第二章秘书工作方法 ·主要内容： ·1、计划事项的管理 ·2、时间和金钱管理 ■3、面对上司的工作方法
第二章 秘书工作方法 主要内容： 1、计划事项的管理 2、时间和金钱管理 3、面对上司的工作方法
一、计划事项的管理 ·计划的步骤 实施的步骤 检查的步骤 重要 按照“优先顺序”处理工作： A 重要且紧急的事； 重要但 不紧急 重要且紧急 B紧急但不重要的事； 紧急 C重要但不紧急的事； D.不重要也不紧急的事。 既不紧急 紧急但不重要 也不重要
2 一、计划事项的管理 计划的步骤 实施的步骤 检查的步骤 按照“优先顺序”处理工作： 重要且紧急的事； B 紧急但不重要的事； C 重要但不紧急的事； D. 不重要也不紧急的事。 重要 紧急 重要且紧急 紧急但不重要 重要但 不紧急 既不紧急 也不重要
时间管理案例 美国一家钢铁公司的总经理也常常遇到很多时间管理上的问 题 如为什么公司总是这么忙，做事情效率总是这么低等 等。他非常想让人帮助他分析和解决时间管理的瓶颈问题， 于是就找了一个顾问。这个顾问花了一段时间，天天观察 这家公司的做事方法，最后给总经理提出了三条建议，并 说：“你可以先不付给我钱，你先根据我这三条建议做一 段时间后，如果有成效，你再来决定给我多少酬金。如果 没有成效，你可以一分不给。”两个月以后，这个顾问收 到了一张25000美元的支票。实践证明这三条建议是 非常有成效的。 这三条建议其实非常简单： (1)把每天要做的事列一份清单 (2)确定优先顺序，从最重要的事情做起 (3)每天都这么做
3 时间管理案例 美国一家钢铁公司的总经理也常常遇到很多时间管理上的问 题。如为什么公司总是这么忙，做事情效率总是这么低等 等。他非常想让人帮助他分析和解决时间管理的瓶颈问题， 于是就找了一个顾问。这个顾问花了一段时间，天天观察 这家公司的做事方法，最后给总经理提出了三条建议，并 说：“你可以先不付给我钱，你先根据我这三条建议做一 段时间后，如果有成效，你再来决定给我多少酬金。如果 没有成效，你可以一分不给。”两个月以后，这个顾问收 到了一张２５０００美元的支票。实践证明这三条建议是 非常有成效的。 这三条建议其实非常简单： （１）把每天要做的事列一份清单 （２）确定优先顺序，从最重要的事情做起 （３）每天都这么做
时间管理案例 ·【自测】通常，什么样的事情是你优先选择做的，请在你认可的情况 前打√并简单谈谈处理方法（假设今天是本月度的第一天上午） 口已经排定时间的事情 口上级临时交代的事情 口女朋友来电话商量明天请未来岳父岳母吃饭问题 口客户投诉 口和同事沟通工作方法问题 口购买办公用品 口复印总经理交代的文件 口联系总经理一个星期后的机票和酒店 口起草总经理一个星期后外出洽谈的议程和合同 口为同事的母亲入院联系医生 口制定本月度的工作计划 口提醒副总经理慰问同事 口和同事商量中午的吃饭问题
4 时间管理案例 【自测】通常，什么样的事情是你优先选择做的，请在你认可的情况 前打√并简单谈谈处理方法（假设今天是本月度的第一天上午） □已经排定时间的事情 □上级临时交代的事情 □女朋友来电话商量明天请未来岳父岳母吃饭问题 □客户投诉 □和同事沟通工作方法问题 □购买办公用品 □复印总经理交代的文件 □联系总经理一个星期后的机票和酒店 □起草总经理一个星期后外出洽谈的议程和合同 □为同事的母亲入院联系医生 □制定本月度的工作计划 □提醒副总经理慰问同事 □和同事商量中午的吃饭问题
时间管理案例 和同事沟通工作方法问题 已经排定时间的事情 客户投诉 联系总经理一个星期后的机票和酒 复印总经理交代的文件 店 上级临时交代的事情 起草总经理一个星期后外出洽谈的 议程和合同 制定本月度的工作计划 提醒副总经理慰问同事 购买办公用品 和同事商量中午的吃饭问题 女朋友来电话商量明天请未来岳父 岳母吃饭问题 为同事的母亲入院联系医生
5 时间管理案例 客户投诉 复印总经理交代的文件 上级临时交代的事情 购买办公用品 女朋友来电话商量明天请未来岳父 岳母吃饭问题 为同事的母亲入院联系医生 和同事沟通工作方法问题 已经排定时间的事情 联系总经理一个星期后的机票和酒 店 起草总经理一个星期后外出洽谈的 议程和合同 制定本月度的工作计划 提醒副总经理慰问同事 和同事商量中午的吃饭问题
