天津开放大学文本会议评估与后续工作_会议管理第六章.pdf_大学文库

第六章会议评估与后续工作学习目标：学完本章后。你应该能够： 1掌是会议评告内容、会议评估时机、会议评估方法： 2理解会议财务决算： 3.了解会议后续工作基本概念：会议评估：会议评估内容：会议评估时机：会议评估方法：会议纪要：会议总结第一节会议评估的意义在较正式或大中型会议结束后，要及时对会务工作进行评估。首先要向与会人员、会务工作人员、各部门等收集关于会议举办情况的反馈信息，以此对会议目标的实现情况，客人对会议的满意程度等进行评估。其次要在会议评估的基础上，对此次会务工作的成绩、经验进行背定，同时对出现的不足分析原因，总结教训，以便为今后的会务工作提供借鉴，一、会议评估的含义会议评估是指根据一定的目的和标准，遵循一定的原则，运用科学的方法，对会议活动各项要素及其社会经济效益等方面进行质和量的综合评价活动，二、会议评估的重要性全面正确评估办会的实际效果和效益，对于主办方来说意义重大： 1.可以全面评价会议方案的执行情况.会议方案包括会议策划阶段制订的总体方案、专项计划、财务预算等，是会议目标的具体体现，也是举办会议的指导性文件，一旦制订，必须执行，但由于影响会议方案执行的因素错综复杂，实际执行的结果往往会同原方案的目标有所偏差。会议主办者通过会议评估，可以全面评价方案的优点与缺陷，了解方案的执行情况，或者找出影响方案执行的各项因素，为更好地制订下一届会议的方案和进行项目可行性分析提供依据， 2.通过运用科学的评估标准和评估方法，对会议项目的整体成效，宣传效果、接待成果、成交结果、经济效益等各个方面展开全面总结和评估，力求发现存在的每一个问题，分析问题产生的原因，以便有针对性地、更有效地如强和改进会议管理，不断提高办会的质量和整体竞争力，创建会议品牌，为举办下届会议提

第六章会议评估与后续工作学习目标：学完本章后。你应该能够： 1.掌握会议评估内容、会议评估时机、会议评估方法； 2.理解会议财务决算； 3.了解会议后续工作基本概念：会议评估；会议评估内容；会议评估时机；会议评估方法；会议纪要；会议总结第一节会议评估的意义在较正式或大中型会议结束后，要及时对会务工作进行评估。首先要向与会人员、会务工作人员、各部门等收集关于会议举办情况的反馈信息，以此对会议目标的实现情况、客人对会议的满意程度等进行评估。其次要在会议评估的基础上，对此次会务工作的成绩、经验进行肯定，同时对出现的不足分析原因，总结教训，以便为今后的会务工作提供借鉴。一、会议评估的含义会议评估是指根据一定的目的和标准，遵循一定的原则，运用科学的方法，对会议活动各项要素及其社会经济效益等方面进行质和量的综合评价活动。二、会议评估的重要性全面正确评估办会的实际效果和效益，对于主办方来说意义重大： 1.可以全面评价会议方案的执行情况。会议方案包括会议策划阶段制订的总体方案、专项计划、财务预算等，是会议目标的具体体现，也是举办会议的指导性文件，一旦制订，必须执行。但由于影响会议方案执行的因素错综复杂，实际执行的结果往往会同原方案的目标有所偏差。会议主办者通过会议评估，可以全面评价方案的优点与缺陷，了解方案的执行情况，或者找出影响方案执行的各项因素，为更好地制订下一届会议的方案和进行项目可行性分析提供依据。 2.通过运用科学的评估标准和评估方法，对会议项目的整体成效、宣传效果、接待成果、成交结果、经济效益等各个方面展开全面总结和评估，力求发现存在的每一个问题，分析问题产生的原因，以便有针对性地、更有效地加强和改进会议管理，不断提高办会的质量和整体竞争力，创建会议品牌，为举办下届会议提

