天津开放大学文本会议财务预算及管理_会议管理第三章（6）.docx_大学文库

第六节会议财务预算及管理学习提示会议刷务预算是对会议未来的支出和收入情况进行预算和估算。贝有做好财务面算，才能顺利实现会议尉务的有效管理，进而保证会议的顺利进行。在本节中，您将会学习会议财务预算的基本步骤与方法，了解会议财务的组成内容等知识。学习内容知识点一会议财务预算步臻 ⊙ 〔一)对会议财务各类项目进行预测会议财务预测是指财务人员依据会议财务话动的规律，利用己经掌握的财务知识和手段，对会议未来的财务状况作出预先的推测和判断，比保证会议财务管理目标的顺利实现。会议时务预测是编制会议财务预算的基础。 (二)编制会议预算会议预算主要由会议收入和会议支出两部分组成。会议财务预测为编制会议预算提供了许多关健的数据，财务人员根据这些数据和会议举办线市的各种商品价格以及会议的主要支出项目编制会议预算。会议预算可以采用多种形式编制，预算列表是最常用的形式。预算要列出所有收入和开支项目，但括项目，预算金额、实际金额等。 (三)筹集会议启动资金筹集会议启动资金，首先要遵循满足会议筹备工作面要的原则，因为启动资金数额不足会影响会议的筹备，面启动资金筹集过多超出筹备活动的需要也会适成资金的滚费，所以，筹集启动资金要根据财务预测和模算去进行，在数量上要充足，在时间上要及时，其次要道循选择货金低成本筹集渠道的原则。举办会议障了使用企业的白有赏金外，有时还要通过其他渠道来筹集，从这些果道筹集的贤金通常都要求有一定回报。为了降低会议成本，应透择回报率低的渠道筹集资金。知识点二：会议财务项目〔一)会议因定支出(FC》会议国定支出主要包括初期申办费用、市场直传费、考察话动相关费用、任文和注切通知书的印刷和邮寄费用，特道报告人的参会费和会议机构的有关活动费用、会场和设备的租金、基本办公费用，会议工作人员的劳务费用共计10项。 1.申办费用。主要是指在申办和“竞标”会议时所支出的费用。目前我国在申办国际会议时的费用大都分来自行政事业费，因而在编制会议预算时经常不将这笔费用计入会议的总支出中

第六节会议财务预算及管理学习提示会议财务预算是对会议未来的支出和收入情况进行预算和估算。只有做好财务预算，才能顺利实现会议财务的有效管理，进而保证会议的顺利进行。在本节中，您将会学习会议财务预算的基本步骤与方法，了解会议财务的组成内容等知识。学习内容知识点一：会议财务预算步骤（一）对会议财务各类项目进行预测会议财务预测是指财务人员依据会议财务活动的规律，利用已经掌握的财务知识和手段，对会议未来的财务状况作出预先的推测和判断，比保证会议财务管理目标的顺利实现。会议财务预测是编制会议财务预算的基础。（二）编制会议预算会议预算主要由会议收入和会议支出两部分组成。会议财务预测为编制会议预算提供了许多关键的数据，财务人员根据这些数据和会议举办城市的各种商品价格以及会议的主要支出项目编制会议预算。会议预算可以采用多种形式编制，预算列表是最常用的形式。预算要列出所有收入和开支项目，包括项目、预算金额、实际金额等。（三）筹集会议启动资金筹集会议启动资金，首先要遵循满足会议筹备工作需要的原则，因为启动资金数额不足会影响会议的筹备，而启动资金筹集过多超出筹备活动的需要也会造成资金的浪费，所以，筹集启动资金要根据财务预测和预算去进行，在数量上要充足，在时间上要及时。其次要遵循选择资金低成本筹集渠道的原则。举办会议除了使用企业的自有资金外，有时还要通过其他渠道来筹集，从这些渠道筹集的资金通常都要求有一定回报。为了降低会议成本，应选择回报率低的渠道筹集资金。知识点二：会议财务项目（一）会议固定支出（FC）会议固定支出主要包括初期申办费用、市场宣传费、考察活动相关费用、征文和注册通知书的印刷和邮寄费用、特邀报告人的参会费和会议机构的有关活动费用、会场和设备的租金、基本办公费用、会议工作人员的劳务费用共计 10 项。 1．申办费用。主要是指在申办和“竞标”会议时所支出的费用。目前我国在申办国际会议时的费用大部分来自行政事业费，因而在编制会议预算时经常不将这笔费用计入会议的总支出中

