案例 清华大学图书馆信息共享与图书馆办公网络协同化案例 大学图书馆作为一个非营利的单位，0“系统的搭建，对于领导米说，提供了很好的决 黛参考和依据：对于中层员工米说，是很好的信息管理系统：对于普通的馆员米说，又能是 事务、业务处现系统，金和I0S系统和图书馆的结合会有更广阀的前景，共同搭建人类前 进的阶梯。 一、清华大学图书馆简介 消华大学图书馆馆舍总面积达27820平方米，包括阅览室16个，阅览座位2800余席， 井先后引进几IS、INNOPAC图书馆集成管理系统，还建立了光盘网络查系统：馆藏总量己 经超过300万册（件），中、外文学术性全文电子期刊逾2500种。随若图书馆规模不断地 扩大，对信总化建设的需要也更知迫切。 二、信息化项目背景 “图书馆乃大学之心脏。在现代大学尤为如此。”一一这是已故的张教投为清华大 学图书馆的题词，点出了大学图书馆的重要性。在同际教存行业，图书馆的管理水平，是衡 量图书馆发展水平的一个重要指标。从宏观上来讲，捉高图书馆管理水平，关系到我国图书 馆事业的总体发展和信息资源的合理布局：从微观上米讲，提高图书馆管理水平，对于图书 的持铁发展乃至其存亡都具有玉要意义。 随着清华大学建设世界一流大学步伐不断前进和在国际地位的不断上升，广大师生对图 书馆文献信息资源服务的期待也越米越高。一直很重视信息化建设的图书馆馆长薛芳渝教 提出：清华要建成世界一流大学，图书馆也必须建成世界一流大学图书馆，这是所有馆员的 奋斗日标。 三、系统需 作为非营利单位的图书馆，采用的是层层授权的金字搭式的管理模式，从控制论的角度 看，这种模式的好处是容易控制全局，但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不通杨， 高层了解底层的信息除了通过直接下属（中层管理者）外，就是亲自了解，这个过程往往很 紫，而且效果不好，效率不济，成本也高。 1、我国传统的图书馆在信息资源建设上还存在以下问题：
案例三 清华大学图书馆信息共享与图书馆办公网络协同化案例 大学图书馆作为一个非营利的单位，OA 系统的搭建，对于领导来说，提供了很好的决 策参考和依据；对于中层员工来说，是很好的信息管理系统；对于普通的馆员来说，又能是 事务、业务处理系统，金和 IOAS 系统和图书馆的结合会有更广阔的前景，共同搭建人类前 进的阶梯。 一、清华大学图书馆简介 清华大学图书馆馆舍总面积达 27820 平方米，包括阅览室 16 个，阅览座位 2800 余席， 并先后引进 ILIS、INNOPAC 图书馆集成管理系统，还建立了光盘网络查询系统；馆藏总量已 经超过 300 万册（件），中、外文学术性全文电子期刊逾 25000 种。随着图书馆规模不断地 扩大，对信息化建设的需要也更加迫切。 二、信息化项目背景 “图书馆乃大学之心脏，在现代大学尤为如此。”——这是已故的张维教授为清华大 学图书馆的题词，点出了大学图书馆的重要性。在国际教育行业，图书馆的管理水平，是衡 量图书馆发展水平的一个重要指标。从宏观上来讲，提高图书馆管理水平，关系到我国图书 馆事业的总体发展和信息资源的合理布局；从微观上来讲，提高图书馆管理水平，对于图书 馆的持续发展乃至其存亡都具有重要意义。 随着清华大学建设世界一流大学步伐不断前进和在国际地位的不断上升，广大师生对图 书馆文献信息资源服务的期待也越来越高。一直很重视信息化建设的图书馆馆长薛芳渝教授 提出：清华要建成世界一流大学，图书馆也必须建成世界一流大学图书馆，这是所有馆员的 奋斗目标。 