试卷代号：2620 座位■■ 国家开放大学（中央广播电视大学）2016年春季学期“开放专科”期末考试 办公信息处理； 试题（开卷） 2016年7月 题 号 三 四 分 分 数 得分 评卷人 一、多项选择题（每题3分，共15分。每题有2一4个正确选项，选对 得3分，错选、少选或多选均不得分。请将正确答案的序号填在 括号中)】 1.下列属于办公信息存储特性的选项是( )。 A.价值性 B.时效性 C.全面性 D.保密性 2.下面属于办公信息特征的是( )。 A.客观性 B.主观性 C.依附性 D.传递性 3.办公信息的分类应讲究一定的规则，包括( )。 A.科学性 B.客观性 C.趣味性 D.实用性 4,办公信息管理的要素包括( )。 A,信息流 B.人员与物资 C.信息机构 D.政策与法规 5.下列选项中，属于同一种类型检索工具的是( ）。 A.馆藏目录 B.搜索引擎 C.中国期刊全文数据库 D.万方数据资源系统中的数字化期刊 1280
试卷代号 :2620 座位号 国家开放大学(中央广播电视大学)2016 年春季学期"开放专科"期末考试 办公信息处理试题(开卷) E 一|四|总分| | 2016 一、多项选择题{每题 分，共 15 分。每题有 2-4 个正确选项，选对 分，错选、少选或多选均不得分。请将正确答案的序号填在 括号中) 1.下列属于办公信息存储特性的选项是( A.价值性 B. 时效性 c.全面性 D.保密性 2. 下面属于办公信息特征的是( )。 A. 客观性 B. 主观性 c.依附性 D. 传递性 3. 办公信息的分类应讲究一定的规则，包括〈 A. 科学性 c. 趣味性 4. 办公信息管理的要素包括( A. 信息流 c. 信息机构 B. 客观性 D. 实用性 B. 人员与物资 D.政策与法规 5. 下列选项中，属于同一种类型检索工具的是( )。 A. 馆藏目录 B. 搜索引擎 c. 中国期刊全文数据库 D.万方数据资源系统中的数字化期刊 1280
得 分 评卷人 二、判断题（每题2分，共10分。认为正确请打√，不正确请打X) 6。收集、获取办公信息的最基本方法是询问法。() 7.按表现形式可以把办公信息划分为语言信息、文字信息、数据信息和图像信息。() 8.迄今为止，计算机硬盘信息已经成为办公室的主角，硬盘载体成为目前使用最多的存 储载体。() 9.根据决策问题出现的重复程序，可以把决策划分为常规性决策和非常规决策。() 10.不管是收文处理还是发文处理，登记和审核都是重要的工作环节。() 得 分 评卷人 三、简答题（每题15分，共45分） 11.办公信息处理有何具体要求？ 12.简要回答办公信息决策服务的程序。 13.鉴定电子文件时应考虑哪些方面？ 得分 评卷人 四、案例分析题(30分) 14. 办公信息的利用 为了制定商品的月销售定额，秘书王丽对公司销售部17名营销人员的销售进行了统计。 2008年5月这17人的销售量如下： 每人销售件数 180 51 25 21 15 12 人数 1 1 3 5 5 2 王芳把统计表交给了销售部负责人。销售部负责人原准备将每位营销员的月销售额定为 32件。根据王芳提供的数据，经过对销售情况的统计分析，认为原定销售额大多数营销人员 达不到要求，就重新制定了较合理的销售定额。 请根据上述案例并结合办公信息利用的知识，从以下两个角度进行思考分析： 1281
二、判断题(每题 分，共 10 分。认为正确请打 ，不正确请打 X) 6. 收集、获取办公信息的最基本方法是询问法。( ) 7. 按表现形式可以把办公信息划分为语言信息、文字信息、数据信息和图像信息。( ) 8. 迄今为止，计算机硬盘信息己经成为办公室的主角，硬盘载体成为目前使用最多的存 储载体。( ) 9. 根据决策问题出现的重复程序，可以把决策划分为常规性决策和非常规决策。( ) 10. 不管是收文处理还是发文处理，登记和审核都是重要的工作环节。( ) 三、简答题{每题 15 分，共 45 分) 1.办公信息处理有何具体要求? 12. 简要回答办公信息决策服务的程序。 13. 鉴定电子文件时应考虑哪些方面? 