2.公关宜传费用。为扩大会议的影响力，吸明更多的代表前来参如会议，为开拓市场而进行的公关宣传活动是不可缺少的。常用的宣传方式有： (1)在国内外象志刊登广告。通常选择在所举办会议领域中最有权成的象志透行刊登。風然刊登广告可以收到根好的效果，但是相对的宜传成本也根高， (2》散发会议预备通知。会议预备通知(preliminary announcerent)通常印剧数量是可能参加会议人数的十几倍甚至几十倍，道理和征集广告是一样的。都是为了起到广种博收的作用。因为郎寄贵太高，因此很少有用邮寄的方式股发预备通知的，通常是在有人参加的内容相近的其他国际和国内会议时，随身携蒂一都分在会上散发。 (3》散发都贴画。为了加强会议的宣传效果，有些会议还印制招贴通散发，由于招贴画的印刚都比较精美，印刷的份数又不会太多，因面直传的性价比也比较高。招贴西一般也是在有人参加的各种内容相近的会议时，在会上张贴和散发。有时也可寄给国内外有关机构，请他们代为张贴。 (4)会议料页宣传，利用互联网宣传会议是既省力又省线的方式，随着会议筹备的进程，要随时将最新的会议等备信息增添到会议网页上供代表使用，代表可以在网上提交论文，注粉和交纳会费。 3。办公费用。整个会议筹答期间要支出大量的办公费用。如购置办公设备的费用、粗用办公室的费用、交通费、通讯费、文具费、复印费、都特费以及财务管理费等。 4,人工费用。是指会议工作人员的工资、奖金和其他福利费用。包括专职工作人员的工资、兼职人员劳务费、会议期间工作人员的交通和通信补动、同声传译员的费用等。 5.会议机构的话动费用，整个会议的等备期间，会议的各委员会和秘书处要定期开会，为节省经费开支，特别是目前互联网的广泛应用，许多问墨都可以通过电子邮件解读。但是有些很重要的会议还是必须召开的。如程序委员会的论文审稿会等。 6。征文通知书费用。在会议筹办的初期，会议组织者为了如大会议的影响，邀请到更多的会议代表，会印削大量的征文通知书。例如，在美国若举办一个预计千人的会议，征文通知书的印制数量一般在10万份左右，有的其至多达百万份。为了显示会议的档次，征文通知书的版式设计和印刷质量都非常精美。为了获得良好的宜传效果，征文通知书常采用定向咨的方法，即直接心诗到所有谱在会议代表的手里。为此征文通知书的制作和，寄成本是相当高的。如2000年在北京举办的第十六属世界计算机大会仅印倒和都寄征文通加书的成本就高达0万元，而到会的会议代表只有2000人。 7。考察活动费用。在本城市举办会议且然也需要到现场进行考查，但是基本不需要花费多少费用：但要在异地举办会议，特别是在我国举办国际杜团组织的国际会议时，考察活动的贵用就会非常高。考察活动费用主要包括旅贵、住宿费、餐费、交通费等。 8。特爱报告人的参会费用。作为会议邀请服告人参加会议是免费的，他们障了不用之纳会议注册费，会议还要承担他们的其能参会成本，如旅贵、住宿费、餐贵、交通费以及报告费等。 9,会议领导的参会费用。会议领导主要是指米自会议主办单位和承办单位以及国际社团组织的负责人，如国际社团组织的主富、秘节长等人员，会议要为这些负责人支付参会贵用

2．公关宣传费用。为扩大会议的影响力，吸引更多的代表前来参加会议，为开拓市场而进行的公关宣传活动是不可缺少的。常用的宣传方式有：（1）在国内外杂志刊登广告。通常选择在所举办会议领域中最有权威的杂志进行刊登。虽然刊登广告可以收到很好的效果，但是相对的宣传成本也很高。（2）散发会议预备通知。会议预备通知（preliminary announcement）通常印刷数量是可能参加会议人数的十几倍甚至几十倍，道理和征集广告是一样的，都是为了起到广种薄收的作用。因为邮寄费太高，因此很少有用邮寄的方式散发预备通知的，通常是在有人参加的内容相近的其他国际和国内会议时，随身携带一部分在会上散发。（3）散发招贴画。为了加强会议的宣传效果，有些会议还印制招贴画散发。由于招贴画的印刷都比较精美，印刷的份数又不会太多，因而宣传的性价比也比较高。招贴画一般也是在有人参加的各种内容相近的会议时，在会上张贴和散发。有时也可寄给国内外有关机构，请他们代为张贴。（4）会议网页宣传。利用互联网宣传会议是既省力又省钱的方式。随着会议筹备的进程，要随时将最新的会议筹备信息增添到会议网页上供代表使用，代表可以在网上提交论文、注册和交纳会费。 3．办公费用。整个会议筹备期间要支出大量的办公费用。如购置办公设备的费用、租用办公室的费用、交通费、通讯费、文具费、复印费、招待费以及财务管理费等。 4．人工费用。是指会议工作人员的工资、奖金和其他福利费用。包括专职工作人员的工资、兼职人员劳务费、会议期间工作人员的交通和通信补助、同声传译员的费用等。 5．会议机构的活动费用。整个会议的筹备期间，会议的各委员会和秘书处要定期开会。为节省经费开支，特别是目前互联网的广泛应用，许多问题都可以通过电子邮件解决。但是有些很重要的会议还是必须召开的，如程序委员会的论文审稿会等。 6．征文通知书费用。在会议筹办的初期，会议组织者为了加大会议的影响，邀请到更多的会议代表，会印刷大量的征文通知书。例如，在美国若举办一个预计千人的会议，征文通知书的印制数量一般在 10 万份左右，有的甚至多达百万份。为了显示会议的档次，征文通知书的版式设计和印刷质量都非常精美。为了获得良好的宣传效果，征文通知书常采用定向邮寄的方法，即直接邮寄到所有潜在会议代表的手里。为此征文通知书的制作和邮寄成本是相当高的。如 2000 年在北京举办的第十六届世界计算机大会仅印刷和邮寄征文通知书的成本就高达 60 万元，而到会的会议代表只有 2000 人。 7．考察活动费用。在本城市举办会议虽然也需要到现场进行考查，但是基本不需要花费多少费用；但要在异地举办会议，特别是在我国举办国际社团组织的国际会议时，考察活动的费用就会非常高。考察活动费用主要包括旅费、住宿费、餐费、交通费等。 8．特邀报告人的参会费用。作为会议邀请报告人参加会议是免费的，他们除了不用交纳会议注册费，会议还要承担他们的其他参会成本，如旅费、住宿费、餐费、交通费以及报告费等。 9．会议领导的参会费用。会议领导主要是指来自会议主办单位和承办单位以及国际社团组织的负责人，如国际社团组织的主席、秘书长等人员，会议要为这些负责人支付参会费用