三、系统需求 作为非营利单位的图书馆，采用的是层层授权的金字塔式的管理模式，从控制论的角度 看，这种模式的好处是容易控制全局，但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不通畅， 高层了解底层的信息除了通过直接下属（中层管理者）外，就是亲自了解，这个过程往往很 累，而且效果不好，效率不高，成本也高。 1、我国传统的图书馆在信息资源建设上还存在以下问题：
首先，是““大而全”、“小而全”的特点。这种建设思想导致各图书馆数据库互相攀 比，造成重复建设等等，在管理中“固步自封”、“孤芳自赏”， 其次，层次管理适减。在管理过程中，由于图书馆的管理模式果取的是层级型的，虽 然图书馆的管理战貉没有象企业邦样要求那么即时、迅速，但是由于层级的管理往往会使上 级管理者的信息在不断传递的过程中信息不所筛碱。 2、在图书馆的工作方式上也存在着不少的弊端： 首先，原先图书馆的很多工作还是沿袭传统的手工作坊式沟通，如电话、传真、郎件等。 电话虽然便捷，但费用品贵，信总传递不够量化，由于缺乏成文规范，工作一旦出现差错 无法明确责权，久而久之杭造成内部的互相推诿埋怨的现象：郎件、传真且然能够保留信息 痕迹，但传输速度慢、安全性也不够保证，给工作效幸和工作烦量都带来了影响 其次，图书馆的分馆的区域分布，分支繁杂，人员废大，缺乏实时统一的管理。多层分 支机构造成文件收发过程冗繁，审批复杂，常常是文件到了执行部门，时间已经怖延了好几 天，延误的事务的处理：数据分散，无统一的信总标准，为信总的整合共享带来很大的障哥， 尤其对于图书馆这个特殊行业来说。图书的存储信息、渊览信息都将彬响着下一步的资金投 入：流程不够规范，职责不够明嘶，同时各部门之间的衔按紧密度不够高，适成协同能力差， 四、解决之道 数字化是未来图书馆的发展方向，网络产品与技术、存储产品与技术是推进图书馆数字 化进程的主要T动因。A的目的就是让数据资源共享，让图书馆的整体管理“更规范，更 契合”。清华大学此次与金和软件携手，实施“图书馆信总共享与图书馆办公网络协同化 的协同管理项日，迈出了向国际先进图书馆跃进的重要步伐。 在项目的具体实施中，清华大学图书馆馆长薛芳渝教授首先成立技术专家小组根据该松 信息化建设状况，规划设计系统规划蓝图，多次召开馆内全员会议，提出此次信息化建设的 亚要性。因为图书馆的信总化不是单纯的计算机项日，在本质上就是对过去工作管理变革的 过程，它不仅是工作行为的改变，更是一种思想管理的政变。所以在整个A项目开展过程 中，都曾经组织了清华大学的专业人士经过不断论证、分析，测试，最终经过一个月的试用。 金和标准版管理系统在清华大学图书馆正式运行了，并达成了一定的初期成果。 四、系统成效 1、信息原来可以这样传递 图书馆管理中的信息传递由阶层型变为任意型，原米起上传下达作用的中层组织逐渐到 霸或消失。图书馆馆长现在可以可通过网络司呼直接与燕层进行多向联系。网络寻呼是非常