时间管理 ·确定优先顺序的方法： ·第一阶段：先将自己想做的工作以重要程度为标准，分成： ·(1)是否应该做的事？(2)是否做或不做都无所谓的事？ (3)是否不可以做的事？ ·对于(1)，集中精力进行这些工作，至于(2)和(3)，即 使自己想做也要从计划中删除。 ·第二阶段：以紧急程度和重要程度为标准，把应该做的事分为： ·(1)重要且紧急的事；(2)紧急但并不重要的事：(3)重 要但并不紧急的事：(4)虽然有做的价值，但并不重要也不紧 急的事。 ·离禱4量些凳署有整萄詩在处，·或人'》 第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于 现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。 6
6 时间管理 确定优先顺序的方法： 第一阶段：先将自己想做的工作以重要程度为标准，分成： （1）是否应该做的事？（2）是否做或不做都无所谓的事？ （3） 是否不可以做的事？ 对于（1），集中精力进行这些工作，至于（2）和（3），即 使自己想做也要从计划中删除。 第二阶段：以紧急程度和重要程度为标准，把应该做的事分为： （1）重要且紧急的事；（2）紧急但并不重要的事；（3）重 要但并不紧急的事；（4）虽然有做的价值，但并不重要也不紧 急的事。 应该选择（1）最优先处理，接着进行（2），然后才做（3）， 剩下的（4）则要考虑是否有空间时在处理，或请别人代理。 第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于 现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序
二、管理好时间和金钱 哪种方法最？ ·定好目标、作出选择 ·定好最后期限 1、及时消除紧急但不重要的事 ·控制外来干扰 情； ·认真做第一次新工作 2、避免重要且紧急的事情发生： ·开始之前做好准备 3、多花时间在重要且不紧急的 事情准备方面 ·简化工作，提高交流 4、绝对不可以把时间花在既不 效率 重要也不紧急的事情方面 ·精力最充沛时做最难 的工作
7 二、管理好时间和金钱 定好目标、作出选择 定好最后期限 控制外来干扰 认真做第一次新工作 开始之前做好准备 简化工作，提高交流 效率 精力最充沛时做最难 的工作 1、及时消除紧急但不重要的事 情； 2、避免重要且紧急的事情发生； 3、多花时间在重要且不紧急的 事情准备方面 4、绝对不可以把时间花在既不 重要也不紧急的事情方面
管好金钱 $ 作出预算 $ 记流水帐 $享受批量折扣 $避免重复使用和浪费 $ 找可靠的供应商购买物品 $ 限制不必要的长途电话和快递服务 $ 避免不必要的通信和邮寄
8 作出预算 记流水帐 享受批量折扣 避免重复使用和浪费 找可靠的供应商购买物品 限制不必要的长途电话和快递服务 避免不必要的通信和邮寄 管好金钱
三、面对上司的工作方法 ·请示方法与报告方法 ·计划方法和总结方法 ·受意方法 ·传达方法 ·进言方法 ·变通方法和挡驾方法 ·分工方法与合作方法
9 三、面对上司的工作方法 请示方法与报告方法 计划方法和总结方法 受意方法 传达方法 进言方法 变通方法和挡驾方法 分工方法与合作方法
(一)请示方法 ·请示内容： ?自己难以处理或无权处理的事，常规性工作或自己职权 范围内的事则无须请示。 ·请示形式一口头形式、书面形式 重大、政策方面、需授权批准的事，作书面批复以示慎重； 一般的事，事务性的工作，只需解决一些疑难的事，可用 口头请示。 ■请示要对口： ⑧遵守上级分工、对口请示原则。避免多头、越级请示， 对综合性工作，向主持全面工作的领导人请示，并将有 关情况通报其他分管上司。 ·请示要单一： ®遵守一文一事的规则，避免将多项事务写在一份请示内， 造成上司批复困难。 10
10 （一）请示方法 请示内容： 自己难以处理或无权处理的事，常规性工作或自己职权 范围内的事则无须请示。 请示形式——口头形式、书面形式 重大、政策方面、需授权批准的事，作书面批复以示慎重； 一般的事，事务性的工作，只需解决一些疑难的事，可用 口头请示。 请示要对口： 遵守上级分工、对口请示原则。避免多头、越级请示， 对综合性工作，向主持全面工作的领导人请示，并将有 关情况通报其他分管上司。 请示要单一： 遵守一文一事的规则，避免将多项事务写在一份请示内， 造成上司批复困难