会议简报为报道会议情况，交蓬会议信息，大中型会议都要编发会议简报。所 以，会议简报的编写、印发就成了秘书的一项重要任务。会议简报和其也类型的简报一样， 也由报头、报核、服尾一三部分组成。 (四)会议文件汇编 有些会议结束后，需要将会议文件汇集成册。会议文件汇编分两种情况：一种是将传 达贯彻会议精神用的会议正式的主要文件汇编：一种是将会议所有的文件.包括会议作息时 闻表、分组名单，会议须知，会议的各种文作，各种材料都牧集起米，分门别类或按时间顺 序装订成期。 如拟点四：会议文件的整理白档 (一)确定日档范围 会议文件的归档范围包括： 1,会议的正式文件 2.会议的参考文件 3,会议上的各种发音稿 4,会议正式文件的历次修改稿 5.会议上领导同志的讲话记录稿、修政稿
（1）会议记录人亲自整理。会议记录是原始型材料，整理后的会议记录也要保持其原 始性。 （2）会议整理人要熟悉有关方针政策，具有相应的思想理论水平和较强的理解、分析 能力。 （3）补正过之或不足之处。 （4）修正用词和语法错误，保持记录条理清晰，语言表达准确通顺。 2．会议录音的整理 整理会议录音工作，就是会议录音整理者根据所录语言的中心思想，删除不必要的语 言，补充和修正不足、不恰当以及没有录进去的内容，使整理稿成为中心明确、条理清晰、 文字通顺、内容连贯的书面材料。整理会议录音，既要借鉴整理会议文字记录的方法技巧， 也要结合录音的特点。 （二）印发会议纪要的程序 1．整理、完善会议记录 2．起草、编写会议纪要 3．确定印发范围 4．接收者确认 5．领导签字 6．打印成文、印制分发 7．归档保存 （三）发布会议消息、印发会议简报 1．发布会议消息是快速及时传播会议信息的重要途径，通过会议宣传，可以扩大会议 组织者（单位）的影响力，提高组织的知名度和美誉度。 2．印发会议简报为报道会议情况，交流会议信息，大中型会议都要编发会议简报。所 以，会议简报的编写、印发就成了秘书的一项重要任务。会议简报和其他类型的简报一样， 也由报头、报核、报尾一三部分组成。 （四）会议文件汇编 有些会议结束后，需要将会议文件汇集成册。会议文件汇编分两种情况：一种是将传 达贯彻会议精神用的会议正式的主要文件汇编；一种是将会议所有的文件．包括会议作息时 闻表、分组名单、会议须知、会议的各种文件、各种材料都收集起来，分门别类或按时间顺 序装订成册。 知识点四：会议文件的整理归档 （一）确定归档范围 会议文件的归档范围包括： 1. 会议的正式文件 2. 会议的参考文件 3. 会议上的各种发言稿 4. 会议正式文件的历次修改稿 5. 会议上领导同志的讲话记录稿、修改稿
6,会议的各种简报 了，会议纪要 8。进举材料 9,各种证件 10.记事表 11,其能有关材料 (二)整理日档文件 《归档文件整理规则》规定，“归档文件整理。即将日档文件以件为单位进行装订、 分类、作列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。归督文件整理的单位是“件”。 般以每份文件为“一件”，文件与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件， 转发文与被转发文为一作，报表、名册、图册等一骨（本）为一件。 (三)按“件”装订 文件的装订应按件装订。装订到，正本在前，定稿在后：正文在牌，附件在后：原件 在前，复制件在后：转发文在前，被转发文在后：来文与复文作为一件时，复文在前，米文 在后。 (四)归档 1.原则 会议文件的归档原则是“一会一案”，即一次会议形成的有价值的材料装进一个档案 金中。如果会议材料过多，也可以分装两个案盒或多个案盒，档案盒号要相连。如果会议文 件装订成期，也可以一期（一件》一金： 2.分类方法 归档文件的分类方法可以采用年度一机构（问题）一保管期限或保管期限一年度机构 (问题)等方法，同一全宗应保持分类方法的稳定， 3。排列顺序每次会议的文件按时间或按重要程度排列。 4.编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖归 档章并填写相关内容。归档章设置全亲号、年度、保管期限，件号等必备项。并可设置机构 (问题)等遗项， 5。编目一编写归档文件目录归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只进行 编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目 归档文件目录应装订成糖并偏制封面。归档文件目录封面可以税需要设置全米名称、 年度、保管期限、机构《问思)等项目。其中全素名称即立档单位名称，填写时应使用全称 成规范化简称。 6。装盒将日档会议文件按编件号顺序装入档案盒，并填写督案金封面、金脊及备考 表项目： 在线讨论 请思考并到论坛中日答以下问题： 1.会前文书与会中、会后文书工作的侧重点有什么不月？
6. 会议的各种简报 7. 会议纪要 8. 选举材料 9. 各种证件 10. 记事表 11. 其他有关材料 （二）整理归档文件 《归档文件整理规则》规定，“归档文件整理，即将归档文件以件为单位进行装订、 分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。归档文件整理的单位是“件”。一 般以每份文件为“一件”，文件与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件， 转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。 （三） 按“件”装订 文件的装订应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件 在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文 在后。 （四）归档 1．原则 会议文件的归档原则是“一会一案”，即一次会议形成的有价值的材料装进一个档案 盒中。如果会议材料过多，也可以分装两个案盒或多个案盒，档案盒号要相连。如果会议文 件装订成册，也可以一册（一件）一盒。 2．分类方法 归档文件的分类方法可以采用年度一机构（问题）一保管期限或保管期限一年度机构 （问题）等方法，同一全宗应保持分类方法的稳定。 3．排列顺序每次会议的文件按时间或按重要程度排列。 4．编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖归 档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构 （问题）等选项。 5．编目——编写归档文件目录归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只进行 编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、 年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称 或规范化简称。 6．装盒 将归档会议文件按编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考 表项目。 在线讨论 请思考并到论坛中回答以下问题： 1. 会前文书与会中、会后文书工作的侧重点有什么不同？