首先，是““大而全”、“小而全”的特点。这种建设思想导致各图书馆数据库互相攀 比，造成重复建设等等，在管理中“固步自封”、“孤芳自赏”。 其次，层次管理递减。在管理过程中，由于图书馆的管理模式采取的是层级型的，虽 然图书馆的管理战略没有象企业那样要求那么即时、迅速，但是由于层级的管理往往会使上 级管理者的信息在不断传递的过程中信息不断筛减。 2、在图书馆的工作方式上也存在着不少的弊端： 首先，原先图书馆的很多工作还是沿袭传统的手工作坊式沟通，如电话、传真、邮件等。 电话虽然便捷，但费用昂贵，信息传递不够量化，由于缺乏成文规范，工作一旦出现差错， 无法明确责权，久而久之就造成内部的互相推诿埋怨的现象；邮件、传真虽然能够保留信息 痕迹，但传输速度慢、安全性也不够保证，给工作效率和工作质量都带来了影响。 其次，图书馆的分馆的区域分布，分支繁杂，人员庞大，缺乏实时统一的管理。多层分 支机构造成文件收发过程冗繁，审批复杂，常常是文件到了执行部门，时间已经拖延了好几 天，延误的事务的处理；数据分散，无统一的信息标准，为信息的整合共享带来很大的障碍， 尤其对于图书馆这个特殊行业来说，图书的存储信息、浏览信息都将影响着下一步的资金投 入；流程不够规范，职责不够明晰，同时各部门之间的衔接紧密度不够高，造成协同能力差。 四、解决之道 数字化是未来图书馆的发展方向，网络产品与技术、存储产品与技术是推进图书馆数字 化进程的主要 IT 动因。OA 的目的就是让数据资源共享，让图书馆的整体管理“更规范，更 契合”。清华大学此次与金和软件携手，实施“图书馆信息共享与图书馆办公网络协同化” 的协同管理项目，迈出了向国际先进图书馆跃进的重要步伐。 在项目的具体实施中，清华大学图书馆馆长薛芳渝教授首先成立技术专家小组根据该校 信息化建设状况，规划设计系统规划蓝图，多次召开馆内全员会议，提出此次信息化建设的 重要性。因为图书馆的信息化不是单纯的计算机项目，在本质上就是对过去工作管理变革的 过程，它不仅是工作行为的改变，更是一种思想管理的改变。所以在整个 OA 项目开展过程 中，都曾经组织了清华大学的专业人士经过不断论证、分析，测试，最终经过一个月的试用， 金和标准版管理系统在清华大学图书馆正式运行了，并达成了一定的初期成果。 四、系统成效 1、信息原来可以这样传递 图书馆管理中的信息传递由阶层型变为任意型，原来起上传下达作用的中层组织逐渐削 弱或消失。图书馆馆长现在可以可通过网络寻呼直接与基层进行多向联系。网络寻呼是非常
方梗的内部即时沟通工具，它集成了Q,S,郎作、短信等优点，使沟通更加方便快捷。 组织架构的表现形式，更清晰地了解第内内部伙作信息，例如：部门、积务、电话、个性签 名等。这种“实时”的信息流，让以前通过开会，找员工流话这种漫长而费周折的方式变成 了历史。 随着请华大学图书馆的队伍不断社大，新所送的年轻馆员可以在很短的时间内认识其他的 工作人员，并且每当一个新人上岗的时候，馆长和其他工作工作人员都会在第一时间内送上 间候，这已经成为请华图书馆特有的馆文化。 2、馆长的工作原来不膏要这么忙禄 对于图书馆馆长薛芳渝教授一天的工作米说，以前每当进入办公室的那一刻起就没有体 息的时间，各种文件的授示，会议等，着实让之繁忙，而观在馆长一打开自己的系统被可以 看到，他的办公室助理为他安排的日程，有哪些国际会议需要他参加，有娜些人员需要接待， 有多少文件需要他阅读等等，所有的工作他都可以在第一时间内尽收眼底， 网路时代的图书馆管理改变原来一成不变的组织结构与业务流程模式，使其随着环境变 化或发展的需要不断进行新的整合或重构。用于制定工作计划及反馈工作计划完成情况： 教授可通过此模块，及时了解各部门的工作完成情况，对不能拔计划完成工作任务的部 门，查询原因，井及时组织人力物力。加快进度。保证按计划完成任务。及时调察工作中出 现的偏差，及时刘正。 通过计算机网路馆长突破了管理幅度的限制，过去很难做到直接和馆员直接沟通。