第六节会议被程、日程和地点、食宿安排 学习提示 会议议程色括两项内容：一是会议的议事程序，二是列入会议的各项议题。它是对会 议顺序的总体安样，主要锈及会议所时论的具体事项，需要解决的问题。会议议程不仅能够 规范会议的内容，而且能够约束沟通次序与沟通节奏，起着固定会议次序的作用… 在本节中，您将主要学习制定会议议程的原则、会议议程策划的方法与要求、选择会 议地点、制定会议时间的考虑因素等内容。 学习内容 知识点一一会议议程 ⊙ 会议议程包括两项内容：一是会议的议事程序，二是列入会议的各项议愿。它是对会 议顺序的总体安排，主要涉及会议所时论的具体事项，需要解决的问题。会议议程不仅能够 规范会议的内容，而且能够约束沟通次序与沟通节奏，起着因定会议次序的作用。 议程从属于会议主题，受会议主题支配，为主题服务。确定会议议程的目的是让与会 人员对会议的主要内容心中有数，以便预先做好准备，确保会议质量，会议组织者在安排会 议议程时，应遵守以下原则： (一)主次要分清。当会议议程较多时，要注意分清主次轻重缓急。一般情况下，重 要的、急需解决的问愿，可安排在前面，一般性问愿可放在后面。因为会议前期人们的精力 比较充沛，议事效率较高，把重要的、急需解决的问题放在前围。便于集中精力研究解决。 有时虽然有些议题很重要，但议决的难度较大，可按先易后难的原则，把它放在后面。而先 议比较容易解决的月题，以提高议事效率。 (二)多少要适度。一次会议议程既不能安排过多，也不能太少。议程过多，因与会 人员的精力和时间所限，可能议得不深不透，从而难以统一思塑认识，议面不决，使会议收 不到应有的效果：议程太少，会议过于松散，浪费时间。此外，还应考虑到会议的性质、内 容、方法、目的和要求的不月。议程应逐项、遥段周密细致地安排，确保不情、不漏、不互 相冲实， (三)操作性要强。议程是具体、详细、实际的话动内容。议程明确具体，与会人员 才能集中精力围饶议程开展活动，发言讨论才能抓住中心和重点，才能避免不着边际，离题 万里。在具体安排上，要注意将同类性质的议题集中排列在一起，以便引起与会者的高度重 视，起到强化、深化的作用，以便使会议时论透阿。在时间上，要把保密性强、涉及人员范 围小的议题排在后面。以便无关人员届时退富。 (四)要留有余地，做任何工作都要面有余地。以应付伤时出现的各种情况，安排会 议议程亦应注意这个间愿，如果时闻安持得过紧过满，一具出观临时情况就无法应对，因此， 时间安排要留有余地。机动余地大小视会议规模面定，时间较长的会议一般留半天至一天左 右的机动时问
第六节 会议议程、日程和地点、食宿安排 学习提示 会议议程包括两项内容：一是会议的议事程序，二是列入会议的各项议题。它是对会 议顺序的总体安排，主要涉及会议所讨论的具体事项，需要解决的问题。会议议程不仅能够 规范会议的内容，而且能够约束沟通次序与沟通节奏，起着固定会议次序的作用…… 在本节中，您将主要学习制定会议议程的原则、会议议程策划的方法与要求、选择会 议地点、制定会议时间的考虑因素等内容。 学习内容 知识点一：会议议程 会议议程包括两项内容：一是会议的议事程序，二是列入会议的各项议题。它是对会 议顺序的总体安排，主要涉及会议所讨论的具体事项，需要解决的问题。会议议程不仅能够 规范会议的内容，而且能够约束沟通次序与沟通节奏，起着固定 会议次序的作用。 议程从属于会议主题，受会议主题支配，为主题服务。确定会议议程的目的是让与会 人员对会议的主要内容心中有数，以便预先做好准备，确保会议质量。会议组织者在安排会 议议程时，应遵守以下原则： （一）主次要分清。当会议议程较多时，要注意分清主次轻重缓急。一般情况下，重 要的、急需解决的问题，可安排在前面，一般性问题可放在后面。因为会议前期人们的精力 比较充沛，议事效率较高，把重要的、急需解决的问题放在前面，便于集中精力研究解决。 有时虽然有些议题很重要，但议决的难度较大，可按先易后难的原则，把它放在后面，而先 议比较容易解决的问题，以提高议事效率。 （二）多少要适度。一次会议议程既不能安排过多，也不能太少。议程过多，因与会 人员的精力和时间所限，可能议得不深不透，从而难以统一思想认识，议而不决，使会议收 不到应有的效果；议程太少，会议过于松散，浪费时间。此外，还应考虑到会议的性质、内 容、方法、目的和要求的不同。议程应逐项、逐段周密细致地安排，确保不错、不漏、不互 相冲突。 （三）操作性要强。议程是具体、详细、实际的活动内容。议程明确具体，与会人员 才能集中精力围绕议程开展活动，发言讨论才能抓住中心和重点，才能避免不着边际，离题 万里。在具体安排上，要注意将同类性质的议题集中排列在一起，以便引起与会者的高度重 视，起到强化、深化的作用，以便使会议讨论透彻。在时间上，要把保密性强、涉及人员范 围小的议题排在后面，以便无关人员届时退席。 （四）要留有余地。做任何工作都要留有余地，以应付临时出现的各种情况，安排会 议议程亦应注意这个问题。如果时间安排得过紧过满，一旦出现临时情况就无法应对。因此， 时间安排要留有余地。机动余地大小视会议规模而定，时间较长的会议一般留半天至一天左 右的机动时间
知识点二：会议日程 会议日程是以“天”为单位，对会议议程的各项内容做出具体的时间安排。会议日配 不仅细化议程框架内的全部议题性活动，还费具体安律会议过程中的仅式性活动，有时还可 以报考其他的辅助性活动，如招特会，参观、考察、娱乐等。会议日程一般采用表格形式， 故我们常称之为“会议日程表”。 〔一)会议日程特点 1,内容全面。在内容上，日程应当包括会议期间所有的活动安排，不仅要写明报告， 对话、座谈、谈判等议题性活动，也要写明开喜式、闭幕式、顺奖等各项仪式性话动。有时 还要写明报道注册、茶最、粗待会，参观、考察、娱乐、离会等辅尉性活动。 2。以半天为单位时间安排话动。会议日程的安排均以上午、下年为单位时间，必要时， 中午和烧上也可作为单位时间加以利用。 (二)会议日程作用 1.保证会议议程的具体实菌。会议议程总的来说较为原则，概括，具体实熊时必须将 其时何化：会议日程将议程的各项内容落实到具体的时间单元，这对圆满完成全部议程起到 了时何上的保证作用。 2。方便与会者。会议日程制订后要发给每个与会者。由于会议日程在会议内容时间、 地点、出席范围等方面的规定准确清晰、一目了然，使与会者低能了解会议的总体安排，又 可事先知道每项具体活动的时间、地点和要求，这就给他们门提供了极大的方便 3。提高会议的效率，科学的会议日程能够使各项会议活动形成一个和话有序的整体， 能够充分激发与会者的热情和斗志，合理分配精力和注意力，同时也能对各项话动的时间醒 必要的限制，最大限度地节省会议的时间和贵用。