第二节秘书信息工作的特点、原则和要求 教学目标 知识目标：理解秘书信息工作的特点、原则和要求 能力目标： 1.准确辨别秘书信息工作的不同特点 2.运用秘书信息工作的原则来解决实际问题 3.按照秘书信息工作的基本要求来做好信息收集工作 德育目标：培养学生树立强烈的信息意识，为将来的工作打下坚 实的基础 教学重点： 1.秘书信息工作的特点 2.秘书信息工作的原则 3.秘书信息工作的基本要求 教学难点：对秘书信息工作的原则的理解 教学方法：设问导疑、启发分析 教具安排：投影 课时安排：一课时 教学过程
第二节 秘书信息工作的特点、原则和要求 教学目标 知识目标：理解秘书信息工作的特点、原则和要求 能力目标： 1．准确辨别秘书信息工作的不同特点 2．运用秘书信息工作的原则来解决实际问题 3．按照秘书信息工作的基本要求来做好信息收集工作 德育目标：培养学生树立强烈的信息意识，为将来的工作打下坚 实的基础 教学重点： 1．秘书信息工作的特点 2．秘书信息工作的原则 3．秘书信息工作的基本要求 教学难点：对秘书信息工作的原则的理解 教学方法：设问导疑、启发分析 教具安排：投影 课时安排：一课时 教学过程
【导入新课】 当今世界，被称之为"信息爆炸"的时代，信息已成为事业成功和 经济发展不可或缺的重要战略资源。信息工作渗透到了秘书工作的各 个方面。作为知识经济时代的秘书，时时、事事、处处都要跟信息打 交道。离开了信息，两眼一摸黑，秘书工作是无法开展的，所以，秘 书要想胜任自己的本质工作，只有充分认识秘书信息工作的特点、原 则和要求。 那么，秘书信息工作的特点、原则和要求到底是怎样的呢？这节 课我们来了解它们。 【讲授新课】 一、秘书信息工作的特点 1.秘书信息工作的特点是什么？ 明确：(1)针对性(2)综合性(3)时效性(4)经常性 2.秘书信息工作的针对性、综合性、时效性、经常性的具体内 容分别是什么？ 引导学生看书思考并明确： 秘书信息工作的针对性，主要包括以下几方面内容： (1)结合业务即注意信息工作的专业性 (2)围绕中心 即围绕政策的贯彻落实与中心工作进行
【导入新课】 当今世界，被称之为"信息爆炸"的时代，信息已成为事业成功和 经济发展不可或缺的重要战略资源。信息工作渗透到了秘书工作的各 个方面。作为知识经济时代的秘书，时时、事事、处处都要跟信息打 交道。离开了信息，两眼一摸黑，秘书工作是无法开展的，所以，秘 书要想胜任自己的本质工作，只有充分认识秘书信息工作的特点、原 则和要求。 那么，秘书信息工作的特点、原则和要求到底是怎样的呢？这节 课我们来了解它们。 【讲授新课】 一、秘书信息工作的特点 1．秘书信息工作的特点是什么？ 明确：（1）针对性 （2）综合性 （3）时效性 （4）经常性 2．秘书信息工作的针对性、综合性、时效性、经常性的具体内 容分别是什么？ 引导学生看书思考并明确： 秘书信息工作的针对性，主要包括以下几方面内容： （1）结合业务 即注意信息工作的专业性 （2）围绕中心 即围绕政策的贯彻落实与中心工作进行
(3)针对问题 即按领导的指示、意图，进行专题调查 秘书信息工作的综合性：领导决策，拟定计划，制定措施，大 都需要带有全局性或综合性的信息。而且，领导层次越高，对信息综 合性的广度与深度的要求也越高。综合性信息不是多种信息的堆砌拼 凑，而是将多种有用的信息融合成一个有机整体。提供综合性的信息 服务，一般由秘书部门承担，或由秘书部门组织有关部门共同完成。 秘书信息工作的时效性：秘书信息工作要特别注意时效性。时效 性有及时性和适时性两种形式。所谓及时性，即强调信息要保持新鲜 度，排斥迟到的陈旧的信息。所谓适时性，即讲究提供信息要选择最 佳时机。 秘书信息工作经常性这个特点，主要体现在起草文件和撰制各种 文字材料上，还包括现在已广泛使用的网上电子邮件。 二、秘书信息工作的原则有哪几条？具体内容分别是什么？ 启发学生思考并归纳： 秘书信息工作的原则主要有三条： 1.追踪原则：决策方案在实施过程中，必然会出现主客体状况 的变化，秘书人员应及时追踪反馈不断变化的信息，使决策机构和决 策者准确掌握情况，及时调整、修订、完善决策方案。 2.超前原则：秘书信息工作的超前原则是由以下两方面确定的： 第一，任何信息总是产生、传递在事物及其状态变化之后，再快的信
（3）针对问题 即按领导的指示、意图，进行专题调查 秘书信息工作的综合性：领导决策，拟定计划，制定措施，大 都需要带有全局性或综合性的信息。而且，领导层次越高，对信息综 合性的广度与深度的要求也越高。综合性信息不是多种信息的堆砌拼 凑，而是将多种有用的信息融合成一个有机整体。提供综合性的信息 服务，一般由秘书部门承担，或由秘书部门组织有关部门共同完成。 秘书信息工作的时效性：秘书信息工作要特别注意时效性。时效 性有及时性和适时性两种形式。所谓及时性，即强调信息要保持新鲜 度，排斥迟到的陈旧的信息。所谓适时性，即讲究提供信息要选择最 佳时机。 秘书信息工作经常性这个特点，主要体现在起草文件和撰制各种 文字材料上，还包括现在已广泛使用的网上电子邮件。 二、秘书信息工作的原则有哪几条？具体内容分别是什么？ 启发学生思考并归纳： 秘书信息工作的原则主要有三条： 1．追踪原则：决策方案在实施过程中，必然会出现主客体状况 的变化，秘书人员应及时追踪反馈不断变化的信息，使决策机构和决 策者准确掌握情况，及时调整、修订、完善决策方案。 2．超前原则：秘书信息工作的超前原则是由以下两方面确定的： 第一，任何信息总是产生、传递在事物及其状态变化之后，再快的信