现在 却很方便，让馆长的眼睛更亮了，耳朵更长了。 3、办公室的工作原来可以如此轻松 首先，提高了工作效率，清华图书馆的办公室工作非常众多，大到学校和馆务会议有关 决定的落实和督办，小到负责各类公文的运转、文节立卷归档、档案管理，印章管理等，工 作异常复杂。现在通过金和软件为图书馆搭建的办公平台，馆内的相关新闻、通知、待办事 项、计划总结等清晰地展现到每一个人的工作平台中。 其次，规意了管理的流程。而公文流转作为办公室工作的重要内容，也是协同办公系统 的核心部分，功能包括收文管理、发文管理及流转跟踪并催督等：内容包括各种下发和上呈 的公文，信息的通报、会议通知、应急通知等。通过公文流转系统实现收发文管理的白动化， 由电子行文代替手工行文，解决公文传递慢，信息不及时、不同步，不易于查阅等问愿。负 责各类公文的运转、文书立卷档、档案管理：印章管理等创新“精确管理”模式下的公文
方便的内部即时沟通工具，它集成了 QQ、MSN、邮件、短信等优点，使沟通更加方便快捷。 组织架构的表现形式，更清晰地了解馆内内部伙伴信息，例如：部门、职务、电话、个性签 名等。这种“实时”的信息流，让以前通过开会、找员工谈话这种漫长而费周折的方式变成 了历史。 随着清华大学图书馆的队伍不断壮大，新进的年轻馆员可以在很短的时间内认识其他的 工作人员，并且每当一个新人上岗的时候，馆长和其他工作工作人员都会在第一时间内送上 问候，这已经成为清华图书馆特有的馆文化。 2、馆长的工作原来不需要这么忙碌 对于图书馆馆长薛芳渝教授一天的工作来说，以前每当进入办公室的那一刻起就没有休 息的时间，各种文件的批示、会议等，着实让之繁忙，而现在馆长一打开自己的系统就可以 看到，他的办公室助理为他安排的日程，有哪些国际会议需要他参加，有哪些人员需要接待， 有多少文件需要他阅读等等，所有的工作他都可以在第一时间内尽收眼底。 网络时代的图书馆管理改变原来一成不变的组织结构与业务流程模式，使其随着环境变 化或发展的需要不断进行新的整合或重构。用于制定工作计划及反馈工作计划完成情况。 教授可通过此模块，及时了解各部门的工作完成情况，对不能按计划完成工作任务的部 门，查询原因，并及时组织人力物力，加快进度，保证按计划完成任务。及时洞察工作中出 现的偏差，及时纠正。 通过计算机网络馆长突破了管理幅度的限制，过去很难做到直接和馆员直接沟通。现在 却很方便，让馆长的眼睛更亮了、耳朵更长了。 3、办公室的工作原来可以如此轻松 首先，提高了工作效率。清华图书馆的办公室工作非常众多，大到学校和馆务会议有关 决定的落实和督办，小到负责各类公文的运转、文书立卷归档、档案管理，印章管理等，工 作异常复杂。现在通过金和软件为图书馆搭建的办公平台，馆内的相关新闻、通知、待办事 项、计划总结等都清晰地展现到每一个人的工作平台中。 其次，规范了管理的流程。而公文流转作为办公室工作的重要内容，也是协同办公系统 的核心部分，功能包括收文管理、发文管理及流转跟踪并催督等；内容包括各种下发和上呈 的公文、信息的通报、会议通知、应急通知等。通过公文流转系统实现收发文管理的自动化， 由电子行文代替手工行文，解决公文传递慢，信息不及时、不同步，不易于查阅等问题。负 责各类公文的运转、文书立卷归档、档案管理；印章管理等创新“精确管理”模式下的公文
