第二节 考勤管理系统基本功能 一、系统功能结构图 考勤管理系统通常包括员工管理、班次设置、考勤规则设置、排班与出勤调整、统计报 表、考勤记录查询、日常考勤管理等几大模块。日常考勤管理与考勤设别方式有关，目前常 用的有指纹考勤、密码考勤、IC卡考勤等。其系统功能结构图如下： 考勤管理系统 考勤规则 班次与 统计报 考勤记 日 员 工管理 班次管 出 表 录 常考勤 勤 理 调 询 理 整 图11-1考勤管理系统功能结构图 二、系统基本功能介绍 (一)考勤管理子系统 1.员工管理 员工管理主要包括部门管理、员工基本信息管理、员工指纹信息管理等内容。部门管理 主要是指对部门的添加、修改、删除等操作，由于一个单位同时有多个部门存在，因此各部 门之间具有上下级关系。部门信息包括部门名称、上级部门、部门描述等信息等。系统初始 状态存在两个特殊部门：总公司及未分配人员，总公司作为最高级别的部门，在此基础上进 行下级部门的添加等：删除某部门时，该部门的下级部门也将全部被删除。未分配人员与总 公司并列，作为一个特殊部门存在，无法修改、删除，不能进行下级部门的添加，它同时作 为未分配部门的员工所属部门的标志，可以用于容纳暂时不处于任何部门的员工。员工基本
第二节 考勤管理系统基本功能 一、系统功能结构图 考勤管理系统通常包括员工管理、班次设置、考勤规则设置、排班与出勤调整、统计报 表、考勤记录查询、日常考勤管理等几大模块。日常考勤管理与考勤设别方式有关，目前常 用的有指纹考勤、密码考勤、IC 卡考勤等。其系统功能结构图如下： 图 11-1 考勤管理系统功能结构图 二、系统基本功能介绍 （一）考勤管理子系统 1．员工管理 员工管理主要包括部门管理、员工基本信息管理、员工指纹信息管理等内容。部门管理 主要是指对部门的添加、修改、删除等操作，由于一个单位同时有多个部门存在，因此各部 门之间具有上下级关系。部门信息包括部门名称、上级部门、部门描述等信息等。系统初始 状态存在两个特殊部门：总公司及未分配人员，总公司作为最高级别的部门，在此基础上进 行下级部门的添加等；删除某部门时，该部门的下级部门也将全部被删除。未分配人员与总 公司并列，作为一个特殊部门存在，无法修改、删除，不能进行下级部门的添加，它同时作 为未分配部门的员工所属部门的标志，可以用于容纳暂时不处于任何部门的员工。员工基本 员 工 管 理 班 次 管 理 考 勤 规 则 管 理 班 次 与 出 勤 调 整 统 计 报 表 考 勤 记 录 查 询 日 常 考 勤 管 理 考勤管理系统
信息管理包括员工的添加、修改、删除及查找等，员工基本信息主要包括：工号、姓名、所 属部门、性别、照片、考勤方式、员工类型（普通员工还是考勤管理人员）等。其中员工添 加方式有两种，单个员工的添加和批量导入，查看某员工的基本信息，可按工号、姓名、性 别、部门等进行查找。员工指纹信息管理即进行员工的指纹信息注册和指纹更新，输入员工 工号，采集员工同一手指的三枚指纹，系统对三枚指纹进行质量检测（三枚指纹两两比对成 功则视为质量通过)，检测通过则指纹注册成功，之后员工使用该手指进行指纹考勤：检测 不通过则重新采集该手指指纹或更换手指采集：对于指纹多次无法注册成功的员工视为困难 人群，使用密码考勤。当出现员工注册手指受伤等意外情况时，可以进行指纹信息的更新， 重新注册指纹。 2.班次设置 因各个单位行业性质的不同，员工上班的时间、方式不同，相应的排班也会不同，即使 一个单位内，也常常会有不同的出勤方式，这就需要针对各种排班进行不同的设定，此考勤 系统考虑的班次主要包括正常班、倒班、签到班、记工时班等。班次设置包括班次的添加、 修改、删除等，各单位可以根据本单位班制制度的要求，进行相应班次的添加等操作。现以 正常班添加为例，说明班次设置的各项功能。班次信息设置包括：班次名称、简称、备注等 信息等的设置：公休节假即设定此班次对应的公休日及节假日的起始日期和结束日期，当使 用此班次对员工进行排班时，在公休日及节假日范围内的日期自动设置为公休日或节假日： 时段设置即对考勤时间的具体设定。 3.考勤规则设置 考勤规则设置包括考勤统计规则设置和出勤调整设置两部分。