10。会场和设备粗金通常粗用会场和授备的成本是相对比较高的，特别是举办高层次会议时，需要使用大量的视所设备，这线极大地增加了会议的支出。 (二)会议可变支出(C》会议可变支出是指随着会议代表的数量变化面改变的成本支出。对于大多数的会议来说，会议的可变支出是随着会议代表人数的增加而增加的。】.餐饮费。是可变支出中比例最大的一笔成本，一般能占到会议总支出的5左右，餐饮费通常包括，一，宴会。宴会是会议全部单项支出中最多的，支出价格的范围也是最大的。以北京地区为例，五星级宾前的宴会贵每人至少也要300元：而三星级宾馆也要100 元左右。二、招待会。通常大多数会议都要举办一次都特会，招特会的支出一般都是包含在注腰费中，招待会多为酒会的形式。三，茶歌。会议的休息时间通常要为会议代表提供饮料和食品，称为“茶败”(tea hreak或coffee break)。国内会议通常只提供茶水，而国际会议必须安排茶和咖啡。茶量的成本实际上是很高的，在北京地区的四星级宾馆举办会议，每人每次的“茶数，费用约为10元，一个千人的会议5天的时间，藏要有10万元的支出四、会议午餐。会议安挂的午餐一般都是自助餐形式，通常不安排酒水。 2.印刚费。印刚费支出是仅次于餐饮费支出的另一项主要支出，其中论文集的印刷贵比较高。印刷成本包括论文集、会议内容捕要、会议受料汇编、程序手用和会议指南、注册通如等的印制费用. 3。邮寄费。包括论文录用通知书，注期通知书和签证道请信的邮寄费。 4。代表用品贵用。直接发给代表的用品是最直接的可变支出。其中，主要包括名卡，请来、各种票据、文具。贷料成本等。 5。租用月声传译设备费用。同声传译设备的租金相当昂贵。例如，北京地区通含是每个单元每个接收落的租金为20元人民币，如果一个一千人的会议核5天计算，仅接收器一项的租金就高达10万元人民币，因此一般的会议只有开幕式和特逐的大会报告才安排同声传译。 (三)会议收入 1。会议注册费。注册贵是会议最主要的收入，是决定会议能否酸到收支平衡的重要因素。对会议注册费的定价至关重要，定低了有可能使会议出暖亏损，定高了则有可能诚少才会代表的数量。 2。赞助费，当发现会议注历费不能支付会议全部支出时，为了使会议财务预算做到平衡，应该寻求会议赞助。会议赞励包括企业赞励、琴金赞助和政府部门的补贴等。 3.宾第酒店的优惠。当会议用房超过一定数量时，宾馆酒店应该在各方面给会议提供一些优惠，如免费使用宾前的会场和设各。这种优事也会减少会议的支出， 4.薰静收入·大部分会议在会后都超织参观旅静活动，为了减少会议支出，会议组织者可以采用竟标的方式，将会议的旅游活动承包给一家能游机构，能游机构通常会将会议旅游的一部分利洞运还给会议组织者。 5。展览收入，会议通过附设展宽可以增加收入。知识点三：会议财务预测

10．会场和设备租金通常租用会场和设备的成本是相对比较高的，特别是举办高层次会议时，需要使用大量的视听设备，这就极大地增加了会议的支出。（二）会议可变支出（VC）会议可变支出是指随着会议代表的数量变化而改变的成本支出。对于大多数的会议来说，会议的可变支出是随着会议代表人数的增加而增加的。 1．餐饮费。是可变支出中比例最大的一笔成本，一般能占到会议总支出的 25%左右。餐饮费通常包括：一、宴会。宴会是会议全部单项支出中最多的，支出价格的范围也是最大的。以北京地区为例，五星级宾馆的宴会费每人至少也要 300 元；而三星级宾馆也要 100 元左右。二、招待会。通常大多数会议都要举办一次招待会，招待会的支出一般都是包含在注册费中，招待会多为酒会的形式。三、茶歇。会议的休息时间通常要为会议代表提供饮料和食品，称为“茶歇”（tea break 或 coffee break）。国内会议通常只提供茶水，而国际会议必须安排茶和咖啡。茶歇的成本实际上是很高的，在北京地区的四星级宾馆举办会议，每人每次的“茶歇，费用约为 10 元，一个千人的会议 5 天的时间，就要有 10 万元的支出。四、会议午餐。会议安排的午餐一般都是自助餐形式，通常不安排酒水。 2．印刷费。印刷费支出是仅次于餐饮费支出的另一项主要支出，其中论文集的印刷费比较高。印刷成本包括论文集、会议内容摘要、会议资料汇编、程序手册和会议指南、注册通知等的印刷费用。 3．邮寄费。包括论文录用通知书、注册通知书和签证邀请信的邮寄费。 4．代表用品费用。直接发给代表的用品是最直接的可变支出。其中，主要包括名卡、请柬、各种票据、文具、资料成本等。 5．租用同声传译设备费用。同声传译设备的租金相当昂贵。例如，北京地区通常是每个单元每个接收器的租金为 20 元人民币，如果一个一千人的会议按 5 天计算，仅接收器一项的租金就高达 10 万元人民币，因此一般的会议只有开幕式和特邀的大会报告才安排同声传译。（三）会议收入 1．会议注册费。注册费是会议最主要的收入，是决定会议能否做到收支平衡的重要因素。对会议注册费的定价至关重要，定低了有可能使会议出现亏损，定高了则有可能减少才会代表的数量。 2．赞助费。当发现会议注册费不能支付会议全部支出时，为了使会议财务预算做到平衡，应该寻求会议赞助。会议赞助包括企业赞助、基金赞助和政府部门的补贴等。 3．宾馆酒店的优惠。当会议用房超过一定数量时，宾馆酒店应该在各方面给会议提供一些优惠，如免费使用宾馆的会场和设备。这种优惠也会减少会议的支出。 4．旅游收入。大部分会议在会后都组织参观旅游活动。为了减少会议支出，会议组织者可以采用竞标的方式，将会议的旅游活动承包给一家旅游机构，旅游机构通常会将会议旅游的一部分利润返还给会议组织者。 5．展览收入。会议通过附设展览可以增加收入。知识点三：会议财务预测

