办公室管理 主讲教师：周莹 办公电话：0315-2059217 课程邮箱：tsddkfjy@163.com
公 室 管 主讲教师：周莹 办公电话：0315-2059217 课程邮箱：tsddkfjy@163.com 办 理
01 绪论 02 办公用品管理 目 03 政务性工作实务 04 日常事务管理实务 05 文书写作实务 录 06 文书管理实务 07 会议服务与管理实务 08 办公室公共关系
目 录 07 会议服务与管理实务
会议服务与管理实务 第 第一节会议概述 第二节会议的类型、特点与作用 第三节会议管理制度的制定 第四节会议的预算与成本控制 第五节会务管理工作 第六节会议的信息工作 章
第 七 章 会议服务与管理实务 第一节 会议概述 第二节 会议的类型、特点与作用 第三节 会议管理制度的制定 第四节 会议的预算与成本控制 第五节 会务管理工作 第六节 会议的信息工作
第一节会议概述 (一)会议的含义及意义 1、 会议的含义 会议是指三人以上聚集在一起，有目的、有组织、有领导地商议事情的一种活动形 式，是实施领导和管理的重要手段和工具。 2、会议的意义 IO&TV UNIVERSITY 公 会议是一个集思广益的渠道 会议表现出组织的存在 会议是一种群体沟通的方式
第一节 会议概述 （一）会议的含义及意义 1、会议的含义 会议是指三人以上聚集在一起，有目的、有组织、有领导地商议事情的一种活动形 式，是实施领导和管理的重要手段和工具。 2、会议的意义 会议是一个集思广益的渠道， 会议表现出组织的存在， 会议是一种群体沟通的方式
第一节会议概述 (二)会议的基本组成要素 ①主办者（出资的组织、领导机关主办、发起者主办、成员轮流主办、经申请主办）； ②承办者（来自主办者内部，也可以是来自主办者外部的个人、组织）； ③与会者（参加会议的对象：正式成员、列席成员、工作人员、嘉宾）； ④会议议题（会议讨论或解决的问题】。。 ⑤议程； ⑥会议时间（一是指会议召开的时间，二是指整个会议所需要的时间，三是指每次会议 的时间限度)； ⑦会议地点（指会议召开的具体场所）； NIVERSITY ⑧会议保障（会议规则、会议经费）； ⑨主持人等
第一节 会议概述 （二）会议的基本组成要素 ①主办者（出资的组织、领导机关主办、发起者主办、成员轮流主办、经申请主办）； ②承办者（来自主办者内部，也可以是来自主办者外部的个人、组织）； ③与会者（参加会议的对象：正式成员、列席成员、工作人员、嘉宾）； ④会议议题（会议讨论或解决的问题）； ⑤议程； ⑥会议时间（一是指会议召开的时间，二是指整个会议所需要的时间，三是指每次会议 的时间限度）； ⑦会议地点（指会议召开的具体场所）； ⑧会议保障（会议规则、会议经费）； ⑨主持人等
第一节会议概述 (三)会议的总体要求 会前精心筹备、 会中周全服务、HA 会后组织落实都是会议成功举行的重要保障。 DIO&TV UNIVERSITY ZY
第一节 会议概述 （三）会议的总体要求 会前精心筹备、 会中周全服务、 会后组织落实都是会议成功举行的重要保障
第一节会议概述 (四)会议的基本过程 1、会议的基本阶段：会前、会中、会后三个阶段。 2、会议的基本流程 会议策划→会议组织构架与审批→会议筹备方案→会议通知→会议承办与准备→会议签 到与接待→安排大会发言会议值班一会中组织与管理（做好会议记录和简报工作，做 好会议的选举和表决工作)→会后管理与落实（印发会议纪要）→会议评估与总结→催 办与反馈。 3、具体会议流程 6& 开会之前可以放音乐，最好是舒缓的轻音乐，当然也可以播放有关单位产品介绍的视频一→主持人上场问好、做自我介 绍一→主持人说明本次会议目的及议程、纪律要求（不要开手机，不要随意走动，不要吸烟）一→主持人请领导致辞→领 导致辞，对主讲人表示欢迎，说明此次会议的重要意义和作用，简单介绍主讲人的主讲内容 ,强调其讲话的精彩和对 与会者的帮助一主持人介绍第一位主讲人主讲的题目、内容一请听众以热烈掌声欢迎主讲人上台（其余主讲人以此类 推)一上午结束时，主持人说明午餐安排，下午开始时间，大约结束时问一再次重复下午的议程安排，简单介绍主讲 人主讲内容，强调其讲话的精彩和对与会者的帮助一下午开始时主持人要调节听课气氛，可以讲个笑话或者表演一个 节目一→主持人介绍第一位主讲人主讲的题目、内容一请听众以热烈掌声欢迎主讲人上台（其余主讲人以此类推）一→主 持人在每位主讲人讲课结束后，要做简单的评价，并再次提议大家掌声感谢一领导做总结→结束
第一节 会议概述 （四）会议的基本过程 1、会议的基本阶段：会前、会中、会后 三个阶段。 2、会议的基本流程 会议策划→会议组织构架与审批→会议筹备方案→会议通知→会议承办与准备→会议签 到与接待→安排大会发言→会议值班→会中组织与管理（做好会议记录和简报工作，做 好会议的选举和表决工作）→会后管理与落实（印发会议纪要）→会议评估与总结→催 办与反馈。 3、具体会议流程 开会之前可以放音乐，最好是舒缓的轻音乐，当然也可以播放有关单位产品介绍的视频→主持人上场问好、做自我介 绍→主持人说明本次会议目的及议程、纪律要求（不要开手机，不要随意走动，不要吸烟）→主持人请领导致辞→领 导致辞，对主讲人表示欢迎，说明此次会议的重要意义和作用，简单介绍主讲人的主讲内容，强调其讲话的精彩和对 与会者的帮助→主持人介绍第一位主讲人主讲的题目、内容→请听众以热烈掌声欢迎主讲人上台（其余主讲人以此类 推）→上午结束时，主持人说明午餐安排，下午开始时间，大约结束时间→再次重复下午的议程安排，简单介绍主讲 人主讲内容，强调其讲话的精彩和对与会者的帮助→下午开始时主持人要调节听课气氛，可以讲个笑话或者表演一个 节目→主持人介绍第一位主讲人主讲的题目、内容→请听众以热烈掌声欢迎主讲人上台（其余主讲人以此类推）→主 持人在每位主讲人讲课结束后，要做简单的评价，并再次提议大家掌声感谢→领导做总结→结束
