第三节办公自动化系统实施案例 一、项目骨景 太平保验有限公司（简称“太平保险“）始创于1929年1山月0日，业务藏围包括各种 财产保段、意外险、短期健康险及再促险业务，国家法律，法规允许的各类保验业务和资金 运用业务。该集团公司共有各级营业机构118器家，其中，子公司0家，者级分公司 和子公可直属分公可（办事处》125家，其他各级分公司1043家：该集团公可经营区 线遍及中国内地，港澳，欧洲，大洋洲、东重及东南亚等地区。截至目前，该集团总 资产逾1200亿，客户逾600万. 该集团公司十分重视信息化建设工作，随奢公可业务的迅猛发展，组织机构不断扩大， 对公司内部各缓机构内及组织间的公文流转，信息沟通提出了更高的管理要求，为适应公司 的管理根式，实现各级组织内部公文流转的电子化，促进组织知识的收集、共享和利用，使 公可管理流程规范化、战略决策科学化、数据信息标准化，公司需要一套适合其发展战略的 静同办公自动化系统。 二、屑求分析 在实施办公自动化系统之前，需要对企业的组织结构、管理模式和工作流程等做细致的 分析，并确定具体的实施目标和希望达到的效果。该集团公司办公自动化系统需求如下： 1,需要适应公司的管理模式。该集团公可采用”一级法人，授权经营”的管理模式， 办公自动化系统在功能设计上既要保证整个系统的统一性，又要考虑省领分公可和子公可 直属分公可的管理差异，在保正公文和信息可以在组织内各层级纵向、横向快捷流转的前 提下，实现多级授权的管理推护模式， 2,需要有完善的工作流引平。公白动化系统必须有完善的工作流引摹，可实现多种流 向及操作控制，高度可配置，可以方便快健地和企业已有的业务流程相关暖，例如保单审核、 理赌审数等。公司日常应用的各种表单格式可以快速定义和配置，提升办公效率。 3,需要实现无纸化办公。通过无纸化办公代替纸质公文的流转方式。实现公可内部公 文流转的电子化，规范公司内公文管理的相关流程和制度，提高公文道转的效率和效果：系 统实现公可内部公文交换的电子化，并达到公文流转的一体化，提升公司内部公文交换的实 效性，安全性和可踪性。 4,需要实现标准化档案管理。对于公司文书档案，实现公文档案一体化管理，其管理 的文书档案米自于公文管理和手工补录的文件，实现电子化标准的归格文件整理
第三节 办公自动化系统实施案例 一、项目背景 太平保险有限公司（简称“太平保险”）始创于 1929 年 11 月 20 日，业务范围包括各种 财产保险、意外险、短期健康险及再保险业务，国家法律、法规允许的各类保险业务和资金 运用业务。该集团公司共有各级营业机构 1188 家，其中，子公司 20 家，省级分公司 和子公司直属分公司（办事处）125 家，其他各级分公司 1043 家；该集团公司经营区 域遍及中国内地、港澳、欧洲、大洋洲、东亚及东南亚等地区。截至目前，该集团总 资产逾 1200 亿，客户逾 600 万。 该集团公司十分重视信息化建设工作，随着公司业务的迅猛发展，组织机构不断扩大， 对公司内部各级机构内及组织间的公文流转、信息沟通提出了更高的管理要求，为适应公司 的管理模式，实现各级组织内部公文流转的电子化，促进组织知识的收集、共享和利用，使 公司管理流程规范化、战略决策科学化、数据信息标准化，公司需要一套适合其发展战略的 协同办公自动化系统。 二、需求分析 在实施办公自动化系统之前，需要对企业的组织结构、管理模式和工作流程等做细致的 分析，并确定具体的实施目标和希望达到的效果。该集团公司办公自动化系统需求如下： 1．需要适应公司的管理模式。该集团公司采用“一级法人，授权经营”的管理模式， 办公自动化系统在功能设计上既要保证整个系统的统一性，又要考虑省级分公司和子公司 直属分公司的管理差异，在保证公文和信息可以在组织内各层级纵向、横向快捷流转的前 提下，实现多级授权的管理维护模式。 2．需要有完善的工作流引擎。公自动化系统必须有完善的工作流引擎，可实现多种流 向及操作控制，高度可配置，可以方便快捷地和企业已有的业务流程相关联，例如保单审核、 理赔审批等。公司日常应用的各种表单格式可以快速定义和配置，提升办公效率。 3．需要实现无纸化办公。通过无纸化办公代替纸质公文的流转方式，实现公司内部公 文流转的电子化，规范公司内公文管理的相关流程和制度，提高公文流转的效率和效果；系 统实现公司内部公文交换的电子化，并达到公文流转的一体化，提升公司内部公文交换的实 效性、安全性和可跟踪性。 4．需要实现标准化档案管理。对于公司文书档案，实现公文档案一体化管理，其管理 的文书档案来自于公文管理和手工补录的文件，实现电子化标准的归档文件整理