会议财务计划管理中恩重要的内容是会议财务预测。会议主办者要依据会议话动的客观发展规律，利用已经掌握的财务知识和手段，对会议未来的财务状况做出预先的推测和判断，保证顺利实现会议财务管理的最终目标，根据预测得到的数据编制会议财务预算。会议财务预测是编制会议预算的基础，其基本方法是依靠知识，经验和综合分析能力来判断未来会议可能出现的财务状况，运用过去和现在的大量的会议资料作定量化分析，把定性转化为定量信息，作为判断的手段。经常采用的具体手受有专家调查法、报表调查法，历史类比法和集合意见法等。质测的基本内容包括以下儿方面： (一)会议规模预测会议预算是以会议规模即参加会议的人数为主要数据编制的。在会议筹备初期参加会议的人数往往是不确定的，所以财务人员要对会议规模进行预测。为会议预算提供数据。会议规模预测经常采用历史类比法，即对以住同类会议的规模进行分析研究，判断和推算本次会议的规核，例如举办国际组织系列性会议时，经常采用历史类比法对数据进行判断，估算出本届会议的人数，一般可参考前三届会议的人数，可向这几届会议主办国素取代表名录，对参加每届会议的人数按国家进行分析，就可以推算出本屈的会议代表人数。根据上述的方法还能预测出会议其他的铺助数据。例如，会议国内代表数、陪同人莫和参加能游人数等： (二)会议园定支出顶测会议支出分为固定支出和可变支出两类。因定支出不随会议人数的变化而变化，如会议早期筹备时的固定支出是印则和辄寄费，和实际参加会议人数没有直接的关系。会议的可变支出会随会议人数的变化而变化。如会议期间的餐费，财务人员对会议规模进行预测之后应尽快根据预测的数据对会议固定支出进行预测，并以预测出的图定支出数据为基留对保本人数和注册费收取水平进行顶测.这两项数据对于完成会议的财务目标起到至关重要的作用. 由于会议的许多固定支出项目部发生在会议筹答期，需要由会议的启动资金支出，因此顶测会议州定支出的费用对筹集会议启动资金也有指导意义。 (三)会议保本人数预测举办会议最基本的财务目标是保证会议不能出现亏损，即会议收入一定要大于会议支出。当会议注册费水平基本确定之后，会议收入就完全取决于参加会议的人数，而保证会议不出现亏损的人数镜是保本人数，保本人数的计算公式是：保本人数=会议固定支出/（注册费一每位代表的可变支出）。 (四)会议收入预测会议各种收入中注册贵的收入通常是比较稳定的，具要人数预测冻确。预算的收入和实际的收入就不会有银大差别。但会议的其也收入差别却很大，如旅游收入，赞助收入等，例知，197年中国质量学会举办第十一届亚洲质量控制小组会议，来白亚洲11格国家的近 1000多名代表，全部由国际旅行社组团参会，击鼓没有会议代表住在会议推荐的宾馆和参如会议的旅游，为此会议少了一大块收入， (五)经济环境预测

会议财务计划管理中很重要的内容是会议财务预测。会议主办者要依据会议活动的客观发展规律，利用已经掌握的财务知识和手段，对会议未来的财务状况做出预先的推测和判断，保证顺利实现会议财务管理的最终目标。根据预测得到的数据编制会议财务预算。会议财务预测是编制会议预算的基础，其基本方法是依靠知识、经验和综合分析能力来判断未来会议可能出现的财务状况，运用过去和现在的大量的会议资料作定量化分析，把定性转化为定量信息，作为判断的手段。经常采用的具体手段有专家调查法、报表调查法、历史类比法和集合意见法等。预测的基本内容包括以下几方面：（一）会议规模预测会议预算是以会议规模即参加会议的人数为主要数据编制的。在会议筹备初期参加会议的人数往往是不确定的，所以财务人员要对会议规模进行预测，为会议预算提供数据。会议规模预测经常采用历史类比法，即对以往同类会议的规模进行分析研究，判断和推算本次会议的规模。例如举办国际组织系列性会议时，经常采用历史类比法对数据进行判断，估算出本届会议的人数，一般可参考前三届会议的人数，可向这几届会议主办国索取代表名录，对参加每届会议的人数按国家进行分析，就可以推算出本届的会议代表人数。根据上述的方法还能预测出会议其他的辅助数据。例如，会议国内代表数、陪同人员和参加旅游人数等。（二）会议固定支出预测会议支出分为固定支出和可变支出两类。固定支出不随会议人数的变化而变化，如会议早期筹备时的固定支出是印刷和邮寄费，和实际参加会议人数没有直接的关系。会议的可变支出会随会议人数的变化而变化，如会议期间的餐费。财务人员对会议规模进行预测之后应尽快根据预测的数据对会议固定支出进行预测，并以预测出的固定支出数据为基础对保本人数和注册费收取水平进行预测。这两项数据对于完成会议的财务目标起到至关重要的作用。由于会议的许多固定支出项目都发生在会议筹备期，需要由会议的启动资金支出，因此预测会议固定支出的费用对筹集会议启动资金也有指导意义。（三）会议保本人数预测举办会议最基本的财务目标是保证会议不能出现亏损，即会议收入一定要大于会议支出。当会议注册费水平基本确定之后，会议收入就完全取决于参加会议的人数，而保证会议不出现亏损的人数就是保本人数。保本人数的计算公式是：保本人数=会议固定支出/（注册费—每位代表的可变支出）。（四）会议收入预测会议各种收入中注册费的收入通常是比较稳定的，只要人数预测准确，预算的收入和实际的收入就不会有很大差别。但会议的其他收入差别却很大，如旅游收入、赞助收入等。例如，1997 年中国质量学会举办第十一届亚洲质量控制小组会议，来自亚洲 11 格国家的近 1000 多名代表，全部由国际旅行社组团参会，击鼓没有会议代表住在会议推荐的宾馆和参加会议的旅游，为此会议少了一大块收入。（五）经济环境预测