因此，制订会议日程是提高会议效率的重 要于段。 (三)会议议程策划的方法与要果 1。全面准确地把据会议的议程，仪式性话动和其他辅助活动的关系，突出会议的议程 安排，同时注意各项活动之间协调性， 2。对完成各项具体活动所需要的时间选行预测，预测的依据主要是：第一，上届会议 上同样的话动所花的实际时间：第二，本次会议的议题和其他话动的增减情况：第三，每项 议题的发言人数和发言时何：第四，每项仪式性和辅助性活动大致所需的时间：第五，中间 休息时间。 3。威要贯得精简、高效的原则，又要料学，合理，做到紧中有松。劳遂结合，符合人 体生理和心理活动的规律，以提高会度话动的质量。 《.重要会议的日程应当与议程一起提交全体成员或主席团表决通过。 (四)会议日程的书围结构 1.标题。由会议全称或规范化简称如上“日程”或“日程安排”。“日程表”组成， 2。稿本。会议日程如果要在大会上或主席团会议上通过，在是文时应写明“草案”， 用图括号括入，置于标题之后或者下方居中
知识点二：会议日程 会议日程是以“天”为单位，对会议议程的各项内容做出具体的时间安排。会议日程 不仅细化议程框架内的全部议题性活动，还要具体安排会议过程中的仪式性活动，有时还可 以报考其他的辅助性活动，如招待会、参观、考察、娱乐等。会议日程一般采用表格形式， 故我们常称之为“会议日程表”。 （一）会议日程特点 1．内容全面。在内容上，日程应当包括会议期间所有的活动安排，不仅要写明报告、 对话、座谈、谈判等议题性活动，也要写明开幕式、闭幕式、颁奖等各项仪式性活动，有时 还要写明报道注册、茶歇、招待会、参观、考察、娱乐、离会等辅助性活动。 2．以半天为单位时间安排活动。会议日程的安排均以上午、下午为单位时间，必要时， 中午和晚上也可作为单位时间加以利用。 （二）会议日程作用 1．保证会议议程的具体实施。会议议程总的来说较为原则、概括，具体实施时必须将 其时间化。会议日程将议程的各项内容落实到具体的时间单元，这对圆满完成全部议程起到 了时间上的保证作用。 2．方便与会者。会议日程制订后要发给每个与会者。由于会议日程在会议内容时间、 地点、出席范围等方面的规定准确清晰、一目了然，使与会者既能了解会议的总体安排，又 可事先知道每项具体活动的时间、地点和要求，这就给他们提供了极大的方便。 3．提高会议的效率。科学的会议日程能够使各项会议活动形成一个和谐有序的整体， 能够充分激发与会者的热情和斗志，合理分配精力和注意力，同时也能对各项活动的时间做 必要的限制，最大限度地节省会议的时间和费用。因此，制订会议日程是提高会议效率的重 要手段。 （三）会议议程策划的方法与要求 1．全面准确地把握会议的议程、仪式性活动和其他辅助活动的关系，突出会议的议程 安排，同时注意各项活动之间协调性。 2．对完成各项具体活动所需要的时间进行预测。预测的依据主要是：第一，上届会议 上同样的活动所花的实际时间；第二，本次会议的议题和其他活动的增减情况；第三，每项 议题的发言人数和发言时间；第四，每项仪式性和辅助性活动大致所需的时间；第五，中间 休息时间。 3．既要贯彻精简、高效的原则，又要科学、合理，做到紧中有松，劳逸结合，符合人 体生理和心理活动的规律，以提高会议活动的质量。 4．重要会议的日程应当与议程一起提交全体成员或主席团表决通过。 （四）会议日程的书面结构 1．标题。由会议全称或规范化简称加上“日程”或“日程安排”、“日程表”组成。 2．稿本。会议日程如果要在大会上或主席团会议上通过，在提交时应写明“草案”， 用圆括号括入，置于标题之后或者下方居中
3.题注。在大会上或主席团会议上通过的会议日程，应当写明题注，具体写法月会议 议程，一般会议的日程如在标题中已经显示会议年粉信息的，则可省去不写：如标塑未显示 年卧信息，在其他部分也未显示的，应标明年份，以便阅读者了解会议是爆一年举行的。 4.正文，正文雷分有两种格式： (1》表格式。表格式的优点在于会议活动的各项安排清晰明了，适用于需要交代各项 具体信息的会议。表格式日程以会议具体活动的内容、主持人（召集人），参加对象、活动 地点、活动要求（备注）等项目为“列”或“行”，以日期和单位时间为“行”或“列”。 单位时间一般以上午、下午、晚上为单元，如有必要，也可利用中午和伤晚的时间。每个单 位时间可再分成几段，以适应不同会议活动的需要。 (2》日期式。日期式即按日期先后排列会议的各项话动。 5。落款。一般由会议的程书处落款。也可省去。 6。制订日期。凡不标明题注的会议日程，都应当在落款下方写明具体的制定日期，以 备日后查考。己写明题注的会议日程则不用再写制定日期： 知识点三：会议地点 会议地点的黄划包括两个方面：一是选择合适的举办地，如国际性会议要考虑选择在 什么国家，地区，城市举行：二是选择合适的场地（包括会场、住地及配套设德）等。 〔一)选择会议举办地考虑因素 1,与会者距会场的距离。会议有全国性和地方性之分。一些协会组织每年都会在国内 的不同地方主办会议。通过变换会议地点，他们每年都能吸收一些新的与会者同时也对国内 各个地区表现出了一视同仁的立场，也有一些会议主办者喜欢每年在同一个城市举行会议， 这样就可以使与会者能够相应地安港时间和顶算。 2.与会者下榻酒店与会场阿的距离。如果选定的会议地点既有会议场所，又有客房， 会议承办者就不必考虑这个问题了，但是如果会议在某个会议中心#行，这个问题就十分重 要了。与会者下榻清店和会场之阿交通所需的时间比实际距离更为重要，这就需要考虑与会 者在两地之间进行往返平均雷要的时间，根据与会者的具体情况和天气条件。这段路程近近 是否适合，是利用高效的公共交通工具还是必须由会议提供往返交通工具等相关问愿， 3。会议后的旅游、考察。口前，会议后的旅游、考察通常是会议承办者考虑范围之内 的因素。在会议后往往安排一定的靠游话动，并且在会议策划、会议通知、会议邀请函中体 现。此活动尤其适用于大韶分与会者都是从外地来的情况。如果考虑这一因素，会议地点就 应该：近主要火车站、机场。这样会议完成时，与会者通常会坚特到会议结束，参与常游活 动。 4,会议期间的气候。会议地点的地理位置通常决定着那里的气候。北部地区在冬天天 气寒冷，而南方夏天则过子炎热。季节的确是一个参考因素，但特殊的地理优势如温泉等也 可能使人们对季节的一般预期大大改变，季节对与会者的影响还要受到他们预期和喜好的制 约。 (二)这择会议场地 1。会议场地的类型 (1)会议中心
