第四节会议接待与现场注册 学习提示 本节内容主要包括会议接待的操作步骤与基本方法、如何制定会议接待方案，现场注 骨报道的基本操作事项等内容。 学习内容 知识点一会议楼特的准备 ⊙ 〔一)充分收集参加对象的情况 这是有针对性地做好会议接特工作的必要前提。会议接特收集参会对象信息的内容包 括： 1.参加对象的基本情况 参加对象的基本情况包括他们的国别、地区、所代表的组织机构、参加人数、姓名、 性别、年静、身份、眼务、民族，亲教信仰、生活习俗、健康状况等。 2.参会的目的、意图和背景 参会目的、意图，决定参加对象在会议期间的立场和态度。主办方应当通过多种途径 了解和掌挥参如对象的目的、意图及其背景，便于针对性地做好接特工作。比如了解和惊据 参加对象过去参加的情况，是第一次参加还是历次都参加，过去不参加域中途退出是何原因， 这一次为何参加，现在的立场如何，对娜些门思感兴趣，在接特方面首经提出过什么要求和 希望等。 3。抵离时间和交通工具 要准确掌握参加对象燕达和赵离的具体时间和交通工具，以便安排人员和车辆到机场、 码头，车站避接和送别。 〔二)参加对象信息的途径和方法 1。汇总回执、报名表和申请表 汇总目执、报名表和中请表。是了解和草罪参加对象情况的主要途径和方法，据此可 以了解参加对象的职业、身份，职务，性别、年龄，民族等基本信息，预计参加人数，章握 参加对象的组成结构和分布情况等信息.这些信息和数据对于做好接待工作具有十分重要的 价植。 2。查阀历次会议话动的档案资料 历次会议话动的档案资料中保存了会议接特方面的记录，这对于掌挥参如对象的基本 信息，了解其立场观点态度的变化以及其生活起居的特点有一定的参考价值。 3。请有关部门提供情况 为了全面了解参加对象的情况，不妨请有关部门协助提供一些情况。比如举办国际性 会议活动，可通过外国驻华使领馆了解与会国国旗是挂的规则、特殊的礼仪与礼节等。 4。要求参加对象出示有效证件
第四节 会议接待与现场注册 学习提示 本节内容主要包括会议接待的操作步骤与基本方法、如何制定会议接待方案、现场注 册报道的基本操作事项等内容。 学习内容 知识点一：会议接待的准备 （一）充分收集参加对象的情况 这是有针对性地做好会议接待工作的必要前提。会议接待收集参会对象信息的内容包 括： 1．参加对象的基本情况 参加对象的基本情况包括他们的国别、地区、所代表的组织机构、参加人数、姓名、 性别、年龄、身份、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、健康状况等。 2．参会的目的、意图和背景 参会目的、意图，决定参加对象在会议期间的立场和态度。主办方应当通过多种途径 了解和掌握参加对象的目的、意图及其背景，便于针对性地做好接待工作。比如了解和掌握 参加对象过去参加的情况，是第一次参加还是历次都参加，过去不参加或中途退出是何原因， 这一次为何参加，现在的立场如何，对哪些问题感兴趣，在接待方面曾经提出过什么要求和 希望等。 3．抵离时间和交通工具 要准确掌握参加对象抵达和返离的具体时间和交通工具，以便安排人员和车辆到机场、 码头、车站迎接和送别。 （二）参加对象信息的途径和方法 1．汇总回执、报名表和申请表 汇总回执、报名表和申请表，是了解和掌握参加对象情况的主要途径和方法，据此可 以了解参加对象的职业、身份、职务、性别、年龄、民族等基本信息，预计参加人数，掌握 参加对象的组成结构和分布情况等信息。这些信息和数据对于做好接待工作具有十分重要的 价值。 2．查阅历次会议活动的档案资料 历次会议活动的档案资料中保存了会议接待方面的记录，这对于掌握参加对象的基本 信息，了解其立场观点态度的变化以及其生活起居的特点有一定的参考价值。 3．请有关部门提供情况 为了全面了解参加对象的情况，不妨请有关部门协助提供一些情况。比如举办国际性 会议活动，可通过外国驻华使领馆了解与会国国旗悬挂的规则、特殊的礼仪与礼节等。 4．要求参加对象出示有效证件
一些重要的会议活动，应当请参加对象出示有效的证件和盖有公章的介绍证明你函， 以便确认其身份，做好接特工作。 知识点二：制定会议接特方案 会议接待方案是指安排参会人员的渔送、食省、交通、游览、娱乐等接待活动及具体 事务的方案。会议接待方案属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单 独拟写作为会议总体方案的附件。制定会议接待方案佳够有效保障会议接特工作有序开晨： 接特方案的主要内容包括： (一)接特对象 会议的接特对象众多，包括上级领导、政府官员、协办单位、支持单位、特道嘉宾、 参会人员（正式和列席）以及媒体记者等：有以政附代表团的名义来参会的，也有联合组团 参会的，还有以个人身份参会的。因此，每一种接待方案一定要分门别类地写清楚具体的接 待对象。同时，需简要说明为何接特，即接特的锋由、目的和意义。 (二)接特方针 接特方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接特方针不是一成不变的，而是应当 根据会议目标和会议主办方对接传工作的要求以及主要参会对象的具体情况而定。 一般情况下，会议接特工作应本着“热情议县、细政周到、照章办事、讲究礼仪”的 十六字方针案展开， 1。热情诚瑟。热情诚思是社会交际成功的起点，也是最基本的待客之道。有失诚恳的 热情会显得虚假酸作，有失热情的就是会显得刻板狗懂。只有热情的言谈举止与碱恳的服务 态度相结合，才会带给人轻松愉悦的感受。会议接待工作更要乘承这一原则，通过接特人员 热情诚层的服务体现对参会人员的尊重。 2.细致周到。细节读定成散。会议接特工作的内容具体而颜境，诊及方方面面。因此， 会议接特人员要将每一个细节做到位，通过精心组织，统筹协调，科学合理地串联每个细节， 这样既保障会议接待工作按预定的计划进行，又能做到服务无道漏、管理无死角。 3。盟章办事。会议接特工作都有相应的执行标准，会议主办方应自觉地依照本单位， 本行业或国家、地区的相关规章制度办事，不得檀白提高和降低会议接传的标准，既要让参 会人员满意，又要厉行节钓，杜绝浪费。有些营利性会议的主办方输工或料，擅自降低接待 标准，引起参会人员的普遍不满，有些政府公务会议的主办方则巧借名目，箍自提高接待标 准，浪费国家财产，引起社会民众的强然不满：上述两者均不可取， 4。讲究礼位在会汉接待过程中，讲究礼仪从大的方面讲就是要佛究礼病次序，采取台 当的核特规格：从小的方面讲就是要注意仪容仪表、言该举止，即仪容仪表要做到面容整洁、 衣着得体，亲和大方：举止要做到花重端任，自然从容：言流要做到音量音调适度，语气温 和等。在国际会议的接待工作中要按属国际惯例，佛究沙外礼仪，充分解重参会人员的民族 心理，亲教信仰、历史文化等方面的特点。 (三)接特规格 接特规格是依据主要米宾的眼位与主要陪问人员的职位之间的对比关系米确定的。分 为高规格接待，对等接特和低规格接特三种。高规格接特是指主要赂同人员比主要来宾的眼 位要高的接待，如某一公司的刷总经理接特上级单位派来了解情况的一般工作人员，或接特
