第二节 单位值班 教学目标： 知识目标：1.掌握值班工作的主要内容2.了解值班工作的主 要程序3.掌握值班工作的基本要求 能力目标：能够按着值班工作的程序值班 德育目标：培养学生按章办事的责任心 教学重点：值班工作的主要程序 教学难点：值班工作的基本要求 教学方法：讲授法、实训法 课时安排：1课时 教学过程 【导入新课】 我们到单位去联系工作，第一关遇到的是什么？值班室的查询。 可见值班室是单位的门户，值班人员的形象就是单位人员形象的缩影。 作为秘书如何才能管理好值班室的工作呢？ 【讲授新课】 一、值班的主要工作内容 1.办理领导临时交办的事项
第二节 单位值班 教学目标： 知识目标： 1．掌握值班工作的主要内容 2．了解值班工作的主 要程序 3．掌握值班工作的基本要求 能力目标：能够按着值班工作的程序值班 德育目标：培养学生按章办事的责任心 教学重点：值班工作的主要程序 教学难点：值班工作的基本要求 教学方法：讲授法、实训法 课时安排：1 课时 教学过程 【导入新课】 我们到单位去联系工作，第一关遇到的是什么？值班室的查询。 可见值班室是单位的门户，值班人员的形象就是单位人员形象的缩影。 作为秘书如何才能管理好值班室的工作呢？ 【讲授新课】 一、值班的主要工作内容 1．办理领导临时交办的事项
(1)传达临时性的会议通知。 (2)查问有关部门的某项批示或交办的事项的完成情况。 (3)做好接待各种来客来访的工作。 (4)向有关人员转达领导交办的事项。 (5)了解掌握在本地区、本组织基层单位考察检查工作的领导 的行踪及生活接待情况，掌握本单位上司的去向，以便随时保持联系。 2.认真处理好来电、来函和各种文件 值班室要负担起假日各种急电、急件和电话的处理，应及时把 电话、电报和函件内容通知给承办部门，或及时向分管领导报告，听 取领导的批示。值班人员一般只管电话、函电内容的上传下达，不能 随意的答复有关的请示。不能随意表态，对一些私人信函和秘密信函 不错拆误拆。 3.处理信息，共同内外 值班室对于上级和领导的各项指示、通知和下级部门的各种请 示、汇报要认真登记，及时汇报和处理，时刻保证组织信息渠道的畅 通，保证领导对组织指挥控制的有效性。对于单内部的突发性事件， 值班人员是组织对外联络的窗口，上级部门或外单位领导来了解情况、 检查工作，下级单位来汇报工作、反映情况，外单位的人员来参观访 问、联系洽谈工作，对于各方的来宾，值班人员都要认真接待，并介 绍给有关的部门和领导，安排好会见会谈的时间
（1）传达临时性的会议通知。 （2）查问有关部门的某项批示或交办的事项的完成情况。 （3）做好接待各种来客来访的工作。 （4）向有关人员转达领导交办的事项。 （5）了解掌握在本地区、本组织基层单位考察检查工作的领导 的行踪及生活接待情况，掌握本单位上司的去向，以便随时保持联系。 2．认真处理好来电、来函和各种文件 值班室要负担起假日各种急电、急件和电话的处理，应及时把 电话、电报和函件内容通知给承办部门，或及时向分管领导报告，听 取领导的批示。值班人员一般只管电话、函电内容的上传下达，不能 随意的答复有关的请示。不能随意表态，对一些私人信函和秘密信函 不错拆误拆。 3．处理信息，共同内外 值班室对于上级和领导的各项指示、通知和下级部门的各种请 示、汇报要认真登记，及时汇报和处理，时刻保证组织信息渠道的畅 通，保证领导对组织指挥控制的有效性。对于单内部的突发性事件， 值班人员是组织对外联络的窗口，上级部门或外单位领导来了解情况、 检查工作，下级单位来汇报工作、反映情况，外单位的人员来参观访 问、联系洽谈工作，对于各方的来宾，值班人员都要认真接待，并介 绍给有关的部门和领导，安排好会见会谈的时间
4.随时掌握领导的外出活动情况 值班室要详细记录领导外出的情况，尤其是领导出差视察在外， 值班人员要掌握领导外出所在地的地址、手机和电话号码，以便遇紧 急事件时能随时和领导保持联络，保证工做的开展。 5.负责安排值班人员并记录好值班日志 对于一些没有固定值班人员的企事业单位，节假日值班多由业务 部门轮流，值班名单由值班室具体编写，经和有关部门协商后再报领 导审定执行。 6.协调安全保卫工作 值班人员要认真检查进出人员的身份、证件，定时对单位的周 边环境和基本情况进行巡查，协助保安人员和专职保密工作人员做好 防火、防盗、防窃密、防破坏的工作。 二、值班工作的主要制度 1.交接班制度 值班人员交班要交值班日记，交值班情况，交各种钥匙，接班人 员未到，不得擅自离岗。 2.请示汇报制度 值班人员对于各种信息要及时上传下达，遇问题多请示、汇报， 吃透领导的意图，少表态和答复，以免给领导的工作造成被动