10 工作人员费用 11 住宿费 12 餐欧费 13 印刚费 14 邮寄费 15 征文通知 16 代表用品 17 里务费 18 交通租车贵支出合计编制预算的先后顺序依次为偏制会议的固定支出，可变支出、会议收入和预算总结：偏制会议固定支出需要掌握同类会议的一些历史数据，了解现行各种价格并考虑来米通货膨张的因素。会议可变支出根据人数预测和各种价格选行编制。根据会议的人数和支出，计算出会议的注册收费水平，如上会议可能的其地收入，即可计算出会议的收入。会议的收入和支出完成后，会议的预算总结也城出米了，此时，便可提交会议组委会审批，知识点五：会议连册贵的计算会议注册费是会议最主要的收入，是决定会议能否做到收支平衡的重要因素。它的定价至关重要，定低了有可能使会议出现亏机：定高了有可能诚少参会代表人数，在确定注册费时，还必领考虑不同的代表、代表陪同人员、特递嘉宾等不同身份人员的注册费用不同，有区别的树待。同时注册费所包含的内容，项目多自然费用高，项目少注颗费就会低。因此在注册贵的设置项目时，对于非主要会议活动可以采用“某单“式选择的方式，供会议代表选择，形成不同的注用费。如在会议后期安排考察活动所需要的考察费项口，代表可能已经去过，就可以速择不参加，减少相应注厨费用。〔一)顶算注册费当预测出会议的基本人数和计算出会议固定收入后，并决定了注帮费所包含的项目，可用下列公式计算出注糖费的收费水平。 R= FC+VC+C D 其中D为参如会议的代表人数，©为不可预见贵。会议筹备时间是漫长的经常会有一些预料不到的事件发生，因此，在预算中还应加上一笔不可预见费，相应地也要增加注厨费的量颗。不可预见费的数额通常可按总支出的5%一20%来计算，也可用下列公式计算： C C= VC FC+VC 上述公式亦可表述为：注颗费=（会议固定支出+不可预见贵）/会议人数+每位代表的可变支出

10 工作人员费用 11 可变支出住宿费 12 餐饮费 13 印刷费 14 邮寄费 15 征文通知 16 代表用品 17 服务费 18 交通租车费支出合计编制预算的先后顺序依次为编制会议的固定支出、可变支出、会议收入和预算总结。编制会议固定支出需要掌握同类会议的一些历史数据，了解现行各种价格并考虑未来通货膨胀的因素。会议可变支出根据人数预测和各种价格进行编制。根据会议的人数和支出，计算出会议的注册收费水平，加上会议可能的其他收入，即可计算出会议的收入。会议的收入和支出完成后，会议的预算总结也就出来了，此时，便可提交会议组委会审批。知识点五：会议注册费的计算会议注册费是会议最主要的收入，是决定会议能否做到收支平衡的重要因素。它的定价至关重要，定低了有可能使会议出现亏损；定高了有可能减少参会代表人数。在确定注册费时，还必须考虑不同的代表、代表陪同人员、特邀嘉宾等不同身份人员的注册费用不同，有区别的对待。同时注册费所包含的内容、项目多自然费用高，项目少注册费就会低。因此在注册费的设置项目时，对于非主要会议活动可以采用“菜单”式选择的方式，供会议代表选择，形成不同的注册费。如在会议后期安排考察活动所需要的考察费项目，代表可能已经去过，就可以选择不参加，减少相应注册费用。（一）预算注册费当预测出会议的基本人数和计算出会议固定收入后，并决定了注册费所包含的项目，可用下列公式计算出注册费的收费水平。其中 D 为参加会议的代表人数，c 为不可预见费。会议筹备时间是漫长的经常会有一些预料不到的事件发生，因此，在预算中还应加上一笔不可预见费，相应地也要增加注册费的数额。不可预见费的数额通常可按总支出的 5%～20%来计算，也可用下列公式计算：上述公式亦可表述为：注册费=（会议固定支出+不可预见费）／会议人数+每位代表的可变支出