5,需要亮善的知识沉淀机制。借助办公自动化系统建立完馨的信息发布及知识沉淀机 制，可以实现不同的知识组织和共享方式： 6,需要有资产管理。该集团公司希望在办公自动化系统中实现资产管理，实现集团资 产饶一管理，并对采购实行流程化管理和预算管理。 三、项目实施 太平保险根据白己的业务需求，采用了泛微协同办公自动化系统解决方案。该方案根据 太平保险信息化爱属战略和规划目标，以人力贤源为核心，以工作流程为血脉带动整个系统 数据传输，功能应用的协同运作，搭建出融合企业制度与文化的高效信息化办公自动化系统， 具体实现如下。 (一)系统权限分级管理 太平保险属于大型企业管理集团。“一级法人，授权经营”决定了太平保险需要采用“集 中管理、分散经营”的管理枝式。这种核式下集团每一个下属单位都是很大的公司而且毯立 性也比较强，这章需要办公白动化系统能让下属公司像管理好白己的业务一样能够白己管理 好自己的系统，同时又可以减少对公可之阿带宽的压力。对于多个系统之间的数据管理，主 要集中在上圾单位下发文件，系统能够自动识别和判断数据发送的目的扇统，以及响应的数 据查面处理权限。 在采用“集中管理、分酸经营”管理榄式的同时，意味着必须给下属公可足够的权限来 管理白己的系统。因此分级管理在企业中也占有半常重要的地位，通过分级管理，可以方便 和允许下属公司机构管理员米管理自己的系统数据：分级管理从大的方面来看应该包括：系 统组凯结构、人员、角色、权限等乘统层而的权限分级：流程维护的权限分级：知识文档推 护的权限分级：项目管理的权限分级：货产管理的权限分级。们是整个分级管理应该是一个 根复杂的功脆，权限的分发和回收冬须要做到精准和安全。 (二》工作流程管理 该办公自动化系统通过提供一个独这的工作流程擘，实现工作流程与其他模块之间的 协助和交流。作为一个单独的工具，可以与其他模块进行互动，载入和载出其它模块的信息， 并保持不同功能块之间信息的协同。 工作流程引摹通过工作流的方式将全业的竖个管理工作全部带动起来。形成一个整体： 通过工作流的应用实现企业的无纸化办公，实现对外部分支机构的偏息共享以及协月的工 作。 (三)公文管理
5．需要完善的知识沉淀机制。借助办公自动化系统建立完善的信息发布及知识沉淀机 制，可以实现不同的知识组织和共享方式。 6．需要有资产管理。该集团公司希望在办公自动化系统中实现资产管理，实现集团资 产统一管理，并对采购实行流程化管理和预算管理。 三、项目实施 太平保险根据自己的业务需求，采用了泛微协同办公自动化系统解决方案。该方案根据 太平保险信息化发展战略和规划目标，以人力资源为核心，以工作流程为血脉带动整个系统 数据传输、功能应用的协同运作，搭建出融合企业制度与文化的高效信息化办公自动化系统， 具体实现如下。 （一）系统权限分级管理 太平保险属于大型企业管理集团，“一级法人，授权经营”决定了太平保险需要采用“集 中管理、分散经营”的管理模式，这种模式下集团每一个下属单位都是很大的公司而且独立 性也比较强，这就需要办公自动化系统能让下属公司像管理好自己的业务一样能够自己管理 好自己的系统，同时又可以减少对公司之间带宽的压力。对于多个系统之间的数据管理，主 要集中在上级单位下发文件，系统能够自动识别和判断数据发送的目的系统，以及响应的数 据查询处理权限。 在采用“集中管理、分散经营”管理模式的同时，意味着必须给下属公司足够的权限来 管理自己的系统。因此分级管理在企业中也占有非常重要的地位，通过分级管理，可以方便 和允许下属公司机构管理员来管理自己的系统数据；分级管理从大的方面来看应该包括：系 统组织结构、人员、角色、权限等系统层面的权限分级；流程维护的权限分级；知识文档维 护的权限分级；项目管理的权限分级；资产管理的权限分级。