试卷代号：2612 座位号■ 中央广播电视大学2012一2013学年度第二学期“开放专科”期末考试（半开卷） 秘书实务 试题 2013年7月 题 号 二 三 四 总 分 分 数 得 分 评卷人 一、单项选择题（每题2分，共18分，请将正确答案的字母填在括号中） 1.在向别人进行自我介绍时，以下哪种做法不正确？() A.自我介绍最重要的是要看场合选择介绍重点 B.在公务场合，对自己的工作职务要特别介绍清楚 C.在社交场合，对自己所在的组织要特别介绍清楚 D.无论在什么场合，介绍自己的姓名都是必不可少的 2.在握手时，以下哪种方法不正确？（) A.握手时应注视对方的眼睛 B.在需要握手的人较多的情况下，与第一个人握手时，眼睛可以看第二个人 C.职位高者先伸手表示出握手的意思，职位低者应马上伸手相握 D.如果女性穿着礼服并带着与之配套的手套，握手时可不必摘手套 3.以下哪一项不是着装的基本原则？() A.注重场合 B.适合自己的社会身份 C.与自身的条件相协调 D.符合本国文化传统 4.在公务和社交场合，以下哪一话题应忌讳？() A.对方是否结婚 B.当地的名胜古迹 C.明天是否是晴天 D.影星的逸闻趣事 5.秘书对接到的邮件进行初步分类，最常见的方法是()。 A.按邮件寄出的时间分 B.按邮件的重量分 C.按邮件的种类分 D.按邮件的大小分 2362
试卷代号 座位号仁口 中央广播电视大学 3学年度第二学期"开放专科"期末考试(半开卷) 秘书实务试题 2013 年7 |题号 - 二l 三l 四l |分数 I I I I I 分l I I 将正 1.在向别人进行自我介绍时，以下哪种做法不正确? ( ) A. 是要看场合选 且在公务场合，对自己的工作职务要特别介绍清楚 巳在社交场合，对自己所在的组织要特别介绍清楚 D. 无论 场合 不可 2. 握手 ( ) A. 握手时应 视对 眼睛 B. 人较 情况下 个人握手时 眼睛 第二 巳职位高者先伸手表示出握手的意思，职位低者应马上伸手相握 D. 性穿 服并 着 与 握手 不必摘手套 3. 下 哪一项不 着装 ( ) A. 重场合B.适合 社会身 C. 调D. 合本 化传 4. 公务 场合 下哪一话题 ( ) A. 对方 婚B. 的 名 胜古迹 C. 天D. 5. 到 的 邮 进行初步分类 法是 )。 A. 件寄 分B. 重量 c.按邮件的种类分 .按邮件的大小分 2362
6.秘书在值班工作中，以下哪一项不属于他的职责范围？() A.采购办公用品 B.处理内部突发事件 C.接待来访客人 D.协调处理安全保卫工作 7.单位领导张先生不愿意见一位无约来访者，在这种情况下，秘书小李可以婉拒这位来访 者。以下哪种方式是正确的婉拒方式？() A.对来访者说：“张先生正在接待一位重要客人，抱歉” B.对来访者说：“张先生正在开一个紧急重要的会议，实在抽不出时间，抱款” C.对来访者说：“张先生不愿意见你，抱歉” D.对来访者说：“我们单位领导不见无约来访者，抱歉” 8.“社交注视”的含义是()。 A,目光注视对方双眼到前额的部位 B.目光注视对方双眼到下额的部位 C.目光注视对方双眼到胸的部位 D.目光注视对方双眼到脚的部位 9.收发文的基本原则不包括以下哪项？() A.准确 B.简便 C.及时 D.保密 得分 评卷人 二、多项选择题（每题3分，共12分。每题有两个或两个以上正确选项， 选对得3分，少选或多选不得分，请将正确答案的字母填在括号中) 10.下列哪些选项符合职业女性在工作场所的着装原则？( A.穿西服套裙 B.不穿过于时髦和暴露的服装 C.夏天可穿露脚趾的凉鞋 D.讲究整体装扮的协调，要有品位 11.