第五节会议礼仪 学习提示 会议礼仪按理会议的时间段米分可以划分为会议前礼仪服务、会议中的礼仪服务、参 会礼仪服务以及会后礼仪服务。本节将详细向您介绍这些服务的组成内容与实能注意事项。 学习内容 知识点一：会黄礼仪服务 ⊙ (一)会前通知礼仪 1.拟写通知 拟写通知时，应保证其完整面规范。如果需要参会部门或人员在会议上发言或时论的， 也应在通知中一并说明，以便对方有所准备。 2.通知时间 会前的通知事常重要。否则根容易出乱子。在开会前的一段时间要将开会信息传送给 与会者，具体是前多长封间发出通知。要看会议的类型而定。比较重要的会议通常要提的 10天到3周发运会议通知。 3。通知方式 发放会议通知的方式根多，如传真、电子邮件、信函、电话以及当面送达等。选择厚 一种方式均可，关键是要确保该会议通知能够及时，准确地送达与会者，为了确保不出批漏， 可同时选择几种发放通知的方式，且发成会议通知之后应进行确认。比如。以您件或传真方 式发放通知后，可以另行以电话方式确认对方是香收到、内容是香清楚完整等。 (二)会场环境布置 会场的环境布置从礼仪角度米说，有下列几项要注意： 1.会场的装饰 (1)花弃。适当的花卉能给人轻松活发之感，既能烘托会场额围，又能减轻与会者长 时间开会的疲劳。花蓝适用于会场门口及主要通道的布置，贵我陶花用于贵宾出席开移式、 主题发言时佩酸：陈列用花可用于椭圆形、回字形等会议桌当中的空间每置， (2)旗制。重要的会议直在会场内外是挂一些蝶积以烘托气氯。不同的会议积据提则 有不目的镶氨悬挂要求， (3)标语。简洁明快的标语口号修强化会议主题，振奋与会者精神， (4)自幕。台幕是主席台的青景，一般用紫红色或深蓝色面料制成。可祝会议性质分 别选用不同色调的台幕会给与会者不同的感官料藏：红，粉，黄、橙。亮丽明快，给人热烈， 隆重的感觉，适合庆典类会议：故、绿、紫，庄重典至，给人严肃、端正的感觉。适合一校 工作会议。一般台幕都用单色，也可采用分割法，用几种源色配拼。 2。光找的选择
第五节 会议礼仪 学习提示 会议礼仪按照会议的时间段来分可以划分为会议前礼仪服务、会议中的礼仪服务、参 会礼仪服务以及会后礼仪服务。本节将详细向您介绍这些服务的组成内容与实施注意事项。 学习内容 知识点一：会前礼仪服务 (一)会前通知礼仪 1．拟写通知 拟写通知时，应保证其完整而规范。如果需要参会部门或人员在会议上发言或讨论的， 也应在通知中一并说明，以便对方有所准备。 2．通知时间 会前的通知非常重要，否则很容易出乱子。在开会前的一段时间要将开会信息传送给 与会者，具体提前多长时间发出通知，要看会议的类型而定。比较重要的会议通常要提前 10 天到 3 周发送会议通知。 3．通知方式 发放会议通知的方式很多，如传真、电子邮件、信函、电话以及当面送达等。选择哪 一种方式均可，关键是要确保该会议通知能够及时、准确地送达与会者。为了确保不出纰漏， 可同时选择几种发放通知的方式，且发放会议通知之后应进行确认。比如，以邮件或传真方 式发放通知后，可以另行以电话方式确认对方是否收到、内容是否清楚完整等。 （二）会场环境布置 会场的环境布置从礼仪角度来说，有下列几项要注意。 1．会场的装饰 （1）花卉。适当的花卉能给人轻松活泼之感，既能烘托会场氛围，又能减轻与会者长 时间开会的疲劳。花篮适用于会场门口及主要通道的布置；贵宾胸花用于贵宾出席开幕式、 主题发言时佩戴；陈列用花可用于椭圆形、回字形等会议桌当中的空间布置。 （2）旗帜。重要的会议宜在会场内外悬挂一些旗帜以烘托气氛。不同的会议根据规则 有不同的旗帜悬挂要求。 （3）标语。简洁明快的标语口号能强化会议主题，振奋与会者精神。 （4）白幕。台幕是主席台的背景，一般用紫红色或深蓝色面料制成。可视会议性质分 别选用不同色调的台幕会给与会者不同的感官刺激：红、粉、黄、橙，亮丽明快，给人热烈、 隆重的感觉，适合庆典类会议；蓝、绿、紫，庄重典雅，给人严肃、端正的感觉。适合一般 工作会议。一般台幕都用单色，也可采用分割法，用几种颜色配搭。 2．光线的选择
