第二节会议组织机构 学习提示 为了保证会议能够属满成功地进行，需要有一个专门的组织机构来负责会议的组织和 服务工作，一般称其为会议组织委员会，也就是我们耳熟能详的会议组委会。 任何一次成功的会议都是建立在充分准备的基确上。一是做好计划，二是做好物质准 备，三是做好思见上的准备。 在本节中，您将学习会议组织结构的定义以及如何组建一个专门的会议机构。 学习内容 知识点一：会议组织的基本餐老 ⊙ (一)主办方，主办机构。指陆立成联合发起、带办会议并承担主要法律责任的组织 和机构。 (二)承办方、承办单位。指具有一定资质，接受主办方的委托，具体负责所有会务 事宜，能够验立承担民事责任的组织和机构。承办方通常由主办方指定，委托。有时也通过 竞标程序获得承办权。 (三)协办单镜。协助主办方或承办方，提供必要保障和支持的组织和机构。 (四)支持单位。向会议或其相关活动提供有效赏源的组织和机构。 (五)赞助机构。为获得宜传效果，扩大影响力，为会议提供货金，物魔、服务、人 员以及其它形式支转的组织和机构。 (六)组委会。筹办、组织会议的最高领导机构，其职能通常包括全而负责会议的筹 办和实能，研究谈定会议组织工作中的重要事项，安排都署各阶段工作，监督考核各项工作 的进度和质量，设立组委会内部工作部门并对人事进行任免，财务管理等，通常包括围际组 织委员会与国家（地方）组织委员会。 (七)国际组织委员会·组委会中协调、决定并监督国际会议重要事项的领导机构， (八》国家（电方）组织委员会。组委会中负责在一国境内（成举办地城市）会务事 直的领导机构，通常由本地发起单位的主管、威将官员、航空公司、酒店、地面服务商代表 成推举的专业人士组成，负责协调政啊、公安、机场、海关，工商、卫生检夜、清防、旅游 等部门，统筹在该国（或该地区》的会务组织工作。 (九)学术委员会，科学境问委员会。学术会议中专门设立的负责学术议程，学术评 审的机构，通常眼责包括：研究制定会议的学术主题和议题等学术内容，性荐大会报告人并 审议其报告内容，征集、评审会议论文，评议学术水平和成就，市定学术交流和考察内容等。 (十)论文评选委员会。由具有学术造消的权威人士和著名学者组成，对会议论文进 行评审并决是是否入选论文集及是否获奖的机构
第二节 会议组织机构 学习提示 为了保证会议能够圆满成功地进行，需要有一个专门的组织机构来负责会议的组织和 服务工作，一般称其为会议组织委员会，也就是我们耳熟能详的会议组委会。 任何一次成功的会议都是建立在充分准备的基础上。一是做好计划，二是做好物质准 备，三是做好思想上的准备。 在本节中，您将学习会议组织结构的定义以及如何组建一个专门的会议机构。 学习内容 知识点一：会议组织的基本概念 （一）主办方、主办机构。指独立或联合发起、举办会议并承担主要法律责任的组织 和机构。 （二）承办方、承办单位。指具有一定资质，接受主办方的委托，具体负责所有会务 事宜，能够独立承担民事责任的组织和机构。承办方通常由主办方指定、委托，有时也通过 竞标程序获得承办权。 （三）协办单位。协助主办方或承办方，提供必要保障和支持的组织和机构。 （四）支持单位。向会议或其相关活动提供有效资源的组织和机构。 （五）赞助机构。为获得宣传效果、扩大影响力，为会议提供资金、物资、服务、人 员以及其它形式支持的组织和机构。 （六）组委会。筹办、组织会议的最高领导机构，其职能通常包括全面负责会议的筹 办和实施，研究决定会议组织工作中的重要事项，安排部署各阶段工作，监督考核各项工作 的进度和质量，设立组委会内部工作部门并对人事进行任免，财务管理等。通常包括国际组 织委员会与国家（地方）组织委员会。 （七）国际组织委员会 。