D=500人，R=199800+139400+57289 792.98 500 注糖费可取整数800元，風然用上面的公式很容易计算出注册费的收贵标准，但是在最后确定注骨费的标准时还要考虑下列各种因素： 1.若是系列性会议，要参考前儿届的标准，一般本届会议注册费的水平不应高于往届的注册费的5%一100% 2,参照国际、国内月类专业、月类型会议的收费标准，一般备床医学类会议注历费最高：计算机、通讯、建筑等工程技术应用科学其次：而数学、物理等纯理科的注桥贵最低 3。如果计算出来的注册费比较高，没要将一感在支出中占比重比较大的项目如宴会午餐以及论文集都不包含在注精费里。会议代表要享受这些特遇需另付贵用。另外，会议是否提侯同声传译服务，会场是否提侯多螺体投影仪，会议是否设有网吧，这些项目都可以用来调整注册费。 4.会议收入中只有注册费是会议实实在在能够收到的费用，而其他几项。由于各种原因，会议可能得不到这些收入。因此，做预算时可“贝用注骨费一项的收入，用以会议的全部支出，这种状态下若能微到财务平衡，说明会议可以最锋做到只曦不暗：若不能平街，可以适当提高注卧费的水平。通常提高注册费可以增如会议的收入，注用贵的提高绝不是无限的，注青费太高将影响参会代表的人数，因此如果会议经贵的峡口较大，就必须寻找会议的其他收入来源。 (二)交纳注册费的时间期限会议组织者急是希望会议代表提前交钠注历贵，这样可以尽早掌星会议的盈亏程度，为了鼓场会议代表提前注册，会议设置一个注册截止日期，在这个截止日期之前注册的代表的注用费可适当减少。知识点大：会议启动资金筹集筹集会议启动货金是会议全部资金活动的第一个阶段，也是最重要的阶段，正所谓“万事开头难”。从会议最初医酿和策刻时就开始有了魔金支出，而会议本身的资金收入却要等到会议召开前的3一4个月，收到会议代表的注册费才会有。在漫长的会议筹备期间，必须要寻求到等备会议的启动资金，这是会议面临的勇一个财务同愿，根据会议规模的大小不等，需要的启动资金也相差根大，举办中小型会议时，几万元的启动资金就很容易解决。如果会议规模达到几千人，筹备时间长达两三年，有的甚至达到七八年，整个筹备期间要使用几十万元其至上百万元的启动资金，能否筹集到这样大量的启动虞金将是会议能否顺利进行筹备的首要问题了，〔一)筹集会议启动货金的原则 1。满足筹备工作的需要清足会议筹备工作的需要是筹集会议启动资金的重要原则。启动资金数额不足时会影响会议的筹各：而启动资金筹集得过多，超出筹备活动的需要也会造成资金的浪贵。满是会议等备的资金除了有数量的需求，还存在有资金低应的时间问题。因此，什么时间债应多少货金是决定盛金筹集的前提条件

注册费可取整数 800 元。虽然用上面的公式很容易计算出注册费的收费标准，但是在最后确定注册费的标准时还要考虑下列各种因素： 1．若是系列性会议，要参考前几届的标准，一般本届会议注册费的水平不应高于往届的注册费的 5%～100%。 2．参照国际、国内同类专业、同类型会议的收费标准，一般临床医学类会议注册费最高；计算机、通讯、建筑等工程技术应用科学其次；而数学、物理等纯理科的注册费最低。 3．如果计算出来的注册费比较高，就要将一些在支出中占比重比较大的项目如宴会、午餐以及论文集都不包含在注册费里。会议代表要享受这些待遇需另付费用。另外，会议是否提供同声传译服务，会场是否提供多媒体投影仪，会议是否设有网吧，这些项目都可以用来调整注册费。 4．会议收入中只有注册费是会议实实在在能够收到的费用，而其他几项，由于各种原因，会议可能得不到这些收入。因此，做预算时可“只用注册费一项的收入，用以会议的全部支出，这种状态下若能做到财务平衡，说明会议可以最终做到只赚不赔；若不能平衡，可以适当提高注册费的水平。通常提高注册费可以增加会议的收入，但注册费的提高绝不是无限的，注册费太高将影响参会代表的人数，因此如果会议经费的缺口较大，就必须寻找会议的其他收入来源。（二）交纳注册费的时间期限会议组织者总是希望会议代表提前交纳注册费，这样可以尽早掌握会议的盈亏程度，为了鼓励会议代表提前注册，会议设置一个注册截止日期，在这个截止日期之前注册的代表的注册费可适当减少。知识点六：会议启动资金筹集筹集会议启动资金是会议全部资金活动的第一个阶段，也是最重要的阶段，正所谓“万事开头难”。从会议最初酝酿和策划时就开始有了资金支出，而会议本身的资金收入却要等到会议召开前的 3～4 个月，收到会议代表的注册费才会有。在漫长的会议筹备期间，必须要寻求到筹备会议的启动资金，这是会议面临的第一个财务问题。根据会议规模的大小不等，需要的启动资金也相差很大，举办中小型会议时，几万元的启动资金就很容易解决。如果会议规模达到几千人，筹备时间长达两三年，有的甚至达到七八年，整个筹备期间要使用几十万元甚至上百万元的启动资金，能否筹集到这样大量的启动资金将是会议能否顺利进行筹备的首要问题了。（一）筹集会议启动资金的原则 1．满足筹备工作的需要满足会议筹备工作的需要是筹集会议启动资金的重要原则。启动资金数额不足时会影响会议的筹备；而启动资金筹集得过多，超出筹备活动的需要也会造成资金的浪费。满足会议筹备的资金除了有数量的需求，还存在有资金供应的时间问题。因此，什么时间供应多少资金是决定资金筹集的前提条件