供基础数据的支撑。三、会议评估的特点 1.评估话动的目的性。会议评估是会议管理的一个重要环节，是一项有目的、有计划的自觉话动。这里所说的“目的”对于不同的评估主体和不同的评估对象而言可能不尽相同，但就总体而言，无论幂一类主体进行会议评估，都是为了实现既定的会议管理目标。 2.评估内容的专业性，会议评估是田绕会议内容、与会者、时间、地点、方式、服务、成本等项目展开的，涉及会议管理的各项业务，因此评估内容具有很强的专业性。 3。评估指标的系统性。会议评估指标是反映会议活动的基本要素和本质特征的数量体系。任何一种评估主体在进行某项会议评估前，都要根据评估的目标制定切实可行的评估指标体系，包括完整的指标系统，权重系统和评估标准系统，以使评估的结果能够全面真实地反映会议活动的实际，体现会议评估的目的， 4。评告方法的科学性，会议评估不同于一般的回顺总结，它必须运用一系列科学的方法对各项指标进行分析和评价。比如，评估一个会议项目，不仅要看本届会议所产生的当前数据，还要看该会议项目的历史情况，用历史的眼光来评价一个会议项日是前进还是倒退，也就是运用历史的方法。又如，进行会议评估时，先要收集数据，然后对收集到的数据进行整理、归类，再按统一的标准对各项数据进行比较分析和因素分析，也就是采用了统计分析的方法。此外，会议评估还需要收集大量的经济技术数据进行定量分析，并在定量分析的基础上对会议的各项指标作出性质判断和描述，也就是采用定量分析和定性分析相结合的方法。实践证明，只有采用科学的方法，才能保证会议评估结果的科学性四、会议评估的原则 1,客观性原则。客观性原则是会议评估的首要原则。会议评估的根本目的是提高办会的水平，这就要求会议评估能够客观反映会议管理的实际，并通过评估肯定成绩、发现间题、改善管理， 2,动态性原则。会议项目往往具有连续性和系列性，越是品牌好的会议项目，生命力就越强，经久不衰，但是，由于每次会议活动所处的社会和白然环境总会存在一定的差异，有时会议还会受到一些不可抗因素或突发公共事件的影响，会议的各项指标起伏升降是难以避免的，如果仅仅以一次会议或一届展览的数据作为会议评估的依据。就可能以偏概全。因此，会议评估要想做到科学、全面，就必须坚持动态性原则，对被评估的会议项目进行动态评估。 3.同一性原测。这里的同一性，是指同一评估主体在对同一性质和类型的会议项目进行的评估中，评估的指标体系（包括指标系统、权重系统和评估标准

供基础数据的支撑。三、会议评估的特点 1．评估活动的目的性。会议评估是会议管理的一个重要环节，是一项有目的、有计划的自觉活动。这里所说的“目的”对于不同的评估主体和不同的评估对象而言可能不尽相同，但就总体而言，无论哪一类主体进行会议评估，都是为了实现既定的会议管理目标。 2．评估内容的专业性。会议评估是围绕会议内容、与会者、时间、地点、方式、服务、成本等项目展开的，涉及会议管理的各项业务，因此评估内容具有很强的专业性。 3．评估指标的系统性。会议评估指标是反映会议活动的基本要素和本质特征的数量体系。任何一种评估主体在进行某项会议评估前，都要根据评估的目标制定切实可行的评估指标体系，包括完整的指标系统、权重系统和评估标准系统，以使评估的结果能够全面真实地反映会议活动的实际，体现会议评估的目的。 4．评估方法的科学性。会议评估不同于一般的回顾总结，它必须运用一系列科学的方法对各项指标进行分析和评价。比如，评估一个会议项目，不仅要看本届会议所产生的当前数据，还要看该会议项目的历史情况，用历史的眼光来评价一个会议项目是前进还是倒退，也就是运用历史的方法。又如，进行会议评估时，先要收集数据，然后对收集到的数据进行整理、归类，再按统一的标准对各项数据进行比较分析和因素分析，也就是采用了统计分析的方法。此外，会议评估还需要收集大量的经济技术数据进行定量分析，并在定量分析的基础上对会议的各项指标作出性质判断和描述，也就是采用定量分析和定性分析相结合的方法。实践证明，只有采用科学的方法，才能保证会议评估结果的科学性。四、会议评估的原则 1．客观性原则。客观性原则是会议评估的首要原则。会议评估的根本目的是提高办会的水平，这就要求会议评估能够客观反映会议管理的实际，并通过评估肯定成绩、发现问题、改善管理。 2．动态性原则。会议项目往往具有连续性和系列性，越是品牌好的会议项目，生命力就越强，经久不衰。但是，由于每次会议活动所处的社会和自然环境总会存在一定的差异，有时会议还会受到一些不可抗因素或突发公共事件的影响，会议的各项指标起伏升降是难以避免的。如果仅仅以一次会议或一届展览的数据作为会议评估的依据，就可能以偏概全。因此，会议评估要想做到科学、全面，就必须坚持动态性原则，对被评估的会议项目进行动态评估。 3．同一性原则。这里的同一性，是指同一评估主体在对同一性质和类型的会议项目进行的评估中，评估的指标体系(包括指标系统、权重系统和评估标准