组委会中协调、决定并监督国际会议重要事项的领导机构。 （八）国家（地方）组织委员会。组委会中负责在一国境内（或举办地城市）会务事 宜的领导机构，通常由本地发起单位的主管、政府官员、航空公司、酒店、地面服务商代表 或推举的专业人士组成，负责协调政府、公安、机场、海关、工商、卫生检疫、消防、旅游 等部门，统筹在该国（或该地区）的会务组织工作。 （九）学术委员会、科学顾问委员会。学术会议中专门设立的负责学术议程、学术评 审的机构，通常职责包括：研究制定会议的学术主题和议题等学术内容，推荐大会报告人并 审议其报告内容，征集、评审会议论文，评议学术水平和成就，审定学术交流和考察内容等。 （十）论文评选委员会。由具有学术造诣的权威人士和著名学者组成，对会议论文进 行评审并决定是否入选论文集及是否获奖的机构
〔十一)顾问委员会。组委会设立的，一般由知名人士组成的多为名誉性质的咨询机 构，有时也称为名春委员会。 (十二)程书处。在组委会领导下负责会议全部筹办工作和具体实族的临时机构。一 般由组委会主席或大会秘书长直接领导： 知识点二成立会议机构 〔一)会议组织委员会的任务和职责 会议组织委员会的主要任务是负责会议的组织工作和全而的服务工作。其主要任务和 期责有： 1。会议组织工作，包括：收集会议信息，确定会议日标，制定会议计划，进行会议预 算，确定会议模式和会议议程。选择会议地址。安持会议演博者，进行会议的宜传和吸引会 议的资助等内容。 2。会议服务。包括会议活动安排，会议客房安排、会场布置，会议餐饮服务、会议设 备安排、会议的入场服务、会议展览服务，会议交通服务以及会议结账服务等， (二)会议组织委员会的机构 会议组织委员会常设的下属机构有会议秘书机构、会议宣传机构、会议文书机构、会 议保卫机构和会议后勒机构等， 1.会议秘书机构 它是会议的办事机构。主要有以下工作：8，收集会议议题，安排议程：6，发故会议通 知，负责会议报到：c印爱会议证件：d负责会场签到：心.印发会议文作，负责会后的文件 收网和处理：【.做会议记录、会后整理会议案卷，小型会议还要负责宣传报道，后勤保卫等 工作。大型会议的“大会径书处”一般将工作细分化。 2.会议直传公关机构 大型会议中专门负责会议的宣传、报道以及对外联铬和公关工作的会务机构。其主要 任务是负责会议宣传提钢的编制，新闻报道的组织安排，会间的采访、录音、录像、摄影以 及会场的环境布置《包括标语、口号等》。 3。会议文书机构 它是会议文件起草、审议的机构，从会议的准备文作、会议的主题报告以及会议形成 的最后文件，都是会议文书机构的工作。在小型会议中此项工作通常由程书机构来完成。而 不专设文书机构。 4。会议保卫机构 负责会议及出席会议人员的安全工作：负责会场、住地、会址及会议所在地点的保卫 工作等。小型会议由后勤成秘书机构来粗任此项工作。 5.会议后钻机构 又称总务组。主要负责会议期间的服务工作，包括接待、住宿、交通、医疗卫生，生 活服务、文银活动安排等工作。 以上机构可以根据会议大小而设立，小型会议可只设秘书组，其工作由专人负责。大 型会议还设有专门的会议贤料机构以负责会议贤料的准备、爱送、处理等工作，设有会议集 货机构。米负责会议所需款项的筹集工作