考勤统计规则即迟到、早 退规则，每个单位都有不同的迟到、早退规则，在管理系统中可以根据单位的考勤规定设置 不同级别的迟到、早退制度。迟到早退规则的设置是全局设置，适用于所有参加考勤的员工。 出勤调整设置主要指对加班、休假、外勤在报表显示中名称缩写以及显示符号的设置。 4.排班与出勤调整 排班与出勤调整包括批量排班和短期调整。批量排班是对员工未来一段日期进行某个班 次的安排，即除该班次对应的公休日和节假日不安排成工作日外，其余日期均安排成正常工 作日，员工必须进行日常考勤。批量排班方式适合给一名员工进行长期不变的排班，或者多 名员工进行同一班次排班的情况。由于大多数排班情况一经排定后，很长时间都不变，且一 个部门内大部分员工排班情况相同，因此使用批量排班会更为快捷。员工的加班、休假、外 勤等出勤调整情况均导致员工不能按照正常的考勤时间考勤，必须对这些异常出勤情况进行
信息管理包括员工的添加、修改、删除及查找等，员工基本信息主要包括：工号、姓名、所 属部门、性别、照片、考勤方式、员工类型（普通员工还是考勤管理人员）等。其中员工添 加方式有两种，单个员工的添加和批量导入，查看某员工的基本信息，可按工号、姓名、性 别、部门等进行查找。员工指纹信息管理即进行员工的指纹信息注册和指纹更新，输入员工 工号，采集员工同一手指的三枚指纹，系统对三枚指纹进行质量检测（三枚指纹两两比对成 功则视为质量通过），检测通过则指纹注册成功，之后员工使用该手指进行指纹考勤；检测 不通过则重新采集该手指指纹或更换手指采集；对于指纹多次无法注册成功的员工视为困难 人群，使用密码考勤。当出现员工注册手指受伤等意外情况时，可以进行指纹信息的更新， 重新注册指纹。 2．班次设置 因各个单位行业性质的不同，员工上班的时间、方式不同，相应的排班也会不同，即使 一个单位内，也常常会有不同的出勤方式，这就需要针对各种排班进行不同的设定，此考勤 系统考虑的班次主要包括正常班、倒班、签到班、记工时班等。班次设置包括班次的添加、 修改、删除等，各单位可以根据本单位班制制度的要求，进行相应班次的添加等操作。现以 正常班添加为例，说明班次设置的各项功能。班次信息设置包括：班次名称、简称、备注等 信息等的设置；公休节假即设定此班次对应的公休日及节假日的起始日期和结束日期，当使 用此班次对员工进行排班时，在公休日及节假日范围内的日期自动设置为公休日或节假日； 时段设置即对考勤时间的具体设定。 3．考勤规则设置 考勤规则设置包括考勤统计规则设置和出勤调整设置两部分。考勤统计规则即迟到、早 退规则，每个单位都有不同的迟到、早退规则，在管理系统中可以根据单位的考勤规定设置 不同级别的迟到、早退制度。迟到早退规则的设置是全局设置，适用于所有参加考勤的员工。 出勤调整设置主要指对加班、休假、外勤在报表显示中名称缩写以及显示符号的设置。 4．排班与出勤调整 排班与出勤调整包括批量排班和短期调整。批量排班是对员工未来一段日期进行某个班 次的安排，即除该班次对应的公休日和节假日不安排成工作日外，其余日期均安排成正常工 作日，员工必须进行日常考勤。批量排班方式适合给一名员工进行长期不变的排班，或者多 名员工进行同一班次排班的情况。由于大多数排班情况一经排定后，很长时间都不变，且一 个部门内大部分员工排班情况相同，因此使用批量排班会更为快捷。员工的加班、休假、外 勤等出勤调整情况均导致员工不能按照正常的考勤时间考勤，必须对这些异常出勤情况进行
设置，才能使最终的考勤统计结果正确有效，因此而设置出勤调整功能。短期调整是对员工 排班安排做的小范围调整，如将正常工作日调整为休假或是外勤，或将工作日调整成加班等。 各种调整情况的类型可以根据单位的制度在考勤规则侧中进行自定义。删除调整功能可以撤销 调整操作，恢复原始排班安排。 5.统计报表 统计报表是将一个个看似杂乱无章的考勤记录，根据排班进行处理，统计正常考勤情况 和异常情况。考勤结果包括：正常出勤、缺勤、迟到、早退、加班、外勤、休假、旷半天、 休息日等。对于正常班，若设置一个时间段，即一天考勤一次，则直接得到考勤结果：若设 置两个时间段，即上下午两次考勤，则一天的考勤结果综合上、下午的考勤结果得到。在数 据处理之后，往往需要打印报表，提供给薪资管理部门使用或是领导查着。