第五节会议服务与管理 一、会议业务特点及对酒店经营的影响 《一)会议服务的特点 1.活动过程个性化 清店力争为每一位客人提供个性化服务，而会议客户具有不阿于一般清店客人的特点和 需求，每一次会议的过程都是不可复制的，因此更雷要酒店针对每次会议主思提供服务。这 种个性化服务不仅要充分认识会议服务的特点，同时还要了解每次会议客人的服务需求和期 望。例如根据会议的规枫、规格、贵用预算等嫁合因素，然后再结合自己酒店的地理位置、 会议设随、服务特点和市场竞争情况，为会议客户制定服务方案。 通过会议分类的知识，宴会与会议统筹人员首先应该了解会议的类型决定其服务要求。 例如政府会议暖政治性会议通常变化多，保密工作、安全工作要求高：庆功表彰类会议往往 与建设项目浚工、公司年会，活动申办成举办成功有关，会场气氨较热烈，通常需要有额奖 仪式、活动启动仪式等：学术型会议参加者则以专业人员居多，会期相对较长，很多时候需 要小会议室作为讨论的分会场：公可的董事会或高层会议通常以中小型规模居多，领向于使 用设完善的小型会议室，有一定的保密性，对服务要求细致便捷，会议的人均清费水平普 寿较高，赛会与会议统筹人员要善于总结各类会议的服务要求，为客户设计完春的服务流程。 2会议服务要求全面 一次会议服务从接特、餐饮、音顿视顿、信息系统、场地布置与现场管理都要珍及。与 会客人一般都有较繁忙的日程安排，有较强的时间观之，其对高效率的服务要求体现在各个 方面。例如餐饮服务，绝大多数的会议主办方会选择在酒店用餐，一案方便客人，有利于议 程的安排：二米很多会议客人通常把用餐时闻也作为胰判和沟通的过程，要求用餐简便，尽 可能减少等候时间。再如，会议型酒店的客房通过改进，在客房内使办公化和家居化和谐陆 融为一体。万豪集团在其员工的“工作”客房内设计了可伸缩的写字台，需要时可以将其变 成会议桌。有的酒店在设计灯具时，不仅充分考虑到客房内区线的照明度划分，也提供了可 调节的变光护限灯，方便客人晚间工作。 3.会议客人对设施的要求高 专业的会议中心除了建筑规慎大，没储齐金外，没储功能的多样性也是客户会议选址考 虑的重要因素。主办方不仅希里清店有与会议相配套的餐饮客房服务，也希望可以在酒店内 处理所有的与会议有关的事宜，如文件的传送，会议区域无线网络使用、打印和夏印资料， 商务咨询，会间和会后能游预订，机票预订，租车服务，租借通信工具等。因此酒店中面积 较大的会议厅尤其要重视分隔功能，在提高其使用率的同时也要需是客户的多样性需求：此 外新建会议场地的功能多样、齐全也是授货方越米越注重的地方。 (二)会议业务对酒店经营的影响 尽管大型国际会议或宴会对酒店产晶的宣传代理积极的效果。有助于酒店晶牌的望造， 侧也会带来一些不利因素。 】会议的实际规模对饭店迹成的影响 由于主办方经验不足，与会者的实际到会人数与预订相差很大，这会给酒店的服务工作 造成丰常核动的局面，例如某国际会议第一天上午开幂式的与会者达80人，而下午的分组 时论阶段只有300人参加。清店已经按计刻准备好所有的场地和晚宴食品，这是主办方和酒
第五节 会议服务与管理 一、会议业务特点及对酒店经营的影响 （一）会议服务的特点 1. 活动过程个性化 酒店力争为每一位客人提供个性化服务，而会议客户具有不同于一般酒店客人的特点和 需求，每一次会议的过程都是不可复制的，因此更需要酒店针对每次会议主题提供服务。这 种个性化服务不仅要充分认识会议服务的特点，同时还要了解每次会议客人的服务需求和期 望。例如根据会议的规模、规格、费用预算等综合因素，然后再结合自己酒店的地理位置、 会议设施、服务特点和市场竞争情况，为会议客户制定服务方案。 通过会议分类的知识，宴会与会议统筹人员首先应该了解会议的类型决定其服务要求。 例如政府会议或政治性会议通常变化多，保密工作、安全工作要求高；庆功表彰类会议往往 与建设项目竣工、公司年会、活动申办或举办成功有关，会场气氛较热烈，通常需要有颁奖 仪式、活动启动仪式等；学术型会议参加者则以专业人员居多，会期相对较长，很多时候需 要小会议室作为讨论的分会场；公司的董事会或高层会议通常以中小型规模居多，倾向于使 用设施完善的小型会议室，有一定的保密性，对服务要求细致便捷，会议的人均消费水平普 遍较高。宴会与会议统筹人员要善于总结各类会议的服务要求，为客户设计完善的服务流程。 2. 会议服务要求全面 一次会议服务从接待、餐饮、音频视频、信息系统、场地布置与现场管理都要涉及。与 会客人一般都有较繁忙的日程安排，有较强的时间观念，其对高效率的服务要求体现在各个 方面。例如餐饮服务，绝大多数的会议主办方会选择在酒店用餐，一来方便客人，有利于议 程的安排；二来很多会议客人通常把用餐时间也作为谈判和沟通的过程，要求用餐简便，尽 可能减少等候时间。再如，会议型酒店的客房通过改进，在客房内使办公化和家居化和谐地 融为一体。万豪集团在其员工的“工作”客房内设计了可伸缩的写字台，需要时可以将其变 成会议桌。有的酒店在设计灯具时，不仅充分考虑到客房内区域的照明度划分，也提供了可 调节的变光护眼灯，方便客人晚间工作。 3. 会议客人对设施的要求高 专业的会议中心除了建筑规模大、设施齐全外，设施功能的多样性也是客户会议选址考 虑的重要因素。主办方不仅希望酒店有与会议相配套的餐饮客房服务，也希望可以在酒店内 处理所有的与会议有关的事宜，如文件的传送，会议区域无线网络使用、打印和复印资料、 商务咨询、会间和会后旅游预订、机票预订、租车服务、租借通信工具等。因此酒店中面积 较大的会议厅尤其要重视分隔功能，在提高其使用率的同时也要满足客户的多样性需求；此 外新建会议场地的功能多样、齐全也是投资方越来越注重的地方。 （二）会议业务对酒店经营的影响 尽管大型国际会议或宴会对酒店产品的宣传代理积极的效果，有助于酒店品牌的塑造， 但也会带来一些不利因素。 1. 会议的实际规模对饭店造成的影响 由于主办方经验不足，与会者的实际到会人数与预订相差很大，这会给酒店的服务工作 造成非常被动的局面。例如某国际会议第一天上午开幕式的与会者达 800 人，而下午的分组 讨论阶段只有 300 人参加，酒店已经按计划准备好所有的场地和晚宴食品，这是主办方和酒