管理，更适合图书前内公文流转，规范公文办理，内外部的收发文、请示签报、文件审批、 报表传递、会议纪要以及档案管理。 再次，再整个管理过程中，采用电子化流转方式，支持/XC.格式，保留修改痕 迹，真正实现无纸化办公。通过此公文管理慎块实现馆内行政管理的无纸化办公，节约了大 量的经费。 4、分第信息原来如此清渐 清华大学图书馆除了相应的行政都分，为使学校图书文献信息资徽及服务形成合理布 局，在学校的大力支持下，若干己有一定基础的院系图书贤料室逐步发展扩大，建成相应的 研究型专业图书馆。目前全校已有六个专业图书前一经管图书前、建筑图书馆、法律图书 馆、人文图书馆、美术图书馆、医学图书馆。通过金和认软件可以根好将分馆的信息与总 馆的信息很好地集中起来，每当香要从国外引进一些电子书籍的时候。总馆都可以相应地进 入资产查询功能，从而对于总的资源调配、资金规划都起了很大的指导作用。 案例分析：本案例是清华大学通过建立0A系统实现数据班源共享，图书馆办公网格协同化 管理的案例。 清华大学以系统建立前的现状是信息传递不顺畅，管理层次多、管理难度大，前长每 天忙于各种行政事务，而且图书馆的分馆的区线分布，分支繁杂，人员庞大，缺乏实时统一 的管理。0M系统的建立和使用，改变了传统信息传递、信息查询、人员管理的各种弊端， 使得信息传递快捷、方便，人员管理更如透明，文件管理更如规范，同时还实现了对分馆信 息的协同管理。图书馆馆长现在可以可通过网络寻呼直接与基层进行多向联系。以前通过开 会、找员工该话这种漫长而费周折的方式变成了历史。办公室的工作实现了无纸化办公，既 大大提高了工作效率，又节约了大量的经费。馆长再也不用每天沉酒于繁杂的事务工作中。 同时，也做到了对分馆实时统一的管理. A系统使得清华大学的图书馆真正实现了管理信息化
管理，更适合图书馆内公文流转，规范公文办理，内外部的收发文、请示签报、文件审批、 报表传递、会议纪要以及档案管理。 再次，再整个管理过程中，采用电子化流转方式，支持 WORD/EXCEL 格式，保留修改痕 迹，真正实现无纸化办公。通过此公文管理模块实现馆内行政管理的无纸化办公，节约了大 量的经费。 4、分馆信息原来如此清晰 清华大学图书馆除了相应的行政部分，为使学校图书文献信息资源及服务形成合理布 局，在学校的大力支持下，若干已有一定基础的院系图书资料室逐步发展扩大，建成相应的 研究型专业图书馆。目前全校已有六个专业图书馆——经管图书馆、建筑图书馆、法律图书 馆、人文图书馆、美术图书馆、医学图书馆。通过金和 OA 软件可以很好将分馆的信息与总 馆的信息很好地集中起来，每当需要从国外引进一些电子书籍的时候，总馆都可以相应地进 入资产查询功能，从而对于总的资源调配、资金规划都起了很大的指导作用。 案例分析：本案例是清华大学通过建立 OA 系统实现数据资源共享、图书馆办公网络协同化 管理的案例。 清华大学 OA 系统建立前的现状是信息传递不顺畅，管理层次多、管理难度大，馆长每 天忙于各种行政事务，而且图书馆的分馆的区域分布，分支繁杂，人员庞大，缺乏实时统一 的管理。OA 系统的建立和使用，改变了传统信息传递、信息查询、人员管理的各种弊端， 使得信息传递快捷、方便，人员管理更加透明，文件管理更加规范，同时还实现了对分馆信 息的协同管理。图书馆馆长现在可以可通过网络寻呼直接与基层进行多向联系。以前通过开 会、找员工谈话这种漫长而费周折的方式变成了历史。办公室的工作实现了无纸化办公，既 大大提高了工作效率，又节约了大量的经费，馆长再也不用每天沉湎于繁杂的事务工作中。 同时，也做到了对分馆实时统一的管理。 OA 系统使得清华大学的图书馆真正实现了管理信息化