3．题注。在大会上或主席团会议上通过的会议日程，应当写明题注，具体写法同会议 议程。一般会议的日程如在标题中已经显示会议年份信息的，则可省去不写；如标题未显示 年份信息，在其他部分也未显示的，应标明年份，以便阅读者了解会议是哪一年举行的。 4．正文。正文部分有两种格式： （1）表格式。表格式的优点在于会议活动的各项安排清晰明了，适用于需要交代各项 具体信息的会议。表格式日程以会议具体活动的内容、主持人（召集人）、参加对象、活动 地点、活动要求（备注）等项目为“列”或“行”，以日期和单位时间为“行”或“列”。 单位时间一般以上午、下午、晚上为单元，如有必要，也可利用中午和傍晚的时间。每个单 位时间可再分成几段，以适应不同会议活动的需要。 （2）日期式。日期式即按日期先后排列会议的各项活动。 5．落款。一般由会议的秘书处落款，也可省去。 6．制订日期。凡不标明题注的会议日程，都应当在落款下方写明具体的制定日期，以 备日后查考。已写明题注的会议日程则不用再写制定日期。 知识点三：会议地点 会议地点的策划包括两个方面：一是选择合适的举办地，如国际性会议要考虑选择在 什么国家、地区、城市举行；二是选择合适的场地（包括会场、住地及配套设施）等。 （一）选择会议举办地考虑因素 1．与会者距会场的距离。会议有全国性和地方性之分。一些协会组织每年都会在国内 的不同地方主办会议。通过变换会议地点，他们每年都能吸收一些新的与会者同时也对国内 各个地区表现出了一视同仁的立场。也有一些会议主办者喜欢每年在同一个城市举行会议， 这样就可以使与会者能够相应地安排时间和预算。 2．与会者下榻酒店与会场间的距离。如果选定的会议地点既有会议场所，又有客房， 会议承办者就不必考虑这个问题了，但是如果会议在某个会议中心举行，这个问题就十分重 要了。与会者下榻酒店和会场之间交通所需的时间比实际距离更为重要，这就需要考虑与会 者在两地之间进行往返平均需要的时间，根据与会者的具体情况和天气条件，这段路程远近 是否适合，是利用高效的公共交通工具还是必须由会议提供往返交通工具等相关问题。 3．会议后的旅游、考察。目前，会议后的旅游、考察通常是会议承办者考虑范围之内 的因素，在会议后往往安排一定的旅游活动，并且在会议策划、会议通知、会议邀请函中体 现。此活动尤其适用于大部分与会者都是从外地来的情况。如果考虑这一因素，会议地点就 应该临近主要火车站、机场。这样会议完成时，与会者通常会坚持到会议结束，参与旅游活 动。 4．会议期间的气候。会议地点的地理位置通常决定着那里的气候。北部地区在冬天天 气寒冷，而南方夏天则过于炎热。季节的确是一个参考因素，但特殊的地理优势如温泉等也 可能使人们对季节的一般预期大大改变。季节对与会者的影响还要受到他们预期和喜好的制 约。 （二）选择会议场地 1．会议场地的类型 （1）会议中心
会议中心是为大型会议而专门设计和建造的会议场所，提供各类会议所需的全富设备， 包括各类功修性房间、各类设备、卧室、餐厅以及娱乐区，拥有能够随时为会议承办者和与 会者提供帮助的专业人员。 (2》商务型清店 这类清店无论在外部议计还是在内邻装修，以及可提供的先进通信工具，适合会务的 商用场地上（有特定的商务棱层），一般都体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店低能接 待小吸会议也能接待大里会议，有一个减多个多功能厅，较强的服务橙力，此外还有多个 中，西式餐厅、各种商店。健身房、醉沐池等设 (3》度假型清店 这类酒店一般建在能游胜地成海边，外部设计、园林提划、内部装修都充分体现了当 地特色，集休闲，娱乐于一体，同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施 和各种代表地方和季节特色的活动。 (4)高等院校 很多高等院校拥有专门的会议场所，这些会议场所除供教师和学生使用外，大多对外 开放。许多院校的会议场所具答与商业会议中心和酒店相当的规模及设葡，而且在会议率行 过程中学校往往会提供一线必要的帮助。 〔5)疗养地和主题公同 一些大型的疗养地和主题公园。大多也都具备各种会议设施和提供会议服务，如北藏 河、卢山、青岛、承德避暑山庄等地的疗养地和主思公园。 2。会议类型与场所的拼配 速择合适的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序，顶计与 会人数、与会人员的背最情况，以及会议的目的和与会者的偏好等因素综合考虑。 (1》举办培训活动的最住环境是能提供专门工作人员和专门设核的成人教有场所，知 专业培训中心、高等院校会议场所或旅游胜地的培训友等。 (2》研究和开发会议需要有利于沉思默把、灵感涌现的环境，培训中心减其他宁静场 所最为适合。 (3》学会年会的会议陆点一般根据会员的意见来定，适常选在当前最受欢迎的藏市， 以能提供会议服务的酒店为佳。 (4》重大的奖励、表影型会议一定要有档次，会议的目的是对杰出表现予以奖酵，因 此在疗养地和主题公园比较合适。 (5)对干交易会和新产品展示会，需要选择有履厅的场所，还要求到达会场所在城市 的交通必须便利 3.会场考察项日 会场考察时，应具体等黎的项日主要但括以下几项： (1)考察会场大小是否适中。①会议的人数：这是首要考虑的因素。我们必须先大政 确定与会者的数量，然后才去考察会场。切忌选择的会场不够容纳钠所有的与会人员，造成拥 挤、混乱的场面。②会议室的间数：这是为了方便一些既需要集中大会又要分开（讨论）小
会议中心是为大型会议而专门设计和建造的会议场所，提供各类会议所需的全部设备， 包括各类功能性房间、各类设备、卧室、餐厅以及娱乐区，拥有能够随时为会议承办者和与 会者提供帮助的专业人员。 （2）商务型酒店 这类酒店无论在外部设计还是在内部装修，以及可提供的先进通信工具、适合会务的 商用场地上（有特定的商务楼层），一般都体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接 待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，有较强的服务能力，此外还有多个 中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。 （3）度假型酒店 这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当 地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施 和各种代表地方和季节特色的活动。 （4）高等院校 很多高等院校拥有专门的会议场所，这些会议场所除供教师和学生使用外，大多对外 开放。