
“五花八门的岗位说明书”解决方案 湖广播申视大梦本明辉 案例背景 3A公司是一家创立了5年的生产型企业,公司管理层提出了经营管理规范化的要求 特别提出人力资源要从粗放式管理走向精细化管理。为此,公司人力资源管理部们首先进行 定岗定责并编制岗位说明书,考虑到各部门员工最熟悉自己的岗位职责,于是就下发通知 要求各部门编制好本视门的岗位说明书。各部门按要求提交了岗位说明书,但人力资源专于 在整理时却发现大家的格式各不相同,特别是内容的描述方式差异很大,人力资源资源部门】 对应该怎样编写也把握不准,于是求助于管理项问L教找,希望能提供指导与培训。 项 你认为怎样才能编写好岗位说明书呢 一、解决方案的关健点 1应该由谁来维写 2尚位说明书应该包括现此主要内容 3岗位说明书职责的描述有什么规范 二、解决方案 (一)岗位说明书编写的组织 公司岗位说明书的组织通常由人力资源管理部门,以及各职能部门、业务经营单位共同 完成。 人力资源管理部门负责流写工作的组织,岗位说明书的审核和岗位说明书编制技术培订 与指导,其中其包括不限于岗位说明书模块编制、岗位说明书编与规范及编写要求制定,对 编写人员进行培训。 各职能部门和务单位负贵具体的偏写工作,其负责人对本部门的岗位说明书负责。 (二)岗位说明书编写“五步曲” 1.岗位基础信息描述 对岗位名称、岗位编号、所属部门、职务等级、管理关系等进行描述。 2岗位职责概要指述 通常用一句或一段话对岗位的工作内容进行归纳、概括性描述,描述要求简单、明了 全面。如人力资源部绩效考核主管的岗位职责概要可描述为“负责组织公司员工的锁效考核 工作,并对绩效考核的实施进行指导与监督。” 3.岗位工作职 岗位职责的内容通常包括下几个方面: (1)任职人负所需完成的任务,比如,生产车间主任的岗位职责之一可箱述为“完成 1
1 “五花八门的岗位说明书”解决方案 湖南广播电视大学 李明辉 案例背景 3A 公司是一家创立了 5 年的生产型企业,公司管理层提出了经营管理规范化的要求, 特别提出人力资源要从粗放式管理走向精细化管理。为此,公司人力资源管理部门首先进行 定岗定责并编制岗位说明书,考虑到各部门员工最熟悉自己的岗位职责,于是就下发通知, 要求各部门编制好本部门的岗位说明书。各部门按要求提交了岗位说明书,但人力资源专干 在整理时却发现大家的格式各不相同,特别是内容的描述方式差异很大,人力资源资源部门 对应该怎样编写也把握不准,于是求助于管理顾问 L 教授,希望能提供指导与培训。 问题 你认为怎样才能编写好岗位说明书呢? 一、解决方案的关键点 1.应该由谁来编写。 2.岗位说明书应该包括哪些主要内容。 3.岗位说明书职责的描述有什么规范。 二、解决方案 (一)岗位说明书编写的组织 公司岗位说明书的组织通常由人力资源管理部门,以及各职能部门、业务经营单位共同 完成。 人力资源管理部门负责编写工作的组织,岗位说明书的审核和岗位说明书编制技术培训 与指导,其中其包括不限于岗位说明书模块编制、岗位说明书编写规范及编写要求制定,对 编写人员进行培训。 各职能部门和业务单位负责具体的编写工作,其负责人对本部门的岗位说明书负责。 (二)岗位说明书编写“五步曲” 1.岗位基础信息描述 对岗位名称、岗位编号、所属部门、职务等级、管理关系等进行描述。 2.岗位职责概要描述 通常用一句或一段话对岗位的工作内容进行归纳、概括性描述,描述要求简单、明了、 全面。如人力资源部绩效考核主管的岗位职责概要可描述为“负责组织公司员工的绩效考核 工作,并对绩效考核的实施进行指导与监督。” 3.岗位工作职责 岗位职责的内容通常包括下几个方面: (1)任职人员所需完成的任务。比如,生产车间主任的岗位职责之一可描述为“完成

生产部门下达的生产计划” (2)所他用的材料及最终产品或服务。比如,会计的岗位职责之一可描述为“每月底 编制财务报表”。 (3)所需承担的责任。比如,人力资源培训专员的岗位职责之一可描述为“负责组织 员工通用培训工作,并对培训效果负责”。 (4)所施予的监督。比如,品控部质检主管的岗位职责之一可描述为“负责对质量检 验工作进行监督” (5)所接受的监督。比如,销售部大区经理的岗位职责之一可描述为“接受销售部主 管刷部长的监督。 岗位职责的描述方式注意事项: ()描述要简单,具体、明了。 (2)用词要规范。如分类使用下列用词: 当描述完成情况时,使用“确保、保证、实现、完成、达到”等用词。 当描述责任情况时,使用“负责、组织、领导、决定、申批、申核、制定、拟定、提 议、参与、协助”等用词 当描述动作情况时,使用“探作、倾倒、开动、填制、计算、发放、检查、运送”等用 词 (3)描述语句要统一。在使用描述语词结构时要尽量采用相同的语句结构。一是“责 任界定词+动词工作内容句”,比如,负责编制年度财务预算:二是“责任界定词+工作内 容句动词”,比如。负责年度财务预算的编制 (4)职责描述语句的顺序安排要有逻批。