一些重要的会议活动，应当请参加对象出示有效的证件和盖有公章的介绍证明信函， 以便确认其身份，做好接待工作。 知识点二：制定会议接待方案 会议接待方案是指安排参会人员的迎送、食宿、交通、游览、娱乐等接待活动及具体 事务的方案。会议接待方案属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单 独拟写作为会议总体方案的附件。制定会议接待方案能够有效保障会议接待工作有序开展。 接待方案的主要内容包括： （一）接待对象 会议的接待对象众多，包括上级领导、政府官员、协办单位、支持单位、特邀嘉宾、 参会人员（正式和列席）以及媒体记者等；有以政府代表团的名义来参会的，也有联合组团 参会的，还有以个人身份参会的。因此，每一种接待方案一定要分门别类地写清楚具体的接 待对象，同时，需简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。 （二）接待方针 接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针不是一成不变的，而是应当 根据会议目标和会议主办方对接待工作的要求以及主要参会对象的具体情况而定。 一般情况下，会议接待工作应本着“热情诚恳、细致周到、照章办事、讲究礼仪”的 十六字方针来展开。 1．热情诚恳。热情诚恳是社会交际成功的起点，也是最基本的待客之道。有失诚恳的 热情会显得虚假做作，有失热情的诚恳会显得刻板拘谨。只有热情的言谈举止与诚恳的服务 态度相结合，才会带给人轻松愉悦的感受。会议接待工作更要秉承这一原则，通过接待人员 热情诚恳的服务体现对参会人员的尊重。 2．细致周到。细节决定成败。会议接待工作的内容具体而烦琐，涉及方方面面。因此， 会议接待人员要将每一个细节做到位，通过精心组织、统筹协调，科学合理地串联每个细节， 这样既保障会议接待工作按预定的计划进行，又能做到服务无遗漏、管理无死角。 3．照章办事。会议接待工作都有相应的执行标准，会议主办方应自觉地依照本单位、 本行业或国家、地区的相关规章制度办事，不得擅自提高和降低会议接待的标准，既要让参 会人员满意，又要厉行节约，杜绝浪费。有些营利性会议的主办方偷工减料，擅自降低接待 标准，引起参会人员的普遍不满；有些政府公务会议的主办方则巧借名目，擅自提高接待标 准，浪费国家财产，引起社会民众的强烈不满；上述两者均不可取。 4．讲究礼仪在会议接待过程中，讲究礼仪从大的方面讲就是要讲究礼宾次序，采取恰 当的接待规格；从小的方面讲就是要注意仪容仪表、言谈举止，即仪容仪表要做到面容整洁、 衣着得体、亲和大方；举止要做到稳重端庄、自然从容；言谈要做到音量音调适度、语气温 和等。在国际会议的接待工作中要按照国际惯例，讲究涉外礼仪，充分尊重参会人员的民族 心理、宗教信仰、历史文化等方面的特点。 （三）接待规格 接待规格是依据主要来宾的职位与主要陪同人员的职位之间的对比关系来确定的，分 为高规格接待、对等接待和低规格接待三种。高规格接待是指主要陪同人员比主要来宾的职 位要高的接待。如某一公司的副总经理接待上级单位派来了解情况的一般工作人员，或接待
一位重要客户，而这位客户的职位不过是某公可的部门经理。高规格接特表明树来访者的重 视和友好，但它会占用主陪人复多时间，任务这过于顿繁会影响主赂人的正常工作，且会造成 一定程度的贷源浪费。对等接特是指主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接特，是最常用 的接待方式。低规格接特是指主要陪同人员比主要来宾的眼位要低的接特，这种接特规格常 用于基层单位，如某领导到下属企业视察，其企业最高领导的眼位也不会高于输来程察的领 导，这种情况自然要采取低规格接传。低规格接有时是因单位的级别造成的，有到则是另 有原因。用得不好会影响双方的关系。 此外，与这三种接待规格相匹配的是不同等级的襄请，食宿、礼品赠运标准。一般素 说，高规格接得的宴请标准也比较高、陪同人员比较多、食省条件比较优越、礼品也较为贵 重。在具体执行过程中。各单位的接待标准不同，要祝具体情况面定。接特规格的最终决定 权在领导，秘书仅提供参考意见。接待规格定下之后，秘书应当把会议主办方主要陪同人员 的姓名、身份以及日程安排告知参会单位，征求对方的意见，得到对方的认可。 (四)接特内容和程序 接特内容包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、探里、译服务、参观游览、联玫 娱乐，预订票务、返程送别等。 (五)接特日程 会议接待日程是指各项接特活动的日程安排。（详见第二章相关内容） 〔六)接特部门（人员）积责 不同的接特部门（人员）具有不同的职责，一般会务组负责总的饶筹、，协测和联络工 作：后勤组负责按时安排迎客车辆，顶先为参会人员准备好客房及藤食，是供票务预订凰务： 接特组负责布置接待环境，连来送往：宜传组负责安排迫送条幅、路标、纪艺品的派送及宣 传材料的准各：报到阻负责参会人员的签到、登记：财务组负责收取或清退参会人员的会费、 旅静观光费、住宿餐饮费，开具相关发票，与清店进行清据结算等：文垫组负责贾写好欢迎 司、祝酒司等文稿，并在接传工作结束后，负责相关文件的整理归档。大型会议还可专门设 置观光组、票务组等，分别负责参会人员的观光旅游、返离时的票务订退等工作。 (七)接特费用 会议接特费用包括：住宿费用：餐饮费用：包括宴会、三餐、酒水及服务费、会场茶 重、招特会、舞会、联谊会场地，饮品、轴助设等费用：交通费用：包括出发地至会务地 的交通费用、会议期问交通费用、欢送交通（即住宿地至机场、车站、港口的交通）及返程 交通费用：接特室，厅费用：包括接特室、厅场地粗金，会议设施粗赁费用，接特室、厅布 置费用。其他支持性费用：视所设备租贤费：娱乐项目、主持人，演员费用（此项费用如无 必要亦可省去)：其他杂费。 知识点三：培训接特人员 会议接特的对象往往是多方面的。对象不同，接特的要求也不同。因此，会议接特人 员要根据具体的接侍对象学习和拿有关的接待知识，必要时对接特人员尤其是志愿者选行 培训，使地们鹅季接得对象的基本情况，特点。以便有针时性地做好接待工作。下面的例子 会有一定的启发：