息，也有滞后性；第二，领导必须有所预见，走在事物运动的前面。 这就要求秘书抢时间，争主动，超前收集信息，向领导提供"预测性” 信息。如果凡事总是事后了解，提供”马后炮”信息，那就作用甚微。 3.选优原则：客观上说，凡是信息都是有用的。但秘书必须针 对工作需要，利用信息分类标准，对所接触的信息，迅速准确地加以 判别，分出哪些是有效信息，哪些是无效信息，哪些是干扰信息，从 而对信息选优。 三、秘书信息工作的基本要求是什么？具体内容又分别是什么？ 明确：秘书信息工作的基本要求是”准确、及时、全面、适用” 八个字。 具体来说： 1.准确：即信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的 生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实， 处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。如实反映情况，才 能保证各级领导机关及决策者依据真实的、准确的信息作出恰当的判 断和科学决策。如果信息不准，必然会给领导工作造成失误。 因此，准确，应是秘书信息工作的灵魂。 2.及时：即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究 时效。社会主义市场经济对秘书信息工作的时效性提出了更高的要求
息，也有滞后性；第二，领导必须有所预见，走在事物运动的前面。 这就要求秘书抢时间，争主动，超前收集信息，向领导提供"预测性" 信息。如果凡事总是事后了解，提供"马后炮"信息，那就作用甚微。 3．选优原则：客观上说，凡是信息都是有用的。但秘书必须针 对工作需要，利用信息分类标准，对所接触的信息，迅速准确地加以 判别，分出哪些是有效信息，哪些是无效信息，哪些是干扰信息，从 而对信息选优。 三、秘书信息工作的基本要求是什么？具体内容又分别是什么？ 明确：秘书信息工作的基本要求是"准确、及时、全面、适用" 八个字。 具体来说： 1．准确：即信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的 生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实， 处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。如实反映情况，才 能保证各级领导机关及决策者依据真实的、准确的信息作出恰当的判 断和科学决策。如果信息不准，必然会给领导工作造成失误。 因此，准确，应是秘书信息工作的灵魂。 2．及时：即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究 时效。社会主义市场经济对秘书信息工作的时效性提出了更高的要求
不仅信息传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。如果 信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重损失。 3.全面：即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物 各方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的 信息，权衡利弊，择善而从，作出正确的判断和决策。 4.适用： 此项要求包含以下三方面内容： (1)要服务于中心工作：就是说要弄清本地区、本部门，本单 位的工作进展情况和急需解决的问题：要及时摸清领导者的思想脉搏， 做到心中有数：要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题， 同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。 (2)要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信 息一条有价值的信息对于不同层次、不同部门的领导者，其参考价 值并不同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象不同 要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对路。 (3)要特别注意，只要是新发生的带有重要动向性、倾向性、 苗头性、政策性、突发性的问题，都有较强的适用性，应及时采报， 防止把按需要采报歪曲成"按胃口喂报”。 【课堂小结】
