发放会议通知单 主讲：林爱芳
•会议通知单（或叫做会议活动单） 宴会/会议类型：口婚宴☐会议口商务宴口庆典☐其它： 预定日期 宴会日期及时间 口午餐 ☐晚餐： 公司名称 联系人e 联系电话。 传真 2 宴会场地及包间。 餐点形式：☐包桌口单点口其它： 人数。 宴会标准： 元/桌× 桌，备桌 菜单及注意事项（可附表）：
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会议通知单（或叫做会议活动单） 宴会/会议类型：口婚宴口会议口商务宴 ☐口庆典口其它： 酒水注意事项： 押金 场地租金： 其它： 付款方式：☐现付 口挂帐 口其它 宴会/会议摆设形式 □婚宴式口会议式（口长方形桌口U形桌口T形桌□圆桌）口课堂式口柜台式， 口店外横幅口店内横幅口店内水牌口主席台口白板口签到台口签到本 ☐电视机 口插座 ☐卡拉OK口麦克
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对于会议通知单的说明 1.详细说明书为会议提供了一个全景，而会议活动单则是 局部特写。与详细说明书一样，会议通知单也被冠以不 同的名称：活动表、工作单、宴会活动订单等等。由于 对细节的要求不同，各个饭店的会议通知单同样具有差 异。每个会议通知表格通常根据详细说明书来制作，并 且充当值班员工的任务书。这是为会议活动提供服务的 人员的工作依据
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2.无论会议活动是大会还是小型的委员会会议，都要形 成文字，在会议通知单上应该详细地列明基本的座位布 局、装饰布置、直观教具以及其他的特殊要求。会议通 知单的副本应当在活动的前一周分发给饭店的各部门负 责人。至关重要的是，方案的每项具体活动都应该有单 独的活动表，以确保所有细节没有被忽视，（如摆位平 面图、厨房出菜单、横幅制作表)
3.会议通知单”如有变动，必须按客人已确认的更改 内容重新发出，并将更改部门注明，加盖印章于通知 单上方
4.如客人取消会议安排，会议服务经理需重新发出一份 “会议通知单”并在其上方盖上“取消”印章，分派各有 关部门。取消的通知单内容应与原通知单内容完全一致
5.每张通知单都必须按年月日编上序号，以便控制在酒店 举行的所有会议活动，特别是当日同时有几个会议举行的 情况下。编号也便于留存和今后查找客户资料
会议通知单编号方式 酒店会议活动接待单编号由会议到店时间、会议性质、顺序号组成。 ·时间组成：09（年度）-01（月份）-01（会议到店日期） ·会议性质：以区分各种类型会议，便于专项管理。 ·政府会议（代号--ZF)：专指政府及大集团客户的会议。 ·商务会议（代号-SW)：专指商务市场的会议活动。 ·会展活动（代号--HZ)：专指接待会展中心召开的展览会。 ·顺序号：顺序号为会议性质的后缀，初始号码为001，以会议数目 累计类推。 以上组成一个完整会议编码
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6.“会议通知单”涉及部门多、细节多、信息多，所以 必须且只能由会议服务经理统一指挥、协调、签发通知。 7.会议通知单为宾馆机密文件，每部门只发一张接待单， 请各部门注意保密