许多院校的会议场所具备与商业会议中心和酒店相当的规模及设施，而且在会议举行 过程中学校往往会提供一些必要的帮助。 （5）疗养地和主题公园 一些大型的疗养地和主题公园，大多也都具备各种会议设施和提供会议服务，如北戴 河、庐山、青岛、承德避暑山庄等地的疗养地和主题公园。 2．会议类型与场所的搭配 选择合适的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计与 会人数、与会人员的背景情况，以及会议的目的和与会者的偏好等因素综合考虑。 （1）举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所，如 专业培训中心、高等院校会议场所或旅游胜地的培训点等。 （2）研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境，培训中心或其他宁静场 所最为适合。 （3）学会年会的会议地点一般根据会员的意见来定，通常选在当前最受欢迎的城市， 以能提供会议服务的酒店为佳。 （4）重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，会议的目的是对杰出表现予以奖励，因 此在疗养地和主题公园比较合适。 （5）对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场所在城市 的交通必须便利。 3．会场考察项目 会场考察时，应具体考察的项日主要包括以下几项： （1）考察会场大小是否适中。①会议的人数：这是首要考虑的因素。我们必须先大致 确定与会者的数量，然后才去考察会场。切忌选择的会场不够容纳所有的与会人员，造成拥 挤、混乱的场面。②会议室的间数：这是为了方便一些既需要集中大会又要分开（讨论）小
会的情况。会期长的会议往往都是大会、小会交错着开的，只有一何会议蜜无法满足实际需 要。 (2)考察会场规格是否合适。选择会场主要由会议的规格、会议的规模以及会议经费 这些主要因素米决定。一般来说，接特规格高的会议，影响重大的会议都十分注重考察会场 本身的规格。如全国人民代表大会，其会场一定会选在首都北京的人民大会堂，这是由会议 的规格与会场的规格相匹配决定的：反之，如果某大型连领企业召开各地区职工代表大会， 那就不必要也不可能选在人民大会堂召开，因为尽管该大会呵能也人数众多，但其会议的规 格却远远达不到使用该场地的要求，如规格使用会场只能造成浪费和误会，而低规格使用会 场则容导影响会议的效果，引起与会者的不满。 考察会场规格主要看会场的装演设计水平、设施设备档次以及提供的服务等要素。具 体可考察以下各要需： 一是考察装潢设计水平。装满设计包活主席台、天花板、大厅、偏厅、体息室，卫生 间、门窗等具体考黎要素。这方方面面综合在一起线决定了整个会场的格调，体现出会场规 格的高低 二是考察设植设备档次。设随设备但括会场内部和会场外部的。场外基本设备包括停 车场、电梯、房间，餐厅等。这场外配套设如果较多，那对会务组提供其他会务服务将有 很大帮助：场内设如电力设备、照明设备，音响设备、通讯设备、故驶设备，计算机、打印 设备、空调设备、桌椅设答、卫生设及安全设施等，这些设答的品牌和质量都很重要。 三是考察会场服务水平。这主要看会务人员及会场其他服务人员的服务老度和服务水 平，如会场安全保卫，入场票证检直、会场引导等工作人员的态度是否热情，是否明确责任， 各可其责 (3)考察会场环境。环境陵影响人的情绪这已是不争的事实。所以，我们要根据会议 (活动)的不同需要去选择合适的会场。一般而言。会场内光线是否充足，空气是否流通， 室内温度是否◆人舒适，有没有使人分心的东西，这都会直接影响与会人员的情绪。 会务组织人员要营造好会场环境其实并不本，具要从以下方面着手： 一是要保持温度适宜。会务人员可通过空调设备拿控蜜内温度，并且尽量照顾特殊人 群的要求，比如年老体竭者或身体欠佳的人，这些人对低祖较敏感，会务人员应把温度适当 地调高。 二是要保持空气洁净。会场内应有足够的通风排气装置，打开这些设备使室内空气演 通，很持清新的感觉。 三是要保持干净和安静。尽量避免靶会议地点安排在闲市中。虽然网市可能交通便利， 但其嘈杂的环境无法保证会场周围的安静氛围，空气也较为浑浊，这些将对会议造成很大的 干扰. (4)考察会场交通条件，选择会址时。应考虑会议主办方和各与会者到会的交通是香 便利，尽量是免速择偏解山区，高寒地区和酷热地区。这会增加与会者到会的困难。我们应 多考感郑些使与会人员能在较短的时间内到达的会场。当然，确保交通安全是重要前提。 知识点四：会议时间
会的情况。会期长的会议往往都是大会、小会交错着开的，只有一间会议室无法满足实际需 要。 （2）考察会场规格是否合适。选择会场主要由会议的规格、会议的规模以及会议经费 这些主要因素来决定。一般来说，接待规格高的会议、影响重大的会议都十分注重考察会场 本身的规格。如全国人民代表大会，其会场一定会选在首都北京的人民大会堂，这是由会议 的规格与会场的规格相匹配决定的；反之，如果某大型连锁企业召开各地区职工代表大会， 那就不必要也不可能选在人民大会堂召开，因为尽管该大会可能也人数众多，但其会议的规 格却远远达不到使用该场地的要求。超规格使用会场只能造成浪费和误会，而低规格使用会 场则容易影响会议的效果，引起与会者的不满。 考察会场规格主要看会场的装潢设计水平、设施设备档次以及提供的服务等要素。具 体可考察以下各要素： 一是考察装潢设计水平。装潢设计包括主席台、天花板、大厅、偏厅、休息室、卫生 间、门窗等具体考察要素。这方方面面综合在一起就决定了整个会场的格调，体现出会场规 格的高低。 二是考察设施设备档次。设施设备包括会场内部和会场外部的。场外基本设备包括停 车场、电梯、房间、餐厅等，这场外配套设施如果较多，那对会务组提供其他会务服务将有 很大帮助；场内设如电力设备、照明设备、音响设备、通讯设备、放映设备、计算机、打印 设备、空调设备、桌椅设备、卫生设及安全设施等，这些设备的品牌和质量都很重要。 三是考察会场服务水平。这主要看会务人员及会场其他服务人员的服务态度和服务水 平，如会场安全保卫、入场票证检查、会场引导等工作人员的态度是否热情，是否明确责任， 各司其责。 （3）考察会场环境。环境能影响人的情绪这已是不争的事实。所以，我们要根据会议 （活动）的不同需要去选择合适的会场。一般而言，会场内光线是否充足，空气是否流通， 室内温度是否令人舒适，有没有使人分心的东西，这都会直接影响与会人员的情绪。 会务组织人员要营造好会场环境其实并不难，只要从以下方面着手： 一是要保持温度适宜。会务人员可通过空调设备掌控室内温度，并且尽量照顾特殊人 群的要求，比如年老体弱者或身体欠佳的人，这些人对低温较敏感，会务人员应把温度适当 地调高。 二是要保持空气洁净。会场内应有足够的通风排气装置，打开这些设备使室内空气流 通，保持清新的感觉。 三是要保持干净和安静。尽量避免把会议地点安排在闹市中。虽然闹市可能交通便利， 但其嘈杂的环境无法保证会场周围的安静氛围，空气也较为浑浊，这些将对会议造成很大的 干扰。 （4）考察会场交通条件。选择会址时，应考虑会议主办方和各与会者到会的交通是否 便利，尽量避免选择偏僻山区、高寒地区和酷热地区，这会增加与会者到会的困难。我们应 多考虑那些使与会人员能在较短的时间内到达的会场。当然，确保交通安全是重要前提。 知识点四：会议时间