办公室布局应考虑的主要因素有( )。 A.企业的规模和员工人数 B.楼层的高低 C.企业经营的性质和内容，业务部门的职能特点 D.办公桌的朝向是否有利于采光 12.评估会议主持人的行为表现主要包括以下内容( ）。 A.是否有好的形象气质 B.是否遵守时间 C.是否能较快引人正题 D.是否能较好处理冲突，解决争端 13.秘书应注意语言谈吐的艺术，以下哪些做法是不正确的？( A.初次见面谈论轻松愉快的话题 B.不常使用礼貌用语 C,在公务活动中，直呼对方姓名 D.经常打断对方谈话 2363
B. 视对方双 部位 D. 眼 到 部位 B. D. 6. 值班工作 下哪 属 于 ( ) A. 采购办公用品B. 事件 c.接待来访客人D.协调处理安全保卫工作 7. 位领 生不 见一 无约 在这 情况 拒这 者。以下哪种方式是正确的婉拒方式? ( ) A. 来访 生正在接待一 要 客 B. 生正 实在 抱歉 c.对来访者说"张先生不愿意见你，抱歉" D. 对来访 我们 位领 不见无 8. "社交注视"的含义是( )。 A. 眼到前额 c.目光注视对方双眼到胸的部位 9. 基本 则 不包括 ( A. C. |得分|评卷人| L I I 二、多项选择题{每题 3分，共 2分。每题有两个或两个以上正确选项， 选对得 3分，少选或多选不得分，请将正确答案的字母填在括号中) 10. 合职业 作场所 着装 ( ) A. 穿西 裙B. 穿过于 时 C. 夏天 露脚趾 鞋D. 1. 室布局应 主要 )。 A. 规模 人数 B. 楼层 c.企业经营的性质和内容，业务部门的职能特点 D. 公桌 采光 12. 评估会议 表现 包括 )。 A. 否有好 象气质B. 遵守 C. 否能 题D. 较好处理 13. 注意 些做法是不 ( ) A. 题B. 不常使用礼貌 c.在公务活动中，直呼对方姓名 .经常打断对方谈话 2363
得分 评卷人 三、简答题（每题15分，共45分） 14.职业道德的内涵是什么？ 15.秘书应如何协调与相关组织和人员的关系？ 16.简述办公资源管理的过程。 得 分 评卷人 四、案例分析(25分)】 17.秘书小张每天一上班和下班前都将自己的办公区域清洁一遍，整理得井然有序。她 还主动整理清洁自己常用的复印机、打印机、饮水机、公共书架等，看到公用图书杂志随意乱扔 马上收拾整齐，看见废纸篓满了，就会及时倒掉，接待室、会议室使用后也及时清洁干净，以便 迎接下一位客人。 秘书小丁每天也都认真清洁自己的办公桌，下班前，也都注意把文件、物品收拾好，不随意 乱堆在桌面上。但她觉得公用区域的卫生应由专人来打扫，不是自己该于的。有时候拿了公 用书架上的黄页、电话号码簿也不及时归还，常常因此影响了别人的工作。 秘书小李上班总是踩着点，有时还迟到，办公桌上总是堆得满满当当，电脑键盘乌黑也从 不擦拭，自己的办公桌都乱成一片，更无暇顾及他处。接待室里污迹斑斑，会议室里用过的茶 杯好几天了一直扔在桌上。 请根据秘书相关工作要求，分析上述三位秘书的工作情况，如果她们有违反要求之处，请 说明违反了哪些要求。 2364
