第七节会议活动与旅游安排 学习提示 会议期间适度安排休闲活动，一方面能使会议有张有弛，促进会议成功：另一方面， 能为与会者增加沟通的机会，加强交流。 在本节中您将主要学习会议期间旅游服务的内容以及会议期间旅游活动组织管理的注 意事项等内容。 学习内容 知识点一：会议期间旅游服务的内容 ⊙ (一)提供当地旅游信息，包括当地历史名胜、景点、文化场馆、影剧院、音乐厅、 购物中心等信息，有些信息应具体到各地点具体的开放时间、天气状况等。最好提供一套当 地旅游观光的小册子，给与会者提供方便。 (二)统一安排一两次当地旅游活动。一是应把旅游时间表和会议时间表有机结合起 来，让与会者在紧张的开会之余，能有休闲的时间，以便做到劳逸结合：二是做好宣传工作， 保证最基本的人数：三是要有详细的时间安排和旅游项目安排，尤其要确定每一站到达和离 开的具体时间：四是需要明确在何种情况下（如天气变化）取消旅游。 知识点二：会议期间旅游服务的类型 (一)导购型 很多与会者到一个新地点参加会议，总要购买一些当地的土特产送给亲朋好友。会议 工作人员应做好有关导购服务的工作。一般是包租客车，并由酒店提供向导，分期分批地将 与会者送到各个不同地点。导购服务的信誉很重要，会议工作人员应向与会者详细介绍有关 商店的特色以及购物注意事项，使他们能用公平、合理的价格买到称心如意的商品。 (二)观光型 要通盘考虑交通、天气、地形等要素，确定要去的地方，制定出切实可行的旅游计划。 观光旅游地点一般都是历史古迹、风景区、公园、大学校园、民俗住宅区等。 知识点三：会议期间旅游活动的组织管理 (一)旅游活动的组织 1.制定旅游活动的组织日程。一是确定旅游目的地。会议期间的旅游是休闲放松，选 择旅游目的地既要选择会议所在地具有知名度的景区，让与会者增加阅历和知识：又要考虑 旅游时间的长短，一般会议常安排半天或一天的游览活动。二是安排旅游时间表。分配时间 的基本原则是有张有弛、先张后弛。 2.拟订详细的旅游计划。应与导游反复磋商，安排好参观游览的线路，并做好出发前 的准备和沿途的导游工作。 (二)旅游活动的协调管理
第七节 会议活动与旅游安排 学习提示 会议期间适度安排休闲活动，一方面能使会议有张有弛，促进会议成功；另一方面， 能为与会者增加沟通的机会，加强交流。 在本节中您将主要学习会议期间旅游服务的内容以及会议期间旅游活动组织管理的注 意事项等内容。 学习内容 知识点一：会议期间旅游服务的内容 （一）提供当地旅游信息，包括当地历史名胜、景点、文化场馆、影剧院、音乐厅、 购物中心等信息，有些信息应具体到各地点具体的开放时间、天气状况等。最好提供一套当 地旅游观光的小册子，给与会者提供方便。 （二）统一安排一两次当地旅游活动。一是应把旅游时间表和会议时间表有机结合起 来，让与会者在紧张的开会之余，能有休闲的时间，以便做到劳逸结合；二是做好宣传工作， 保证最基本的人数；三是要有详细的时间安排和旅游项目安排，尤其要确定每一站到达和离 开的具体时间；四是需要明确在何种情况下（如天气变化）取消旅游。 知识点二：会议期间旅游服务的类型 （一）导购型 很多与会者到一个新地点参加会议，总要购买一些当地的土特产送给亲朋好友。会议 工作人员应做好有关导购服务的工作。一般是包租客车，并由酒店提供向导，分期分批地将 与会者送到各个不同地点。导购服务的信誉很重要，会议工作人员应向与会者详细介绍有关 商店的特色以及购物注意事项，使他们能用公平、合理的价格买到称心如意的商品。 （二）观光型 要通盘考虑交通、天气、地形等要素，确定要去的地方，制定出切实可行的旅游计划。 观光旅游地点一般都是历史古迹、风景区、公园、大学校园、民俗住宅区等。 知识点三：会议期间旅游活动的组织管理 （一）旅游活动的组织 1．制定旅游活动的组织日程。一是确定旅游目的地。会议期间的旅游是休闲放松，选 择旅游目的地既要选择会议所在地具有知名度的景区，让与会者增加阅历和知识；又要考虑 旅游时间的长短，一般会议常安排半天或一天的游览活动。二是安排旅游时间表。分配时间 的基本原则是有张有弛、先张后弛。 2．拟订详细的旅游计划。应与导游反复磋商，安排好参观游览的线路，并做好出发前 的准备和沿途的导游工作。 （二）旅游活动的协调管理
