第五篇组织协调和信息管理 第十七章组织协调 第十八章信息管理 第十九章计算机在项目管理中的应用
1 第五篇 组织协调和信息管理 第十七章 组织协调 第十八章 信息管理 第十九章 计算机在项目管理中的应用
第十七章组织协调 本章内容提要 由于项目和项目组织的特殊性带来沟通的困 难。组织协调和沟通不仅是一个信息过程,而且 是一个组织过程,同时又是一个心理过程。本章 介绍了以项目经理为中心的几种重要的沟通过程 项目沟通中经常出现的问题分析,项目中常见的 几种正式和非正式的沟通方式
2 第十七章 组织协调 本章内容提要： 由于项目和项目组织的特殊性带来沟通的困 难。组织协调和沟通不仅是一个信息过程，而且 是一个组织过程，同时又是一个心理过程。本章 介绍了以项目经理为中心的几种重要的沟通过程， 项目沟通中经常出现的问题分析，项目中常见的 几种正式和非正式的沟通方式
第一节概述 协调 沟通 项目沟通的困难
3 第一节 概述 一、协调 二、沟通 三、项目沟通的困难
协调 协调是项目管理的一项重要工作,要取得一个成功的项 目,协调具有重要作用。协调可使矛盾着的各个方面居于统 体中,解决它们的界面问题,解决它们之间的不一致和矛 盾,使系统结构均衡,使项目实施和运行过程顺利。在项目 实施过程中,项目经理是协调的中心和沟通的桥梁。在整个 项目的目标设计、项目定义、设计和计划、实施控制中有着 各式各样的协调工作, 在各种协调中,组织协调具有独特的地位,它是其它协 调有效性的保证,只有通过积极的组织协调才能实现整个系 统全面协调的目的。 现代项目中参加单位非常多,由于各单位有不同的任务、 目标和利益,它们都企图指导、干预项目实施过程。项目中 组织利益的冲突比企业中各部门的利益冲突更为激烈和不可 调和,而项目管理者必须使各方面协调一致、齐心协力的工 作。这就越发显示出组织协调的重要性
4 协调 协调是项目管理的一项重要工作，要取得一个成功的项 目，协调具有重要作用。协调可使矛盾着的各个方面居于统 一体中，解决它们的界面问题，解决它们之间的不一致和矛 盾，使系统结构均衡，使项目实施和运行过程顺利。在项目 实施过程中，项目经理是协调的中心和沟通的桥梁。在整个 项目的目标设计、项目定义、设计和计划、实施控制中有着 各式各样的协调工作， 在各种协调中，组织协调具有独特的地位，它是其它协 调有效性的保证，只有通过积极的组织协调才能实现整个系 统全面协调的目的。 现代项目中参加单位非常多，由于各单位有不同的任务、 目标和利益，它们都企图指导、干预项目实施过程。项目中 组织利益的冲突比企业中各部门的利益冲突更为激烈和不可 调和，而项目管理者必须使各方面协调一致、齐心协力的工 作。这就越发显示出组织协调的重要性
沟通 沟通是组织协调的手段,解决组织成员间障碍的基本方法。 通过沟通可达到: 1.使总目标明确,项目参加者对项目的总目标达成共υ 2.使各种人、各方面互相理解、了解,建立和保持较好的保 持团队精神,使人们积极地为项目工作。 3.使人们行为一致,减少摩擦、对抗,化解矛盾,达到一个 较高的组织效率 4.保持项目的目标、结构、计划、设计、实施状况的透明性 项目出现困难时,通过沟通使大家有信心、有准备,齐心协力。 90年代初,人们研究并提出现代项目管理尚未解决的问题,其中 涉及这一方面的问题包括: 最好的沟通方式是什么? 从哪里获得信息?应相信正规报告或更注重个人交谈? 如何解决争执和危机? 部门之间在行为上有什么区别? 管理者的行为与所选用的组织形式有什么关系?
5 沟通 沟通是组织协调的手段，解决组织成员间障碍的基本方法。 通过沟通可达到： 1．使总目标明确，项目参加者对项目的总目标达成共识。 2．使各种人、各方面互相理解、了解，建立和保持较好的保 持团队精神，使人们积极地为项目工作。 3．使人们行为一致，减少摩擦、对抗，化解矛盾，达到一个 较高的组织效率。 4．保持项目的目标、结构、计划、设计、实施状况的透明性， 当项目出现困难时，通过沟通使大家有信心、有准备，齐心协力。 90年代初，人们研究并提出现代项目管理尚未解决的问题，其中 涉及这一方面的问题包括： 最好的沟通方式是什么? 从哪里获得信息?应相信正规报告或更注重个人交谈? 如何解决争执和危机? 部门之间在行为上有什么区别? 管理者的行为与所选用的组织形式有什么关系?