系统)、评估的方法和程序应当一致。只有这样，评估的结果才会客观、公平、合理。当然，由于会议活动的性质和类型繁多，用一种指标体系去评估所有的会议项目显然不科学，实践中也行不通。因此，同一性原侧具有相对性，即要求在制定和选择评估指标体系前，先确定评估的适用范围，在同一适用范围内寻找具有共性的指标系统和标准系统。 4,定性和定量结合的原则。从评估的方法来看，会议评估有定性评估和定量评估之分，定性评估是一种采用非数量化方法的评估类型，其目的是对会议项目的过程和结果进行性质描述、分析和评价，作出定性的评估结论。定量评告是一种采用数量化方法的评估类型，其目的是对会议项目的过程和结果进行数量描述、分析和评价，作出定量的评估结论。在会议评估中，定性评估和定量评估应当相互结合，相互补充。会议评估和总结的目的。是通过对自身工作中的优点与缺点的回顾分析，吸取经验教训，并把感性认识上升到理论认识的高度，以便做好今后的工作。因此，会议总结在整个工作流程中具有承上启下的作用，不是公文，属于一般应用文对会议进行评估和总结是会后工作的重要内容，评估总结能够检查会议目标的落实情况，检查各个组织小组的分工执行情况，有助于积累经验，找到做好同类型会议组织与服务工作的经验。第二节会议评估内容会议尤其是大中型会议的等办是一项非常复杂的工程，需要各方付出努力。在会议开展的过程中，不可避免地会出现考虑不周的地方。为了总结会务工作经验，不断改进会议的组织服务质量，为下次会议的召开提供借鉴，会议结束后还应及时地进行评估和总结工作，会议评估是一个收集有关会议目标实现情况信息的过程。通过评估，可以发现会议实施与策划之间的关系，了解会议目标是否实现：核算会议的成本与效益情况：看看与会者是否满意以及明确会议的成功与不足之处等内容，为以后提高会议效果找到相关依据。会议评估是一个内容庞大且复杂的体系。性质不同的会议，其评估内容也有所不同。此外，一项评估究竟要涵盖哪些内容，应该根据评估的目的和实际情况确定。下面所列的评估内容是在实施会议评估时可测评的项目，并不等于会议评估的必备指标，仅供评估者根据评估的目的和实际需要加以选择。一、会议总体评估会议总体评估是在上述各个项目评估基础上进行的一项综合性评估，台在从

系统)、评估的方法和程序应当一致。只有这样，评估的结果才会客观、公平、合理。当然，由于会议活动的性质和类型繁多，用一种指标体系去评估所有的会议项目显然不科学，实践中也行不通。因此，同一性原则具有相对性，即要求在制定和选择评估指标体系前，先确定评估的适用范围，在同一适用范围内寻找具有共性的指标系统和标准系统。 4．定性和定量结合的原则。从评估的方法来看，会议评估有定性评估和定量评估之分。定性评估是一种采用非数量化方法的评估类型，其目的是对会议项目的过程和结果进行性质描述、分析和评价，作出定性的评估结论。定量评估是一种采用数量化方法的评估类型，其目的是对会议项目的过程和结果进行数量描述、分析和评价，作出定量的评估结论。在会议评估中，定性评估和定量评估应当相互结合，相互补充。会议评估和总结的目的，是通过对自身工作中的优点与缺点的回顾分析，吸取经验教训，并把感性认识上升到理论认识的高度，以便做好今后的工作。因此，会议总结在整个工作流程中具有承上启下的作用，不是公文，属于一般应用文。对会议进行评估和总结是会后工作的重要内容。评估总结能够检查会议目标的落实情况，检查各个组织小组的分工执行情况，有助于积累经验，找到做好同类型会议组织与服务工作的经验。第二节会议评估内容会议尤其是大中型会议的筹办是一项非常复杂的工程，需要各方付出努力。在会议开展的过程中，不可避免地会出现考虑不周的地方。为了总结会务工作经验，不断改进会议的组织服务质量，为下次会议的召开提供借鉴，会议结束后还应及时地进行评估和总结工作。会议评估是一个收集有关会议目标实现情况信息的过程。通过评估，可以发现会议实施与策划之间的关系，了解会议目标是否实现；核算会议的成本与效益情况；看看与会者是否满意以及明确会议的成功与不足之处等内容，为以后提高会议效果找到相关依据。会议评估是一个内容庞大且复杂的体系。性质不同的会议，其评估内容也有所不同。此外，一项评估究竟要涵盖哪些内容，应该根据评估的目的和实际情况确定。下面所列的评估内容是在实施会议评估时可测评的项目，并不等于会议评估的必备指标，仅供评估者根据评估的目的和实际需要加以选择。一、会议总体评估会议总体评估是在上述各个项目评估基础上进行的一项综合性评估，旨在从