1.与餐饮部门的联系。选择环境幽雅、风味独特、卫生标准高、服务态度好的餐馆。 2.与旅行社的合作。选择信誉好、价格合理的旅行社。 (三)旅游活动的安全管理 注意预防传染病，要保证所有人员的安全。人数较多时，应事先编组并确定组长，明 确责任。 (四)旅游活动的开支管理 旅游费用一般在会议前期做好了安排，并进行了预算，计算在会务费或其他会议收费 中。所以，旅游费用应按计划支出并向与会者讲明，哪些是统一安排，由会务组开支：哪些 是自费项目，由个人承担。 知识点四：会议期间的娱乐服务 会议期间的娱乐服务即是以丰富与会者文化生活及调节与会者情绪为目的而开展的娱 乐活动。会议期间适当安排娱乐活动，如观看文艺表演等，可以丰富会议期间与会者的业余 生活，使其做到劳逸结合，同时也有助于提高会议效率。 根据会议的一般规律，会期在3天左右的，娱乐活动一般不少于1次：会期在4~7天 的，娱乐活动一般不少于2次。会议期间的娱乐活动一般作为固定日程安排在会议日程表中， 通常放在下午或晚上。 (一)娱乐服务项目 1.组织专场电影。大型会议可以由会议主办方包场放映电影，电影内容应当有教育意 义或娱乐作用。 2.组织专场文艺演出，节目内容必须健康、有益身心。 3.组织社交娱乐活动，如交际舞会、化装舞会等。 4.组织参观项目。 大型会议或专业性会议，根据会议的内容和要求，可选择一定的参观项目。秘书人员 要做好参观活动的组织工作，安排好参观的项日。在选择参观项目时，要注意内外有别，注 意保密。涉及国家秘密的项目不宜组织参观。参观项目经领导审定后，秘书人员应立即与被 参观单位联系，落实参观的时间、地点、人数、交通和参观程序等事项，便于被参观单位早 做准备。在参观活动中，陪同人员应随时注意安全和做好服务工作。参观完毕后，要听取和 收集参观人员和被参观单位的意见和建议，及时向领导反映。组织参观要注重实效、注意节 约，防止追求形式、铺张浪费。 (二)确定娱乐活动的内容和形式的注意事项 1.配合会议活动的主题。 2.适当照顾与会者的兴趣。 3.尊重与会者的宗教信仰和风俗习惯。 4.体现地方特色和传统文化。 (三)做好各项组织工作 1.参观活动的计划确定之后，应及时与接待单位取得联系，以便提前做好接待、介绍 工作的准备。组织观看电影、文艺表演活动，要提前预订座位。白娱自乐的活动也要提前准 备好场地、器材等
1．与餐饮部门的联系。选择环境幽雅、风味独特、卫生标准高、服务态度好的餐馆。 2．与旅行社的合作。选择信誉好、价格合理的旅行社。 （三）旅游活动的安全管理 注意预防传染病，要保证所有人员的安全。人数较多时，应事先编组并确定组长，明 确责任。 （四）旅游活动的开支管理 旅游费用一般在会议前期做好了安排，并进行了预算，计算在会务费或其他会议收费 中。所以，旅游费用应按计划支出并向与会者讲明，哪些是统一安排，由会务组开支；哪些 是自费项目，由个人承担。 知识点四：会议期间的娱乐服务 会议期间的娱乐服务即是以丰富与会者文化生活及调节与会者情绪为目的而开展的娱 乐活动。会议期间适当安排娱乐活动，如观看文艺表演等，可以丰富会议期间与会者的业余 生活，使其做到劳逸结合，同时也有助于提高会议效率。 根据会议的一般规律，会期在 3 天左右的，娱乐活动一般不少于 1 次；会期在 4～7 天 的，娱乐活动一般不少于 2 次。会议期间的娱乐活动一般作为固定日程安排在会议日程表中， 通常放在下午或晚上。 （一）娱乐服务项目 1．组织专场电影。大型会议可以由会议主办方包场放映电影，电影内容应当有教育意 义或娱乐作用。 2．组织专场文艺演出，节目内容必须健康、有益身心。 3．组织社交娱乐活动，如交际舞会、化装舞会等。 4．组织参观项目。 大型会议或专业性会议，根据会议的内容和要求，可选择一定的参观项目。秘书人员 要做好参观活动的组织工作，安排好参观的项目。在选择参观项目时，要注意内外有别，注 意保密。涉及国家秘密的项目不宜组织参观。参观项目经领导审定后，秘书人员应立即与被 参观单位联系，落实参观的时间、地点、人数、交通和参观程序等事项，便于被参观单位早 做准备。在参观活动中，陪同人员应随时注意安全和做好服务工作。参观完毕后，要听取和 收集参观人员和被参观单位的意见和建议，及时向领导反映。组织参观要注重实效、注意节 约，防止追求形式、铺张浪费。 （二）确定娱乐活动的内容和形式的注意事项 1．配合会议活动的主题。 2．适当照顾与会者的兴趣。 3．尊重与会者的宗教信仰和风俗习惯。 4．体现地方特色和传统文化。 （三）做好各项组织工作 1．参观活动的计划确定之后，应及时与接待单位取得联系，以便提前做好接待、介绍 工作的准备。组织观看电影、文艺表演活动，要提前预订座位。白娱自乐的活动也要提前准 备好场地、器材等