（十一）顾问委员会 。组委会设立的，一般由知名人士组成的多为名誉性质的咨询机 构，有时也称为名誉委员会。 （十二）秘书处。在组委会领导下负责会议全部筹办工作和具体实施的临时机构，一 般由组委会主席或大会秘书长直接领导。 知识点二：成立会议机构 （一）会议组织委员会的任务和职责 会议组织委员会的主要任务是负责会议的组织工作和全面的服务工作。其主要任务和 职责有： 1．会议组织工作。包括：收集会议信息，确定会议目标，制定会议计划，进行会议预 算，确定会议模式和会议议程，选择会议地址，安排会议演讲者，进行会议的宣传和吸引会 议的资助等内容。 2．会议服务。包括会议活动安排，会议客房安排、会场布置、会议餐饮服务、会议设 备安排、会议的入场服务、会议展览服务，会议交通服务以及会议结账服务等。 （二）会议组织委员会的机构 会议组织委员会常设的下属机构有会议秘书机构、会议宣传机构、会议文书机构、会 议保卫机构和会议后勤机构等。 1．会议秘书机构 它是会议的办事机构，主要有以下工作：a.收集会议议题，安排议程；b.发放会议通 知，负责会议报到；c.印发会议证件；d.负责会场签到；e.印发会议文件，负责会后的文件 收回和处理；f.做会议记录、会后整理会议案卷。小型会议还要负责宣传报道、后勤保卫等 工作。大型会议的“大会秘书处”一般将工作细分化。 2．会议宣传公关机构 大型会议中专门负责会议的宣传、报道以及对外联络和公关工作的会务机构。其主要 任务是负责会议宣传提纲的编制，新闻报道的组织安排，会间的采访、录音、录像、摄影以 及会场的环境布置（包括标语、口号等）。 3．会议文书机构 它是会议文件起草、审议的机构。从会议的准备文件、会议的主题报告以及会议形成 的最后文件，都是会议文书机构的工作。在小型会议中此项工作通常由秘书机构来完成，而 不专设文书机构。 4．会议保卫机构 负责会议及出席会议人员的安全工作；负责会场、住地、会址及会议所在地点的保卫 工作等。小型会议由后勤或秘书机构来担任此项工作。 5．会议后勤机构 又称总务组。主要负责会议期间的服务工作，包括接待、住宿、交通、医疗卫生、生 活服务、文娱活动安排等工作。 以上机构可以根据会议大小而设立，小型会议可只设秘书组，其工作由专人负责。大 型会议还设有专门的会议资料机构以负责会议资料的准备、发送、处理等工作，设有会议集 资机构，来负责会议所需款项的筹集工作
(三)会议组织委员会成员构成 一个庞大的、复杂的会议必须建立一个以会议组织委员会为核心的积员组织系统。而 这一点对于一个小型会议也有同样的功隆： 会议组织机构成员一般分为会议策划人员、会议管理人员和会议服务人员。 1.会议策划人员 会议策划人员即会议决策者，他们决定会议目标、规划和管理预算，修订会议程序和 方式，设计会场，监督讲滴现场，签订谈判合月，进行触窗管理和会后评估等。 2。会议管理人员 他门的责任主要是管理，即运用有效的公关理论和技巧知识完善会议，解决群体问题， 事实上，他们是组织联洛行为的场正专家，必颈具备组织方面的特长和渊博的知识。 以上两类人员中，至少要由两名主持过会议的有经验的人组成。 3。会议服务人员 会议工作人员中大约50%一60%的人从事会议服务工作，包括会议秘书，会议旅行、客 房和会议餐饮的经理，现场操作管理员和其他人员。他们的职责只限于安排客房、餐饮、视 所设备、交通、会前会后黛游、会场签到以及特殊话动（运动、娱乐、醉戏），保管财产等。 会议组织委员会因会议种类和结构的不同其职员安持也不同。一般来说会议组织机构 中会议的职员要根据工作内容来安排，一般要考虑到会议的大小，会议目标及整个会议活动 的安排。会议组织机构中应包括由主办单位和协办单位的代表。 知识点三：组建会议队伍 为了保证会议的顺利速行，会务人员要进行分工，既各负其责。又相互配合，共同完 成会议准备工作。小型会议只需要设立会务组。遗派专人进行会议的筹划、组织，安排，协 调等工作：大中型会议，则要建立完蓉的会议组织机构，将各项工作任务细分到各小组，各 小组在统一指挥下，分工合作，共同承担会务工作。一般来讲，每次会议先设置秘书组和会 务小组两大部分，小组负责人一校为单位主要领导人担任。