“五花八门的岗位说明书”解决方案 湖广播申视大梦本明辉 案例背景 3A公司是一家创立了5年的生产型企业，公司管理层提出了经营管理规范化的要求 特别提出人力资源要从粗放式管理走向精细化管理。为此，公司人力资源管理部们首先进行 定岗定责并编制岗位说明书，考虑到各部门员工最熟悉自己的岗位职责，于是就下发通知 要求各部门编制好本视门的岗位说明书。各部门按要求提交了岗位说明书，但人力资源专于 在整理时却发现大家的格式各不相同，特别是内容的描述方式差异很大，人力资源资源部门】 对应该怎样编写也把握不准，于是求助于管理项问L教找，希望能提供指导与培训。 项 你认为怎样才能编写好岗位说明书呢 一、解决方案的关健点 1应该由谁来维写 2尚位说明书应该包括现此主要内容 3岗位说明书职责的描述有什么规范 二、解决方案 (一)岗位说明书编写的组织 公司岗位说明书的组织通常由人力资源管理部门，以及各职能部门、业务经营单位共同 完成。 人力资源管理部门负责流写工作的组织，岗位说明书的审核和岗位说明书编制技术培订 与指导，其中其包括不限于岗位说明书模块编制、岗位说明书编与规范及编写要求制定，对 编写人员进行培训。 各职能部门和务单位负贵具体的偏写工作，其负责人对本部门的岗位说明书负责。 (二)岗位说明书编写“五步曲” 1.岗位基础信息描述 对岗位名称、岗位编号、所属部门、职务等级、管理关系等进行描述。 2岗位职责概要指述 通常用一句或一段话对岗位的工作内容进行归纳、概括性描述，描述要求简单、明了 全面。如人力资源部绩效考核主管的岗位职责概要可描述为“负责组织公司员工的锁效考核 工作，并对绩效考核的实施进行指导与监督。” 3.岗位工作职 岗位职责的内容通常包括下几个方面： (1)任职人负所需完成的任务，比如，生产车间主任的岗位职责之一可箱述为“完成 1
1 “五花八门的岗位说明书”解决方案 湖南广播电视大学 李明辉 案例背景 3A 公司是一家创立了 5 年的生产型企业，公司管理层提出了经营管理规范化的要求， 特别提出人力资源要从粗放式管理走向精细化管理。为此，公司人力资源管理部门首先进行 定岗定责并编制岗位说明书，考虑到各部门员工最熟悉自己的岗位职责，于是就下发通知， 要求各部门编制好本部门的岗位说明书。各部门按要求提交了岗位说明书，但人力资源专干 在整理时却发现大家的格式各不相同，特别是内容的描述方式差异很大，人力资源资源部门 对应该怎样编写也把握不准，于是求助于管理顾问 L 教授，希望能提供指导与培训。 问题 你认为怎样才能编写好岗位说明书呢？ 一、解决方案的关键点 1.应该由谁来编写。 2.岗位说明书应该包括哪些主要内容。 3.岗位说明书职责的描述有什么规范。 二、解决方案 （一）岗位说明书编写的组织 公司岗位说明书的组织通常由人力资源管理部门，以及各职能部门、业务经营单位共同 完成。 人力资源管理部门负责编写工作的组织，岗位说明书的审核和岗位说明书编制技术培训 与指导，其中其包括不限于岗位说明书模块编制、岗位说明书编写规范及编写要求制定，对 编写人员进行培训。 各职能部门和业务单位负责具体的编写工作，其负责人对本部门的岗位说明书负责。 （二）岗位说明书编写“五步曲” 1.岗位基础信息描述 对岗位名称、岗位编号、所属部门、职务等级、管理关系等进行描述。 2.岗位职责概要描述 通常用一句或一段话对岗位的工作内容进行归纳、概括性描述，描述要求简单、明了、 全面。如人力资源部绩效考核主管的岗位职责概要可描述为“负责组织公司员工的绩效考核 工作，并对绩效考核的实施进行指导与监督。” 3.岗位工作职责 岗位职责的内容通常包括下几个方面： （1）任职人员所需完成的任务。比如，生产车间主任的岗位职责之一可描述为“完成
生产部门下达的生产计划” (2)所他用的材料及最终产品或服务。比如，会计的岗位职责之一可描述为“每月底 编制财务报表”。 (3)所需承担的责任。比如，人力资源培训专员的岗位职责之一可描述为“负责组织 员工通用培训工作，并对培训效果负责”。 (4)所施予的监督。比如，品控部质检主管的岗位职责之一可描述为“负责对质量检 验工作进行监督” (5)所接受的监督。比如，销售部大区经理的岗位职责之一可描述为“接受销售部主 管刷部长的监督。 岗位职责的描述方式注意事项： ()描述要简单，具体、明了。 (2)用词要规范。如分类使用下列用词： 当描述完成情况时，使用“确保、保证、实现、完成、达到”等用词。 当描述责任情况时，使用“负责、组织、领导、决定、申批、申核、制定、拟定、提 议、参与、协助”等用词 当描述动作情况时，使用“探作、倾倒、开动、填制、计算、发放、检查、运送”等用 词 (3)描述语句要统一。在使用描述语词结构时要尽量采用相同的语句结构。一是“责 任界定词+动词工作内容句”，比如，负责编制年度财务预算：二是“责任界定词+工作内 容句动词”，比如。负责年度财务预算的编制 (4)职责描述语句的顺序安排要有逻批。