四、案例分析题 (30 分) 14. 办公信息的利用 为了制定商品的月销售定额，秘书王丽对公司销售部 17 名营销人员的销售进行了统计。 2008 月这 17 人的销售量如下 |每人销售件数 180 I 51 I 25 I 21 I 15 I 12 I | 人数 I 1 I 1 131 5 I 5 I 2 I 王芳把统计表交给了销售部负责人。销售部负责人原准备将每位营销员的月销售额定为 32 件。根据王芳提供的数据，经过对销售情况的统计分析，认为原定销售额大多数营销人员 达不到要求，就重新制定了较合理的销售定额。 请根据上述案例并结合办公信息利用的知识，从以下两个角度进行思考分析: 1281
(1)王芳采用了办公信息利用服务的哪种方式？效果如何？ (2)办公信息利用服务有哪些要求？以及如何安排相应的工作程序？ 答题原则： (1)根据所给的案例材料，运用本课程所学理论进行分析，要求概括全面、有条理。 (2)要说明自己的观点和认识，理论运用要恰当，逻辑阐述要清楚、观点陈述要明确。 (3)字数一般不少于400字。 1282
(1)王芳采用了办公信息利用服务的哪种方式?效果如何? (2) 办公信息利用服务有哪些要求?以及如何安排相应的工作程序? 答题原则 (1)根据所给的案例材料，运用本课程所学理论进行分析，要求概括全面、有条理。 (2) 要说明自己的观点和认识，理论运用要恰当，逻辑阐述要清楚、观点陈述要明确。 (3) 字数→般不少于 400 字。 1282
试卷代号：2620 国家开放大学（中央广播电视大学）2016年春季学期“开放专科”期未考试 办公信息处理试题答案及评分标准（开卷） (供参考) 2016年7月 一、多项选择题（每题3分，共15分） 1.ABD 2.ACD 3.ABD 4.ABCD 5.BCD 二、判断题（每题2分，共10分） 6.X 7.V 8.X 9.V 10.V 三、简答题（每题15分，共45分） 11.办公信息处理工作需求的信息来源广、数量大、更新速度快，对办公信息处理提出较 高的要求。 (1)应树立良好的信息意识。有无信息意识决定着秘书捕捉、判断和利用信息的自觉程 度，信息意识强弱关系到能否挖掘出有价值的信息、提升文献获取能力。(3分) (2)要坚持目的性与全面性相统一。办公信息处理不仅要收集与本单位业务直接相关的 信息，而且要注意收集对于工作活动有间接影响的各种信息。(3分) (3)应综合运用多种方法和途径收集办公信息。办公信息的获取可以是人工采集，也可以 通过联机方式形成自动化数据采集系统。(3分) (4)要科学合理地进行办公信息处理。用科学的方法收集、加工存储、交换和处理办公信 息，以便从纷繁复杂的数据资料中获取高质量的决策信息，提高数据资料的使用效率。(3分) (5)办公信息服务要突出适用性。办公信息服务要适用于中心工作、适用于各种对象、适 用于工作发展变化。(3分) 12.信息是决策的基础，决策者需要利用准确有效的信息作为决策支持。因此，秘书要加 强经常性的调研工作，作好决策服务。办公信息决策服务的程序如下： (1)发现问题。秘书此阶段要为决策者提供决策课题，调查现状，了解实际情况，研究问 题，分析问题的性质、特点和范围以及问题产生的原因，从而确定课题的价值及提供的意义等。 (3分) 1283
试卷代号 :2620 国家开放大学(中央广播电视大学 )2016 年春季学期"开放专科"期末考试 办公信息处理 试题答案及评分标准(开卷) (供参考) 2016 一、多项选择题{每题 分，共 15 分) 1. ABD 2.ACD 3.ABD 4. ABCD 5.BCD 二、判断题(每题 分，共 10 分} 6. X 7.v 8. X 9.v 10. V 三、简答题{每题 15 分，共 45 分) 1.办公信息处理工作需求的信息来源广、数量大、更新速度快，对办公信息处理提出较 高的要求。 (1)应树立良好的信息意识。有无信息意识决定着秘书捕捉、判断和利用信息的自觉程 度，信息意识强弱关系到能否挖掘出有价值的信息、提升文献获取能力。 (3 分) (2) 要坚持目的性与全面性相统一。