一位重要客户，而这位客户的职位不过是某公司的部门经理。高规格接待表明对来访者的重 视和友好，但它会占用主陪人很多时间，任务过于频繁会影响主陪人的正常工作，且会造成 一定程度的资源浪费。对等接待是指主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待，是最常用 的接待方式。低规格接待是指主要陪同人员比主要来宾的职位要低的接待，这种接待规格常 用于基层单位，如某领导到下属企业视察，其企业最高领导的职位也不会高于前来视察的领 导，这种情况自然要采取低规格接待。低规格接待有时是因单位的级别造成的，有时则是另 有原因，用得不好会影响双方的关系。 此外，与这三种接待规格相匹配的是不同等级的宴请、食宿、礼品赠送标准。一般来 说，高规格接待的宴请标准也比较高、陪同人员比较多、食宿条件比较优越、礼品也较为贵 重。在具体执行过程中，各单位的接待标准不同，要视具体情况而定。接待规格的最终决定 权在领导，秘书仅提供参考意见。接待规格定下之后，秘书应当把会议主办方主要陪同人员 的姓名、身份以及日程安排告知参会单位，征求对方的意见，得到对方的认可。 （四）接待内容和程序 接待内容包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、探望、翻译服务、参观游览、联欢 娱乐、预订票务、返程送别等。 （五）接待日程 会议接待日程是指各项接待活动的日程安排。（详见第二章相关内容） （六）接待部门（人员）职责 不同的接待部门（人员）具有不同的职责，一般会务组负责总的统筹、协调和联络工 作；后勤组负责按时安排迎客车辆，预先为参会人员准备好客房及膳食，提供票务预订服务； 接待组负责布置接待环境，迎来送往；宣传组负责安排迎送条幅、路标、纪念品的派送及宣 传材料的准备；报到组负责参会人员的签到、登记；财务组负责收取或清退参会人员的会费、 旅游观光费、住宿餐饮费，开具相关发票，与酒店进行清账结算等；文秘组负责撰写好欢迎 词、祝酒词等文稿，并在接待工作结束后，负责相关文件的整理归档。大型会议还可专门设 置观光组、票务组等，分别负责参会人员的观光旅游、返离时的票务订退等工作。 （七）接待费用 会议接待费用包括：住宿费用；餐饮费用：包括宴会、三餐、酒水及服务费、会场茶 歇、招待会、舞会、联谊会场地、饮品、辅助设施等费用；交通费用：包括出发地至会务地 的交通费用、会议期间交通费用、欢送交通（即住宿地至机场、车站、港口的交通）及返程 交通费用；接待室、厅费用：包括接待室、厅场地租金，会议设施租赁费用，接待室、厅布 置费用，其他支持性费用；视听设备租赁费；娱乐项目、主持人、演员费用（此项费用如无 必要亦可省去）；其他杂费。 知识点三：培训接待人员 会议接待的对象往往是多方面的，对象不同，接待的要求也不同。因此，会议接待人 员要根据具体的接待对象学习和掌握有关的接待知识，必要时对接待人员尤其是志愿者进行 培训，使他们熟悉接待对象的基本情况、特点，以便有针对性地做好接待工作。下面的例子 会有一定的启发：
由联合国倡议举行的阿富汗未来政府筹建商会议于2001年11月27日在德国波恩菜 茵河畔被得斯贝格慎上的国宾馆举行，虽然这座五星级的宾馆首经接特过无数达官显贵，举 办过无数次重要的国际性会议，服务人员可翻是见多识广，这次还是碰到了新难题：如阿 为阿富汗客人熨烫缠头布，宾馆里居然没有人会收拾这东西，于是宾第赶紧派人专门学习， 饮食和礼拜也是不小的问题。由于当时正好适上穆斯林的斋月，为了尊重穆斯林的习惯。宾 馆在每天日出前为客人准备好早餐。日落后则提供自助餐。由于与会的阿富汗代表分别米自 穆斯林的逊尼派、什叶派等不同的派别，药馆分别为触们安排了不同的礼拜厅，并且提供了 质量一流的传统伊斯兰风格的地毯。 知识点四，落实接特事项 〔一)安持食宿 会议活动开始前，要根据已经获得的参加对象的信皂、经费预算标准以及参加对象特 殊要求。安排好就餐。预订好住房。如果安排宴请要事先根据接特规格和人数。确定宴席 的标准、地点和席数。 〔二)准备接待礼物 举行涉外会议活动，常常要赠送一些礼物恰参加对象。准备礼物应注意： 1。低植、小额，世界上很多国家对接受礼品的数量和价值有法律规定，因此。赠送给 客人的礼物必须符合这些提定，否则等于白送。 2.力求体现民族特色和地方特色，或者体现主办者的形象，具有纪念意义和象征意义。 3。尊重客人的习俗和爱好， (三)落实交通工具会议接特部门要配备一定数量的娇车、客车，此外，可问信誉良 好的出租公司签订用车合月，保正会议接特用车。对所配备的车辆应进行安全检直，对司机 应进行安全行车和外事纪律的数育。 (四)布置发全保卫工作 对有重要领导人或重要外宾参如的会议话动，应同安全保卫部门联系，做好警卫工作， (五)选派驻译和陪同人员 莎外会议活动或有少数民族代表参加的会议活动，要选派外语翻译人员或少数民族语 言翻译人员，外语圆译人员应当根据会议的工作语言选深，翻译人员应当政治上可靠，业务 上过硬。 会议活动中如安持参观、考察，游宽活动的。要遗深身份合适的人员陪同。专业性较 强的参观考察。应当选派既懂业务又有身份的人员进行陪同。 (六)准备接特物品 在接站和参加对象服到时，要树立醒目的接特标志，如：“××会议接待处”，“× ×会议报到处”等。同时，要准备好桌、椅、登记表、笔等参如对象报到时的必需用品以及 车辆、通信工具等。 (七)落实相关事宜 联系落实参观，游宽，文艺演出，规乐话动的项目，时间、地点以及相关事宜。 知识点五：会期期间对参会人员的探访与合影 (一)深请
由联合国倡议举行的阿富汗未来政府筹建磋商会议于 2001 年 11 月 27 日在德国波恩莱 茵河畔彼得斯贝格镇上的国宾馆举行，虽然这座五星级的宾馆曾经接待过无数达官显贵，举 办过无数次重要的国际性会议，服务人员可谓是见多识广，但这次还是碰到了新难题：如何 为阿富汗客人熨烫缠头布，宾馆里居然没有人会收拾这东西，于是宾馆赶紧派人专门学习。 饮食和礼拜也是不小的问题。由于当时正好遇上穆斯林的斋月，为了尊重穆斯林的习惯，宾 馆在每天日出前为客人准备好早餐，日落后则提供自助餐。由于与会的阿富汗代表分别来自 穆斯林的逊尼派、什叶派等不同的派别，宾馆分别为他们安排了不同的礼拜厅，并且提供了 质量一流的传统伊斯兰风格的地毯。 知识点四：落实接待事项 （一）安排食宿 会议活动开始前，要根据已经获得的参加对象的信息、经费预算标准以及参加对象特 殊要求，安排好就餐，预订好住房。如果安排宴请'要事先根据接待规格和人数，确定宴席 的标准、地点和席数。 （二）准备接待礼物 举行涉外会议活动，常常要赠送一些礼物给参加对象。准备礼物应注意： 1．低值、小额。世界上很多国家对接受礼品的数量和价值有法律规定，因此，赠送给 客人的礼物必须符合这些规定，否则等于白送。 2．力求体现民族特色和地方特色，或者体现主办者的形象，具有纪念意义和象征意义。 3．尊重客人的习俗和爱好。 （三）落实交通工具会议接待部门要配备一定数量的轿车、客车。此外，可同信誉良 好的出租公司签订用车合同，保证会议接待用车。