店都不愿意看到的情景，给被此都带来了根大的损失，所以一名经验丰富的宴会与会议统筹 人员应随时拿团队客人在清店活动的各种信息，即使对发生的情况与主办方进行沟通，将 损失降到最低，避免造成地尬局面。 2会议用房对酒店客房出粗产生影响 会议结束后，很多客人会利用出差异地的计划旅静观光、走紊访友，购物体闲等，迹成 会议用房的退房时阿根难确定。这日带来两方面的影响，一是前台账目处理问题。统筹主办 方会支付与会者会议期间的房费，而一且会议结束后，相关费用要能至与会者的四人账户。 这些环节需要饶筹协调人员成前台预订人员催促客人办理相关担保手续，加大了工作量：二 是与会者的退房时间很难确定，给后线的房间顶订工作带来麻颜。销售人员要尽量与主办方 事先达成协议，争取他们的支持，一起向与会者说明情况并统计离店人数。在清店忘记，对 不能满足其续住要求的客人要在入住等级时及早告知，取得其谆解。 3一些影响力较大的国示会议对提升清店的知名度希米不可估量的益处，但销售人员也 应该注意到此类会议对整体经营计划带来的影响 例如，在接特高线格的国际会议时，出于安全等多种考虑因素，主办方会要求酒店采取 清场工作。这会打乱酒店原有的预订计划。销售饶筹人员不得不协助通知己经确认订房和使 用会场的客户取消顶订，并想方设法帮助客人安排相美事宜，如另行选释饭店、请求其他同 行配合是供服务等，并要承粗由此发生的费用。显意推迟活动举办时间的客户，酒店应给予 一定的优惠，若确认无法解决，酒店应注重诚信，被照法律程序与客人协商解决，承粗损失。 在此类会议中还常常遇到接待规格发生变化的问愿，如最终确定出席会议的领导身份有变 化，则其接特标准、警卫领别、会议议程、物品准备规格等军要作出相应的调整。酒店在承 接此类会议时要慎重考虑。 总之，对大型会议的预订以及由此带米的一系列影响，酒店各个部门要有“长运”计刻， 避免影响经营。 二、会议眼务部门人员配置及积责 会议服务部门的人员配备取决于每家酒店的规械，目标市场，客源结构等情况。国内许 多专业的会议型酒店，通常会设立鞋立的会议服务部门，由会议服务经理成总监负责，直接 向总经理汇服工作。较多的外资酒店则设立“大型活动密经理”多由佳店经理加任，直接统 筹协调大型活动的各环节，向总经理汇报。一些有会议设能的酒店。其会议服务部门隶属于 餐饮部，设立会议服务经理，向餐饮总监汇报工作，也有来属于客房部、销售部，具体情况 提其业务比重而有所区别，下面以一家专业会说酒店为例，荷要介绍会议服务部门所设职位 和取责， 《一》会议服务经理 首先要具有出色的人际交往脆力和组织能力，热悉酒店各个多功能厅的结构和布置，正 确使用和保管会议设储设备，饶够最大限度地使用场地增加会议话动的营收：具有读其和销 售知机。能为客户策则和协调各项活动安排，调保椅售承诺得以实现：负责与客户的沟通交 流，传运客户详细信息，簧写相关的书面文件（如预订单、任务单，客户动要求更改单等）， 保持与酒店各个部门的良好关弱：同时负责本部门员工的培训、服务质量控制等工作。 《二》会议服务棱面经理 主要赁责授面多功能厅的最务和准客以及协调工作，确保每个多功使厅安装任务单的具 体要求布置，同时完成客户会议现场提出的各项具体工作任务
店都不愿意看到的情景，给彼此都带来了很大的损失。所以一名经验丰富的宴会与会议统筹 人员应随时掌握团队客人在酒店活动的各种信息，即使对发生的情况与主办方进行沟通，将 损失降到最低，避免造成尴尬局面。 2. 会议用房对酒店客房出租产生影响 会议结束后，很多客人会利用出差异地的计划旅游观光、走亲访友、购物休闲等，造成 会议用房的退房时间很难确定。这回带来两方面的影响，一是前台账目处理问题。统筹主办 方会支付与会者会议期间的房费，而一旦会议结束后，相关费用要转至与会者的四人账户。 这些环节需要统筹协调人员或前台预订人员催促客人办理相关担保手续，加大了工作量；二 是与会者的退房时间很难确定，给后续的房间预订工作带来麻烦。销售人员要尽量与主办方 事先达成协议，争取他们的支持，一起向与会者说明情况并统计离店人数。在酒店忘记，对 不能满足其续住要求的客人要在入住等级时及早告知，取得其谅解。 3. 一些影响力较大的国际会议对提升酒店的知名度带来不可估量的益处，但销售人员也 应该注意到此类会议对整体经营计划带来的影响 例如，在接待高规格的国际会议时，出于安全等多种考虑因素，主办方会要求酒店采取 清场工作。这会打乱酒店原有的预订计划，销售统筹人员不得不协助通知已经确认订房和使 用会场的客户取消预订，并想方设法帮助客人安排相关事宜，如另行选择饭店、请求其他同 行配合提供服务等，并要承担由此发生的费用。愿意推迟活动举办时间的客户，酒店应给予 一定的优惠，若确认无法解决，酒店应注重诚信，按照法律程序与客人协商解决，承担损失。 在此类会议中还常常遇到接待规格发生变化的问题，如最终确定出席会议的领导身份有变 化，则其接待标准、警卫级别、会议议程、物品准备规格等都要作出相应的调整。酒店在承 接此类会议时要慎重考虑。 总之，对大型会议的预订以及由此带来的一系列影响，酒店各个部门要有“长远”计划， 避免影响经营。 二、会议服务部门人员配置及职责 会议服务部门的人员配备取决于每家酒店的规模、目标市场、客源结构等情况。国内许 多专业的会议型酒店，通常会设立独立的会议服务部门，由会议服务经理或总监负责，直接 向总经理汇报工作。较多的外资酒店则设立“大型活动部经理”多由住店经理担任，直接统 筹协调大型活动的各环节，向总经理汇报。一些有会议设施的酒店，其会议服务部门隶属于 餐饮部，设立会议服务经理，向餐饮总监汇报工作，也有隶属于客房部、销售部，具体情况 视其业务比重而有所区别。下面以一家专业会议酒店为例，简要介绍会议服务部门所设职位 和职责。 （一）会议服务经理 首先要具有出色的人际交往能力和组织能力，熟悉酒店各个多功能厅的结构和布置，正 确使用和保管会议设施设备，能够最大限度地使用场地增加会议活动的营收；具有谈判和销 售知识，能为客户策划和协调各项活动安排，确保销售承诺得以实现；负责与客户的沟通交 流，传递客户详细信息，撰写相关的书面文件（如预订单、任务单、客户活动要求更改单等）， 保持与酒店各个部门的良好关系；同时负责本部门员工的培训、服务质量控制等工作。 （二）会议服务楼面经理 主要负责楼面多功能厅的服务和准备以及协调工作，确保每个多功能厅安装任务单的具 体要求布置，同时完成客户会议现场提出的各项具体工作任务
(三》会议服务秘书 承担秘书的责任，如准备会议服务书、任务单、会议服务所需要的席位卡、指示标志、 会议部门的各项统计等，以及与酒店其他部门的文件往米。 《四)会议服务员 一名合格的会议服务员是不会完全按弧所谓的标准服务流程来为客人提供服务的，他们 更应该是“导向型”服务，针对每一个会议的具体情况适时提供服务。同时，会议服务人员 应该算漏答个场馆的设答设能操作、使用方法，然悉会议量务、会暗礼仅，核组要求为客人 提供会议前的场地布置工作，会议进行中随时关注客户服务需求并随时提供帮助，同时负责 会有的清场工作。会议服务人员要学会合理安排会议期间客人的各项任务，能够胜任贵宾服 务、衣帽服务、茶点服务、签钩服务、礼仪服务等与会议相关的工作内容。 《五)后助服务人员 分工越细。工作的效率就越高。一些专业的会议型清店单鞋设立了“椒运班组”或“播 建班组”。负责多功能厅场地的桌椅摆放以及清场归为工作。小组成员虽不是部门一找服务 员工，但尤其需要高效精良的装备，侧如专门用来搬运沙发或椅子的各种手推车，搬运浙叠 式舞台成地板的大型推车等，很多酒店的灌运琥组成黄都不属于正式员工范睛，这种分工树 提高工作效率、控制人工成本、稳定员工队伍都有根大的益处， (六》会议服务中还应该设立专门接收及转发会议魔料的班组 会议资料的收寄相对会议来说工作量不大，通常由负责后勤保跨或仓储的班组兼任此项 工作。主要任务是登记各个场馆清场时客人遗留物品，对遗留物品的处理情况进行记录，同 时对置要会议或保密会议的赏料进行短时期的保管，按烧定处理。 (七)音频视频服务人员 音频视频属技术服务，是塞会与会议中不可缺少的一部分，其机构设置因各个酒店的业 务情况不同南有所差异。