项目沟通的困难 1.现代工程项目规模大,参加单位多,造成每个 参加者沟通面大,各人都存在着复杂的联系,需要复 杂的沟通网络。 2.现代工程项目技术复杂、新工艺的使用、专业 化和社会化的分工,以及项目管理的综合性和人们的 专业化的矛盾增加了交流和沟通难度 3.由于各参加者有不同的利益、动机和兴趣,则有 不同的出发点,对项目有不同的期望和要求,对目标 和目的性的认识不同,则项目目标与他们的关联性各 不相同,造成行为动机的不一致
6 项目沟通的困难 1．现代工程项目规模大，参加单位多，造成每个 参加者沟通面大，各人都存在着复杂的联系，需要复 杂的沟通网络。 2．现代工程项目技术复杂、新工艺的使用、专业 化和社会化的分工，以及项目管理的综合性和人们的 专业化的矛盾增加了交流和沟通难度。 3．由于各参加者有不同的利益、动机和兴趣，则有 不同的出发点，对项目有不同的期望和要求，对目标 和目的性的认识不同，则项目目标与他们的关联性各 不相同，造成行为动机的不一致
4.由于项目是一次性的,项目组织都是新的成 员、新的对象、新的任务,则项目的组织摩擦大 5.反对变革的态度 ■6.人们的社会心理、文化、习惯、专业、语言 对沟通产生影响,特别在国际合作项目中,参加者 来自不同的国度,他们适应不同的社会制度、文化 法律背景、不同的语言,产生了沟通的障碍 7.在项目实施过程中企业和项目的战略方针和 政策应保持其稳定性,否则会造成协调的困难,造 成人们行为的不一致,而在项目生命期中这种稳定 性是无法保证的
7 ◼ 4．由于项目是一次性的，项目组织都是新的成 员、新的对象、新的任务，则项目的组织摩擦大。 ◼ 5．反对变革的态度。 ◼ 6．人们的社会心理、文化、习惯、专业、语言 对沟通产生影响，特别在国际合作项目中，参加者 来自不同的国度，他们适应不同的社会制度、文化、 法律背景、不同的语言，产生了沟通的障碍。 ◼ 7．在项目实施过程中企业和项目的战略方针和 政策应保持其稳定性，否则会造成协调的困难，造 成人们行为的不一致，而在项目生命期中这种稳定 性是无法保证的
第二节项目中几种重要的沟通 项目绎理与业主的沟通 项目管理者与承包商的沟通 项目经理部内部的沟通 四、项目经理与职能部门的沟通
8 第二节 项目中几种重要的沟通 一、项目经理与业主的沟通 二、项目管理者与承包商的沟通 三、项目经理部内部的沟通 四、项目经理与职能部门的沟通
项目经理与业主的沟通 1.项目经理首先要理解总目标、理解业主的意图、反 复阅读合同或项目任务文件。 2.让业主一起投入项目全过程,而不仅仅是给他一个 结果(竣工的工程)。(详◎) 3.业主在委托项目管理任务后,应将项目前期策划和 决策过程向项目经理作全面的说明和解释,提供详细 的资料。 4.项目经理有时会遇到业主所属企业的其它部门,或 合资者各方都想来指导项目的实施,这是非常棘手的。 项目经理应很好的倾听这些人的忠告,对他们作耐心 的解释和说明
9 项目经理与业主的沟通 1．项目经理首先要理解总目标、理解业主的意图、反 复阅读合同或项目任务文件。 2．让业主一起投入项目全过程，而不仅仅是给他一个 结果（竣工的工程）。 （详☺） 3．业主在委托项目管理任务后，应将项目前期策划和 决策过程向项目经理作全面的说明和解释，提供详细 的资料。 4．项目经理有时会遇到业主所属企业的其它部门，或 合资者各方都想来指导项目的实施，这是非常棘手的。 项目经理应很好的倾听这些人的忠告，对他们作耐心 的解释和说明
尽管有预定的目标,但项目实施必须执行业主的指 令,使业主满意。而业主通常是其它专业或领域的人, 可能对项目懂得很少。许多项目管理者常常嗟叹“业 主什么也不懂,还要乱指挥、乱干预。”这是事实, 这确实是令项目管理者十分痛苦的事。但这并不完全 是业主的责任,很大一部分是项目管理者的责任。解 决这个问题比较好的办法是: ()使业主理解项目、项目过程,向他解释说明,使他 成为专家,减少他的非程序的干预和越级指挥
10 尽管有预定的目标，但项目实施必须执行业主的指 令，使业主满意。而业主通常是其它专业或领域的人， 可能对项目懂得很少。许多项目管理者常常嗟叹“业 主什么也不懂，还要乱指挥、乱干预。 ”这是事实， 这确实是令项目管理者十分痛苦的事。但这并不完全 是业主的责任，很大一部分是项目管理者的责任。解 决这个问题比较好的办法是： (l)使业主理解项目、项目过程，向他解释说明，使他 成为专家，减少他的非程序的干预和越级指挥