会场内的光线可利用自然光源。即阳光，但应有窗帘，以防阳光刺目。也可使用人造 光源.但要注意灯光的亮度。一般丰席台上的灯光比台下代表席的灯光要亮，们反差不宜太 大。要合理配置灯具，光线不要太强。尽量柔和该雅，给人以安定的感觉。 3。声音的要求 会议室内要保持安静，会议室的选释应尽量不临街，远离噪声源，门窗要能隔音，还 应尽可能降低会议蜜的回声。与会者也应将手机调成静音状方。 4.祖度和混度 要保证会议室内的温度和湿度适当。一般室温以2℃一公℃为宜，相对湿度在4作一 60最适合。要至少提前30分钟打开空调和加混器。 5.路标的设置 会场较大或较希找时，就需要用路标米指引方向。要在通住会议室的路线上都附上标 识，让与会者能顺利找到会场。 6。会场的布局 会场中各个通道要保持通，要考虑安全疏敬的需要和特殊人士的需要，要确保任行 动不便的人也能轻松到达会场的所有区域： (三)座次安排 从古至今，中国人接特来宾到，都非常重视“让座于人”。对来宾选行座次持列时， 不仅要重视运用具体的礼仪技巧，还应当注意内外有别、中外有别和主随客便三大要点。与 此同时。一些同座次相关的礼仪规范亦应重视， 知识点二：会中礼仪服务 [要点概括] 会中礼仪服务主要包括： 1,会议签到 2.引导礼仪 3。接特礼仪 4,蒸水与茶败服务 知枫点三：参会礼仪服务 〔一)会议主持人应注意以下儿点： 1。主持人应农着整洁、庄重大方、精神德满，韧切品不修边幅。如果是站立主持，应双 能并找。背要挺直。在主持过程中。切忌出现搔头，揉眼、抖提等不雅动作 2。主持人言谈应口齿请楚、思维最镜、简明机要，可以说一线承上启下的话，但不要 太长，以免喧宾夺主。如果需要，每个发言人结束，主特人可以进行简短总结。 3,主持人对会场上的路人不能打招呼，更不能寒重闲谈，会议开始前或会议休息中可 点头、微笑示意。 (二)会议发言人礼仅 会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言
会场内的光线可利用自然光源，即阳光，但应有窗帘，以防阳光刺目。也可使用人造 光源．但要注意灯光的亮度。一般主席台上的灯光比台下代表席的灯光要亮，但反差不宜太 大。要合理配置灯具，光线不要太强，尽量柔和淡雅，给人以安定的感觉。 3．声音的要求 会议室内要保持安静，会议室的选择应尽量不临街，远离噪声源，门窗要能隔音，还 应尽可能降低会议室的回声。与会者也应将手机调成静音状态。 4．温度和湿度 要保证会议室内的温度和湿度适当，一般室温以 22℃～26℃为宜，相对湿度在 40%～ 60%最适合。要至少提前 30 分钟打开空调和加湿器。 5．路标的设置 会场较大或较难找时，就需要用路标来指引方向。要在通往会议室的路线上都贴上标 识，让与会者能顺利找到会场。 6．会场的布局 会场中各个通道要保持通，要考虑安全疏散的需要和特殊人士的需要，要确保任何行 动不便的人也能轻松到达会场的所有区域。 （三）座次安排 从古至今，中国人接待来宾时，都非常重视“让座于人”。对来宾进行座次排列时， 不仅要重视运用具体的礼仪技巧，还应当注意内外有别、中外有别和主随客便三大要点。与 此同时，一些同座次相关的礼仪规范亦应重视。 知识点二：会中礼仪服务 会中礼仪服务主要包括： 1. 会议签到 2. 引导礼仪 3. 接待礼仪 4. 茶水与茶歇服务 知识点三：参会礼仪服务 （一）会议主持人应注意以下几点： 1．主持人应衣着整洁、庄重大方、精神饱满，切忌不修边幅。如果是站立主持，应双 腿并拢，背要挺直。