会议时间也是一个影响会议效果的重要因素，会议是短时间的聚会活动，安挂好会议 时间意义重大，会议时间的安排包話两方面：会议的起止时间和会期， (一)会议时间 选择在恰当的时间集会，安排长短适宜的会议时间，不仅可以体现出一个组织的会议 意图，同时更能够提高整个会议的效率。因此。会议召开时间的选择，开会时间的长短是会 议策划必须考虑的重要因素， 会议召开时间的速释，需要考虑以下几方面： 1.召开会议的时机必须成热。如果说会议的目的是为了解决问愿，都么解决这些月题 的时机成熟与否，则是会议组织者在确定会议时间时，首先考虑的因素。只有当解决问题的 条件充分具备时，近时召开会议，才能水到果成。时机未到，条件不具备，宁可推迟会议， 否则会议的效果将得不到保证。 2.会议准备时间要充分。既要给主办者足够的时间完成会议的各项组凯筹办工作，又 要给与会者充分的时间准备提交相关的文件或发言材料。 3。是否方便与会人员（尤其是会议的核心人物）参加出席。每一个会议的召开都有其 要求必须到会的核心人物，他门能否到会对会议成功与否起着举足轻重的决定作用：而其他 与会者的积极参如则是会议目标能够最终得以顺利实现的必要条件。所以，会议的召开时间 应尽量和与会人员进行协调。以确候更多的人旋前米参加。 4。会议时间要符合人的生理规律。科学家研究表明，人的精力和体力呈规律性变化， 其高峰出现在上午10点和下午4点左右。此时，人的思雀最清晰、注意力集中，工作效率 最高，是安排重要会议活动的最佳时段， 5。会议期间的白然因素。例如，一些在公共场所举办的露天活动和集会，就要充分考 虑到当地季节气候的变化和具体当天的天气变化等因素，组织者应尽量整免在气候多变的季 节和地区集会，这不仅增加了组织会议的垂度，同时也会影响与会者的出席和参加会议的情 绪。 6。是否同与会人员的民族风俗、传统节日冲突，避免伤害与会者的素教情感。 (二)会期 会期是指整个会议所香要的时间的长短，主要根据会议议程多少而定，分半天、一天、 三天、五天不等。“会期适中”是指会期安排能够满足完成所有议程的要求，不拖膏也不紧 张：其次还指每次集会应有时间限制。最佳时间范围是2个小时内，若超过这个时限，应安 排会何休息 1.会期形式 (1》短期会议。短期会议通常是指时间在30分钟以内的会议。这样的会议一般内容 简单而明确，更多的目的是为了与会者之间关于某个特定事务的信息的传递，而并不需要进 行较深入的讨论。例如。临时的慑头会，或大型活动之前的动员会等。这些会议都周要与会 者精神的高度集中以及信息的高效交流，根据科学研究得知，一粮人的这种精神高度集中的 状态最多只能持线20一40分钟，所以这样的会议时间长度一定要控制在30分钟内结束，否 则将会大大失效
会议时间也是一个影响会议效果的重要因素，会议是短时间的聚会活动，安排好会议 时间意义重大。会议时间的安排包括两方面：会议的起止时间和会期。 （一）会议时间 选择在恰当的时间集会，安排长短适宜的会议时间，不仅可以体现出一个组织的会议 意图，同时更能够提高整个会议的效率。因此，会议召开时间的选择、开会时间的长短是会 议策划必须考虑的重要因素。 会议召开时间的选择，需要考虑以下几方面： 1．召开会议的时机必须成熟。如果说会议的目的是为了解决问题，那么解决这些问题 的时机成熟与否，则是会议组织者在确定会议时间时，首先考虑的因素。只有当解决问题的 条件充分具备时，适时召开会议，才能水到渠成。时机未到，条件不具备，宁可推迟会议， 否则会议的效果将得不到保证。 2．会议准备时间要充分。既要给主办者足够的时间完成会议的各项组织筹办工作，又 要给与会者充分的时间准备提交相关的文件或发言材料。 3．是否方便与会人员（尤其是会议的核心人物）参加出席。每一个会议的召开都有其 要求必须到会的核心人物，他们能否到会对会议成功与否起着举足轻重的决定作用；而其他 与会者的积极参加则是会议目标能够最终得以顺利实现的必要条件。所以，会议的召开时间 应尽量和与会人员进行协调，以确保更多的人能前来参加。 4．会议时间要符合人的生理规律。科学家研究表明，人的精力和体力呈规律性变化， 其高峰出现在上午 10 点和下午 4 点左右。此时，人的思维最清晰、注意力集中，工作效率 最高，是安排重要会议活动的最佳时段。 5．会议期间的自然因素。例如，一些在公共场所举办的露天活动和集会，就要充分考 虑到当地季节气候的变化和具体当天的天气变化等因素，组织者应尽量避免在气候多变的季 节和地区集会，这不仅增加了组织会议的难度，同时也会影响与会者的出席和参加会议的情 绪。 6．是否同与会人员的民族风俗、传统节日冲突，避免伤害与会者的宗教情感。 （二）会期 会期是指整个会议所需要的时间的长短，主要根据会议议程多少而定，分半天、一天、 三天、五天不等。“会期适中”是指会期安排能够满足完成所有议程的要求，不拖沓也不紧 张；其次还指每次集会应有时间限制，最佳时间范围是 2 个小时内，若超过这个时限，应安 排会间休息。 1．会期形式 （1）短期会议。短期会议通常是指时间在 30 分钟以内的会议。这样的会议一般内容 简单而明确，更多的目的是为了与会者之间关于某个特定事务的信息的传递，而并不需要进 行较深入的讨论。例如，临时的碰头会，或大型活动之前的动员会等。这些会议都需要与会 者精神的高度集中以及信息的高效交流。根据科学研究得知，一般人的这种精神高度集中的 状态最多只能持续 20～40 分钟，所以这样的会议时间长度一定要控制在 30 分钟内结束，否 则将会大大失效