在专业的会议型清店中，春顿视顿服务人员属干会议服务部门管理 的团队：有的清店中其隶属于工程部门。但无论何件组织结构，其业务范围在都门中都是一 个相对独立的范畴，需要制定与之相树应的规章制度。音频视频技术服务人员要严格遵守操 作规程，熟透每次会议或宴会的活动流程，清楚所服务的会议场地音频视频线路安排及川电 情况。如有大型话动，必须严格按照图纸进行諧建：对客人的拼配程频转换、切换认真记录， 并做好相应的服务方案。 三、会议场地安排 会议场地安排雷要考虑活动的特点、相邻场馆使用情况、场地的建筑结构、会场内的桌 精家具规格尺寸、布草碳色的搭配等。 《一)场地选择对宴会与会议统筹人员来说是一项丰常重要的、需要慎重考必作出的安 推 这不仅需要考虑客户活动的特点和需要，还要馀合考虑清店当天的预订情况、多功能区 城的使用情况。要植得为客户的话动合理途址。这里的“合理”包括很多考虑因素，例如， 很多的大公司规模较大会议主办者希望自己能够独享某一楼层，以营造更好的话动氛围。在 会场出租读季，宴会与会议统筹人员可以近当地保留相邻场馆最后出粗，避免干扰：或者通 过适当增加其使用酒店的公共空间面积的方法来满足客户要求，阻在场馆出租旺季，客户的
（三）会议服务秘书 承担秘书的责任，如准备会议服务书、任务单、会议服务所需要的席位卡、指示标志、 会议部门的各项统计等，以及与酒店其他部门的文件往来。 （四）会议服务员 一名合格的会议服务员是不会完全按照所谓的标准服务流程来为客人提供服务的，他们 更应该是“导向型”服务，针对每一个会议的具体情况适时提供服务。同时，会议服务人员 应该掌握各个场馆的设备设施操作、使用方法，熟悉会议服务、会晤礼仪，按照要求为客人 提供会议前的场地布置工作，会议进行中随时关注客户服务需求并随时提供帮助，同时负责 会有的清场工作。会议服务人员要学会合理安排会议期间客人的各项任务，能够胜任贵宾服 务、衣帽服务、茶点服务、签约服务、礼仪服务等与会议相关的工作内容。 （五）后勤服务人员 分工越细，工作的效率就越高。一些专业的会议型酒店单独设立了“搬运班组”或“搭 建班组”，负责多功能厅场地的桌椅摆放以及清场归为工作。小组成员虽不是部门一线服务 员工，但尤其需要高效精良的装备，例如专门用来搬运沙发或椅子的各种手推车，搬运折叠 式舞台或地板的大型推车等。很多酒店的搬运班组成员都不属于正式员工范畴。这种分工对 提高工作效率、控制人工成本、稳定员工队伍都有很大的益处。 （六）会议服务中还应该设立专门接收及转发会议资料的班组 会议资料的收寄相对会议来说工作量不大，通常由负责后勤保障或仓储的班组兼任此项 工作。主要任务是登记各个场馆清场时客人遗留物品，对遗留物品的处理情况进行记录，同 时对重要会议或保密会议的资料进行短时期的保管，按规定处理。 （七）音频视频服务人员 音频视频属技术服务，是宴会与会议中不可缺少的一部分，其机构设置因各个酒店的业 务情况不同而有所差异。在专业的会议型酒店中，音频视频服务人员属于会议服务部门管理 的团队；有的酒店中其隶属于工程部门。但无论何种组织结构，其业务范围在部门中都是一 个相对独立的范畴，需要制定与之相对应的规章制度。音频视频技术服务人员要严格遵守操 作规程，熟悉每次会议或宴会的活动流程，清楚所服务的会议场地音频视频线路安排及用电 情况。如有大型活动，必须严格按照图纸进行搭建；对客人的拼配视频转换、切换认真记录， 并做好相应的服务方案。 三、会议场地安排 会议场地安排需要考虑活动的特点、相邻场馆使用情况、场地的建筑结构、会场内的桌 椅家具规格尺寸、布草颜色的搭配等。 （一）场地选择对宴会与会议统筹人员来说是一项非常重要的、需要慎重考虑作出的安 排 这不仅需要考虑客户活动的特点和需要，还要综合考虑酒店当天的预订情况、多功能区 域的使用情况，要懂得为客户的活动合理选址。这里的“合理”包括很多考虑因素。例如， 很多的大公司规模较大会议主办者希望自己能够独享某一楼层，以营造更好的活动氛围。在 会场出租淡季，宴会与会议统筹人员可以适当地保留相邻场馆最后出租，避免干扰；或者通 过适当增加其使用酒店的公共空间面积的方法来满足客户要求。但在场馆出租旺季，客户的
这类要求通常会使塞会与会议饶筹人员为难。无论如何。应尽量是免安排行业的竟争对手在 同一楼层相遇。这既难以使客人感到满意，也会给饶筹人员及会场服务人员增漆很多麻烦。 在安持有明星出席的会议时，要尽量减少其“明星效应”对同一区域其触会议客人造成 的影响。但又不能过于“低调”，使活动无法“出影”。 《二》会场家具这择 1桌椅 会场中的桌椅使用频率较高，鞭运频率，因此在选择这类家具时颜向于较为简单的基本 款式，梗于叠放，占用空间少：且由于其结构简单，保养起来相对不会耗费很多时间。此外， 要注意不同批次购进的桌椅，其式样规格不要相差太大，要与现有的布草，如椅套、桌布相 配套，最为重要的一点。在会场的“容量使用表”中所标注的座位数应该是会议部门摆放这 类基本款桌椅的容量，便于员工根据不洞的台型来计算桌椅数量： 2桌椅沙发 会议部门还会准答一些主常台或董事会议及贵宾厅所需要用的桌椅沙发。考虑其舒适 性，通常选择有扶手或靠育较高的式样，但是部门最好能够设计专门的运输工具米耀运工具 米复运此类家具，涯免损托增加成本。 3会议桌 大部分酒店会选择可新叠的会议桌，配有台布：阻也有部分酒店为节的洗涤及人工成本， 购置不需要铺设桌布的皮质表面或木顺表面的桌子：但这种方式给客人的选择余地较小。 4台夹 台夹，用来因定桌布的夹子，通常也是必不可少的工具之一，有塑料成有机鼓确材顺的， 也有不锈钢材质的。 5桌布 桌布规格的选释要根据家具，尤其是常用的桌子摆放数量和宽度米决定。有的酒店使用 固定尺寸的桌布，不需要台夹。直接套在桌子上，也可以节约很多人力。但可能会增加洗涤 成本。 《三)会议台坐布置 会场台型布置是影响会议氯围的重要因素之一。会议的台型布置某种意义上是主办方传 达信息的一种方式，根据会议的主题及议程的不同，会场的台型主要有刚院式，误桌式，U 字形、国字形、圆桌式、V字形、半形、鱼骨形等。但在同一会场中，也可以同时使用圆 桌式如课桌式的布置方式，U字形加侧院式、同字形如课桌式等多种台坐混合的布置，以下 介留几种常用会场台型。 1.刚院式布置 这是在会议中使用非常普着的一种台型，只为与会者提俱座位。其优势是与会者都可以 直面滴讲者或舞台。如我们所了解的餐饮摆台中的先政置定位盘一样，在摆放这种台型时， 要先将放“定位椅”，确定每列、每排的位置，犹如在图纸上先勾新一个轮幕：避免开始便 逐列或逐行摆放，到最后发现需要调整，则需要托费大量时间和人力。 侧院式布置煲注意椅子间距，较为舒适的距离是两个椅子之间不少于45厘米。每排位