2。选择资金成本低的筹资雲道举办会议除了使用单位的自有资金外，从其他果道筹集的资金都是要求有一定同报的。会议要选择目报率低的资金使用，通常会议筹备资金少，使用的时间短，借用行政事业贵则是最好的资金筹措要道：但是如果使用资金多，几十万元甚至上百万元，会议的筹备时间又相对较长，最好的方式就是透择和专业会议管理机构合作米解决资金问题，〔二)会议启动资金的筹集果道 1.行政事业贵。如果会议规模不大，筹备期间的垫支经费不多，可向所在的主管单位贺出中请，经批准后主办单位用行政事业费垫支，特会议结束后偿还即可， 2。专业会议管理机构垫支。如果筹备大型会议，一般要委托一个专业会议管理机构米承办会议，专业会议管理机构可以为会议的等备提供充足的启动资金，垫支的金额、用途、使用方式及还款时同，双方可以经过协商签订书而合月。专业会议管理机构可以给会议在整个筹备期间提供充足的启动货金，通常不计利息。因而在举行大型圆际会议时，是省选的集资方式。 3。企业的白有资目前，企业举办的各种会议。包括客户眼谊会、产品介绍会、技术座读会以及表影奖扇等方而的会议使用的资金，主要是来自企业的自有资金，是从企业税后利渊中提取的。 4。企业的资助会议的启动贤金也可选择企业赞助的方式。这种方式比较适合于筹备期比较氟的会议，根难想象一个金业在五六年前城开始给某一个会议提供大量的赞助。目前，在我国许多医学方面的会议经常采用这种方式铁取会议启动魔金。 5.恨行1货款国外许多会议选择向银行贷款的方式解决会议的启动贤金。由于是育业货款，将来还款时要支付一部分利息。目前，在我国这种方式还不太普萄。知识点七会议的成本控制举办一个会议可以简单地分为两大部分，前半部分是会议的筹备阶段，后半部分是会议的举行阶段。在这两个阶段中，对成本的控制内容也不完全相同， (一)筹备期间的成本控刺筹备期间发生的成本主要都是会议的国定支出。因而这一期阿的成本控制也主要表现在对日定支出的控制。在漫长的会议等备期间，支持会议能够顺利筹备的经费只有会议启动资金。因此，对启动资金的支出必须要严格控制，尽量降低会议成本是会议财务管理的工作重点，筹备期间产生的会议成本有话动费用，人工费用和管理费用，其中活动费用是最主要的。由于筹备期间的活动主要是印刚和都寄会议公告，印到贵和邮诗费即是最主要的因定支出，通常这两项费用可以古到全部会议启动资金的硝左右，筹备大型国际会议时这两项费用经常可达到几十万元：尉务管理人员要与会议工作人员密切配合，开拓思路、积极尝试，尽量控制和减少印脚和闻寄费用米降低会议成本，例如，在筹备第二十八届国际心理大会时，要给每个围家的心理学会都将会议注册通知书，通常的观老是认为采用航空辄奇的方法比较

2．选择资金成本低的筹资渠道举办会议除了使用单位的自有资金外，从其他渠道筹集的资金都是要求有一定回报的。会议要选择回报率低的资金使用，通常会议筹备资金少，使用的时间短，借用行政事业费则是最好的资金筹措渠道；但是如果使用资金多，几十万元甚至上百万元，会议的筹备时间又相对较长，最好的方式就是选择和专业会议管理机构合作来解决资金问题。（二）会议启动资金的筹集渠道 1．行政事业费。如果会议规模不大，筹备期间的垫支经费不多，可向所在的主管单位提出申请，经批准后主办单位用行政事业费垫支，待会议结束后偿还即可。 2．专业会议管理机构垫支。如果筹备大型会议，一般要委托一个专业会议管理机构来承办会议，专业会议管理机构可以为会议的筹备提供充足的启动资金，垫支的金额、用途、使用方式及还款时间，双方可以经过协商签订书面合同。专业会议管理机构可以给会议在整个筹备期间提供充足的启动资金，通常不计利息，因而在举行大型国际会议时，是首选的集资方式。 3．企业的自有资金目前，企业举办的各种会议，包括客户联谊会、产品介绍会、技术座谈会以及表彰奖励等方面的会议使用的资金，主要是来自企业的自有资金，是从企业税后利润中提取的。 4．企业的资助会议的启动资金也可选择企业赞助的方式。但这种方式比较适合于筹备期比较短的会议，很难想象一个企业在五六年前就开始给某一个会议提供大量的赞助。目前，在我国许多医学方面的会议经常采用这种方式获取会议启动资金。 5．银行贷款国外许多会议选择向银行贷款的方式解决会议的启动资金。由于是商业贷款，将来还款时要支付一部分利息。目前，在我国这种方式还不太普遍。知识点七：会议的成本控制举办一个会议可以简单地分为两大部分，前半部分是会议的筹备阶段，后半部分是会议的举行阶段。在这两个阶段中，对成本的控制内容也不完全相同。（一）筹备期间的成本控制筹备期间发生的成本主要都是会议的固定支出，因而这一期间的成本控制也主要表现在对固定支出的控制。在漫长的会议筹备期间，支持会议能够顺利筹备的经费只有会议启动资金。因此，对启动资金的支出必须要严格控制，尽量降低会议成本是会议财务管理的工作重点。筹备期间产生的会议成本有活动费用、人工费用和管理费用，其中活动费用是最主要的。由于筹备期间的活动主要是印刷和邮寄会议公告，印刷费和邮寄费即是最主要的固定支出，通常这两项费用可以占到全部会议启动资金的 70%左右，筹备大型国际会议时这两项费用经常可达到几十万元。财务管理人员要与会议工作人员密切配合，开拓思路、积极尝试，尽量控制和减少印刷和邮寄费用来降低会议成本。例如，在筹备第二十八届国际心理大会时，要给每个国家的心理学会邮寄会议注册通知书，通常的观念是认为采用航空邮寄的方法比较