秘书组主要负责记录、搜索、整 理、赛写、送审、印剧，分发会议中形成的材料，安排和管理会场以及会议所用的文具、器 材等物品，负责会内外文书方面的信息传递。互通情况等。一般下设几个小组。包括： 〔一)格书组 1,材料组：负责会议文字的搜集，费写，会议材料的印制、发放，保管、回收。会后 材料的汇集、归档工作，以及会议文具用品、通讯用晶的安排和管理。 2。学术组：负责发言人的逢请、会议议程的制定以及捕要论文集的黑暴。 3。外联组：负责代表的编组、联路、签到、资料送市、信息搜集等。 4。宣传组：负责树外联洛沟通、置传报道、会展布置，背目与活动的组织等。 (二)会务组 主要一般可分为 1.接待组：负责会议的报到、会场服务等相关接待工作， 2。后勒组：负责会议期间的后勤候障，包括代表的食宿、交通、各种生活用品的服务， 3。技术组：负责会议各种设备的安装、调试、维护，以及会议的摄影、录音、录像等 工作
（三）会议组织委员会成员构成 一个庞大的、复杂的会议必须建立一个以会议组织委员会为核心的职员组织系统，而 这一点对于一个小型会议也有同样的功能。 会议组织机构成员一般分为会议策划人员、会议管理人员和会议服务人员。 1．会议策划人员 会议策划人员即会议决策者，他们决定会议目标、规划和管理预算，修订会议程序和 方式，设计会场，监督讲演现场，签订谈判合同，进行舷窗管理和会后评估等。 2．会议管理人员 他们的责任主要是管理，即运用有效的公关理论和技巧知识完善会议，解决群体问题。 事实上，他们是组织联络行为的矫正专家，必须具备组织方面的特长和渊博的知识。 以上两类人员中，至少要由两名主持过会议的有经验的人组成。 3．会议服务人员 会议工作人员中大约 50%～60%的人从事会议服务工作，包括会议秘书，会议旅行、客 房和会议餐饮的经理，现场操作管理员和其他人员。他们的职责只限于安排客房、餐饮、视 听设备、交通、会前会后旅游、会场签到以及特殊活动（运动、娱乐、游戏）、保管财产等。 会议组织委员会因会议种类和结构的不同其职员安排也不同。一般来说会议组织机构 中会议的职员要根据工作内容来安排，一般要考虑到会议的大小、会议目标及整个会议活动 的安排。会议组织机构中应包括由主办单位和协办单位的代表。 知识点三：组建会议队伍 为了保证会议的顺利进行，会务人员要进行分工，既各负其责，又相互配合，共同完 成会议准备工作。小型会议只需要设立会务组，选派专人进行会议的筹划、组织、安排、协 调等工作；大中型会议，则要建立完善的会议组织机构，将各项工作任务细分到各小组，各 小组在统一指挥下，分工合作，共同承担会务工作。一般来讲，每次会议先设置秘书组和会 务小组两大部分，小组负责人一般为单位主要领导人担任。秘书组主要负责记录、搜索、整 理、撰写、送审、印刷、分发会议中形成的材料，安排和管理会场以及会议所用的文具、器 材等物品，负责会内外文书方面的信息传递，互通情况等。一般下设几个小组，包括： （一） 秘书组 1．材料组：负责会议文字的搜集、撰写，会议材料的印制、发放、保管、回收，会后 材料的汇集、归档工作，以及会议文具用品、通讯用品的安排和管理。 2．学术组：负责发言人的邀请、会议议程的制定以及摘要论文集的编纂。 3．外联组：负责代表的编组、联络、签到、资料送审、信息搜集等 。 4．宣传组：负责对外联络沟通、宣传报道、会展布置、节目与活动的组织等。 （二）会务组 主要一般可分为： 1．接待组：负责会议的报到、会场服务等相关接待工作。 2．后勤组：负责会议期间的后勤保障，包括代表的食宿、交通、各种生活用品的服务。 3．技术组：负责会议各种设备的安装、调试、维护，以及会议的摄影、录音、录像等 工作