这类要求通常会使宴会与会议统筹人员为难。无论如何，应尽量避免安排行业的竞争对手在 同一楼层相遇。这既难以使客人感到满意，也会给统筹人员及会场服务人员增添很多麻烦。 在安排有明星出席的会议时，要尽量减少其“明星效应”对同一区域其他会议客人造成 的影响，但又不能过于“低调”，使活动无法“出彩”。 （二）会场家具选择 1.桌椅 会场中的桌椅使用频率较高，搬运频率，因此在选择这类家具时倾向于较为简单的基本 款式，便于叠放，占用空间少；且由于其结构简单，保养起来相对不会耗费很多时间。此外， 要注意不同批次购进的桌椅，其式样规格不要相差太大，要与现有的布草，如椅套、桌布相 配套。最为重要的一点，在会场的“容量使用表”中所标注的座位数应该是会议部门摆放这 类基本款桌椅的容量，便于员工根据不同的台型来计算桌椅数量。 2.桌椅沙发 会议部门还会准备一些主席台或董事会议及贵宾厅所需要用的桌椅沙发。考虑其舒适 性，通常选择有扶手或靠背较高的式样。但是部门最好能够设计专门的运输工具来搬运工具 来搬运此类家具，避免损耗增加成本。 3.会议桌 大部分酒店会选择可折叠的会议桌，配有台布；但也有部分酒店为节约洗涤及人工成本， 购置不需要铺设桌布的皮质表面或木质表面的桌子；但这种方式给客人的选择余地较小。 4.台夹 台夹，用来固定桌布的夹子，通常也是必不可少的工具之一，有塑料或有机玻璃材质的， 也有不锈钢材质的。 5.桌布 桌布规格的选择要根据家具，尤其是常用的桌子摆放数量和宽度来决定。有的酒店使用 固定尺寸的桌布，不需要台夹。直接套在桌子上，也可以节约很多人力，但可能会增加洗涤 成本。 （三）会议台型布置 会场台型布置是影响会议氛围的重要因素之一。会议的台型布置某种意义上是主办方传 达信息的一种方式。根据会议的主题及议程的不同，会场的台型主要有剧院式、课桌式、U 字形、回字形、圆桌式、V 字形、半圆形、鱼骨形等。但在同一会场中，也可以同时使用圆 桌式加课桌式的布置方式、U 字形加剧院式、回字形加课桌式等多种台型混合的布置。以下 介绍几种常用会场台型。 1. 剧院式布置 这是在会议中使用非常普遍的一种台型，只为与会者提供座位。其优势是与会者都可以 直面演讲者或舞台。如我们所了解的餐饮摆台中的先放置定位盘一样，在摆放这种台型时， 要先将放“定位椅”，确定每列、每排的位置，犹如在图纸上先勾勒一个轮廓；避免开始便 逐列或逐行摆放，到最后发现需要调整，则需要耗费大量时间和人力。 剧院式布置要注意椅子间距，较为舒适的距离是两个椅子之间不少于 45 厘米。每排位
子最好不要短过10人，因为对客人米说，在会议进行中，穿过下8人的座位才找到自己的 特子，事件想尬的事情。理想的方式设立小的“阵”与“列”，方便客人走动。出干安全因 素，人数较多的刚院式布置要在会场中留有明显的主通道及副通道，便于琉收客流。设计成 固定的刚院式的会场中是禁止再增加桌椅占用通道的，因为场馆在建透时是严格按照消防安 全的要求规定的，占用安全通道是极大的安全隐患，这是宴会与会议统筹人员以及会议服务 人员您须严格遵守的原则： 2课桌式布置 频名思复，这种台型布置会使用桌子与椅子，误桌式布置不单单指如数室中的台型一样， 它还可以延停出很多的式样，例知目子课桌布置、V字课桌布置，这些台重的共同优点是方 便与会者书写记录，有事适合培训类会议，也方便与会者使用手提电脑。持续时间相对较长 的会议。误桌式布置可以减轻与会者的废劳感，但不方便与会者之何威与会者与主席台嘉宾 之间的文流， 误桌式布置要留有合适死离的通道，每一排的座位数量不宜超过10个，需要注意的是 最好不要将最为宽属的主通道直面主寓台或嘉宾演讲台，这样不利于嘉我与与会者之间的交 流。可以将每排课桌的长度适当绵短，在会场内均匀留有通道，或将纵向直而主席台的主通 道改为横向通道。一般酒店都会为与会者在课桌上放纸、笔，矿象水，铺设会议桌布成桌裙， 3U字形成回字彩布置 这种台型补觉适合研讨会、交流会或薰事会议，与会者需要面对面沟通，被此都可以看 到，营适平等、良好的沟通氛围。摆放U字或回字台型时，理想的人数是30人以内：距离 过大，则使与会者之间感觉疏运。童其他台型摆放的方法相同。要先确立场地的中心位置， 以确保U字或回字台型不是重斜的。 这种台型还有多种变换的形状。例如马毫形，其基本形状类似于回字形，但两瑞为圆弧 形的设计，恩适合重事会议暖规格较高的小型会议，大多数酒店会设计2个会场摆放这利 固定式的台重。通常这种台型的桌子宽度是替通会议桌的2倍，多配备皮质扶手椅。 此外，会场的台型还有E字形、T字形等，视具体的会议主题面不断调整与创新，但是 无论何种摆放方式，都要优先考虑会议的主思和与会者的舒适程度。 (四)未来会场布置发展要求与趋劳 网络的发展在改变人们沟通方式的同时也深刻地影响着会议中信息交流的方式：人们希 望会议室内提供更快徒和更方便的网络服务，是会议更有成效。在选择会议地址的时候，提 供网铬服务以及成为会议产品中的基本要素之一。问时，现代社会科技的发展使会议的毒 置与设计可供选邦的空间越米越大，会议室的建造理之也发生了很大变化，人门顿向于借助 多媒体装饰会场，背景和灯光设盖更加完善。使用多煤体布置会场的优势有两点，一是较少 使用各种装饰材料，减少环境及室内空气污染：二是可以不拘泥材料的限制，利用技术使人 们的想象力有更大的发展空间。例如。有的会场不仅有可进择的青景墙，其至天花板的额色 和图案也可以变化，并将灯光控制也作为场景布置的一部分。主持人或演讲人可以随意地控 制这些多媒体设随，不仅丰富了会场效果，还减少了会场服务中需要沟通和协调的环节。 四、会议服务过程管理 《一》会前准备及检查 对会议服务米说。会前的准备及沟通环节是最为重要的，部门的计划和客户沟通程度决 定了会议是否能够顺利举行
子最好不要超过 10 人，因为对客人来说，在会议进行中，穿过 7~8 人的座位才找到自己的 椅子，事件尴尬的事情。理想的方式设立小的“阵”与“列”，方便客人走动。出于安全因 素，人数较多的剧院式布置要在会场中留有明显的主通道及副通道，便于疏散客流。设计成 固定的剧院式的会场中是禁止再增加桌椅占用通道的，因为场馆在建造时是严格按照消防安 全的要求规定的，占用安全通道是极大的安全隐患，这是宴会与会议统筹人员以及会议服务 人员必须严格遵守的原则。 2. 课桌式布置 顾名思义，这种台型布置会使用桌子与椅子。课桌式布置不单单指如教室中的台型一样， 它还可以延伸出很多的式样，例如回子课桌布置、V 字课桌布置，这些台型的共同优点是方 便与会者书写记录，有事适合培训类会议，也方便与会者使用手提电脑。持续时间相对较长 的会议，课桌式布置可以减轻与会者的疲劳感，但不方便与会者之间或与会者与主席台嘉宾 之间的交流。 课桌式布置要留有合适距离的通道，每一排的座位数量不宜超过 10 个。需要注意的是， 最好不要将最为宽阔的主通道直面主席台或嘉宾演讲台，这样不利于嘉宾与与会者之间的交 流。可以将每排课桌的长度适当缩短，在会场内均匀留有通道，或将纵向直面主席台的主通 道改为横向通道。一般酒店都会为与会者在课桌上放纸、笔、矿泉水，铺设会议桌布或桌裙。 3. U 字形或回字形布置 这种台型补觉适合研讨会、交流会或董事会议，与会者需要面对面沟通，彼此都可以看 到，营造平等、良好的沟通氛围。摆放 U 字或回字台型时，理想的人数是 30 人以内；距离 过大，则使与会者之间感觉疏远。童其他台型摆放的方法相同，要先确立场地的中心位置， 以确保 U 字或回字台型不是歪斜的。 这种台型还有多种变换的形状，例如马蹄形，其基本形状类似于回字形，但两端为圆弧 形的设计，很适合董事会议或规格较高的小型会议。