对所配备的车辆应进行安全检查，对司机 应进行安全行车和外事纪律的教育。 （四）布置安全保卫工作 对有重要领导人或重要外宾参加的会议活动，应同安全保卫部门联系，做好警卫工作。 （五）选派翻译和陪同人员 涉外会议活动或有少数民族代表参加的会议活动，要选派外语翻译人员或少数民族语 言翻译人员。外语翻译人员应当根据会议的工作语言选派。翻译人员应当政治上可靠，业务 上过硬。 会议活动中如安排参观、考察、游览活动的，要选派身份合适的人员陪同。专业性较 强的参观考察，应当选派既懂业务又有身份的人员进行陪同。 （六）准备接待物品 在接站和参加对象报到时，要树立醒目的接待标志，如：“××会议接待处”、“× ×会议报到处”等。同时，要准备好桌、椅、登记表、笔等参加对象报到时的必需用品以及 车辆、通信工具等。 （七）落实相关事宜 联系落实参观、游览、文艺演出、娱乐活动的项目、时间、地点以及相关事宜。 知识点五：会期期间对参会人员的探访与合影 （一）探访
参会人员报到后，会议组织机构的有美领导应去住地探访来自各地的参会人员，实地 检查会议生活服务方面的情况，征询参会人员对生活服务工作的意见，发现问题，及时纠正， 或在力所能及的情况下加以改善，同时也是出于特客的礼节，表示对参会人员的尊重和关心。 探访参会人员的方式主要有以下几种： 1.会务组主管专门拜访层次较高的上领领导、贵宾等： 2.有选择地探请某些行业、部门的参会人员： 3。摆访全体参会人员。 深齿多会人员应注意以下问西： 1.确定出面人。出面人可按看望、拜访对象的身份米安排。身份高的。应当由主办方 的额导人亲自拜访。其他对象。也可适当安排额导人亲自出面看想暖拜访。如额导人抽不出 时间，可委托其他有一定身份的人士前去看组、拜访。规颅较大的会议活动，可安排多位领 导人分头看望、拜访。 2。安排时间和地点。看里、拜访的时间一般安排在报到之后、会议开始之前为宜，也 可以安排在会议活动的前半段，但不应安排在即将结束时，看望，拜访的地点大致有三种安 推方法：第一种是到与会者住省的房间看望、拜访，气氛比较轻松随和：第二种是到会议分 组时论的会场看望，也可将额导看望和领导参加分组讨论结合起来：第三种是专门安排会客 室进行会见，这用于拜访较重要的与会者。 3。通知。额导人看望，拜访之前。工作人员应先口头成电话通知对方和己方的陪同人 员。重要领导人出面的看望、拜访，可列入会议的日程表。 4.翻译和记录。领导人看里、拜访与会者时，要有化书或题译陪同。秘书或题译除向 与会者介绍额导人和做好短译工作外，还要做好记柔。对领导人在看望、拜访时所作的指示 要及时办理。 (二)合影 1.会议合影的作用 会议期间主办方额导和与会者之间成者会见、会该期间宾主之间合影，既可以表示友 好、增进友谊，珍藏纪多，也可以通过公开发布照片对会议、会见和会美话动进行宜传报道。 2。合影位置安排 (1)国内会议合影时，主办方身份最高领导人位居前排中间，其他人按身份高低先左 后右、一左一右的两侧挂列，合影人数较多时，应准备阶梯形合影果，使后排高于前排。 (2)国际会议合影时，主办方身份最高领导人位居前持中闻，其他人按身份高低先右 后左、一右一左向两侧排列。身份相同时，按以下情况处理： a。与会者代表国家或组织出席会议的，按国名或组织名称首个字母的顺序排列，一般 精况下以英文为准，国际组织内部举行的会议测以该组织规定的官方文字为准。 。与会者以个人名义出席会议的，可按资历成姓名首个字母的顺序持列。包可由主办 方确定排列的原则： 3.国际性双边会议或会流合影时，按主左客右的源则，以面向摄能机为准，主人居左， 主宾居右，宾主双方其他人员按身份高低交叉持列。如合影人数为单数，也可由主方领导人 居中，主英居右，第二主完居左。两端应由主方人员把边。知果主客双方交义排列后出现客
参会人员报到后，会议组织机构的有关领导应去住地探访来自各地的参会人员，实地 检查会议生活服务方面的情况，征询参会人员对生活服务工作的意见，发现问题，及时纠正， 或在力所能及的情况下加以改善，同时也是出于待客的礼节，表示对参会人员的尊重和关心。 探访参会人员的方式主要有以下几种： 1．会务组主管专门拜访层次较高的上级领导、贵宾等； 2．有选择地探访某些行业、部门的参会人员； 3．探访全体参会人员。 探访参会人员应注意以下问题： 1．确定出面人。出面人可按看望、拜访对象的身份来安排。身份高的，应当由主办方 的领导人亲自拜访。其他对象，也可适当安排领导人亲自出面看望或拜访。如领导人抽不出 时间，可委托其他有一定身份的人士前去看望、拜访。规模较大的会议活动，可安排多位领 导人分头看望、拜访。 2．安排时间和地点。看望、拜访的时间一般安排在报到之后、会议开始之前为宜，也 可以安排在会议活动的前半段，但不应安排在即将结束时。看望、拜访的地点大致有三种安 排方法：第一种是到与会者住宿的房间看望、拜访，气氛比较轻松随和；第二种是到会议分 组讨论的会场看望，也可将领导看望和领导参加分组讨论结合起来；第三种是专门安排会客 室进行会见，这用于拜访较重要的与会者。 3．通知。领导人看望、拜访之前，工作人员应先口头或电话通知对方和己方的陪同人 员。重要领导人出面的看望、拜访，可列入会议的日程表。 4．翻译和记录。领导人看望、拜访与会者时，要有秘书或翻译陪同。秘书或翻译除向 与会者介绍领导人和做好翻译工作外，还要做好记录。对领导人在看望、拜访时所作的指示 要及时办理。 （二）合影 1．会议合影的作用 会议期间主办方领导和与会者之间或者会见、会谈期间宾主之间合影，既可以表示友 好、增进友谊、珍藏纪念，也可以通过公开发布照片对会议、会见和会谈活动进行宣传报道。 2．合影位置安排 （1）国内会议合影时，主办方身份最高领导人位居前排中间，其他人按身份高低先左 后右、一左一右的两侧排列。合影人数较多时，应准备阶梯形合影架，使后排高于前排。 （2）国际会议合影时，主办方身份最高领导人位居前排中间，其他人按身份高低先右 后左、一右一左向两侧排列。身份相同时，按以下情况处理： a．与会者代表国家或组织出席会议的，按国名或组织名称首个字母的顺序排列，一般 隋况下以英文为准，国际组织内部举行的会议则以该组织规定的官方文字为准。 b．与会者以个人名义出席会议的，可按资历或姓名首个字母的顺序排列，也可由主办 方确定排列的原则。 3．国际性双边会议或会谈合影时，按主左客右的原则，以面向摄影机为准，主人居左， 主宾居右，宾主双方其他人员按身份高低交叉排列。如合影人数为单数，也可由主方领导人 居中，主宾居右，第二主宾居左。两端应由主方人员把边。如果主客双方交叉排列后出现客