该模块提供多种 报表的汇总及打印，包括个人日明细报表、正常班/倒班个人月报表、个人月统计报表、签 到班个人月报表、记工时班个人月报表等。其中个人日明细报表将所选部门的每个人每天的 具体考勤结果显示出来、，每人每天为一行，内容包括应该考勤时间、实际考勤时间、实际 上的工时数、休假加班及外勤的情况等：个人月报表将所选部门的每个人在统计的时间内每 一天的情况，在一个小格内显示出来：个人月统计报表则统计所选部门的每个人在统计时间 内的出勤率等。 6.考勤记录查询 考勤记录查询支持可按整个部门查询或单个员工按工号、按姓名查询，并选择所要查询 的时间段，即查询开始日期和结束日期，点击查询，判断选择条件是否正确（结束是否大于 开始，若不是，则提示用户选择日期有误若部门和员工号同时选择，判断该员工号是否属于 该部门，若是，则查询该员信息，否则提示用户该员工和部门不符合)，若正确，下方会出 现该部门员工该员工的考勤信息：否则，提示用户错误类型并让用户重新选择。 7.日常考勤管理 日常考勤管理子模块提供指纹考勤和密码考勤两种方式。对于指纹注册成功的员工，进 行考勤时员工无需输入员工工号，只需采集指纹。系统针对采集的指纹提取指纹特征信息， 与数据库中存储的所有指纹特征信息进行一一比对，比对成功，则系统返回员工基本信息， 如员工工号、姓名、性别、部门以及员工照片，提示用户考勤成功，若考勤不成功，只需重 新采集指纹。 对于困难人群，使用密码考勤，输入工号和密码，系统进行验证，验证通过则考勤成功。 为最大限度地利用指纹识别的优势，对于指纹注册成功的员工，密码考勤不可用，以避免代
设置，才能使最终的考勤统计结果正确有效，因此而设置出勤调整功能。短期调整是对员工 排班安排做的小范围调整，如将正常工作日调整为休假或是外勤，或将工作日调整成加班等。 各种调整情况的类型可以根据单位的制度在考勤规则中进行自定义。删除调整功能可以撤销 调整操作，恢复原始排班安排。 5．统计报表 统计报表是将一个个看似杂乱无章的考勤记录，根据排班进行处理，统计正常考勤情况 和异常情况。考勤结果包括：正常出勤、缺勤、迟到、早退、加班、外勤、休假、旷半天、 休息日等。对于正常班，若设置一个时间段，即一天考勤一次，则直接得到考勤结果；若设 置两个时间段，即上下午两次考勤，则一天的考勤结果综合上、下午的考勤结果得到。在数 据处理之后，往往需要打印报表，提供给薪资管理部门使用或是领导查着。该模块提供多种 报表的汇总及打印，包括个人日明细报表、正常班/倒班个人月报表、个人月统计报表、签 到班个人月报表、记工时班个人月报表等。其中个人日明细报表将所选部门的每个人每天的 具体考勤结果显示出来、，每人每天为一行，内容包括应该考勤时间、实际考勤时间、实际 上的工时数、休假加班及外勤的情况等；个人月报表将所选部门的每个人在统计的时间内每 一天的情况，在一个小格内显示出来；个人月统计报表则统计所选部门的每个人在统计时间 内的出勤率等。 6．考勤记录查询 考勤记录查询支持可按整个部门查询或单个员工按工号、按姓名查询，并选择所要查询 的时间段，即查询开始日期和结束日期，点击查询，判断选择条件是否正确（结束是否大于 开始，若不是，则提示用户选择日期有误若部门和员工号同时选择，判断该员工号是否属于 该部门，若是，则查询该员信息，否则提示用户该员工和部门不符合），若正确，下方会出 现该部门员工该员工的考勤信息；否则，提示用户错误类型并让用户重新选择。 7．日常考勤管理 日常考勤管理子模块提供指纹考勤和密码考勤两种方式。对于指纹注册成功的员工，进 行考勤时员工无需输入员工工号，只需采集指纹。系统针对采集的指纹提取指纹特征信息， 与数据库中存储的所有指纹特征信息进行一一比对，比对成功，则系统返回员工基本信息， 如员工工号、姓名、性别、部门以及员工照片，提示用户考勤成功，若考勤不成功，只需重 新采集指纹。 对于困难人群，使用密码考勤，输入工号和密码，系统进行验证，验证通过则考勤成功。 为最大限度地利用指纹识别的优势，对于指纹注册成功的员工，密码考勤不可用，以避免代
考勤情况的发生
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