大多数酒店会设计 1~2 个会场摆放这种 固定式的台型，通常这种台型的桌子宽度是普通会议桌的 2 倍，多配备皮质扶手椅。 此外，会场的台型还有 E 字形、T 字形等，视具体的会议主题而不断调整与创新，但是 无论何种摆放方式，都要优先考虑会议的主题和与会者的舒适程度。 （四）未来会场布置发展要求与趋势 网络的发展在改变人们沟通方式的同时也深刻地影响着会议中信息交流的方式。人们希 望会议室内提供更快捷和更方便的网络服务，是会议更有成效。在选择会议地址的时候，提 供网络服务以及成为会议产品中的基本要素之一。同时，现代社会科技的发展使会议室的布 置与设计可供选择的空间越来越大，会议室的建造理念也发生了很大变化。人们倾向于借助 多媒体装饰会场，背景和灯光设施更加完善。使用多媒体布置会场的优势有两点，一是较少 使用各种装饰材料，减少环境及室内空气污染；二是可以不拘泥材料的限制，利用技术使人 们的想象力有更大的发展空间。例如，有的会场不仅有可选择的背景墙，甚至天花板的颜色 和图案也可以变化，并将灯光控制也作为场景布置的一部分。主持人或演讲人可以随意地控 制这些多媒体设施，不仅丰富了会场效果，还减少了会场服务中需要沟通和协调的环节。 四、会议服务过程管理 （一）会前准备及检查 对会议服务来说，会前的准备及沟通环节是最为重要的，部门的计划和客户沟通程度决 定了会议是否能够顺利举行
对会议服务部门来说，“会议服务计划表“是一个有效的管理工具，此表通常是按照日 期进行设置，它的主要作用是记录正在率办的会场服务情况、任务分配情况以及日常的交接 记录等。具体的作用主要有以下几个方面：有利于各个部门之间以及部门内的各个班组之间 核对信息。会议的过程中可能会产生合同以外的临时增如或改变服务内容的情况。这些信息 及时在计划表中随时记录，有助于限除客户需求以及话动站束后的费用结算， 此外，“会议服务计划表”使业务统筹人员在同时执行多个项目任务时能预测在不同时 间地点以及环节上所需要使用的资源，赋予工作任务不阿的级别，合理使用资源，控制和节 约时何. 会议开始前，服务人员应按照任务书布置会场，主动与客户沟通，了解会议议程及会议 变化要求，为避免遗漏信息，对所负责的会议及区域检查项目应制作表格。发现与任务单信 息不符的布置应及时雨相美人员联系。 会议信息指示牌的位置要便于客人查找，尽管现在根多会议型清店都在大厅或棱层设立 了滚动的电子信息牌，但是往往数量有限，不能移动。如果场馆较大或结构复杂，最好能够 使用移动的雷示牌作为补充，方便客人更快地线到会场。 与会者的进场路线也是会前检查工作的必要内容。要检查来宾进入会场沿途的灯光，是 否有障碍物或临时括建设施，是否需要明导等。 贵宾厅的布置和检查需要有更如详细的清单，最好检查人活着当班主管能够查间客史档 案记录。看客人有无禁号喜好，提前做好准备工作， 会议进行期间，处于各种因素考虑，现在很少酒店会安排员工一直在会场内限踪服务。 这种服务方式对专业酒店来说，人力货源成本太高，尤其是会议旺季，十几甚至几十个会议 同时进行时很难做到这一点：更为重要的是，这样的服务方式不能将人力资源进行合理配置。 较为高效的方式是极层负责制，每个楼层有1-2个班组，根据楼面会议的任务安持，由主管 或额班米协调人员安排，例如。有的培调会议在进行期间所需服务较少，可由一名员工同时 概顾三四个甚至更多的会场：而团队其他成员可以有主管调配，配合服务董事会议或会何的 茶点：或者某一班组负责服务的楼层中有会议提前结束，团队中的大部分成员可以一起进行 清场工作或第二天会场的准备工作，这种棱层负责制可以高效合理地利用隆源，在提高团队 的凝聚力的同时，调动员工主动、合理掌握时间的意识，提高其参与工作的积极性。 有的酒店在会场内设这了“服务呼叫”按细或专线服务电话，客人在会议期阿有需要可 以采取按按钮或打电话的方式，避免了与会客人自己从会场中出来寻求服务人员帮助的尴尬 局面。但是，这种电话的设置通常只能援出，不能接进，避免误打影响会议进行。 对于一些大型活动，清店会召开专门的会前协调会，不仅要求邻门经理以上人员参加， 还要求相关销售人员，会议静调人员以及会议服务主管人员出席会议，沟通各个服务细节的 阁接月题。对有重要贵宾参加的话动，酒店通常还会递请会议主办方的负责人一起参加，听 取或国议话动安排，以最大限度确保会议利进行。 总而言之，会议与宴会的服务不同之处就在于：会议的准备和筹划工作是徒定会议成败 的关健因素。会议服务负责人要建立分层次，分时的检查制度，随时解读会议准备封出现的 问题。 (二)装点服务 1.茶点黑务方式及种类 现在国际上通行的微法是，超过4小时的会议，都会安排专门的体息时问，在会议的间 隙提供欲品，咖啡、红茶等，也可以增加点心、水果等，成为会议茶点。 茶点服务通常要考感以下要素：提供的食品饮料种类、茶点台的布置，茶点供应时间及 服务方式、计价方式等。一般会议中素点服务采取自助式较多，在人数较少，规格较高的董
对会议服务部门来说，“会议服务计划表”是一个有效的管理工具，此表通常是按照日 期进行设置，它的主要作用是记录正在举办的会场服务情况、任务分配情况以及日常的交接 记录等。具体的作用主要有以下几个方面：有利于各个部门之间以及部门内的各个班组之间 核对信息。会议的过程中可能会产生合同以外的临时增加或改变服务内容的情况。这些信息 及时在计划表中随时记录，有助于跟踪客户需求以及活动结束后的费用结算。 此外，“会议服务计划表”使业务统筹人员在同时执行多个项目任务时能预测在不同时 间地点以及环节上所需要使用的资源，赋予工作任务不同的级别，合理使用资源，控制和节 约时间。 会议开始前，服务人员应按照任务书布置会场，主动与客户沟通，了解会议议程及会议 变化要求。为避免遗漏信息，对所负责的会议及区域检查项目应制作表格，发现与任务单信 息不符的布置应及时雨相关人员联系。 会议信息指示牌的位置要便于客人查找。尽管现在很多会议型酒店都在大厅或楼层设立 了滚动的电子信息牌，但是往往数量有限，不能移动。如果场馆较大或结构复杂，最好能够 使用移动的指示牌作为补充，方便客人更快地找到会场。 与会者的进场路线也是会前检查工作的必要内容。要检查来宾进入会场沿途的灯光，是 否有障碍物或临时搭建设施、是否需要引导等。 贵宾厅的布置和检查需要有更加详细的清单，最好检查人活着当班主管能够查阅客史档 案记录，看客人有无禁忌喜好，提前做好准备工作。 会议进行期间，处于各种因素考虑，现在很少酒店会安排员工一直在会场内跟踪服务。 这种服务方式对专业酒店来说，人力资源成本太高，尤其是会议旺季，十几甚至几十个会议 同时进行时很难做到这一点；更为重要的是，这样的服务方式不能将人力资源进行合理配置。 较为高效的方式是楼层负责制，每个楼层有 1~2 个班组，根据楼面会议的任务安排，由主管 或领班来协调人员安排。例如，有的培训会议在进行期间所需服务较少，可由一名员工同时 照顾三四个甚至更多的会场；而团队其他成员可以有主管调配，配合服务董事会议或会间的 茶点；或者某一班组负责服务的楼层中有会议提前结束，团队中的大部分成员可以一起进行 清场工作或第二天会场的准备工作。