方人员站在边上的情况，应当将两端主客双方人员的位置对换，以确保由主方人员把边，但 人数较少时，则不必如此 4.双边会议，会见、会流后如安排主人夫妇和主宾夫妇合影，位置的排法有多种方式： 一种是按主左客右的候例，主人夫妇唇左，主宾夫妇居右：另一种是主人和主宾共同居中， 主左客右，但双方的夫人交叉排列：还有一种是将主宾夫妇排在中间，主人夫妇排在外侧， 知识点大：特殊人员接特 (一）贵宾接特 许多会议都会邀请贵宾出席，惜助于贵宾的知名度可提高会议受关注的程度，扩大会 议的影响力。既然是贵宾，自然要受到特味的优待。接待贵宾应注意以下几个间题 1。安排专人接待一且贵宾确定要参加会议，会议组织方碱要安排专门的工作人员进行 一对一的贵宾接特，接待人员负责迎送，安排贵宾的住宿、餐饮等。 2。组织玫迎队伍为了表示对贵宾的热烈欢控，可组织欢迎队伍到机场、车站，码头等 地方迎接贵宾的到来。但在组织欢迎之前要向当地公安部门申请，同时附上现场管理控制方 案、应急预案等。 3。安排献花接特责宾，一般都会安排解花，献花必须注意：一是要献鲜花、花束必须 整齐：二是给外籍贵宾献花要尊重对方的风俗习顾：三是献花者一般为少年儿童或女青年： 四是献花一般安排在主客双方见面、介绍和握手之后。 4。贵宾室的管理与服务一般情况，会议组飘机构会安排贵宾室来接待贵宾和发言人。 贵宾室一般安排在离主会场较近的房间，且贵宾室和主席台之间有专门的通道，贵宾室内的 服务也要周到。如装点、水果、饮料的供应等一定要服务到位。 5.准备新闻采访作为公众人物的贵宾，其任何行球都是新闻媒体关心的话题，这斌要 求会议组织方要事先联系好新闻娱体，将贵宾出席的具体时间，地点告知新闻螺体，做好采 访准备。并在媒体采访过程中负责组织协调和沟通引导等工作。 6.赠送礼品会议组织方一般会为贵宾准备一些礼品，以示感谢。礼品选择一定要慎重。 一般面言，赠送小型纪念品最为实际，因为大型礼品不方便携带，同时，地方特产也是不错 的选择，能起到宣传推广会议主办方或承办方组织形象的作用， (二)媒体记者的接待 媒体记者到会一股有两种情况：一种是会议本身影响力较大，媒体记者主动驻会采访： 另一种是会议主办方主动道请煤体记者来参会。无论是哪种情况，对媒体记者的接特工作都 不容小视，需要注意以下几方面： 1。接特媒体记者的工作程序 主要包括：接待前的准备、煤体记者的注册签到、为媒体记者安排介留会以及收集会 议期同的螺体报道、积极准备煤体沟通会《或记者招特会)， 2.。对媒体记者的果访活动实随管理。 会务组要安排专门人员威部门（如新闻中心或宣传组，联络组，公关组）负责管理会 议期同的采访活动。采访活动的管理主要从以下几个方面着手：一是明确提出会议期间谜行 采访的要求：二是限定采访区域：三是限定采访时间：四是安排好会议间做期间的采访：五 是落实煤体工作人员的安检工作
方人员站在边上的情况，应当将两端主客双方人员的位置对换，以确保由主方人员把边，但 人数较少时，则不必如此。 4．双边会议、会见、会谈后如安排主人夫妇和主宾夫妇合影，位置的排法有多种方式： 一种是按主左客右的惯例，主人夫妇居左，主宾夫妇居右；另一种是主人和主宾共同居中， 主左客右，但双方的夫人交叉排列；还有一种是将主宾夫妇排在中间，主人夫妇排在外侧。 知识点六：特殊人员接待 （一）贵宾接待 许多会议都会邀请贵宾出席，借助于贵宾的知名度可提高会议受关注的程度，扩大会 议的影响力。既然是贵宾，自然要受到特殊的优待。接待贵宾应注意以下几个问题： 1．安排专人接待一旦贵宾确定要参加会议，会议组织方就要安排专门的工作人员进行 一对一的贵宾接待，接待人员负责迎送、安排贵宾的住宿、餐饮等。 2．组织欢迎队伍为了表示对贵宾的热烈欢迎，可组织欢迎队伍到机场、车站、码头等 地方迎接贵宾的到来。但在组织欢迎之前要向当地公安部门申请，同时附上现场管理控制方 案、应急预案等。 3．安排献花接待贵宾，一般都会安排献花，献花必须注意：一是要献鲜花、花束必须 整齐；二是给外籍贵宾献花要尊重对方的风俗习惯；三是献花者一般为少年儿童或女青年； 四是献花一般安排在主客双方见面、介绍和握手之后。 4．贵宾室的管理与服务一般情况，会议组织机构会安排贵宾室来接待贵宾和发言人。 贵宾室一般安排在离主会场较近的房间，且贵宾室和主席台之间有专门的通道。贵宾室内的 服务也要周到，如茶点、水果、饮料的供应等一定要服务到位。 5．准备新闻采访作为公众人物的贵宾，其任何行踪都是新闻媒体关心的话题，这就要 求会议组织方要事先联系好新闻媒体，将贵宾出席的具体时间、地点告知新闻媒体，做好采 访准备，并在媒体采访过程中负责组织协调和沟通引导等工作。 6．赠送礼品会议组织方一般会为贵宾准备一些礼品，以示感谢。礼品选择一定要慎重。 一般而言，赠送小型纪念品最为实际，因为大型礼品不方便携带，同时，地方特产也是不错 的选择，能起到宣传推广会议主办方或承办方组织形象的作用。 （二）媒体记者的接待 媒体记者到会一股有两种情况：一种是会议本身影响力较大，媒体记者主动驻会采访： 另一种是会议主办方主动邀请媒体记者来参会。无论是哪种情况，对媒体记者的接待工作都 不容小视，需要注意以下几方面： 1．接待媒体记者的工作程序 主要包括：接待前的准备、媒体记者的注册签到、为媒体记者安排介绍会以及收集会 议期间的媒体报道、积极准备媒体沟通会（或记者招待会）。 2．对媒体记者的采访活动实施管理。 会务组要安排专门人员或部门（如新闻中心或宣传组、联络组、公关组）负责管理会 议期间的采访活动。采访活动的管理主要从以下几个方面着手：一是明确提出会议期间进行 采访的要求；二是限定采访区域；三是限定采访时间；四是安排好会议间歇期间的采访；五 是落实媒体工作人员的安检工作
3。接特规体记者的注意事项。会议接特人员在接待煤体记者时应注意：一是算握会议 信息的候密度，要求会议接待人员对会议内容渗及的机密问题，应严守保密源则，既不能在 新闻稿中液露机密，也不得将机密信息通露给媒体记者：二是正确对特媒体的负面报道，这 就要求会务组在得如煤体对会议的负面报道之后深取正确的处理方法，如请公关专家或会务 组织方的公关小组调查分析媒体进行负面银道的原因所在。 (三)陪问人员的楼特 陪同人员是指陪同参会人员到会的非参会人员，一般为参会人员的配偶，子女或其他 亲友。据《会议与例会》中的最新会议市场报告，目前每年钓有1100万配偶出席各类大会 及公司会议，因此，陪同人员的接待也是会议组织者不能忽略的门题，做好陪同人员的接特， 需要解决如下几个月题： 1。确定赔同人员的收费标准对陪同人员的别收费应该包括他们所有的活动费用， 果允许他们参如会议，那么收费标准应该和参会人员相同。 2。陪同人员的登记陪同人员的登记可以采取与参会人员一起登记的方式。会议接特员 应鼓励陪同人员在注册区填写表格。这样让地们觉得自己也是会议中的一份子。同时，会议 为他们提供的名卡应该和参会人员名卡的颜色有所区别： 3。为陪同人员安排特别活动如果陪同人员较多，条件许可，会务组可根据暗同人员的 兴里安排一些特别活动。