(2)中明会议。中期会议是指时间长度在30分钟至2个小时微围内的会汉。这样的 会议不但要求与会者进行深入的讨论，并且需要达成一定的决议，所以需要一定的议程和步 骤。这样的会议包括临时的丰正式会议，特别议事会、展示会议等。中期的会议最好不要超 过2小时30分钟，否则，宁可采取休会的办法，另选时间再雅续进行，避免最终也达不成 任何决议或形成不成熟的决议。 (3》长期会议。长期会议是指会期在1天以上（包括1天）的会议，这样的会议一般 包括法定会议，一些大型公司，机构成组织的年会等。在这种会议中，与会者一般需要一定 长度的时间来相互了解，并对会议议愿遗行深入而广泛的讨论，做出的决议一般也具有长期 性和特久性，所以非常重要。同时，长期的会议一般包括很多仪式，所以在会议长度上要给 予较宽裕的时间安排。对会议具体长度的安排，要根据会议上所需议程和仪式等各项内容的 多少米确定。另外。还应注意一点，会期超过一天的会议，必然需要安排成几个小会，每个 小会的长度估算，可以在相同内容的普通会议时间长度的基础上。再加1停一1器长度的仪 式时何和5路~一0%的长度的机动时间。 根据不同的情况确定了会议的时间长度，还应当适当地询问与会者对此会议长度的意 见，以求能获得大多数与会者的一致认可。 2.。考虑因素 (1)会期长短要依据会议的实际需要来确定。会议的实际需要一般要考虑多个间题： 会议的各项议程是否能够完成：会议的发言的人数和时间是否得到保证，发言共需多长时间 会议中是否会有临时动议提出，如果鳗出动议，大致需要花多少时间进行讨论和表读：会议 是否安排仪式性和参观、考察等辅助性活动。每项活动所需时间：是否安排休息时间：是否 需要图出一老的机动时间。 (2》会期长短还需考虑与会议的成本和效率月塑。一般情况下会议的时间越简短，成 本越低。效率感高。诱足雷要原则的前提下，近当压缩会议时闻，是降低会议成本、是高会 议效率的有效手段。 知识点五：会议食、宿安排 (一)餐饮安排 一般面言，与会者对会议期间的餐饮量务非常重视，因此，会议主办方应徵好会议餐 饮的服务工作，务力为与会者提供是康，营养、美味的餐饮，使他们每天都精神悠满，心情 愉快地参加每一天的会议，会别在半天以上的正规会议，除了根览会不需要统一安排餐饮（特 邀嘉宾或者重要客户除外》，其他会议通常需要统一安排餐饮。 会议餐饮服务通常包括两个基本要素：会议用餐地点、用餐方式的安排和菜单、酒水 的安排， 1.会议用餐地点、用餐方式的安排 (1)会议用餐地点的速择 为了方便管理，会议用餐地点一般尽量离会场近一些。银多会议主办方会经常会透择 既能提供各种会议室，又能为大中型会议提供会议餐饮的酒店或会议中心，会议工作人员应 仔细考黎察用餐地点的具体情况，主要包括以下几方面：
（2）中期会议。中期会议是指时间长度在 30 分钟至 2 个小时范围内的会议。这样的 会议不但要求与会者进行深入的讨论，并且需要达成一定的决议，所以需要一定的议程和步 骤。这样的会议包括临时的非正式会议、特别议事会、展示会议等。中期的会议最好不要超 过 2 小时 30 分钟，否则，宁可采取休会的办法，另选时间再继续进行，避免最终也达不成 任何决议或形成不成熟的决议。 （3）长期会议。长期会议是指会期在 1 天以上（包括 1 天）的会议，这样的会议一般 包括法定会议，一些大型公司、机构或组织的年会等。在这种会议中，与会者一般需要一定 长度的时间来相互了解，并对会议议题进行深入而广泛的讨论，做出的决议一般也具有长期 性和持久性，所以非常重要。同时，长期的会议一般包括很多仪式，所以在会议长度上要给 予较宽裕的时间安排。对会议具体长度的安排，要根据会议上所需议程和仪式等各项内容的 多少来确定。另外，还应注意一点，会期超过一天的会议，必然需要安排成几个小会，每个 小会的长度估算，可以在相同内容的普通会议时间长度的基础上，再加 10%～15%长度的仪 式时间和 5%-～0%的长度的机动时间。 根据不同的情况确定了会议的时间长度，还应当适当地询问与会者对此会议长度的意 见，以求能获得大多数与会者的一致认可。 2．考虑因素 （1）会期长短要依据会议的实际需要来确定。会议的实际需要一般要考虑多个问题： 会议的各项议程是否能够完成；会议的发言的人数和时间是否得到保证，发言共需多长时间： 会议中是否会有临时动议提出，如果提出动议，大致需要花多少时间进行讨论和表决；会议 是否安排仪式性和参观、考察等辅助性活动，每项活动所需时间；是否安排休息时间；是否 需要留出一定的机动时间。 （2）会期长短还需考虑与会议的成本和效率问题。一般情况下会议的时间越简短，成 本越低，效率越高。满足需要原则的前提下，适当压缩会议时间，是降低会议成本、提高会 议效率的有效手段。 知识点五：会议食、宿安排 （一）餐饮安排 一般而言，与会者对会议期间的餐饮服务非常重视，因此，会议主办方应做好会议餐 饮的服务工作，努力为与会者提供健康、营养、美味的餐饮，使他们每天都精神饱满、心情 愉快地参加每一天的会议。会期在半天以上的正规会议，除了展览会不需要统一安排餐饮（特 邀嘉宾或者重要客户除外），其他会议通常需要统一安排餐饮。 会议餐饮服务通常包括两个基本要素：会议用餐地点、用餐方式的安排和菜单、酒水 的安排。 1．会议用餐地点、用餐方式的安排 （1）会议用餐地点的选择 为了方便管理，会议用餐地点一般尽量离会场近一些。很多会议主办方会经常会选择 既能提供各种会议室，又能为大中型会议提供会议餐饮的酒店或会议中心。会议工作人员应 仔细考察用餐地点的具体情况，主要包括以下几方面：
用餐场所的大小。一般来讲。所这的用餐场所要能容纳所有与会者，如果因为用餐场 所空间不够面将与会者分开在不月的房间用餐，会影响会议的险治气筑。 用餐场所的环境。雅致舒适的用餐环境能使与会者放松身心，有利于其精力的恢复。 同时，用餐场所桌椅的布置并然有序、整洁美观，也能体现餐饮部门良好的管理与服务。 厨房。厨房的消毒授能是否齐全、环境是否整洁、人员工作是否井然有序等也是对用 餐场所重点考察的范围 路径。从朝房到用餐场所的路径是否顺畅关系到与会者的用餐，如果上菜的路径需要 经过各个餐桌，对与会者的用餐难免构成干扰，同时也容易发生意外情况。 (2)用餐时间、用餐方式的安 会议期间，正式的进餐时间为早上、中午和晚上。会议工作人员应根据与会者对三餐 的不同要求，安排适宜的用餐方式 2。菜单的确定和酒水的安排 为了避免每天重复同样的装希，会议主办方在确定菜单到，除了预算的因素外，还应 考虑以下几方面的内容： (1》菜看的道数与分量 围餐式用餐要重点考虑菜看的道数和分量。确定道数与分量要注意三点：一是坚持适 中原则。适当的菜肴数量会使与会者感到目味无穷：二是根据用餐人数确定：三是平衡道数 与分量，菜肴道数少则每道菜的分量要多一些，菜肴道数多则每道菜的分量呵适当少一些。 (2》花色品种多样化 准备的菜肴品种应多样化，要考虑零素、成和、凉热，干稀等方面。