第四章 邮件收发
1 邮件收发 第四章
邮件收发 ◆主要内容 ·一、收取邮件 ·二、邮件的分拣 ·三、邮件的拆封 ·四、邮包和印刷品的处理 ·五、分发邮件 ◆六、发出邮件的处理 ·七、邮件的寄发 ·八、电子邮件处理
邮件收发 主要内容 一、收取邮件 二、邮件的分拣 三、邮件的拆封 四、邮包和印刷品的处理 五、分发邮件 六、发出邮件的处理 七、邮件的寄发 八、电子邮件处理
一、收取邮件 ◆邮件收取的四种方式： +收领邮件 +取回邮件 +特快专递 +电子邮件 ·填写收件簿
3 一、收取邮件 邮件收取的四种方式： 收领邮件 取回邮件 特快专递 电子邮件 填写收件簿
二、邮件的分拣 +按收件人的姓名分类 +按收件部门的名称分类 +按邮件的重要性分类 ◆邮件上的特殊标记
4 二、邮件的分拣 按收件人的姓名分类 按收件部门的名称分类 按邮件的重要性分类 邮件上的特殊标记
邮件的拆封 +用手撕（不可以） +用剪刀剪（可以） +用拆信器拆（推荐） ◆ 正确的拆信位置：信封邮编帖邮票处， 阅邮件 剪开开一个三角小口，由小口处用拆信 器开拆 ◆ 拆信后信纸、信封的处理：信封及信件 所有内容归档
5 邮件的拆封 用手撕（不可以) 用剪刀剪（可以） 用拆信器拆（推荐） 正确的拆信位置：信封邮编帖邮票处， 剪开开一个三角小口，由小口处用拆信 器开拆。 拆信后信纸、信封的处理：信封及信件 所有内容归档。 三 、 拆 阅 邮 件
拆阅后的检查 +拆封后的检查 邮件 ◆地址 地址 姓名 ·姓名 ◆附件 拆封后 ◆日期 的检查 附件 日期 、收到误投邮件怎么办？ 头误拆邮件怎样处理？
6 拆阅后的检查 拆封后的检查 地址 姓名 附件 日期 收到误投邮件怎么办？ 误拆邮件怎样处理？ 拆 阅 邮 件 拆封后 的检查 地址 姓名 附件 日期
误拆邮件的处理 ◆停止阅读 ◆ 收好信纸 ◆书面致歉 +在粘贴纸上写“对不起，误拆了”，签上自己的姓名： ◆ 交给收件人 +当面道歉。 >平时注意： >上司经常来信的私人朋友： >私人邮件的特点： >吃不准的邮件，不要拆封
7 误拆邮件的处理 停止阅读 收好信纸 书面致歉 在粘贴纸上写“对不起，误拆了”，签上自己的姓名； 交给收件人 当面道歉。 ➢ 平时注意： ➢ 上司经常来信的私人朋友； ➢ 私人邮件的特点； ➢ 吃不准的邮件，不要拆封
邮件管理案例（一） 文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮 件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件 的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地 把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有 注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。 邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：”，她 意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表 还是有些痕迹)。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司 回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把 写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照 以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地 址打印在右下角。 你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做 法
邮件管理案例（一） 文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮 件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件 的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地 把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有 注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。 邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：……”，她 意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表 还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司 回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把 写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照 以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地 址打印在右下角。 你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做 法。 8
邮件管理案例（一） ◆ (1收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆 (②)应在清点后才能签字 (3)首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆 (4)不能把回信地址剪掉 (⑤)检查信封、信纸上的地址、电话是否一致如不一致，应打电话询问正 确的，再把错误的戊划去 (6)拆错信，应在信封上要写上“误拆，‘，并签上自己的名字，封上信口，把信 件交给收信人时向他（她）道歉 (7)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆把邮件分成 最急件、次急件和普通件 (8)打印寄往美国的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、 地址打印在左上角
邮件管理案例（一） (1)收领邮件应该把以前的信件另外放开,以免混淆 (2)应在清点后才能签字 (3)首先应分类,请示上司哪些邮件能拆封,哪些不能拆 (4)不能把 回信地址剪掉 (5)检查信封、信纸上的地址、电话是否一致.如不一致,应打电话询问正 确的,再把错误的划去 ( 6)拆错信,应在信封上要写上“误拆,‘,并签上自己的名字,封上信口,把信 件交给收信人时向他(她)道歉. (7)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件,不能混淆;把邮件分成 最急件、次急件和普通件 （8)打印寄往美国的信封,收信人姓名、地址打印在右下角,寄信人姓名、 地址打印在左上角 9
邮件管理案例（二） ◆ 某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12 日，预定2日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室 取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封， 其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销 售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，让他 把信带走了。 小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里。她拆开总经理办公室收件， 一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还 谈到准备参加这次研讨会，2日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印 了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。 拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内 容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封 中 小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型 材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想 是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。 小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？ 10
邮件管理案例（二） 某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12 日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室 取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封， 其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销 售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，让他 把信带走了。 小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里。她拆开总经理办公室收件， 一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还 谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印 了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。 拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内 容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封 中。 小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型 材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想， 是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。 小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？ 10