办公信息处理不仅要收集与本单位业务直接相关的 信息，而且要注意收集对于工作活动有间接影响的各种信息。 (3 分) (3) 应综合运用多种方法和途径收集办公信息。办公信息的获取可以是人工采集，也可以 通过联机方式形成自动化数据采集系统。 (3 分〉 (4) 要科学合理地进行办公信息处理。用科学的方法收集、加工存储、交换和处理办公信 息，以便从纷繁复杂的数据资料中获取高质量的决策信息，提高数据资料的使用效率。 (3 分) (5) 办公信息服务要突出适用性。办公信息服务要适用于中心工作、适用于各种对象、适 用于工作发展变化。 (3 分) 12. 信息是决策的基础，决策者需要利用准确有效的信息作为决策支持。因此，秘书要加 强经常性的调研工作，作好决策服务。办公信息决策服务的程序如下: (1)发现问题。秘书此阶段要为决策者提供决策课题，调查现状，了解实际情况，研究问 题，分析问题的性质、特点和范围以及问题产生的原因，从而确定课题的价值及提供的意义等。 (3 分〉 1283
(2)收集信息。充分利用信息网络、会议、文件、新闻媒体、信访、调查研究和内部资料等多 种渠道，收集加工有价值的信息。(3分) (3)拟写文件。依据领导者的决策意图和目标，为领导撰写备选方案，编制实施计划，落实 行动措施，准备决策实施；或者对其他决策系统提供的备选方案进行初步审核、修改。(3分) (4)咨询论证。秘书组织专家对决策文件进行咨询、评估、论证，协助领导者选择适当的咨 询论证形式，组织有关方面对决策文件进行听证，并做好会议记录形成听证报告，作为领导决 策的参考。(3分) (5)反馈督察。这一阶段要做好信息反馈工作，提高决策的正确性，总结典型经验，反映新 情况、新问题、新趋势以及决策中的偏差及其原因，并对执行情况进行督察。(3分) 13.电子文件的鉴定是指对电子文件原始性、完整性、有效性的鉴别。 (1)电子文件原始性的认定。电子文件原始性的鉴定应检查电子文件是否按照预先确定 的标准格式和模板编辑：是否是最终版本；分析是否有非法操作的发生等。(5分) (2)电子文件完整性的认定。电子文件完整性的鉴定应检查一份文件各个要素是否完备， 联系一份文件各个要素的手段是否有效，比如超级链接、置标语言等，核实相关数据和文件是 否收集齐全。(5分) (3)电子文件有效性的认定。检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件文字材料是否 齐全、完整。检查加密文件的密码是否保存。检查存储格式是否符合归档要求。检测在指定 的环境平台上能否推确读出电子文件。(5分) 四、案例分析题(30分) 14.答题提示： (1)办公信息作用的发挥关键在于利用，应通过各种方式开展信息利用服务。办公信息利 用服务的方式有5种，其中信息加工服务是通过对信息内容进行分析研究、选择、加工、编辑 后，利用者利用信息成果的方式。王芳先对17名营销人员的销售量进行了统计，然后把统计 表交给销售部负责人，她所使用的正是信息加工服务的方式。(5分) 从王芳的统计表中可以看出能超过销售定额32件工作量的人数仅有2人，因此这个销售 定额不合理。王芳发挥秘书的参谋助手作用，将获取的销售信息进行加工利用，使销售部对销 售定额的确定有了客观依据，因此发挥了有价值的作用，取得了较好的效果。秘书要围绕中心 1284
(2) 收集信息。充分利用信息网络、会议、文件、新闻媒体、信访、调查研究和内部资料等多 种渠道，收集加工有价值的信息。 (3 分) (3) 拟写文件。依据领导者的决策意图和目标，为领导撰写备选方案，编制实施计划，落实 行动措施，准备决策实施;或者对其他决策系统提供的备选方案进行初步审核、修改。 (3 分) (4) 咨询论证。秘书组织专家对决策文件进行咨询、评估、论证，协助领导者选择适当的咨 询论证形式，组织有关方面对决策文件进行昕证，并做好会议记录形成昕证报告，作为领导决 策的参考。 (3 分〉 (5) 反馈督察。这一阶段要做好信息反馈工作，提高决策的正确性，总结典型经验，反映新 情况、新问题、新趋势以及决策中的偏差及其原因，并对执行情况进行督察。 (3 分) 13. 电子文件的鉴定是指对电子文件原始性、完整性、有效性的鉴别。 (1)电子文件原始性的认定。电子文件原始性的鉴定应检查电子文件是否按照预先确定 的标准格式和模板编辑;是否是最终版本;分析是否有非法操作的发生等。 (5 分〉 (2) 电子文件完整性的认定。电子文件完整性的鉴定应检查一份文件各个要素是否完备， 联系一份文件各个要素的手段是否有效，比如超级链接、置标语言等，核实相关数据和文件是 否收集齐全。 (5 分〉 (3) 电子文件有效性的认定。检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件文字材料是否 齐全、完整。检查加密文件的密码是否保存。检查存储格式是否符合归档要求。检测在指定 的环境平台上能否准确读出电子文件。 (5 分) 四、案例分析题 (30 分} 14. 答题提示 (1)办公信息作用的发挥关键在于利用，应通过各种方式开展信息利用服务。办公信息利 用服务的方式有 种，其中信息加工服务是通过对信息内容进行分析研究、选择、加工、编辑 后，利用者利用信息成果的方式。王芳先对 17 名营销人员的销售量进行了统计，然后把统计 表交给销售部负责人，她所使用的正是信息加工服务的方式。 (5 分〉 从王芳的统计表中可以看出能超过销售定额 32 件工作量的人数仅有 人，因此这个销售 定额不合理。王芳发挥秘书的参谋助手作用，将获取的销售信息进行加工利用，使销售部对销 售定额的确定有了客观依据，因此发挥了有价值的作用，取得了较好的效果。秘书要围绕中心 1284
工作，积极选取合适的信息利用方式，主动开展信息利用服务，将收集、处理、存储的信息提供 给利用者，满足他们的需求。(5分) (2)办公信息是各项工作和决策的基础，提供办公信息是秘书信息工作的重要任务。要求 如下： ①及时服务。获得信息后，尽量缩短信息滞留时间，使信息尽快转化为效益。(3分) ②准确服务。有针对性地广泛获取丰富的信息，认真分析利用需求，准确地提供对决策、 指导工作、了解情况有用的信息。(3分) ③有效服务。注意对日常办公信息的积累，善于进行信息的综合分析，能够积极主动地为 利用者查找信息，挖掘有价值的信息。(3分) 信息利用服务的工作程序包括五个步骤： ①熟悉信息内容。了解和熟悉所存储信息的内容和成分。(2分) ②确定利用需求。要结合工作中心、领导决策、日常管理，分析不同层次的利用对象，找准 利用需求。(3分) ③明确服务途径。信息利用服务具有周期性、经常性、广泛性和实效性特点。面对广泛的 信息来源，要结合信息利用服务的对象，选定有效的利用服务的途径。(2分) ④获取信息材料。通过各种信息利用途径，查找能够满足需求的信息。(2分) ⑤提供信息服务。按需提供获得的信息及信息加工品。(2分) 1285
工作，积极选取合适的信息利用方式，主动开展信息利用服务，将收集、处理、存储的信息提供 给利用者，满足他们的需求。 (5 分) (2) 办公信息是各项工作和决策的基础，提供办公信息是秘书信息工作的重要任务。要求 如下 ①及时服务。获得信息后，尽量缩短信息滞留时间，使信息尽快转化为效益。 (3 分) ②准确服务。有针对性地广泛获取丰富的信息，认真分析利用需求，准确地提供对决策、 指导工作、了解情况有用的信息。 (3 分) ③有效服务。注意对日常办公信息的积累，善于进行信息的综合分析，能够积极主动地为 利用者查找信息，挖掘有价值的信息。 (3 分〉 信息利用服务的工作程序包括五个步骤: ①熟悉信息内容。了解和熟悉所存储信息的内容和成分。 (2 分〉 ②确定利用需求。要结合工作中心、领导决策、日常管理，分析不同层次的利用对象，找准 利用需求。 (3 分) ③明确服务途径。信息利用服务具有周期性、经常性、广泛性和实效性特点。面对广泛的 信息来源，要结合信息利用服务的对象，选定有效的利用服务的途径。 (2 分〉 ④获取信息材料。通过各种信息利用途径，查找能够满足需求的信息。 (2 分〉 ⑤提供信息服务。按需提供获得的信息及信息加工品。 (2 分) 1285