如，为参会人员的配偶组织健身活动、购物活动、前克活动、参观 活动、小型社交活动等：为参会人员的子女组织儿童游艺活动、益智活动、游克活动等。另 外，如果没有组织特殊活动，会议可以为陪同人员授立独立的话动室，一方面可以减少他们 因参会人员出去开会带来的藏貌感。另一方面也便于管理。 知识点七：接站与引导 〔一)接站工作的含义与意义 会议楼特人负前往机场、码头、车站迎接与会者，这项工作统称为接站。接站是跨区 线和国标性会议接待工作的第一道环节。幼雅的接站服务会给与会者极大的方便，对初次到 访的与会者来说，使能们有一种亲切感。 (二)接站工作的程序及要求 1.掌握避接对象的信息。会议接特人员要事先了解迎接对象的姓名、身份、国别、数 量、骶达的具体时同以及乘坐的交通工具，以便安排相关的接站工作。 2。雨定避接规格。接站前要假据淀接的对象确定相应的迎接规格。有重要人物前来参 如会议活动，主办方应当指派有相应身份的人士前往机场、马头、车站迎接。迎接对象的身 份高于主办方领导人身份的，主办方领导人应亲自前往避接，也可委派接特官员接站，自己 在会场成酒店门口迎接。必要时也可在机场、车站、码头组织一定规模的群众性欢迎队伍。 3。通知迎接人员。迎接人员一定要提前到达迎接现场。 4。树立欢迎标志。与会者集中抵达到，在出口处以及交通工具上要竖有醒目的接待标 志，如“悲列欢迎参如×××会议的海内外米宾”。 5,随时更新抵达倍息。由于飞机、火车误点时常发生，接站人员要随时更新与会者抵 达的信息，凝免漏接
3．接待媒体记者的注意事项。会议接待人员在接待媒体记者时应注意：一是掌握会议 信息的保密度，要求会议接待人员对会议内容涉及的机密问题，应严守保密原则，既不能在 新闻稿中泄露机密，也不得将机密信息透露给媒体记者；二是正确对待媒体的负面报道，这 就要求会务组在得知媒体对会议的负面报道之后采取正确的处理方法，如请公关专家或会务 组织方的公关小组调查分析媒体进行负面报道的原因所在。 （三）陪同人员的接待 陪同人员是指陪同参会人员到会的非参会人员，一般为参会人员的配偶、子女或其他 亲友。据《会议与例会》中的最新会议市场报告，目前每年约有 1100 万配偶出席各类大会 及公司会议，因此，陪同人员的接待也是会议组织者不能忽略的问题，做好陪同人员的接待， 需要解决如下几个问题： 1．确定陪同人员的收费标准对陪同人员的特别收费应该包括他们所有的活动费用，如 果允许他们参加会议，那么收费标准应该和参会人员相同。 2．陪同人员的登记陪同人员的登记可以采取与参会人员一起登记的方式，会议接待员 应鼓励陪同人员在注册区填写表格，这样让他们觉得自己也是会议中的一份子。同时，会议 为他们提供的名卡应该和参会人员名卡的颜色有所区别。 3．为陪同人员安排特别活动如果陪同人员较多，条件许可，会务组可根据陪同人员的 兴趣安排一些特别活动。如，为参会人员的配偶组织健身活动、购物活动、游览活动、参观 活动、小型社交活动等；为参会人员的子女组织儿童游艺活动、益智活动、游览活动等。另 外，如果没有组织特殊活动，会议可以为陪同人员设立独立的活动室，一方面可以减少他们 因参会人员出去开会带来的孤独感，另一方面也便于管理。 知识点七：接站与引导 （一）接站工作的含义与意义 会议接待人员前往机场、码头、车站迎接与会者，这项工作统称为接站。接站是跨区 域和国际性会议接待工作的第一道环节。幼稚的接站服务会给与会者极大的方便，对初次到 访的与会者来说，使他们有一种亲切感。 （二）接站工作的程序及要求 1．掌握迎接对象的信息。会议接待人员要事先了解迎接对象的姓名、身份、国别、数 量、抵达的具体时间以及乘坐的交通工具，以便安排相关的接站工作。 2．确定迎接规格。接站前要根据迎接的对象确定相应的迎接规格。有重要人物前来参 加会议活动，主办方应当指派有相应身份的人士前往机场、码头、车站迎接。迎接对象的身 份高于主办方领导人身份的，主办方领导人应亲自前往迎接，也可委派接待官员接站，自己 在会场或酒店门口迎接。必要时也可在机场、车站、码头组织一定规模的群众性欢迎队伍。 3．通知迎接人员。迎接人员一定要提前到达迎接现场。 4．树立欢迎标志。与会者集中抵达时，在出口处以及交通工具上要竖有醒目的接待标 志，如“热烈欢迎参加×××会议的海内外来宾”。 5．随时更新抵达信息。由于飞机、火车误点时常发生，接站人员要随时更新与会者抵 达的信息，避免漏接
6。热情介绍。与会者到达时，连接人员应迎上前去白我介绍，表示欢迎。如果领导人 亲自迎接重要的与会者，且双方是初次见面，可由接特人员或题译人员进行介绍，通常先向 来宾介绍主办方欢迎人员中身份最高者，燃后再介绍来病。主客双方身份最高者相互介绍后， 再按先主后宾的顺序介绍双方其他人员。这种介绍有时也可以由主方身份最高者出面。介留 时要注意以下几点： (1)按围务和身份的高低顺序进行介绍。 (2》被介绍人的姓名，职务、职称。学衔要准确、清楚。 7。主动规手。见面、介绍的同时双方要挥手。主人主动、热情的挥手会使对方够到亲 切和感受到主方的诚意， 8。就花。对重要的与会者可安排献花。献花必须注意以下几点： (1)选择适当的花系和花语。一般以红花色系与紫花色系为佳，选择的花语以代表“友 前、喜悦、欢连”的花材为主。对外籍与会者献花要尊重对方的风俗习惯。花的品种和顾色 要根据不同的对象米选择，一般忌用菊花、杜鹏花、石竹花以及以黄色为主的花，因为菊花 在法国，意大利等一些围家是用于治丧的花，黄色的花在许多围家和民族被视为不吉利而遗 到厌悉。 (2)花束要整齐、鲜艳。 (3)安排好献花人选。一般安排女青年献花。如来宾夫妇同时抵达，一般安挂少年儿 童（一男一女）解花。女少年向男宾献花。男少年向女宾献花。有时也可由主方额导人亲自 上翰白来宾献花，以表示最诚摯的欢迎。 9。陪车。陪同米宾乘车时要注意座位次序。小轿车座位的礼宾次序通常为“右为上、 左为下：后为上、前为下”，即小轿车的后排右位为上座，安排坐来宾：后左位为次座， 安排坐主办方领导人：接特人员坐在可机旁的座位上。三排座位的标车，最后一排为上座， 中间一排坐陆译或秘书。接特人员单独陪来宾乘车到，坐在来宾的左侧。上车时，接传人员 应打开右侧车门，请米宾从右门上车，自己从左侧门上车，避免从来宾座前穿过。如来宾上 车后坐到了左侧，则不必请来完辄动座位。米宾如有行李，接特人员应主动接过，在后车厢 中战爱。暗车中，接传人员应主动与来宾交谈。介绍会议的安排情况、当地的资源环境和风 土人情等。到达目的地后，接待人员应当先下车，为来宾打开车门用手挡住门属上沿，协肠 来宾下车，并主动提行李。 (三)引导工作的内容和意义 会议引导工作的内容有三个方面：一是为与会者指路，二是为与会者引座，三是在仪 式性活动中协助主礼嘉宾完成签字、剪影、揭幕、额奖、白动信号等仪式。引导工作的服务 区包帮会场和住地。做好引导工作的意义在于： 1。为与会者提供方便。指路引座，看似小事，但卸能及时为与会者提供方便。使他门 感到亲切。 2。展示礼仪形象。在收式性活动中，引导工作具有强烈的礼仪。礼仪引导人员身着鲜 艳统一的服装。微笑服务，是会场上一道亮丽的风量线。 3。角保重大仪式顺利进行。在仪式性活动中，礼仪人员的一项重要任务是协助领导人 成嘉宾签字，剪彩，顺奖、授明、通车，页基、属幕、揭牌、植树、启动信号等仪式的顺利