这种楼层负责制可以高效合理地利用资源，在提高团队 的凝聚力的同时，调动员工主动、合理掌握时间的意识，提高其参与工作的积极性。 有的酒店在会场内设立了“服务呼叫”按钮或专线服务电话，客人在会议期间有需要可 以采取按按钮或打电话的方式，避免了与会客人自己从会场中出来寻求服务人员帮助的尴尬 局面。但是，这种电话的设置通常只能拨出，不能拨进，避免误打影响会议进行。 对于一些大型活动，酒店会召开专门的会前协调会，不仅要求部门经理以上人员参加， 还要求相关销售人员、会议协调人员以及会议服务主管人员出席会议，沟通各个服务细节的 衔接问题。对有重要贵宾参加的活动，酒店通常还会邀请会议主办方的负责人一起参加，听 取或商议活动安排，以最大限度确保会议顺利进行。 总而言之，会议与宴会的服务不同之处就在于：会议的准备和筹划工作是决定会议成败 的关键因素。会议服务负责人要建立分层次、分时的检查制度，随时解决会议准备时出现的 问题。 （二）茶点服务 1. 茶点服务方式及种类 现在国际上通行的做法是，超过 4 小时的会议，都会安排专门的休息时间，在会议的间 隙提供饮品，如咖啡、红茶等，也可以增加点心、水果等，成为会议茶点。 茶点服务通常要考虑以下要素：提供的食品饮料种类、茶点台的布置、茶点供应时间及 服务方式、计价方式等。一般会议中茶点服务采取自助式较多，在人数较少、规格较高的董
事会说顾贵英服务中，茶点会采取与寝会服务月样的每人每份的服务方式。 相对来说。茶点的成本较低，附加值高，成为很多酒店越来感重视的箱售果道之一，这 些也是建立在顾客对健康越米越美注的基础之上的。顾客对茶点的概念也不新随之变化。能 们更希望在会议的同隙能够引用鲜榨的果计、天燃矿泉水，各类坚果，粗粮，而尽可能地避 免甜品、蛋糕类脂肪含量高的各种点心等。睛售人员在茶点的安排上，低要考虑成本，又要 愿顾与会者的年龄层次，饮食习惯，亲教信仰，地方特色等因素，体贴细致的服务往往能够 赢得主办方的称赞，为合议的成功举办锦上态花，例如，在2009年江苏无锡灵山举办的第 二次世界佛教论起上，主办方考虑到与会者的宗教信仰、饮食习惯等因素。在会议的间障准 备了灵山素饼，小番茹，胡萝卜，中国绿茶等素食，既体现地方特色。又尊重了与会者的信 仰与习俗。 2茶点服务的具体要来 素点台捏放的首要原则是不妨碍客人，这里不仅仅是指预订了蒸点的与会客人，也要厕 顺到同一楼层的其他会议客人。燕点台的显放要根据燕点人数，场地的面积以及主办单位的 具体要求布置。茶点台要求用专门的台布。圆裙布置，最好与会场内的会议或宴会用台布区 分开。 大中型会议要根据场地的使用情况，除摆放茶点台外，还可以在会场的周边区线收置部 分高脚吧台，既可以疏散客流，又可以为客人会间交流提供方便， 要充分考忠到供应的食品品种来布置茶点的场地，切品太松散、摆故不合理造成人流用 挤持队其至妨得其他与会客人。 为确保此会议场地的美观有序，设置在会场外的茶点台最好在客人进场、会议开始后进 行摆放。而设置在会场内，在会议期间持续供应的茶点台，至少在会议开始前20分钟所有 的物品准备完毕，避免影响会议的进行。 一般根据预定的具体人数准餐物啡或红茶杯（或预订人数超过3%的数量准备杯子）。 小型的茶点可以将咖啡减红素杯政在保温桶内。在领用点心、水果前应清点核对数量：如啡 勺、水果叉整齐排列放在折叠好的口布内，勺把朝外，方便客人取用，点心夹置于点心盆的 外侧：牛奶盅、牛奶。按每壶如/红茶配S00毫升牛奶的比例准备，牛奶盅按每0人盅 的标准配备：茶点一般提供三种糖：白糖、黄糖、健康帮，以题顾到不同口味和醒康状况的 客人：型在期时、红素、牛奶、糖，以及点心前摆放中莫文标志：如有清真食品应尽量分台 摆放。 茶点服务多采取白主服务的形式，服务人员应及时用托盘收走客人使用过的杯子和点心 盘：随时注意饮料、点心的供应情况：及时补充牛奶、整理餐巾纸等工作。若为客人倒加啡 红茶时应以6分满为宜，以方便客人添加牛奶、糖等配料： 国际惯例事宜招轮的方式提醒客人素点时间结束，茶点台的请理工作一般应在客人入场 后再进行。 客户使川茶点的种类及喜好是非常重要的客史档案的内容，宴会与会议统筹人员应及时 记录客人的喜好，不断从细微之处着手，提供更体贴及更有针对性的会议服务， 《三)会场整理服务 会场整理通常在客人使用茶点或就餐的时间进行，要将此项工作作为一个重要的不可缺 少的量务环节。是让会议客户感凭到“全程里务”以及“专北服务”的最好宣传时机。有里 务意识的襄会与会议统等人员应在此期间了解会议客人的感受，与主办方沟通，了解接下来 的会议议程是否有麦化、茶点品种是否需要调整等信息，以便更好地提供服务。 会场整理的具体内容包括撤换域补充会场的矿泉水，杯子，添加纸、笔等会议用品：补
事会议或贵宾服务中，茶点会采取与宴会服务同样的每人每份的服务方式。 相对来说，茶点的成本较低，附加值高，成为很多酒店越来越重视的销售渠道之一，这 些也是建立在顾客对健康越来越关注的基础之上的。顾客对茶点的概念也不断随之变化。他 们更希望在会议的间隙能够引用鲜榨的果汁、天然矿泉水、各类坚果、粗粮，而尽可能地避 免甜品、蛋糕类脂肪含量高的各种点心等。销售人员在茶点的安排上，既要考虑成本，又要 照顾与会者的年龄层次、饮食习惯、宗教信仰、地方特色等因素，体贴细致的服务往往能够 赢得主办方的称赞，为会议的成功举办锦上添花。例如，在 2009 年江苏无锡灵山举办的第 二次世界佛教论坛上，主办方考虑到与会者的宗教信仰、饮食习惯等因素，在会议的间隙准 备了灵山素饼、小番茄、胡萝卜、中国绿茶等素食，既体现地方特色，又尊重了与会者的信 仰与习俗。 2. 茶点服务的具体要求 茶点台摆放的首要原则是不妨碍客人，这里不仅仅是指预订了茶点的与会客人，也要照 顾到同一楼层的其他会议客人。茶点台的摆放要根据茶点人数、场地的面积以及主办单位的 具体要求布置。茶点台要求用专门的台布、围裙布置，最好与会场内的会议或宴会用台布区 分开。 大中型会议要根据场地的使用情况，除摆放茶点台外，还可以在会场的周边区域放置部 分高脚吧台，既可以疏散客流，又可以为客人会间交流提供方便。 要充分考虑到供应的食品品种来布置茶点的场地，切忌太松散、摆放不合理造成人流拥 挤排队甚至妨碍其他与会客人。 为确保此会议场地的美观有序，设置在会场外的茶点台最好在客人进场、会议开始后进 行摆放，而设置在会场内、在会议期间持续供应的茶点台，至少在会议开始前 20 分钟所有 的物品准备完毕，避免影响会议的进行。 一般根据预定的具体人数准备咖啡或红茶杯（或预订人数超过 3%的数量准备杯子）。 小型的茶点可以将咖啡或红茶杯放在保温桶内。在领用点心、水果前应清点核对数量；咖啡 勺、水果叉整齐排列放在折叠好的口布内，勺把朝外，方便客人取用，点心夹置于点心盆的 外侧；牛奶盅、牛奶，按每壶咖啡/红茶配 500 毫升牛奶的比例准备，牛奶盅按每 20 人/盅 的标准配备；茶点一般提供三种糖：白糖、黄糖、健康糖，以照顾到不同口味和健康状况的 客人；应在咖啡、红茶、牛奶、糖，以及点心前摆放中英文标志；如有清真食品应尽量分台 摆放。 茶点服务多采取自主服务的形式，服务人员应及时用托盘收走客人使用过的杯子和点心 盘；随时注意饮料、点心的供应情况；及时补充牛奶、整理餐巾纸等工作。若为客人倒咖啡、 红茶时应以 6 分满为宜，以方便客人添加牛奶、糖等配料。 国际惯例事宜摇铃的方式提醒客人茶点时间结束，茶点台的清理工作一般应在客人入场 后再进行。 客户使用茶点的种类及喜好是非常重要的客史档案的内容，宴会与会议统筹人员应及时 记录客人的喜好，不断从细微之处着手，提供更体贴及更有针对性的会议服务。 （三）会场整理服务 会场整理通常在客人使用茶点或就餐的时间进行，要将此项工作作为一个重要的不可缺 少的服务环节，是让会议客户感觉到“全程服务”以及“专业服务”的最好宣传时机。有服 务意识的宴会与会议统筹人员应在此期间了解会议客人的感受，与主办方沟通，了解接下来 的会议议程是否有变化、茶点品种是否需要调整等信息，以便更好地提供服务。 会场整理的具体内容包括撤换或补充会场的矿泉水、杯子，添加纸、笔等会议用品；补