在主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、抖腿等不雅动作。 2．主持人言谈应口齿清楚、思维敏捷、简明扼要，可以说一些承上启下的话，但不要 太长，以免喧宾夺主。如果需要，每个发言人结束，主持人可以进行简短总结。 3．主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前或会议休息中可 点头、微笑示意。 （二）会议发言人礼仪 会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言
〔三)与会者礼仪 1。与会者应农着整洁。准时入场。 2。要违出有序，依会议安排落座。 3。开会时坐姿端正，表现出精神饱满的状态。 4,有特殊情况中途退场应轻手轻脚。不影响他人。 5.发言人发言结束时，应鼓常玫意。 知识点四：会后礼仪服务 〔一)送别 1。购妥车、船、机票。一般在会议结束前，根据与会者的实际需求提前为他门啊买好 回程票。并及时送到与会者手中。 2.提前安排好送别车辆，并按时将与会者送至车站、码头或机场 3。办理行李托运。如果与会者有大件物品不容易携带，会务组人员也应考虑周到，为 与会者办理行李托运，以方便他们返程。 4。送行。重要的与会者应由会议主办方的领导人出面送行。普通与会者由主办方工作 人员送至车站、码头或机场即可。 (二)赠送礼品 会议结束时，可向所有与会者赠送统一的、有代表性的会议纪念品。 1.挑途礼品的原则 (1)因人面异。选释礼品要因人而异，低要符合与会者的兴题爱好，又要能体现地方 特色 (2》体现风格。赠送外宾礼品一般桃速有中国特色的，比较合适的礼品有土特产、手 工艺品，如中国结、印章、茶叶、茶具，造型生动的木雕或石重、古香古色的瓷瓶等。可根 据各国人民对礼物的不同喜好来选择礼品。 (3)轻重得当，不能透太贵重的礼品，以免有随略之嫌，但也不能太康价，最得不重 视客人。 (4)包装得当。礼品要包装好，以表示对客人的尊重，但也不要过分包装，应注意环 保， 2。赠送方式 (1》拿握好赠送礼品的时同和场合，一般要在与会者离开前把礼品送上。 (2》把握好赠送形式。一般要注重礼品包装，面且一定要去掉价签
（三）与会者礼仪 1．与会者应衣着整洁，准时入场。 2．要进出有序，依会议安排落座。 3．开会时坐姿端正，表现出精神饱满的状态。 4．有特殊情况中途退场应轻手轻脚，不影响他人。 5．发言人发言结束时，应鼓掌致意。 知识点四：会后礼仪服务 （一）送别 1．购妥车、船、机票。一般在会议结束前，根据与会者的实际需求提前为他们购买好 回程票，并及时送到与会者手中。 2．提前安排好送别车辆，并按时将与会者送至车站、码头或机场。 3．办理行李托运。如果与会者有大件物品不容易携带，会务组人员也应考虑周到，为 与会者办理行李托运，以方便他们返程。 4．送行。重要的与会者应由会议主办方的领导人出面送行，普通与会者由主办方工作 人员送至车站、码头或机场即可。 （二）赠送礼品 会议结束时，可向所有与会者赠送统一的、有代表性的会议纪念品。 1．挑选礼品的原则 （1）因人而异。选择礼品要因人而异，既要符合与会者的兴趣爱好，又要能体现地方 特色。 （2）体现风格。赠送外宾礼品一般挑选有中国特色的，比较合适的礼品有土特产、手 工艺品，如中国结、印章、茶叶、茶具、造型生动的木雕或石雕、古香古色的瓷瓶等。可根 据各国人民对礼物的不同喜好来选择礼品。 （3）轻重得当。不能送太贵重的礼品，以免有贿赂之嫌，但也不能太廉价，显得不重 视客人。 （4）包装得当。礼品要包装好，以表示对客人的尊重，但也不要过分包装，应注意环 保。 2．赠送方式 （1）掌握好赠送礼品的时间和场合，一般要在与会者离开前把礼品送上。 （2）把握好赠送形式。一般要注重礼品包装，而且一定要去掉价签