4．随时掌握领导的外出活动情况 值班室要详细记录领导外出的情况，尤其是领导出差视察在外， 值班人员要掌握领导外出所在地的地址、手机和电话号码，以便遇紧 急事件时能随时和领导保持联络，保证工做的开展。 5．负责安排值班人员并记录好值班日志 对于一些没有固定值班人员的企事业单位，节假日值班多由业务 部门轮流，值班名单由值班室具体编写，经和有关部门协商后再报领 导审定执行。 6．协调安全保卫工作 值班人员要认真检查进出人员的身份、证件，定时对单位的周 边环境和基本情况进行巡查，协助保安人员和专职保密工作人员做好 防火、防盗、防窃密、防破坏的工作。 二、值班工作的主要制度 １．交接班制度 值班人员交班要交值班日记，交值班情况，交各种钥匙，接班人 员未到，不得擅自离岗。 2．请示汇报制度 值班人员对于各种信息要及时上传下达，遇问题多请示、汇报， 吃透领导的意图，少表态和答复，以免给领导的工作造成被动
3.记录归档制度 值班人员对值班过程中的电话、来访都要认真做好记录。接待来 访时要坚持”一听二记三问四分析”的方法。 4.值班督促检查制度 对于值班人员要加强领导，落实责任，使值班工作更加规范化、 制度化。 三、值班人员素质要求 1.坚守值班岗位，熟练掌握各项业务。值班人员要牢固树立爱 岗敬业的思想，在规定的值班时间内，做到人不离岗，人不离机（电 话机)，始终保持通信联络的畅通。 2.认真处理好值班时的各项事务。 值班室的工作琐碎、繁杂，无规律可循，处理起来麻烦、枯燥、 单调。但是，每项工作都来不得半点马虎大意，因为这些所谓的小事 常常是”牵一发而动全身”的关键要害之处，如果要传达的信息被延误， 需办理的事情未办理好，就可能会影响整个组织的工作效率。甚至给 组织造成不可挽回的损失或影响。 3.认真做好值班记录。 值班记录包括：电话记录，接待记录，值班日记，大事记，热 情接待外来客人。 4.热情接待外来客人
3．记录归档制度 值班人员对值班过程中的电话、来访都要认真做好记录。接待来 访时要坚持"一听二记三问四分析"的方法。 4．值班督促检查制度 对于值班人员要加强领导，落实责任，使值班工作更加规范化、 制度化。 三、值班人员素质要求 1．坚守值班岗位，熟练掌握各项业务。值班人员要牢固树立爱 岗敬业的思想，在规定的值班时间内，做到人不离岗，人不离机（电 话机），始终保持通信联络的畅通。 2．认真处理好值班时的各项事务。 值班室的工作琐碎、繁杂，无规律可循，处理起来麻烦、枯燥、 单调。但是，每项工作都来不得半点马虎大意，因为这些所谓的小事 常常是"牵一发而动全身"的关键要害之处，如果要传达的信息被延误， 需办理的事情未办理好，就可能会影响整个组织的工作效率。甚至给 组织造成不可挽回的损失或影响。 3．认真做好值班记录。 值班记录包括：电话记录，接待记录，值班日记，大事记，热 情接待外来客人。 4．热情接待外来客人
对于因事来值班室接洽联系的外来人员，要主动热情，要认真 登记。对于其合理的要求，只要不涉及组织机密和利益的，都要尽力 满足。 5.加强安全保卫，完善保密制度。 值班人员既要热情接待来客，又要严格执行制度，如遇可疑人 员和突发事件，要及时向领导和有关部门报告，迅速处理。处理电话、 电报、信函时要遵守保密规定。 【课堂反馈】实训操作： 分组实施。每个组选一个人作为值班人员，其他组员作为来访 人员，针对具体的来访单位的，设计不同的来访目的，提不同的问题， 让值班人员处理。实训过后组员组内评点，找出与课堂讲授的值班内 容和要求不符合的地方。 【课堂小结】 值班室的工作琐碎、繁杂，无规律可循，但是，每项工作都来不 得半点马虎大意，因为这些所谓的小事常常是”牵一发而动全身”的关 键要害之处，如果处理不及时或者处理不当，就可能会影响整个组织 的工作效率，甚至给组织造成不可挽回的损失或影响。值班室的工作 无”小事”，值班人员是多种角色：联络员、收发员、接待员、信息员
对于因事来值班室接洽联系的外来人员，要主动热情，要认真 登记。对于其合理的要求，只要不涉及组织机密和利益的，都要尽力 满足。 5．加强安全保卫，完善保密制度。 值班人员既要热情接待来客，又要严格执行制度，如遇可疑人 员和突发事件，要及时向领导和有关部门报告，迅速处理。处理电话、 电报、信函时要遵守保密规定。 【课堂反馈】 实训操作： 分组实施。每个组选一个人作为值班人员，其他组员作为来访 人员，针对具体的来访单位的，设计不同的来访目的，提不同的问题， 让值班人员处理。实训过后组员组内评点，找出与课堂讲授的值班内 容和要求不符合的地方。 【课堂小结】 值班室的工作琐碎、繁杂，无规律可循，但是，每项工作都来不 得半点马虎大意，因为这些所谓的小事常常是"牵一发而动全身"的关 键要害之处，如果处理不及时或者处理不当，就可能会影响整个组织 的工作效率，甚至给组织造成不可挽回的损失或影响。值班室的工作 无"小事"，值班人员是多种角色：联络员、收发员、接待员、信息员