不仅信息传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。如果 信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重损失。 3．全面：即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物 各方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的 信息，权衡利弊，择善而从，作出正确的判断和决策。 4．适用： 此项要求包含以下三方面内容： （1）要服务于中心工作：就是说要弄清本地区、本部门，本单 位的工作进展情况和急需解决的问题；要及时摸清领导者的思想脉搏， 做到心中有数；要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题， 同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。 （2）要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信 息 一条有价值的信息对于不同层次、不同部门的领导者，其参考价 值并不同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象不同 要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对路。 （3）要特别注意，只要是新发生的带有重要动向性、倾向性、 苗头性、政策性、突发性的问题，都有较强的适用性，应及时采报， 防止把按需要采报歪曲成"按胃口喂报"。 【课堂小结】
这节课我们主要学习了秘书信息工作的特点、原则和要求。秘 书信息工作有四大特点，即针对性、综合性、时效性和经常性：秘书 信息工作的原则包括追踪原则、超前原则和选优原则；秘书信息工作 的基本要求是"准确、及时、全面、适用”。 【课堂反馈】 这节课的学习内容较多，但内容的条理性强，学生对内容的识 记并不感到吃力，但对内容的理解还是有一定的难度，比如秘书信息 工作的原则，需教师联系实际，通过生动形象的实例分析来帮助学生 理解相公内容。 【课后练习】 某公司王秘书从媒体上获知我国数处发生森林大火的信息，预 测我国木材、纸张将大幅涨价，便建议公司大批购进纸张库存起来， 不久公司赢利10万元。其后，他了解到在一次全国订货会上，传出 机电产品从过去供不应求转到了供过于求的市场信息，于是建议公司 加速销售库存机电产品，并对该类商品实行限购方针。此举使公司加 速了资金周转，提高了经济效益。王秘书也被员工们称为”神算子”。 请结合秘书的信息工作对以上案例作出分析。 参考答案：
这节课我们主要学习了秘书信息工作的特点、原则和要求。秘 书信息工作有四大特点，即针对性、综合性、时效性和经常性；秘书 信息工作的原则包括追踪原则、超前原则和选优原则；秘书信息工作 的基本要求是"准确、及时、全面、适用"。 【课堂反馈】 这节课的学习内容较多，但内容的条理性强，学生对内容的识 记并不感到吃力，但对内容的理解还是有一定的难度，比如秘书信息 工作的原则，需教师联系实际，通过生动形象的实例分析来帮助学生 理解相公内容。 【课后练习】 某公司王秘书从媒体上获知我国数处发生森林大火的信息，预 测我国木材、纸张将大幅涨价，便建议公司大批购进纸张库存起来， 不久公司赢利 10 万元。其后，他了解到在一次全国订货会上，传出 机电产品从过去供不应求转到了供过于求的市场信息，于是建议公司 加速销售库存机电产品，并对该类商品实行限购方针。此举使公司加 速了资金周转，提高了经济效益。王秘书也被员工们称为"神算子"。 请结合秘书的信息工作对以上案例作出分析。 参考答案：
信息是企业的命脉之一，这就要求企业秘书必须具有对信息的特 殊敏感性，善于通过各种渠道发现有价值的信息，并能敏锐地掂量出 它的重要意义，及时捕捉，向领导提供"预测性"信息。 以上案例中的王秘书之所以被员工们称为"神算子”，是因为他在 实际工作中处处留心有价值的信息，并及时向公司提出建议，从而让 信息产生了巨大的经济效益。 王秘书的这种对信息的超前预测，从秘书信息工作的特点来说， 具有针对性和时效性：从秘书信息工作的原则来看，他把握了超前原 则和选优原则：从秘书信息工作的基本要求来说，符合"准确、及时、 适用"的要求
信息是企业的命脉之一，这就要求企业秘书必须具有对信息的特 殊敏感性，善于通过各种渠道发现有价值的信息，并能敏锐地掂量出 它的重要意义，及时捕捉，向领导提供"预测性"信息。 以上案例中的王秘书之所以被员工们称为"神算子"，是因为他在 实际工作中处处留心有价值的信息，并及时向公司提出建议，从而让 信息产生了巨大的经济效益。 王秘书的这种对信息的超前预测，从秘书信息工作的特点来说， 具有针对性和时效性；从秘书信息工作的原则来看，他把握了超前原 则和选优原则；从秘书信息工作的基本要求来说，符合"准确、及时、 适用"的要求