得分|评卷人 三、简答题{每题 5分，共 5分} 14. 业道 是什 15. 与相 组织 16. 资源管 过程 |得分|评卷人| I I I 四、案例分析 5分} 17. 张每 班前 清 洁一遍 井 然有 还主动整理清洁自己常用的复印机、打印机、饮水机、公共书架等，看到公用图书杂志随意乱扔 马上收拾整齐，看见废纸篓满了，就会及时倒掉，接待室、会议室使用后也及时清洁干净，以便 迎接下一位客人。 秘书小丁每天也都认真清洁自己的办公桌，下班前，也都注意把文件、物品收拾好，不随意 乱堆在桌面上。但她觉得公用区域的卫生应由专人来打扫，不是自己该干的。有时候拿了公 用书架上的黄页、电话号码簿也不及时归还，常常因此影响了别人的工作。 秘书小李上班总是踩着点，有时还迟到，办公桌上总是堆得满满当当，电脑键盘乌黑也从 不擦拭，自己的办公桌都乱成一片，更无暇顾及他处。接待室里污迹斑斑，会议室里用过的茶 杯好几天了一直扔在桌上。 请根据秘书相关工作要求，分析上述三位秘书的工作情况，如果她们有违反要求之处，请 说明违反了哪些要求。 2364
试卷代号：2612 中央广播电视大学2012一2013学年度第二学期“开放专科”期末考试（半开卷） 秘书实务 试题答案及评分标准 (供参考) 2013年7月 一、单项选择题（每题2分，共18分，请将正确答案的字母填在括号中） 1.C 2.B 3.D 4.A 5.C 6.A 7.B 8.B 9.D 二、多项选择题（每题3分，共12分，每题有两个或两个以上正确选项，选对得3分，少选或多 选不得分，请将正确答案的字母填在括号中) 10.ABD 11.AC 12.BCD 13,BCD 三、简答题（每题15分，共45分） 14.(1)职业道德是指人们从事的特定的职业范围内所需遵守的一切行为规范的总和。(3分) (2)职业道德包括职业责任、职业情感、职业纪律和职业能力。(8分) (3)从事特定的职业是人们谋生的手段，职业道德是事业成功的基础，也是人们得到全面 发展的重要条件。因此，从事特定的职业活动的过程同时也是对人们能力、纪律和品格训练的 过程。(4分) 15.秘书在协调与相关组织和人员的关系时应做到： (1)注重礼仪，微笑服务，态度积极。在接待来访人员时，秘书代表着组织的形象。秘书人 员一定要注意自己的自身形象，包括穿着打扮、说话的语气和用词。无论来访者是何种身份， 秘书人员都要笑脸相迎，给来者留下美好的第一印象。秘书要主动询问来访者的来由和目的， 并尽可能地帮他们提供相关的服务。在接听电话时，要主动问候来电者，并询问他所要找的人 或所要办的事，语气要平缓，不能生硬。必要时秘书要准确记录来电者的重要信息，并及时帮 他转达或办理。(8分) (2)耐心地倾听，积极地协调。在接待带有负面情绪的来访者时，秘书人员首先要做一个 忠实的听众，允许他们把心里话发泄出来，从中找出问题的症结所在。可以办理的，秘书要与 2365
试卷代号 中央广播电视大学 3学年度第二学期"开放专科"期末考试(半开卷) 秘书实务试题答案及评分标准 (供参考) 2013 年7 一、单项选择题{每题 2分，共 8分，请将正确答案的字母填在括号中) I. C 6.A 2. B 7. B 3. D 8. B 4.A 9. D 5. C 二、多项选择题(每题 3分，共 2分，每题有两个或两个以上正确选项，选对得 3分，少选或多 选不得分，请将正确答案的字母填在括号中) 10. ABD 11. AC 12. BCD 13. BCD 三、简答题{每题 5分，共 5分} 14. (1)职业道德是指人们从事的特定的职业范围内所需遵守的一切行为规范的总和。 3分) (2) 业道德 括职业 业情感 职业 。(8 (3) 事特定 业是 手段 业道德 业成 基础 也是人们得 发展的重要条件。因此，从事特定的职业活动的过程同时也是对人们能力、纪律和品格训练的 过程。 4分) 15. 员 的 (1)注重礼仪，微笑服务，态度积极。在接待来访人员时，秘书代表着组织的形象。秘书人 员一定要注意自己的自身形象，包括穿着打扮、说话的语气和用词。元论来访者是何种身份， 秘书人员都耍笑脸相迎，给来者留下美好的第一印象。秘书要主动询问来访者的来由和目的， 并尽可能地帮他们提供相关的服务。在接听电话时，要主动问候来电者，并询问他所要找的人 或所要办的事，语气要平缓，不能生硬。必要时秘书要准确记录来电者的重要信息，并及时帮 他转达或办理。 8分) (2) 积极地 待带有 面情绪 忠实的听众，允许他们把心里话发泄出来，从中找出问题的症结所在。可以办理的，秘书要与