6．热情介绍。与会者到达时，迎接人员应迎上前去自我介绍，表示欢迎。如果领导人 亲自迎接重要的与会者，且双方是初次见面，可由接待人员或翻译人员进行介绍。通常先向 来宾介绍主办方欢迎人员中身份最高者，然后再介绍来宾。主客双方身份最高者相互介绍后， 再按先主后宾的顺序介绍双方其他人员。这种介绍有时也可以由主方身份最高者出面。介绍 时要注意以下几点： （1）按职务和身份的高低顺序进行介绍。 （2）被介绍人的姓名、职务、职称，学衔要准确、清楚。 7．主动握手。见面、介绍的同时双方要握手。主人主动、热情的握手会使对方感到亲 切和感受到主方的诚意。 8．献花。对重要的与会者可安排献花。献花必须注意以下几点： （1）选择适当的花系和花语。一般以红花色系与紫花色系为佳，选择的花语以代表“友 谊、喜悦、欢迎”的花材为主。对外籍与会者献花要尊重对方的风俗习惯，花的品种和颜色 要根据不同的对象来选择，一般忌用菊花、杜鹃花、石竹花以及以黄色为主的花，因为菊花 在法国、意大利等一些国家是用于治丧的花，黄色的花在许多国家和民族被视为不吉利而遭 到厌恶。 （2）花束要整齐、鲜艳。 （3）安排好献花人选。一般安排女青年献花。如来宾夫妇同时抵达，一般安排少年儿 童（一男一女）献花。女少年向男宾献花，男少年向女宾献花。有时也可由主方领导人亲自 上前向来宾献花，以表示最诚挚的欢迎。 9．陪车。陪同来宾乘车时要注意座位次序。小轿车座位的礼宾次序通常为“右为上、 左为下；后为上、前为下”，即小轿车的后排右位为上座，安排坐来宾；后排左位为次座， 安排坐主办方领导人；接待人员坐在司机旁的座位上。三排座位的轿车，最后一排为上座， 中间一排坐翻译或秘书。接待人员单独陪来宾乘车时，坐在来宾的左侧。上车时，接待人员 应打开右侧车门，请来宾从右门上车，自己从左侧门上车，避免从来宾座前穿过。如来宾上 车后坐到了左侧，则不必请来宾挪动座位。来宾如有行李，接待人员应主动接过，在后车厢 中放妥。陪车中，接待人员应主动与来宾交谈，介绍会议的安排情况、当地的资源环境和风 土人情等。到达目的地后，接待人员应当先下车，为来宾打开车门用手挡住门框上沿，协助 来宾下车，并主动提行李。 （三）引导工作的内容和意义 会议引导工作的内容有三个方面：一是为与会者指路，二是为与会者引座，三是在仪 式性活动中协助主礼嘉宾完成签字、剪彩、揭幕、颁奖、启动信号等仪式。引导工作的服务 区包括会场和住地。做好引导工作的意义在于： 1．为与会者提供方便。指路引座，看似小事，但却能及时为与会者提供方便，使他们 感到亲切。 2．展示礼仪形象。在仪式性活动中，引导工作具有强烈的礼仪。礼仪引导人员身着鲜 艳统一的服装，微笑服务，是会场上一道亮丽的风景线。 3．确保重大仪式顺利进行。在仪式性活动中，礼仪人员的一项重要任务是协助领导人 或嘉宾签字、剪彩、颁奖、授勋、通车、奠基、揭幕、揭牌、植树、启动信号等仪式的顺利
进行，比如，在签字仪式中，礼仪人员充当助签人，帮助签字人员臣揭文本，指明签字处， 吸零并传递文本。在剪彩仅式中，礼仅人员要为明影嘉托好彩球，递上明刀。可见，礼仪 引导工作是仪式性活动圆满成功的重要保障， (四)引导工作的要求 1.做到全程全场服务。整个会议期间，与会者对引导服务的需求随时随处都会发生， 因此引导工作必须贯穿于会议的全过程，周盖到会议全场以及住地。 2.实行全员服务：设专职明导人员（即礼仪人员）是做好引导工作的有效措随，但由 于引导工作随时随处都会发生，因此每一位会务工作人员都应当限行引导的义务，实行全员 导凰务： 3。做到礼貌服务。引导人员要注意自己的仪容、仪态，注意观察与会者的服务需求， 主动询问间是否需要帮助，语言要文明礼貌，态度要温和亲切，符合礼仪规范。 4。实现有效服务。引导人员要熟悉会议的具体流程。了解会场和住地的布局以及各种 配套设熊的情况，要重点掌握各种仪式的实放环节和技术要求以及主席台领导人座次的安排， 必要时事先进行排练。确保提供准确、有效的引导服务。最好能室挥本地的交通、旅游、购 物等情况，以备与会者面时咨询。国际性会议的礼仪人员还要能够熟练使用外语。 知识点八：现场注册、报到 〔一)注新、报到的含义和作用 与会者燕达会议现场或住地时，向组织者出示有效证件、办理登记手续、确认已经到 会的丁续称为报到，又移现场注历，报到的主要作用体现在以下两个方面： 1.通过登记注历与会者的信息，便于组织者掌握与会者实际抵达的情况，以便酸好相 应的接特工作。 2.通过汇总与会者的信息，建立与会者的数据库，为编制会议通讯录，总结评估会议， 日后查考提供依据，为举办往后各届会议是供信息支特。 (二)报到工作的流程 1.查验证件，查验证件的目的是确认与会者的参会资格。需查验的证件包括会议通知 书或蓬请函，有时也可要求出示单位介绍信、身份证和其他有效正件， 2。注册信息。注期信息有两种方式：一种是由参加对象（包括媒体记者）手工注册， 在报到注册表上填写个人和单位的有关信息，然后装订成册：另一种是先由参如对象手工填 写个人和单位倍息，然后由工作人员用计算机信息系统进行注册。由于实际到会的情况和根 据网执成报名表统计的信息常有出入，因此最后的饶计信息应当以报到时注册的信息为准， 报到注册表应该精心设计，信息要全面，填可要方便，必要时也可附带一些简便的问 卷通目。报到注册表的结构与写法如下： (1》标题。写明会议的名称和文种。如“报刊注期表”成“注精登记表”。配套活动 较多，与会者分别参加其中某项初动的，或者参加者数量较大，需要分类别型到注团的，可 在标恶中写明类别。 (2》正文。正文一般采用表格的形式。一般可授姓名、性别、年龄、学历、专业、职 务、眼称、国别（地区）、工作单位名称.、单位性质、通信地址、却偏、电话，传真，电