2.组织外出的娱乐活动应当集体行动，因此要事先统计好人数，安排好来回接送的车 辆，并注意上车后清点人数，避免漏接、漏送。 3.时间较长的参观活动，要安排好食宿。 4.准备必要的资金和物品，如摄像机、手提扩音机、对讲机、团队标志、卫生急救药 品等。 5.组织外出考察、参观应当派有一定身份的领导人陪同，必要时应配备导游和翻译。 在会议期间组织娱乐活动时应注意以下几点： (1)要统筹安排，避免重复。 (2)避免格调低下的娱乐活动。 (3)在观看文艺演出前，要作简要介绍：演出若有剧情，可简单介绍情节：演出结束 后可帮助与会者回顾并回答他们的问题。 (4)注意安全。在大型娱乐场所，应提醒与会者不要走散并注意他们的动向和周围环 境的变化，以防不测。 一般而言，会议旅游服务大多包给资质、信誉较好的旅行社，由其负责导游、景点票 务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买等服务。 【知识拓展】 会议的吸引力因素分析 成功的会议依靠多种因素来吸引参会者，除了会议本身的主题和演讲人的水平外，会 议的策划议程、会议设施和会议的娱乐安排等都是会议成功非常重要的因素。据《成功的会 议》杂志所做的一项调查，会议成功与失败的原因有很多，其分析如下表6-1所示： 表6-1会议策划的影响因素分析 最吸引参会者的因素 成功的影响因素 失败的影响因素 比例 比例 比例 高质量的教育 93% 精心策划的议程 97% 不相关的会议内容 96% 先进的技术/视听设 完善的配套服务 78% 备 96% 较差的音响效果 93% 理想的目的地 73% 有用的信息 79% 与听众不相适应的信息 89% 著名的演讲人 68% 听众的高度参与 79% 与会议不配套的信息 88% 充足的休闲时间 35% 优秀的餐饮服务 55% 会议不按时开始或结束 73% 丰富的娱乐安排 37% 演讲人没有围绕主题 72% 缺乏听众参与 68% 没有自由时间 53%
2．组织外出的娱乐活动应当集体行动，因此要事先统计好人数，安排好来回接送的车 辆，并注意上车后清点人数，避免漏接、漏送。 3．时间较长的参观活动，要安排好食宿。 4．准备必要的资金和物品，如摄像机、手提扩音机、对讲机、团队标志、卫生急救药 品等。 5．组织外出考察、参观应当派有一定身份的领导人陪同，必要时应配备导游和翻译。 在会议期间组织娱乐活动时应注意以下几点： （1）要统筹安排，避免重复。 （2）避免格调低下的娱乐活动。 （3）在观看文艺演出前，要作简要介绍；演出若有剧情，可简单介绍情节；演出结束 后可帮助与会者回顾并回答他们的问题。 （4）注意安全。在大型娱乐场所，应提醒与会者不要走散并注意他们的动向和周围环 境的变化，以防不测。 一般而言，会议旅游服务大多包给资质、信誉较好的旅行社，由其负责导游、景点票 务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买等服务。 【知识拓展】 会议的吸引力因素分析 成功的会议依靠多种因素来吸引参会者，除了会议本身的主题和演讲人的水平外，会 议的策划议程、会议设施和会议的娱乐安排等都是会议成功非常重要的因素。据《成功的会 议》杂志所做的一项调查，会议成功与失败的原因有很多，其分析如下表 6-1 所示： 表 6-1 会议策划的影响因素分析 最吸引参会者的因素 成功的影响因素 失败的影响因素 比例 比例 比例 高质量的教育 93% 精心策划的议程 97% 不相关的会议内容 96% 完善的配套服务 78% 先进的技术/视听设 备 96% 较差的音响效果 93% 理想的目的地 73% 有用的信息 79% 与听众不相适应的信息 89% 著名的演讲人 68% 听众的高度参与 79% 与会议不配套的信息 88% 充足的休闲时间 35% 优秀的餐饮服务 55% 会议不按时开始或结束 73% — — 丰富的娱乐安排 37% 演讲人没有围绕主题 72% — — — — 缺乏听众参与 68% — — — — 没有自由时间 53%