在品种的搭配上， 要注意中午的主莱不能太泊腻，应尽量提供一些清淡的开胃菜葉、沙拉等， (3)具有地方特色 提供具有地方特色的菜肴不仅能说明会议主办方的热情。也修给与会者面下美好的印 象。因此。会议主办方在确定菜单时，应安排一些具有地方特色的饮食，同时向客人说明地 方特色菜的米源。 (4》有时令特征 菜肴的选择应配合季节特征，采用当季材料做成的时令菜肴既能反映时令特色、给人 新鲜的5觉，又能降低成本。同时，还应结合季节特征设计菜看的口味，以边合季节变亿对 人的视觉及味觉的影响。 (5》限顺与会者的特殊用餐要求 与会者来白五湖四海。国际性会议的与会者则来白此界各地，这就要求会议主办方在 确定菜单前，一定要了解与会者的特殊要求，对与会者的特殊要求进行登记并尽量满足。 提输一两天向会议供餐机构告知用餐人数。会议供餐机构周要提前有针对性地准备食 物，配备服务人员。道免出现备餐不足或过多等情况。因此，在签订会议供餐协议时，要求 会议主办方至少提前一两天告知每次就餐的人数，并予以签单担保。 拼认进餐者身份。在与会者众多，且与会者在用餐问题上变数较多、楚别较大的情况 下，会议主办方可以通过发放餐券域餐卡的方式米辨认选餐者的身份
用餐场所的大小。一般来讲，所选的用餐场所要能容纳所有与会者，如果因为用餐场 所空间不够而将与会者分开在不同的房间用餐，会影响会议的融洽气氛。 用餐场所的环境。雅致舒适的用餐环境能使与会者放松身心，有利于其精力的恢复。 同时，用餐场所桌椅的布置井然有序、整洁美观，也能体现餐饮部门良好的管理与服务。 厨房。厨房的消毒设施是否齐全、环境是否整洁、人员工作是否井然有序等也是对用 餐场所重点考察的范围。 路径。从厨房到用餐场所的路径是否顺畅关系到与会者的用餐，如果上菜的路径需要 经过各个餐桌，对与会者的用餐难免构成干扰，同时也容易发生意外情况。 （2）用餐时间、用餐方式的安排 会议期间，正式的进餐时间为早上、中午和晚上。会议工作人员应根据与会者对三餐 的不同要求，安排适宜的用餐方式。 2．菜单的确定和酒水的安排 为了避免每天重复同样的菜肴，会议主办方在确定菜单时，除了预算的因素外，还应 考虑以下几方面的内容： （1）菜肴的道数与分量 围餐式用餐要重点考虑菜肴的道数和分量。确定道数与分量要注意三点：一是坚持适 中原则，适当的菜肴数量会使与会者感到回味无穷；二是根据用餐人数确定；三是平衡道数 与分量，菜肴道数少则每道菜的分量要多一些，菜肴道数多则每道菜的分量可适当少一些。 （2）花色品种多样化 准备的菜肴品种应多样化，要考虑荤素、咸甜、凉热、干稀等方面。在品种的搭配上， 要注意中午的主菜不能太油腻，应尽量提供一些清淡的开胃菜、沙拉等。 （3）具有地方特色 提供具有地方特色的菜肴不仅能说明会议主办方的热情，也能给与会者留下美好的印 象。因此，会议主办方在确定菜单时，应安排一些具有地方特色的饮食，同时向客人说明地 方特色菜的来源。 （4）有时令特征 菜肴的选择应配合季节特征，采用当季材料做成的时令菜肴既能反映时令特色、给人 新鲜的感觉，又能降低成本。同时，还应结合季节特征设计菜肴的口味，以迎合季节变化对 人的视觉及味觉的影响。 （5）照顾与会者的特殊用餐要求 与会者来自五湖四海，国际性会议的与会者则来自世界各地，这就要求会议主办方在 确定菜单前，一定要了解与会者的特殊要求，对与会者的特殊要求进行登记并尽量满足。 提前一两天向会议供餐机构告知用餐人数。会议供餐机构需要提前有针对性地准备食 物，配备服务人员，避免出现备餐不足或过多等情况。因此，在签订会议供餐协议时，要求 会议主办方至少提前一两天告知每次就餐的人数，并予以签单担保。 辨认进餐者身份。在与会者众多，且与会者在用餐问题上变数较多、差别较大的情况 下，会议主办方可以通过发放餐券或餐卡的方式来辨认进餐者的身份
注意与会议供餐机构随时沟通和协调。如果会议上午的议程没按计划速行，那么午餐 将与预定的时间脱节（提前成推迟），这就要求会议主办方及时告知会议供餐机构的服务经 理，以便其明附厨房按新的时间安排供餐。 做好引导工作。如果集中用餐的与会者较多，为了避免混乱，会议工作人员除了提前 安挂桌次和座次外，还需要做好引导，从而使与会者迅速，有序地找到自己的座位，并且不 妨碍餐厅服务员的传菜，安排酒水等工作。 对于票些因会议的原因不能按时用餐的与会者，会议主办方应给予特别的餐饮照顾： (二)住宿安排 对于外地参会人员较多的会议来说。提供住宿服务是会议主办方的重要工作之一， 会务组要根据与会者的实际情况、具体无求和房间条件等因素综合考感、统等安排， 提前制定住宿分配方案。会议住宿安排通常包括三个要素：对备这会议住宿供应机构的考察、 会议住宿房间的顺订、住宿房间的具体安排。 1。对备选会议住宿供应机构的考察 (1)依照一定标准，对本地的住宿供应机构进行蹄选 会议主办方一定要根据会议的类型、与会者的层次、议题的重要性等，合理确定不月 与会者的住宿标准和接特规格，并以此为依据，在会议经贵预算许可的范围内，综合考虑住 宿供应机构的实际接特能力、晶神与口碑、周边环境、交通状况、安全条件等因素，通过对 本地的住宿供应机构的初步谛选，围定几家符合基本条的住宿供应机构，以餐进一步考黎 如果是由与会者自己支付住宿费，就需选择几家价格、条件不等的招特所、饭店、宾革或者 问家宾馆不同标准的客房以供其选择。 (2》对备选住宿供应机构选行考察比较 在对这些机构进行考察比较时，重点从以下几方面着手！ 在会议期间可供使用的房间总数。一般而言，在选择住酯供应机构时，考察的重点就 是住宿供应机构在会议期饲可以提供的房间总数是香修满足会议要求。 是否有不同的房型满足不月与会者的活求。会议对房要求最多的是双人标准间。但 是如果有贵宾到会或是会议期问有小型讨论、治该，则可能需要套间，这就要求住宿供应机 构要有不同的房型米清足会议的要求。 客房的配置条件，国内所有的星缓清店，都有相应的配备标准和要求，会议主办方应 根据住宿供应机构的档次，考察其是否具有充分的硬件配备。 客房的服务质量。与硬件设备相比，软件更重要。因此，会议主办方应考察住宿供应 机构的服务人员的工作质量，看其是香能通过饵政的服务，让米宾有一种“宾至如自”的感 觉. 在具体考察各备选住者供应机构时，不仅要考察客房等微观环境，还应对其为顾客提 供的整体生活服务环境进行考察，如餐饮、娱乐、美容、健身、购物等条件。 (3》确定会议定点住宿供应机构 通过认真考察和反复比较，就可以最锋确定会议的定点住宿供应机构，以进一步展开 客房的顶订工作。 2.会议住宿房间的预订