在职责描述时，先描述哪些职责，后描述明 些职责要依据一定的逻辑进行排序。比如，按重要程度、职责内容的先后顺序等逻辑排列。 (5)职责内容较多时，可归类表达。在有些岗位工作职责内容较多，这时可对工作内 容的类别进行分类，然后分类描述。比如，生产车间主任的工作职责包括生产任务与计划、 生产过程管理、质量管理、成本管理、现场管理、员工管理等类别。 (6)临时性工作安样表述。尽管在编制岗位说明书时要进行工作分析，但不可能将所 有工作内容，特别是不常履行的工作全部列入岗位说明书，因此，可用“完成上级安排 临时性工作”来表述。 4.岗位工作条件 不同类别工作岗位的工作条件是不同的，为使员工清楚地了解所处岗位的工作条件， 常要对岗位的工作条件进行明确的描述。岗位工作条件通常包括以下两个方面。 一是对工作环境状况的描述，包括但不限于：噪音水平、微气候、工作地理位置、办公 条件、可能遇到的危险等方面进行描述。比如，工程施工员的工作环境可表述为“需经常在 有较多灰尘、较大噪音、高温的户外工作
2 生产部门下达的生产计划”。 （2）所使用的材料及最终产品或服务。比如，会计的岗位职责之一可描述为“每月底 编制财务报表”。 （3）所需承担的责任。比如，人力资源培训专员的岗位职责之一可描述为“负责组织 员工通用培训工作，并对培训效果负责”。 （4）所施予的监督。比如，品控部质检主管的岗位职责之一可描述为“负责对质量检 验工作进行监督”。 （5）所接受的监督。比如，销售部大区经理的岗位职责之一可描述为“接受销售部主 管副部长的监督。 岗位职责的描述方式注意事项： （1）描述要简单、具体、明了。 （2）用词要规范。 如分类使用下列用词： 当描述完成情况时，使用“确保、保证、实现、完成、达到”等用词。 当描述责任情况时，使用“负责、组织、领导、决定、审批、审核、制定 、拟定、提 议、参与、协助”等用词. 当描述动作情况时，使用“操作、倾倒、开动、填制、计算、发放、检查、运送”等用 词。 （3）描述语句要统一。在使用描述语词结构时要尽量采用相同的语句结构。一是“责 任界定词+动词+工作内容句”，比如，负责编制年度财务预算；二是“责任界定词+工作内 容句+动词”，比如，负责年度财务预算的编制。 （4）职责描述语句的顺序安排要有逻辑。在职责描述时，先描述哪些职责，后描述哪 些职责要依据一定的逻辑进行排序。比如，按重要程度、职责内容的先后顺序等逻辑排列。 （5）职责内容较多时，可归类表达。 在有些岗位工作职责内容较多，这时可对工作内 容的类别进行分类，然后分类描述。比如，生产车间主任的工作职责包括生产任务与计划、 生产过程管理、质量管理、成本管理、现场管理、员工管理等类别。 （6）临时性工作安排表述。尽管在编制岗位说明书时要进行工作分析，但不可能将所 有工作内容，特别是不常履行的工作全部列入岗位说明书，因此，可 用“完成上级安排的 临时性工作”来表述。 4.岗位工作条件 不同类别工作岗位的工作条件是不同的，为使员工清楚地了解所处岗位的工作条件，通 常要对岗位的工作条件进行明确的描述。岗位工作条件通常包括以下两个方面。 一是对工作环境状况的描述，包括但不限于：噪音水平、微气候、工作地理位置、办公 条件、可能遇到的危险等方面进行描述。比如，工程施工员的工作环境可表述为“需经常在 有较多灰尘、较大噪音、高温的户外工作
二是工作时间。包但不限于，正常上下班制、不定时工作制、需要经常加班，需要经 常外出，需要经常出差、需要经常班。午休时间不能保证等。比如，生产工人工作时间为 “四班三倒”：司机的工作时间为“不定时工作制”等， 5,岗位任眼魔格 为正常履行岗位眼责，在岗员工都应具备相成的贤格条件，这些任职资格包括但不限于： 知肌方面的要求、技能方而的要求、夷确的证书要求，民业性格要求、体能要求等。比如， 会计岗位需要“会计从业资格证书”，具备常规型职业性格特征，有责任心、认真、细致、 细政、有附心，稳重踏实等。 6.体能要求 有些岗位由于岗位的特殊性，常常需要从业者具备良好的体能，为此，因对岗位说明书 中提出明确要求。比如，消防员岗位，又比如，有些生产线操作工需要长时间站立工作
3 二是工作时间，包括但不限于：正常上下班制、不定时工作制、需要经常加班、需要经 常外出、需要经常出差、需要经常倒班、午休时间不能保证等。比如，生产工人工作时间为 “四班三倒”；司机的工作时间为“不定时工作制”等。 5.岗位任职资格 为正常履行岗位职责，在岗员工都应具备相应的资格条件。这些任职资格包括但不限于： 知识方面的要求、技能方面的要求、明确的证书要求、职业性格要求、体能要求等。比如， 会计岗位需要“会计从业资格证书”，具备常规型职业性格特征，有责任心、认真、细致、 细致、有耐心、稳重踏实等。 6.体能要求 有些岗位由于岗位的特殊性，常常需要从业者具备良好的体能，为此，因对岗位说明书 中提出明确要求。比如，消防员岗位，又比如，有些生产线操作工需要长时间站立工作