第一节会议概述 (五)会议规范 TAN 括：所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适 宜所有与会者的开会时间：超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资 料，所有与会者都要准备发言材料准时开始，准时结束；会议结束时达成 决议；所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责；必要时请第三方监 控，以保证会议质量。 UNIVERSITY
第一节 会议概述 （五）会议规范 包括：所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适 宜所有与会者的开会时间；超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资 料，所有与会者都要准备发言材料；准时开始，准时结束；会议结束时达成 决议；所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责；必要时请第三方监 控，以保证会议质量
第一节会议概述 (六)衡量会议质量的主要标准 (1) 会前会议是否确有召开的客观必要性；会议目的和会议风气是否端正； 会议时机是否已经成熟；会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；各项 准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。 (2)会中：会议规模和规格是否适度，绝不可小会大开或大会小开，随意升 格或降格；会议节奏是否紧凑，要尽可能化繁为简，绝不短会长开；会议是 否守规守法，一切应有条不紊地进行；主持人和与会者是否掌握了科学的方 式方法。 RSITY (3)会后：评价会议的正面实际效益，包括社会效益、经济效益和学术效益
第一节 会议概述 （六）衡量会议质量的主要标准 （1）会前：会议是否确有召开的客观必要性；会议目的和会议风气是否端正； 会议时机是否已经成熟；会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；各项 准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。 （2）会中：会议规模和规格是否适度，绝不可小会大开或大会小开，随意升 格或降格；会议节奏是否紧凑，要尽可能化繁为简，绝不短会长开；会议是 否守规守法，一切应有条不紊地进行；主持人和与会者是否掌握了科学的方 式方法。 （3）会后：评价会议的正面实际效益，包括社会效益、经济效益和学术效益
第一节会议概述 (七)提高会议质量的主要方法和措施， (1)严格执行会议审批制度，不合乎条件的会议一律不开。 (2)建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整套会议制度。 (3)科学、有效、充分地做好会议准备工作。 (4)严格控制会议人数，不允许无关人员与会。 (⑤)保证会场秩序，禁止无关人员随意人场。与会人员中途退场。 (6)议题应集中，日程要紧凑，尽量缩短时间，保证与会者精力集中。 (7)充分运用现代化的技术手段。电话、录音、录像、电脑等设备有助于提 高信息传速的效率和质五能节约时间、缩短会湖、提高会议效率 (8)提高会议主持人和与会者的开会水平。 (9)制定切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，避免只开会而不 管效果的倾向，以保证会议的有效性
第一节 会议概述 （七）提高会议质量的主要方法和措施 （1）严格执行会议审批制度，不合乎条件的会议一律不开。 （2）建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整套会议制度。 （3）科学、有效、充分地做好会议准备工作。 （4）严格控制会议人数，不允许无关人员与会。 （5）保证会场秩序，禁止无关人员随意入场、与会人员中途退场。 （6）议题应集中，日程要紧凑，尽量缩短时间，保证与会者精力集中。 （7）充分运用现代化的技术手段。电话、录音、录像、电脑等设备有助于提 高信息传递的效率和质量，能节约时间、缩短会期、提高会议效率。 （8）提高会议主持人和与会者的开会水平。 （9）制定切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，避免只开会而不 管效果的倾向，以保证会议的有效性