4。财务组，负责筹款、预算、结算、会计出纳等工作， 5。保卫组：负责会收的安食保卫和保常工作， 不同档次、规模的会议有不同的分组方法。但主要是根据会务工作的内容进行分工。 知识点四：选择会务人员 会议组织有不同的任务，雷要安持不同的工作人员来具体承粗。透择会务人员既要考 虑工作人员并厘、能力、工作方式和工作特点，也要考虑人员性格、意愿，需要等心理因素， 尽可能做到人尽其用。 一般而言，秘书组和组织组需要个性外向，语言能力强。善于沟通，应变能力好的人 员：后颗组和材韩组需要工作细心，清实稳重，思维周密的人员：技术组要求专业知识扎实， 动手能力强，能够处理各种现场问题的人员：宣传组需要有一定艺术修养和设计能力，熟透 各种宜传手段的人员：保卫组要求冷静坚定，目光酸悦，观察力强，反应敏捷，动作迅速的 人员 如识点五：会务人员岗前培训 会务组组建后。首先要明确会务组人员的分工、并划定各自的职责范围。例如，可分 别负责会议注滑服务、会议住宿眼务、会议就餐服务、会议接站送站服务、会场服务，会议 能游服务、会议商务服务、会议票务服务等，确定每个会议服务人员的岗位职责，以促证会 议服务工作修够有续顺利地述行。职责到位以后，对每一位会议服务人员进行岗位培训，培 调内容包括 一是由会议急负责人向全体会务人员介绍会议主愿、会议目标，参会人员状况、会议 相关要求以及注意事项等会议服务方案中所涉及的各项内容，使会务人员能够全面的了解会 议的相关内容： 二是向会务人员宣布会议服务标准及要求，以确保每一个会议服务人员能够高质量高 效率地为会议是供服务： 最后，进行紧急事件和突发事件应对训练，以保证在任何情况下，会议都能够安全顺 利地完成。 在线讨论 请思考并到论坛中目答以下问题！ 1.会议组织委员会的机构有感些？ 2.如何选择会务人员7
4．财务组：负责筹款、预算、结算、会计出纳等工作。 5．保卫组：负责会议的安全保卫和保密工作。 不同档次、规模的会议有不同的分组方法，但主要是根据会务工作的内容进行分工。 知识点四：选择会务人员 会议组织有不同的任务，需要安排不同的工作人员来具体承担。选择会务人员既要考 虑工作人员兴趣、能力、工作方式和工作特点，也要考虑人员性格、意愿、需要等心理因素， 尽可能做到人尽其用。 一般而言，秘书组和组织组需要个性外向，语言能力强，善于沟通，应变能力好的人 员；后勤组和材料组需要工作细心，踏实稳重，思维周密的人员；技术组要求专业知识扎实， 动手能力强，能够处理各种现场问题的人员；宣传组需要有一定艺术修养和设计能力，熟悉 各种宣传手段的人员；保卫组要求冷静坚定，目光敏锐，观察力强，反应敏捷，动作迅速的 人员。 知识点五：会务人员岗前培训 会务组组建后，首先要明确会务组人员的分工、并划定各自的职责范围。例如，可分 别负责会议注册服务、会议住宿服务、会议就餐服务、会议接站送站服务、会场服务、会议 旅游服务、会议商务服务、会议票务服务等，确定每个会议服务人员的岗位职责，以保证会 议服务工作能够有续顺利地进行。职责到位以后，对每一位会议服务人员进行岗位培训，培 训内容包括： 一是由会议总负责人向全体会务人员介绍会议主题、会议目标、参会人员状况、会议 相关要求以及注意事项等会议服务方案中所涉及的各项内容，使会务人员能够全面的了解会 议的相关内容； 二是向会务人员宣布会议服务标准及要求，以确保每一个会议服务人员能够高质量高 效率地为会议提供服务； 最后，进行紧急事件和突发事件应对训练，以保证在任何情况下，会议都能够安全顺 利地完成。 在线讨论 请思考并到论坛中回答以下问题： 1. 会议组织委员会的机构有哪些？ 2. 如何选择会务人员？