求等。 (二)收集和分析材料，数据收集和分析材料、数据是会议评估的两个关键环节，这两个环节是相互联的、不可分割的，全面收集评估材料和数据是进行材料和数据统计分析的前提，材料和数据的统计分析是对材料和数据收集工作的深化。 1.材料和数据的收集。评估材料和数据的收集范国包括会议筹备、举办和善后各阶段产生的相关材料和数据，收集的要求是及时、全面，收集的方法大致有现场观察，注册登记，会议记录、召开调查会，个别访问、进行问卷调查，收集其他材料（包括新闻报道、会议简报、发言材料、最后文件）等几种。 2.材料和数据的统计分析。各项材料和数据汇总后，接下来的工作是组织专家和有美人员对这些材料和数据进行审核、归类、比较、分析和整合，初步确定评估对象的得分或等级， (三)确定评估结果一般情况下，经过专家评估确定的评估对象的得分或等级，可以看作是评估结果，但在一些选拔性成评比性会议评估中，会议评估的结果还需要经过一定的程序来加以确定，如由领导小组或专家委员会投票决定。 (四)编制评估报告会议评估报告是会议评估结果的书面载体，便于交流、发布和保存。会议评估结束后，评估结果都应当形成会议评估报告。三、会议评估的内容要点 (一)会议议程及内容 L.会议主题、议题的恰当性 ●会议的宜传促销话动是否明确了会议的主圈？ ●与会者参会前是否了解会议的各个议题？ ●3.会议的主题是否具有现实意义？ 2.会议议程安排的合理性会议议程安排的合理性是会议评估的重要对象，因为会议目标的实现是通过会议议程的安排来进行的，而与会者的参与也受到会议议程的影响与限制。对会议议程的评估主要集中在 ●会议议程是否有助于会议目标的实现？在多大程度上有助于会议目标的实现？ ●会议议程的安排是否紧密围绕会议的主题？ ·会议议程之问是否很好地衔接？ ●会议议程各个部分的先后顺序是否恰当？

求等。 (二)收集和分析材料、数据收集和分析材料、数据是会议评估的两个关键环节，这两个环节是相互联系的、不可分割的。全面收集评估材料和数据是进行材料和数据统计分析的前提，材料和数据的统计分析是对材料和数据收集工作的深化。 1．材料和数据的收集。评估材料和数据的收集范围包括会议筹备、举办和善后各阶段产生的相关材料和数据，收集的要求是及时、全面，收集的方法大致有现场观察、注册登记、会议记录、召开调查会、个别访问、进行问卷调查、收集其他材料(包括新闻报道、会议简报、发言材料、最后文件)等几种。 2．材料和数据的统计分析。各项材料和数据汇总后，接下来的工作是组织专家和有关人员对这些材料和数据进行审核、归类、比较、分析和整合，初步确定评估对象的得分或等级。 (三)确定评估结果一般情况下，经过专家评估确定的评估对象的得分或等级，可以看作是评估结果，但在一些选拔性或评比性会议评估中，会议评估的结果还需要经过一定的程序来加以确定，如由领导小组或专家委员会投票决定。 (四)编制评估报告会议评估报告是会议评估结果的书面载体，便于交流、发布和保存。会议评估结束后，评估结果都应当形成会议评估报告。三、会议评估的内容要点 (一)会议议程及内容 1.会议主题、议题的恰当性  会议的宣传促销活动是否明确了会议的主题?  与会者参会前是否了解会议的各个议题?  3．会议的主题是否具有现实意义? 2.会议议程安排的合理性会议议程安排的合理性是会议评估的重要对象，因为会议目标的实现是通过会议议程的安排来进行的，而与会者的参与也受到会议议程的影响与限制。对会议议程的评估主要集中在：  会议议程是否有助于会议目标的实现?在多大程度上有助于会议目标的实现?  会议议程的安排是否紧密围绕会议的主题?  会议议程之间是否很好地衔接?  会议议程各个部分的先后顺序是否恰当?

天津开放大学 文本 会议评估与后续工作_会议管理第六章

天津开放大学文本会议评估与后续工作_会议管理第六章