在职责描述时,先描述哪些职责,后描述明 些职责要依据一定的逻辑进行排序。比如,按重要程度、职责内容的先后顺序等逻辑排列。 (5)职责内容较多时,可归类表达。在有些岗位工作职责内容较多,这时可对工作内 容的类别进行分类,然后分类描述。比如,生产车间主任的工作职责包括生产任务与计划、 生产过程管理、质量管理、成本管理、现场管理、员工管理等类别。 (6)临时性工作安样表述。尽管在编制岗位说明书时要进行工作分析,但不可能将所 有工作内容,特别是不常履行的工作全部列入岗位说明书,因此,可用“完成上级安排 临时性工作”来表述。 4.岗位工作条件 不同类别工作岗位的工作条件是不同的,为使员工清楚地了解所处岗位的工作条件, 常要对岗位的工作条件进行明确的描述。岗位工作条件通常包括以下两个方面。 一是对工作环境状况的描述,包括但不限于:噪音水平、微气候、工作地理位置、办公 条件、可能遇到的危险等方面进行描述。比如,工程施工员的工作环境可表述为“需经常在 有较多灰尘、较大噪音、高温的户外工作
2 生产部门下达的生产计划”。 (2)所使用的材料及最终产品或服务。比如,会计的岗位职责之一可描述为“每月底 编制财务报表”。 (3)所需承担的责任。比如,人力资源培训专员的岗位职责之一可描述为“负责组织 员工通用培训工作,并对培训效果负责”。 (4)所施予的监督。比如,品控部质检主管的岗位职责之一可描述为“负责对质量检 验工作进行监督”。 (5)所接受的监督。比如,销售部大区经理的岗位职责之一可描述为“接受销售部主 管副部长的监督。 岗位职责的描述方式注意事项: (1)描述要简单、具体、明了。 (2)用词要规范。 如分类使用下列用词: 当描述完成情况时,使用“确保、保证、实现、完成、达到”等用词。 当描述责任情况时,使用“负责、组织、领导、决定、审批、审核、制定 、拟定、提 议、参与、协助”等用词. 当描述动作情况时,使用“操作、倾倒、开动、填制、计算、发放、检查、运送”等用 词。 (3)描述语句要统一。在使用描述语词结构时要尽量采用相同的语句结构。一是“责 任界定词+动词+工作内容句”,比如,负责编制年度财务预算;二是“责任界定词+工作内 容句+动词”,比如,负责年度财务预算的编制。 (4)职责描述语句的顺序安排要有逻辑。在职责描述时,先描述哪些职责,后描述哪 些职责要依据一定的逻辑进行排序。比如,按重要程度、职责内容的先后顺序等逻辑排列。 (5)职责内容较多时,可归类表达。 在有些岗位工作职责内容较多,这时可对工作内 容的类别进行分类,然后分类描述。比如,生产车间主任的工作职责包括生产任务与计划、 生产过程管理、质量管理、成本管理、现场管理、员工管理等类别。 (6)临时性工作安排表述。尽管在编制岗位说明书时要进行工作分析,但不可能将所 有工作内容,特别是不常履行的工作全部列入岗位说明书,因此,可 用“完成上级安排的 临时性工作”来表述。 4.岗位工作条件 不同类别工作岗位的工作条件是不同的,为使员工清楚地了解所处岗位的工作条件,通 常要对岗位的工作条件进行明确的描述。岗位工作条件通常包括以下两个方面。 一是对工作环境状况的描述,包括但不限于:噪音水平、微气候、工作地理位置、办公 条件、可能遇到的危险等方面进行描述。比如,工程施工员的工作环境可表述为“需经常在 有较多灰尘、较大噪音、高温的户外工作

二是工作时间。包但不限于,正常上下班制、不定时工作制、需要经常加班,需要经 常外出,需要经常出差、需要经常班。午休时间不能保证等。比如,生产工人工作时间为 “四班三倒”:司机的工作时间为“不定时工作制”等, 5,岗位任眼魔格 为正常履行岗位眼责,在岗员工都应具备相成的贤格条件,这些任职资格包括但不限于: 知肌方面的要求、技能方而的要求、夷确的证书要求,民业性格要求、体能要求等。比如, 会计岗位需要“会计从业资格证书”,具备常规型职业性格特征,有责任心、认真、细致、 细政、有附心,稳重踏实等。 6.体能要求 有些岗位由于岗位的特殊性,常常需要从业者具备良好的体能,为此,因对岗位说明书 中提出明确要求。比如,消防员岗位,又比如,有些生产线操作工需要长时间站立工作
3 二是工作时间,包括但不限于:正常上下班制、不定时工作制、需要经常加班、需要经 常外出、需要经常出差、需要经常倒班、午休时间不能保证等。比如,生产工人工作时间为 “四班三倒”;司机的工作时间为“不定时工作制”等。 5.岗位任职资格 为正常履行岗位职责,在岗员工都应具备相应的资格条件。这些任职资格包括但不限于: 知识方面的要求、技能方面的要求、明确的证书要求、职业性格要求、体能要求等。比如, 会计岗位需要“会计从业资格证书”,具备常规型职业性格特征,有责任心、认真、细致、 细致、有耐心、稳重踏实等。 6.体能要求 有些岗位由于岗位的特殊性,常常需要从业者具备良好的体能,为此,因对岗位说明书 中提出明确要求。比如,消防员岗位,又比如,有些生产线操作工需要长时间站立工作