有关部门积极地协商，及时给予解决：因种种原因不能办理或无法解决的，除了稳定来访者的 情绪外，还要动之以情，晓之以理，耐心地向他们解释清楚，尽可能地使他们满意而归。(7分) 16.办公资源管理的工作过程包括以下方面： (1)了解本单位所有办公资源的基本情况。秘书要做好办公资源管理工作，就需全面掌握 办公资源的情况，如名称、放置地点、功能情况等。(4分) (2)对单位所有办公资源进行分类管理。如设备类、日常用品类、行政用房类、车辆等，每 一类都单独建册。(4分) (3)对办公资源建档，记录应用情况。要为办公资源的购买和使用情况建立档案，如设备 的购买信息，设备的保修信息，设备的维护合同，设备的操作指南，设备的基本信息，所有设备 情况列表，设备的日志记录和故障登记，等等。(4分) (4)定期进行数据分析。如办公资源使用效率如何？办公资源运行维护状态如何？是否 需要保养维护等等。(3分) 四、论述题(25分) 17.答题要点： (1)本案例涉及的知识点：秘书如何维护办公环境整洁有序及如何做好接待工作。具体如 下：(10分) ①经常清洁整理责任区：清洁个人办公责任区；自觉清理本人参与使用的公用区域。 ②公用资源摆放有序，用后归位。 ③做好接待环境的准备工作和会客后环境的整理工作。 (2)对三个秘书的评价： ①小张符合要求。(5分) ②小丁违反了“自觉清理本人参与使用的公用区域”、“公用资源用后归位”的要求。(5分)》 ③小李违反了“清洁个人办公责任区；自觉清理本人参与使用的公用区域”、“做好接待环 境的准备工作和会客后环境的整理工作”的要求。(5分) (评分标准：(1)知识点明确，要有一定的展开说明。(2)对三个秘书的工作评价要紧扣知 识点，不能泛泛而谈) 2366
有关部门积极地协商，及时给予解决 z因种种原因不能办理或无法解决的，除了稳定来访者的 情绪外，还要动之以情，晓之以理，耐心地向他们解释清楚，尽可能地使他们满意而归。 7分) 16. 工作 (1)了解本单位所有办公资源的基本情况。秘书要做好办公资源管理工作，就需全面掌握 办公资源的情况，如名称、放置地点、功能情况等。 4分〉 (2) 单位 资源进行分类 用 房类 辆等 一类都单独建册。 4分) (3) 对办 资 源 情况建立档案 的购买信息，设备的保修信息，设备的维护合同，设备的操作指南，设备的基本信息，所有设备 情况列表，设备的日志记录和故障登记，等等。 4分) (4) 定期 数据 状态 需要保养维护等等。 3分) 四、论述题 17. 答题 (1)本案例涉及的知识点:秘书如何维护办公环境整洁有序及如何做好接待工作。具体如 0分〉 ①经常清洁整理责任区 z清洁个人办公责任区;自觉清理本人参与使用的公用区域。 ②公用资源摆放有序，用后归位。 ③做好接待环境的准备工作和会客后环境的整理工作。 (2) 三个 ①小张符合要求。 5分) ②小丁违反了"自觉清理本人参与使用的公用区域"、"公用资源用后归位"的要求。 5分〉 ③小李违反了"清洁个人办公责任区;自觉清理本人参与使用的公用区域"、"做好接待环 境的准备工作和会客后环境的整理工作"的要求。 5分) (评分标准 )知识点明确，要有一定的展开说明。 )对三个秘书的工作评价要紧扣知 识点，不能泛泛而谈) 2366