进行。比如，在签字仪式中，礼仪人员充当助签人，帮助签字人员翻揭文本，指明签字处、 吸墨并传递文本。在剪彩仪式中，礼仪人员要为剪彩嘉宾托好彩球，递上剪刀。可见，礼仪 引导工作是仪式性活动圆满成功的重要保障。 （四）引导工作的要求 1．做到全程全场服务。整个会议期间，与会者对引导服务的需求随时随处都会发生， 因此引导工作必须贯穿于会议的全过程，覆盖到会议全场以及住地。 2．实行全员服务。设专职引导人员（即礼仪人员）是做好引导工作的有效措施，但由 于引导工作随时随处都会发生，因此每一位会务工作人员都应当履行引导的义务，实行全员 引导服务。 3．做到礼貌服务。引导人员要注意自己的仪容、仪态，注意观察与会者的服务需求， 主动询问是否需要帮助，语言要文明礼貌，态度要温和亲切，符合礼仪规范。 4．实现有效服务。引导人员要熟悉会议的具体流程，了解会场和住地的布局以及各种 配套设施的情况，要重点掌握各种仪式的实施环节和技术要求以及主席台领导人座次的安排， 必要时事先进行排练，确保提供准确、有效的引导服务。最好能掌握本地的交通、旅游、购 物等情况，以备与会者随时咨询。国际性会议的礼仪人员还要能够熟练使用外语。 知识点八：现场注册、报到 （一）注册、报到的含义和作用 与会者抵达会议现场或住地时，向组织者出示有效证件、办理登记手续、确认已经到 会的手续称为报到，又称现场注册。报到的主要作用体现在以下两个方面： 1．通过登记注册与会者的信息，便于组织者掌握与会者实际抵达的情况，以便做好相 应的接待工作。 2．通过汇总与会者的信息，建立与会者的数据库，为编制会议通讯录、总结评估会议、 日后查考提供依据，为举办往后各届会议提供信息支持。 （二）报到工作的流程 1．查验证件。查验证件的目的是确认与会者的参会资格。需查验的证件包括会议通知 书或邀请函，有时也可要求出示单位介绍信、身份证和其他有效证件。 2．注册信息。注册信息有两种方式：一种是由参加对象（包括媒体记者）手工注册， 在报到注册表上填写个人和单位的有关信息，然后装订成册；另一种是先由参加对象手工填 写个人和单位信息，然后由工作人员用计算机信息系统进行注册。由于实际到会的情况和根 据回执或报名表统计的信息常有出入，因此最后的统计信息应当以报到时注册的信息为准。 报到注册表应该精心设计，信息要全面，填写要方便，必要时也可附带一些简便的问 卷题目。报到注册表的结构与写法如下： （1）标题。写明会议的名称和文种，如“报到注册表”或“注册登记表”。配套活动 较多，与会者分别参加其中某项活动的，或者参加者数量较大，需要分类别报到注册的，可 在标题中写明类别。 （2）正文。正文一般采用表格的形式。一般可设姓名、性别、年龄、学历、专业、职 务、职称、国别（地区）、工作单位名称．、单位性质、通信地址、邮编、电话、传真、电
子郎箱、房间号码、报到时阿、报到地点、报到编号、随行人员等项目。以上项目可根据实 际需要这择设计制作。 3。接收材料。与会者随身带来的需要在会上分发的材林，应当由会议工作人员统一接 收，经审查后再统一分发，这样做一方面可以防止与会者在会场上自行分发而影响会议秩序， 另一方面也可以防止材料表经审查可能造成的政治、外交和法律上的不良后果发生。 4。发放文件。除了提前分发的会议文件外，其他文作应当在与会者报到时一并发给与 会者。暖场分发会议文件要注意以下几点： (1)会议的主要文件及会务管理性文件，如工作报告、议程、日程安排、作息时间表 等，要尽可能在与会者报到时分发。 (2》保密文件要履行签收手续。需要清退的会议文件要发放文件清退目录，要求签牧 者受馨保存，会议结束时退目。 〔3》事先做好分发文件的各项准备。比如，将需要分发的文件校止式代表，列席代表、 特抛代表，记者等不同身份分装，做到人手一袋，便于分发， 5。预收费用。如需收嫩会务费、食宿贵、资料费等费用，报到现场要安排人员负责。 如大会安排观光旅游项目，在报到时还要办理登记和收贵手续。 6。安持住宿。要根据与会者的身份和要求，在现有的条件下合理安排住宿。住宿安持 好后，接特人员应当在登记表上标明每个与会者的房间号码，以便会议则间联系， (三)报到工作的要求 1.分工明确。会议报到工作头绪较多，如检查证件、登录信息、接收文件、分发文件、 预收费用，安排住宿等，每项工作都要事先明确分工，责任到人： 2.准确雏致。会议服到工作直接面对每个与会者，接待的要求又因人而异，必须区别 对象，按不月的资格、身份，提供有针对性的接待服务。校查证件，登录信息、分发文件， 预收贵用等工作还必须非常仔细，不能出现差情。 3。服务到位，报到现场应有会议报到处的明显标惠。并备有沙发和茶水，以便与会者 集中服到时监时休息。报到工作人员态度要热情，语言要礼限，要主动向与会者介绍会议的 各种注意事项，附心目答和解释与会者提出的各项问题。房间确认后，应派人帮助与会者提 携行李，引导与会者入住房间，并向与会者介绍房卡的使用方法。如果与会者报到时已近会 议开幂或者镜餐时阿。也可直接引导其进入会场或者餐厅， 在线讨论 请思考并到论坛中日答以下问题： 1.会议接待有什么盈要性？
子邮箱、房间号码、报到时间、报到地点、报到编号、随行人员等项目。以上项目可根据实 际需要选择设计制作。 3．接收材料。与会者随身带来的需要在会上分发的材料，应当由会议工作人员统一接 收，经审查后再统一分发。这样做一方面可以防止与会者在会场上自行分发而影响会议秩序， 另一方面也可以防止材料未经审查可能造成的政治、外交和法律上的不良后果发生。 4．发放文件。除了提前分发的会议文件外，其他文件应当在与会者报到时一并发给与 会者。现场分发会议文件要注意以下几点： （1）会议的主要文件及会务管理性文件，如工作报告、议程、日程安排、作息时间表 等，要尽可能在与会者报到时分发。 （2）保密文件要履行签收手续。需要清退的会议文件要发放文件清退目录，要求签收 者妥善保存，会议结束时退回。 （3）事先做好分发文件的各项准备。比如，将需要分发的文件按正式代表、列席代表、 特邀代表、记者等不同身份分装，做到人手一袋，便于分发。 5．预收费用。如需收缴会务费、食宿费、资料费等费用，报到现场要安排人员负责。 如大会安排观光旅游项目，在报到时还要办理登记和收费手续。 6．安排住宿。要根据与会者的身份和要求，在现有的条件下合理安排住宿。住宿安排 好后，接待人员应当在登记表上标明每个与会者的房间号码，以便会议期间联系。 （三）报到工作的要求 1．分工明确。会议报到工作头绪较多，如检查证件、登录信息、接收文件、分发文件、 预收费用、安排住宿等，每项工作都要事先明确分工，责任到人。 2．准确细致。会议报到工作直接面对每个与会者，接待的要求又因人而异，必须区别 对象，按不同的资格、身份，提供有针对性的接待服务。检查证件、登录信息、分发文件、 预收费用等工作还必须非常仔细，不能出现差错。 3．服务到位。报到现场应有会议报到处的明显标志，并备有沙发和茶水，以便与会者 集中报到时临时休息。报到工作人员态度要热情，语言要礼貌，要主动向与会者介绍会议的 各种注意事项，耐心回答和解释与会者提出的各项问题。房间确认后，应派人帮助与会者提 携行李，引导与会者入住房间，并向与会者介绍房卡的使用方法。如果与会者报到时已近会 议开幕或者就餐时间，也可直接引导其进入会场或者餐厅。 在线讨论 请思考并到论坛中回答以下问题： 1. 会议接待有什么重要性？