注意与会议供餐机构随时沟通和协调。如果会议上午的议程没按计划进行，那么午餐 将与预定的时间脱节（提前或推迟），这就要求会议主办方及时告知会议供餐机构的服务经 理，以便其吩咐厨房按新的时间安排供餐。 做好引导工作。如果集中用餐的与会者较多，为了避免混乱，会议工作人员除了提前 安排桌次和座次外，还需要做好引导，从而使与会者迅速、有序地找到自己的座位，并且不 妨碍餐厅服务员的传菜、安排酒水等工作。 对于那些因会议的原因不能按时用餐的与会者，会议主办方应给予特别的餐饮照顾。 （二）住宿安排 对于外地参会人员较多的会议来说，提供住宿服务是会议主办方的重要工作之一。 会务组要根据与会者的实际情况、具体需求和房间条件等因素综合考虑、统筹安排， 提前制定住宿分配方案。会议住宿安排通常包括三个要素：对备选会议住宿供应机构的考察、 会议住宿房间的预订、住宿房间的具体安排。 1．对备选会议住宿供应机构的考察 （1）依照一定标准，对本地的住宿供应机构进行筛选 会议主办方一定要根据会议的类型、与会者的层次、议题的重要性等，合理确定不同 与会者的住宿标准和接待规格，并以此为依据，在会议经费预算许可的范围内，综合考虑住 宿供应机构的实际接待能力、品牌与口碑、周边环境、交通状况、安全条件等因素。通过对 本地的住宿供应机构的初步筛选，圈定几家符合基本条的住宿供应机构，以备进一步考察。 如果是由与会者自己支付住宿费，就需选择几家价格、条件不等的招待所、饭店、宾馆或者 同一家宾馆不同标准的客房以供其选择。 （2）对备选住宿供应机构进行考察比较 在对这些机构进行考察比较时，重点从以下几方面着手： 在会议期间可供使用的房间总数。一般而言，在选择住宿供应机构时，考察的重点就 是住宿供应机构在会议期间可以提供的房间总数是否能满足会议要求。 是否有不同的房型满足不同与会者的需求。会议对房型要求最多的是双人标准间，但 是如果有贵宾到会或是会议期间有小型讨论、洽谈，则可能需要套间，这就要求住宿供应机 构要有不同的房型来满足会议的要求。 客房的配置条件。国内所有的星级酒店，都有相应的配备标准和要求。会议主办方应 根据住宿供应机构的档次，考察其是否具有充分的硬件配备。 客房的服务质量。与硬件设备相比，软件更重要。因此，会议主办方应考察住宿供应 机构的服务人员的工作质量，看其是否能通过细致的服务，让来宾有一种“宾至如归”的感 觉。 在具体考察各备选住宿供应机构时，不仅要考察客房等微观环境，还应对其为顾客提 供的整体生活服务环境进行考察，如餐饮、娱乐、美容、健身、购物等条件。 （3）确定会议定点住宿供应机构 通过认真考察和反复比较，就可以最终确定会议的定点住宿供应机构，以进一步展开 客房的预订工作。 2．会议住宿房间的预订
会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会迹成佳省方面的问题。 因此，会议主办方为与会者预订住宿房间，要做好以下几方面的工作。 (1》与住宿供应机构签订预订合约 合钓中应明确预订的客房数量、类型、价格：入住率不够的情况处理与经济责任：与 会者预订的截止日期， (2》寄送会议通知（递请函）和住宿登记卡（申请表）》 对于一些参会人数较多的会议，会议主办方需要在会议通知《邀请函)中附寄住宿登 记卡〔申请表)，根据佳省登记卡（申请表）提供相应的住宿服务。会议住宿登记卡（申请 表)应注明会议主办方提供的住宿宾馆、房望、价格等。 (3》收到住着登记卡（申请表）及时回复确认 收到与会者的住宿登记卡《中请表)后，会议主办方成住宿供应机构应及时为其预订 房间并将住宿确认书备给与会者。 (4)会议特殊客房的预订 会议有时需要预订一些特殊客房。这主要是为会议发言人，贵完和会议主办方的工作 人员准备的。 顶订重要额导、贵宾的特殊客房。确定参会的重要领导、贵宾、特道记者等重要人员 名单后。要将详细的住宿要求告如住宿供应机构。以便为其提供贴近他们要求的特殊客房。 预订会议主办方工作人员的房间。为方梗会务工作，住着供应机构应预备免费的房间 供会议主办方的工作人员使用。 3。住宿房间的具体安排 (1》与会者住宿房问应尽可能集中，这样有助于会务组和与会者的信息为透及事务联 系，也便于与会者在体会期间进行非正式的沟通与交流： (2》身卧、职务相同的与会者，住房标准大体一致。 (3》一般情况下，应首先無顾女性、年长者和积务较高的与会者，将他们安排在向阳、 通风，卫生条件较好的房间。 (4》尽量不要把汉族与会者和其他有民族禁忌的少数民族与会者安排在同一个房间， 也不要把有打呼增习顺的与会者与经觉较轻的与会者安排在一起： (5)与会者如带随行人员，则将他们安排在一起或相部房间，以便于他们及时联系， 方便工作的开展
会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题。 因此，会议主办方为与会者预订住宿房间，要做好以下几方面的工作。 （1）与住宿供应机构签订预订合约 合约中应明确预订的客房数量、类型、价格；入住率不够的情况处理与经济责任；与 会者预订的截止日期。 （2）寄送会议通知（邀请函）和住宿登记卡（申请表） 对于一些参会人数较多的会议，会议主办方需要在会议通知（邀请函）中附寄住宿登 记卡（申请表），根据住宿登记卡（申请表）提供相应的住宿服务。会议住宿登记卡（申请 表）应注明会议主办方提供的住宿宾馆、房型、价格等。 （3）收到住宿登记卡（申请表）及时回复确认 收到与会者的住宿登记卡（申请表）后，会议主办方或住宿供应机构应及时为其预订 房间并将住宿确认书寄给与会者。 （4）会议特殊客房的预订 会议有时需要预订一些特殊客房，这主要是为会议发言人、贵宾和会议主办方的工作 人员准备的。 预订重要领导、贵宾的特殊客房。确定参会的重要领导、贵宾、特邀记者等重要人员 名单后，要将详细的住宿要求告知住宿供应机构，以便为其提供贴近他们要求的特殊客房。 预订会议主办方工作人员的房间。为方便会务工作，住宿供应机构应预备免费的房间 供会议主办方的工作人员使用。 3．住宿房间的具体安排 （1）与会者住宿房间应尽可能集中，这样有助于会务组和与会者的信息沟通及事务联 系，也便于与会者在休会期间进行非正式的沟通与交流。 （2）身份、职务相同的与会者，住房标准大体一致。 （3）一般情况下，应首先照顾女性、年长者和职务较高的与会者，将他们安排在向阳、 通风、卫生条件较好的房间。 （4）尽量不要把汉族与会者和其他有民族禁忌的少数民族与会者安排在同一个房间， 也不要把有打呼噜习惯的与会者与睡觉较轻的与会者安排在一起。 （5）与会者如带随行人员，则将他们安排在一起或相邻房间，以便于他们及时联系， 方便工作的开展