充糖果。更换毛巾，漆茶水，整理椅子等。但不要随意收走客人的任何物品，包括写过字的 纸，如客人质料款多。只需摆收整齐即可，不得随意处理。此外。客人离开会场用餐期间， 应提醒客人贵重物品随身携带。 (四)丰席台飘务 主席台就座的人员是每次会议的核心人物，主席台的服务与宴会中主桌服务一样关键， 是最能够体现会议黑务水准的一项工作内容。销售人员要从细节着手，充分考虑贵宾服务预 案。主席台服务要重点考虑以下几方面的因素， 1.主席台灯光 主席台的灯光最好能够采用区域照明，有独立的可控、可调整光源，以清足丰席台区域 的面光补做，满足摄像要求，必要时可按需要配备灯架。 2主席台的桌椅和布件 会议中，尽可能地将主席台的桌布、桌裙区别于与会者所使用的布草潮色，这样的透择 有助于提升会场的整体氯围。在搭建主席台时，要尽可能地照顾到客人的舒适度。闲如，通 常主席台桌椅的宽度、高度、式样会有所不同。如果主席台的桌椅需要拼接，除了要确保台 面平整外，还要再用双层成加厚台布以保持桌面的美观和舒适度。 3、主席台的大小与布局要合理 比例适中。一般会以中都要根据背景版和舞台的大小和位置确定主席台的形状、长度和 布局。若主席台人数较少，可以考虑使用较宽大的椅子、沙发，还可以适当增加一些燕几等 装饰，使主席台规模看起来与会场规模和就围相协调。此外，宴会与会议统筹人员要充分考 虑议程安排对主席台的舞台尺寸的要求，例如，有顺奖仪式时，主席台前要留有足够的空间 给接受奖章的嘉宾成方便嘉宾与主席台人员合影。 4,主席台的物品摆设规格 通常主席台物品摆枚规格会与一般与会者的有区别，尤其是专门设立主席台的会场，会 根据主办方的要求摆放茶杯、水杯、小毛巾、薄得糖，国际会议中根据会议语音可使还需要 摆放同声传译机等。实际上国际会议对主席台的布置趋向简单化，例如矿泉水收两瓶，可能 是冰的成常温的，冰的矿泉水需要辅杯整。 会议进行当中主席台是否需要服务，度会与会议统筹人员最好能够事先与主办方内通。 在一线时间较短的国际会议中不赞成有主席台服务，以免影响会议进行：若会议时同较长， 帆围相对轻松。要根据实际情况做好服务的准备工作。 主席台的茶水服务甚至比贵宾室的服务要求还高，因为量务人员在舞台上的一举一一动都 时刘被台下的所有与会者关注，是清店服务水准的集中体现。因觉高标准的会议服务中，要 制订相应的主席台服务方案。方案中国要具体到上台服务的路线、续水的方位、顺序以及服 务结束后离开主密台的顺序、动作的整齐度等。 对重要会议以及有贵宾参如的会议，最好能够制定主席台服务人员或礼仪服务人员，除 关注会议的进展情况外便于算握重要客人的动向，与相关部门以及统筹人员沟通。从很多会 议协调经验米看，主席台人员所拿罪或决定的信息与会议议程以及服务准备工作密切相关。 (五)主席台座位安排 对主席台的嘉我能否出席会议，服务人员应该在会议开始前与主办方人员逐一落实，避 免临时调整座位的情况爱生。嘉宾到达后，一般安排在休息室稍后，应逐一核实并由相关人 员告知台上具体的座位方向，随止主富台上出现席位卡差错或位置空缺现象。 一最来说，以会场内背景板中心或舞台中心为基准，有以下几种座位参考模式，如下图 所列
充糖果，更换毛巾，添茶水，整理椅子等。但不要随意收走客人的任何物品，包括写过字的 纸，如客人资料较多，只需摆放整齐即可，不得随意处理。此外，客人离开会场用餐期间， 应提醒客人贵重物品随身携带。 （四）主席台服务 主席台就座的人员是每次会议的核心人物，主席台的服务与宴会中主桌服务一样关键， 是最能够体现会议服务水准的一项工作内容。销售人员要从细节着手，充分考虑贵宾服务预 案。主席台服务要重点考虑以下几方面的因素。 1. 主席台灯光 主席台的灯光最好能够采用区域照明，有独立的可控、可调整光源，以满足主席台区域 的面光补偿，满足摄像要求，必要时可按需要配备灯架。 2. 主席台的桌椅和布件 会议中，尽可能地将主席台的桌布、桌裙区别于与会者所使用的布草颜色，这样的选择 有助于提升会场的整体氛围。在搭建主席台时，要尽可能地照顾到客人的舒适度。例如，通 常主席台桌椅的宽度、高度、式样会有所不同。如果主席台的桌椅需要拼接，除了要确保台 面平整外，还要再用双层或加厚台布以保持桌面的美观和舒适度。 3、主席台的大小与布局要合理 比例适中。一般会以中都要根据背景板和舞台的大小和位置确定主席台的形状、长度和 布局。若主席台人数较少，可以考虑使用较宽大的椅子、沙发，还可以适当增加一些茶几等 装饰，使主席台规模看起来与会场规模和氛围相协调。此外，宴会与会议统筹人员要充分考 虑议程安排对主席台的舞台尺寸的要求。例如，有颁奖仪式时，主席台前要留有足够的空间 给接受奖章的嘉宾或方便嘉宾与主席台人员合影。 4、主席台的物品摆设规格 通常主席台物品摆放规格会与一般与会者的有区别，尤其是专门设立主席台的会场。会 根据主办方的要求摆放茶杯、水杯、小毛巾、薄荷糖，国际会议中根据会议语音可能还需要 摆放同声传译机等。实际上国际会议对主席台的布置趋向简单化，例如矿泉水放两瓶，可能 是冰的或常温的，冰的矿泉水需要铺杯垫。 会议进行当中主席台是否需要服务，宴会与会议统筹人员最好能够事先与主办方沟通。 在一些时间较短的国际会议中不赞成有主席台服务，以免影响会议进行；若会议时间较长， 氛围相对轻松，要根据实际情况做好服务的准备工作。 主席台的茶水服务甚至比贵宾室的服务要求还高，因为服务人员在舞台上的一举一动都 时刻被台下的所有与会者关注，是酒店服务水准的集中体现。因此高标准的会议服务中，要 制订相应的主席台服务方案。方案中国要具体到上台服务的路线、续水的方位、顺序以及服 务结束后离开主席台的顺序、动作的整齐度等。 对重要会议以及有贵宾参加的会议，最好能够制定主席台服务人员或礼仪服务人员，除 关注会议的进展情况外便于掌握重要客人的动向，与相关部门以及统筹人员沟通。从很多会 议协调经验来看，主席台人员所掌握或决定的信息与会议议程以及服务准备工作密切相关。 （五）主席台座位安排 对主席台的嘉宾能否出席会议，服务人员应该在会议开始前与主办方人员逐一落实，避 免临时调整座位的情况发生。嘉宾到达后，一般安排在休息室稍后，应逐一核实并由相关人 员告知台上具体的座位方向，防止主席台上出现席位卡差错或位置空缺现象。 一般来说，以会场内背景板中心或舞台中心为基准，有以下几种座位参考模式，如下图 所列