便宜，后轻比较发现向欧洲各个国家采用快件虹寄大亲的印刷品的方式更加便宜，仅这一项活动就节省了几万元的廊寄贵用。〔二)举行期间的成本控刺会议塔行期间的资金支出的比重最大，占到了会议总资金支，出的%左右。许多会议的运作过程中，在会议筹备期对资金支出控制得丰常严格，而到了会议召开期间，由于各个方面的事物繁象，往往开始忽视会议财务的管理，缺乏必要的成本控制，会议结束后才发现白白浪费了许多资金，在会议举行期间，特别是大型会议举行期间贝要对某些项目稍加留意，几万元甚至十几万元的经费就会被节省。会议期间的支出是以可变支出为主，支出是与人数成正比。由于各种原因在会议期间率办的各种话动。人数变化大多数是遵循递减的规律，即实际参加话动的人数总是会比预订的人数减少一些，会议财务管理人员要有强别的责任心和预见性，根据以住的会议运作的实际经验，及时做出调整，这是实行成本控制的最好的途径以下是最有可能调整的几个暖日。 (三)会议成本构成 1.餐饮及住宿成本。指的是与会代表、陪同人员、演讲人、特逆嘉宾及会议组凯者的餐饮成本和住宿成本， 2.场地成本，即租用会议场地以及由此产生的各种成木，如会议室租金，视听设备框金、会场布置成本等。 3.宜传推广成本。如广告直传费、会议货料设计和印刚费、资料邮诗费、新闻发布会成木等。 4。活动成本。包括开幕式、招传会、宴会、礼品发放等会务活动和报告会、研讨会等学术活动的成本。 5。办公成本。主要指购买办公用品成本、办公交通成本、办公通信成本等。 6。人员成本，主要折给会议兼肌人员发放的例金以及会议工作人员的加班补贴，了。风险金指为与会人员承粗的风险担保金。〔四)会议成本控制方法成本控制就是在举办会议时根据财务预算对会议的各种活动支付的成本进行严格的管理和监督，把各项成本成木拉制在一定范围之内。首先是制定会议成木标准。制定会议成本标准通常采用定额法。即确定每个项目咸本的合理定额，并以此为依据制定成本标准。其次是建立成本控制信息系统。成本控制信息系统主要包括会议成本标准的输入系统、核算和控制的反馈系统、分析和预测系统三部分，三个系统构成一个整体，发挥着提债、传递与反馈成本信息的作用，成为会议成本控制的有效方法。第三是实行成本责任制。即按部门实行成本责任制度，把领有成本责任的各个工作小组作为成本责任中心，使其对可控成本负完全责任。通过成本责任制度可以把经济责任落实到会议机构的每个工作小组，栓动各个小组控制所负责的成本，第四是加强成本挖制的监督和检查，会议机构要对成木控制的情况进行监督和检直。如果发现成本支出严重偏离会议成本标准。就要直找和分析原因，及时采取补救蜡

便宜，后经比较发现向欧洲各个国家采用快件邮寄大宗的印刷品的方式更加便宜，仅这一项活动就节省了几万元的邮寄费用。（二）举行期间的成本控制会议举行期间的资金支出的比重最大，占到了会议总资金支，出的 70%左右。许多会议的运作过程中，在会议筹备期对资金支出控制得非常严格，而到了会议召开期间，由于各个方面的事物繁杂，往往开始忽视会议财务的管理，缺乏必要的成本控制，会议结束后才发现白白浪费了许多资金。在会议举行期间，特别是大型会议举行期间只要对某些项目稍加留意，几万元甚至十几万元的经费就会被节省。会议期间的支出是以可变支出为主，支出是与人数成正比。由于各种原因在会议期间举办的各种活动，人数变化大多数是遵循递减的规律，即实际参加活动的人数总是会比预订的人数减少一些，会议财务管理人员要有强烈的责任心和预见性，根据以往的会议运作的实际经验，及时做出调整，这是实行成本控制的最好的途径。以下是最有可能调整的几个项目。（三）会议成本构成 1．餐饮及住宿成本。指的是与会代表、陪同人员、演讲人、特邀嘉宾及会议组织者的餐饮成本和住宿成本。 2．场地成本。即租用会议场地以及由此产生的各种成本，如会议室租金、视听设备租金、会场布置成本等。 3．宣传推广成本。如广告宣传费、会议资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会成本等。 4．活动成本。包括开幕式、招待会、宴会、礼品发放等会务活动和报告会、研讨会等学术活动的成本。 5．办公成本。主要指购买办公用品成本、办公交通成本、办公通信成本等。 6．人员成本。主要指给会议兼职人员发放的酬金以及会议工作人员的加班补贴。 7．风险金指为与会人员承担的风险担保金。（四）会议成本控制方法成本控制就是在举办会议时根据财务预算对会议的各种活动支付的成本进行严格的管理和监督，把各项成本成本控制在一定范围之内。首先是制定会议成本标准。制定会议成本标准通常采用定额法，即确定每个项目成本的合理定额，并以此为依据制定成本标准。其次是建立成本控制信息系统。成本控制信息系统主要包括会议成本标准的输入系统、核算和控制的反馈系统、分析和预测系统三部分。三个系统构成一个整体，发挥着提供、传递与反馈成本信息的作用，成为会议成本控制的有效方法。第三是实行成本责任制。即按部门实行成本责任制度，把负有成本责任的各个工作小组作为成本责任中心，使其对可控成本负完全责任。通过成本责任制度可以把经济责任落实到会议机构的每个工作小组，推动各个小组控制所负责的成本。第四是加强成本控制的监督和检查。会议机构要对成本控制的情况进行监督和检查，如果发现成本支出严重偏离会议成本标准，就要查找和分析原因，及时采取补救措施

天津开放大学 文本 会议财务预算及管理_会议管理第三章（6）

天津开放大学文本会议财务预算及管理_会议管理第三章（6）