第一种，主成台人数为奇数时： 第二种，主常台人数为偶数时： 第三种，会议桌型安排为U字形或日字形时， 五、衣帽春存服务 衣相寄存服务是许多会议中的必要服务环节，小型会议可以摆做能移动的衣相青存车， 供客人自取：面大里会议应设立专门的衣帽寄存处。在实际操作中，很少有酒店设计时会预 留特定的区域作为衣耀寄存处，通常可以根据会议的规模、季节、气候等因素在会场附近临 时设这，或利用场地用近的储物阿做寄存处。衣帽寄存的原则收式不巫搭建在可能会妨得会 议结束后客人离场的通道上，而是提醒客人贵重物品寄存在酒店的保险柜内。 《一》准备工作 首先要根据会议的人数准备适量的衣帽车、衣帽架、衣帽牌。将已经编好的衣帽伸一式 两联准备好。客人寄存衣帽时，将其中的一联撕下交给客人，另一联与寄存物品一起挂在衣 相车上。 (二)取衣帽 客人领取农相时，要仔细核对号码。找到衣相并与客人确认无误后，将客人手中衣相牌 取回，将客存物品交还客人。若客人寄存的是大衣、外套，在递取衣物时要格外小心，一手 提住衣领，另一于托住衣物的下半部分，防止口袋内的物品带落。 《三)服务注意事明 首先客人存放的表相等物品一定要挂牢，牌子放在最取处，便于核对，同时寄存衣相时： 应该从最里面的农帽车开始挂农物。避免来回走动碰掉外面农架上的农物，造成差错。若农 相掉落，号马牌遗失，不可凭够觉或想象随意悬挂，应故在一旁，记住大餐位置及周围号码， 特客人取衣帽时，仔细核对。若客人的衣帽裤丢失，服务人员不要急于按客人所描述的衣物 归还，应该尽量安慰客人，待会议客人寄存物大致取完后，确认是客人物品并请其留下姓名、 联系方式等详细信息后方俺取走。 大、会后整理 会后整理的工作内容应该包括两大部分，一是场地请洁，二是会议信息整理。 (一)场地清清 同每一次宴会活动相月，会后收场工作也应该列入主管人员每日检查的内容之一，会后 收场工作首先是垃圾分类清理。例如纸张，矿桌水瓶，包装盘等分类，这是拥有环保节能意 识的会议型清店必领重视的工作内容，也充分体现了企业的社会责任感。另外，如果会场不 是马上出租，那么每次会议后都应该将桌椅整齐放入会场的仓库。仓库几乎是所有管理者最 为翰手的问题之一，但即便没有合适的仓岸，也要把桌椅整齐地堆放在会场的一角，并清清 地面、墙面。要使会场保特整洁，避免给客人留下不好的印象。 对于每次会议结束后会场的请洁状况，主管人员要有检查记录。如什么时间、在哪一个 会场检到客人透留物品，具体的处理过程等，如果直接由客人领取，最好请其面下相关信息： 对于重要会议留下的资料，要及时联络主办方咨询处理意见，清洁状况还应该包括会场内的 背景版是否拆除或何时拆除，以方便下一班次的员工做服务准备。 《二)会议信息整理 会议信息整理不仅仅是从售部门与客人沟通时所收集的信息。在会议取务的过星中， 服务部门也应该面时记录客人的服务需求，为酒店的情售提供更多有用的参考。一般在中型 及大型会议结束后，清店销售人员及相关服务部门主管人员会召开会议，沟通信息。这是量 务后续管理工作不可缺少的内容。会议期侧，宴会与会议统筹人员不可能全程跟踪客户，事 无巨细为之提供服务。很多时候，宴会与会议统筹人员可能更清楚地了解客人对会场布置的
第一种，主席台人数为奇数时： 第二种，主席台人数为偶数时： 第三种，会议桌型安排为 U 字形或回字形时。 五、衣帽寄存服务 衣帽寄存服务是许多会议中的必要服务环节，小型会议可以摆放能移动的衣帽寄存车， 供客人自取；而大型会议应设立专门的衣帽寄存处。在实际操作中，很少有酒店设计时会预 留特定的区域作为衣帽寄存处，通常可以根据会议的规模、季节、气候等因素在会场附近临 时设立，或利用场地附近的储物间做寄存处。衣帽寄存的原则仪式不要搭建在可能会妨碍会 议结束后客人离场的通道上，而是提醒客人贵重物品寄存在酒店的保险柜内。 （一）准备工作 首先要根据会议的人数准备适量的衣帽车、衣帽架、衣帽牌。将已经编好的衣帽牌一式 两联准备好。客人寄存衣帽时，将其中的一联撕下交给客人，另一联与寄存物品一起挂在衣 帽车上。 （二）取衣帽 客人领取衣帽时，要仔细核对号码，找到衣帽并与客人确认无误后，将客人手中衣帽牌 取回，将寄存物品交还客人。若客人寄存的是大衣、外套，在递取衣物时要格外小心，一手 提住衣领，另一手托住衣物的下半部分，防止口袋内的物品滑落。 （三）服务注意事项 首先客人存放的衣帽等物品一定要挂牢，牌子放在显眼处，便于核对，同时寄存衣帽时， 应该从最里面的衣帽车开始挂衣物，避免来回走动碰掉外面衣架上的衣物，造成差错。若衣 帽掉落，号码牌遗失，不可凭感觉或想象随意悬挂，应放在一旁，记住大概位置及周围号码， 待客人取衣帽时，仔细核对。若客人的衣帽牌丢失，服务人员不要急于按客人所描述的衣物 归还，应该尽量安慰客人，待会议客人寄存物大致取完后，确认是客人物品并请其留下姓名、 联系方式等详细信息后方能取走。 六、会后整理 会后整理的工作内容应该包括两大部分，一是场地清洁，二是会议信息整理。 （一）场地清洁 同每一次宴会活动相同，会后收场工作也应该列入主管人员每日检查的内容之一。会后 收场工作首先是垃圾分类清理。例如纸张、矿泉水瓶、包装盒等分类，这是拥有环保节能意 识的会议型酒店必须重视的工作内容，也充分体现了企业的社会责任感。另外，如果会场不 是马上出租，那么每次会议后都应该将桌椅整齐放入会场的仓库。仓库几乎是所有管理者最 为棘手的问题之一，但即便没有合适的仓库，也要把桌椅整齐地堆放在会场的一角，并清洁 地面、墙面。要使会场保持整洁，避免给客人留下不好的印象。 对于每次会议结束后会场的清洁状况，主管人员要有检查记录。如什么时间、在哪一个 会场捡到客人遗留物品，具体的处理过程等。如果直接由客人领取，最好请其留下相关信息， 对于重要会议留下的资料，要及时联络主办方咨询处理意见。清洁状况还应该包括会场内的 背景板是否拆除或何时拆除，以方便下一班次的员工做服务准备。 （二）会议信息整理 会议信息整理不仅仅是从销售部门与客人沟通时所收集的信息，在会议服务的过程中， 服务部门也应该随时记录客人的服务需求，为酒店的销售提供更多有用的参考。一般在中型 及大型会议结束后，酒店销售人员及相关服务部门主管人员会召开会议，沟通信息。这是服 务后续管理工作不可缺少的内容。会议期间，宴会与会议统筹人员不可能全程跟踪客户，事 无巨细为之提供服务。很多时候，宴会与会议统筹人员可能更清楚地了解客人对会场布置的
评价，对餐饮口味的喜好、对设监设备服务的意见暖建议。此外，在服务过程中，一线部门 的员工还可能掌握情售人员设有拿无的但是对酒店米说丰常重要的客户信息，例如主办方的 企业文化、未米企业的规划、财务状况等，这线信息都是会议销售人员需要搜集并加以整理 的，是酒店衡量客户登记的重要参考依据
评价、对餐饮口味的喜好、对设施设备服务的意见或建议。此外，在服务过程中，一线部门 的员工还可能掌握销售人员没有掌握的但是对酒店来说非常重要的客户信息，例如主办方的 企业文化、未来企业的规划、财务状况等，这些信息都是会议销售人员需要搜集并加以整理 的，是酒店衡量客户登记的重要参考依据