但是整个分级管理应该是一个 很复杂的功能，权限的分发和回收必须要做到精准和安全。 （二）工作流程管理 该办公自动化系统通过提供一个独立的工作流程引擎，实现工作流程与其他模块之间的 协助和交流。作为一个单独的工具，可以与其他模块进行互动，载入和载出其它模块的信息， 并保持不同功能块之间信息的协同。 工作流程引擎通过工作流的方式将企业的整个管理工作全部带动起来，形成一个整体； 通过工作流的应用实现企业的无纸化办公，实现对外部分支机构的信息共享以及协同的工 作。 （三）公文管理
作为现代办公的其本功能，泛微协同办公自动化系饶为用户提债了较为完整的一套办公 室常用的公文处理流转系统。行政办公按文档类别可分为收文管理、发文管理、档案管理， 签报管理，用印管理和任务督办。因此太平保险公司的收发文，档案管理、公告等都归结到 行或办公中。 用户可在系统的工作流中进行公文的起草、流转、编辑、签发、登记、白档、等操作， 从而实现太平保险公可办文的自动化。 (四》行政办公管理 结合泛微协同办公自动化系统的如识管理、人力资源管理、货产管理、工作流程管理、 客户管理，财务管理，报表中心米实现太平保段公司的行政办公需求。所有在办公自动化中 的收、发文、合同管理、预结算管理、采购管理、档案管理、日程管理、工作计划、工作总 结、短消息管理、都件管理、各类报表等都可通过该系统的相应模块协同完成。 1,收，发文，合同管理、内部文作管理。档案管理在运用了知识管理，客户管理以及 工作流程管理： 2.预结算管理、采购管理可通过财务管理模块实现，对部门及个人可进行都门预结算、 结合工作流程实现费用报销、铅款及采购管理： 3,日程安排、工作计划、总结与泛微的人力资源，项目管理、工作流以及与产品数据 管理中的项目管理，选行互动。实现数据的多源化： 4,在行政办公管理中还包括会议管理、培训管理。其中会议管理以及培训管理又与人 力资源以及知识管理来互动亮成， 5.资产管理也归结到行政办公管理功能中，实现对办公设备以及太平保险公可因定资 产以及会议、车辆的管理、图书资料、证照管理、办公用品管理等。 (五)预、结算及报销 泛微协月办公自动化系统预、结算及包销功能是以“财务管理模块”为主线，协同“工 作流模块”、“知识文档模块”、“人力货源模块”提供下属和时务、市批人可查海借款及支付 情况查询，实现财务预算的电子化审：包括：对财务数据透行集中管理、获得对全业销效 宏观和微观上的认机、横算和实支出的比较。提供各类固定及自定文之财务报告等 具体表现为！通过工作流管理实现所有的财务相关流程都可以通过工作流的方式进行 流转，包括：预算审批、借款、商户结算等：通过知识管理功能。管理人员相关的合同，客 户相关资料：通过人力资源管理结合财务管理实现人员占用贷产统计和相关费用统计， (六》资产管理
作为现代办公的其本功能，泛微协同办公自动化系统为用户提供了较为完整的一套办公 室常用的公文处理流转系统。行政办公按文档类别可分为收文管理、发文管理、档案管理、 签报管理、用印管理和任务督办。因此太平保险公司的收发文、档案管理、公告等都归结到 行政办公中。 用户可在系统的工作流中进行公文的起草、流转、编辑、签发、登记、归档、等操作， 从而实现太平保险公司办文的自动化。 （四）行政办公管理 结合泛微协同办公自动化系统的知识管理、人力资源管理、资产管理、工作流程管理、 客户管理、财务管理、报表中心来实现太平保险公司的行政办公需求。所有在办公自动化中 的收、发文、合同管理、预结算管理、采购管理、档案管理、日程管理、工作计划、工作总 结、短消息管理、邮件管理、各类报表等都可通过该系统的相应模块协同完成。 1．收、发文、合同管理、内部文件管理、档案管理在运用了知识管理、客户管理以及 工作流程管理； 2．预结算管理、采购管理可通过财务管理模块实现，对部门及个人可进行部门预结算、 结合工作流程实现费用报销、借款及采购管理； 3．日程安排、工作计划、总结与泛微的人力资源、项目管理、工作流以及与产品数据 管理中的项目管理，进行互动，实现数据的多源化； 4．在行政办公管理中还包括会议管理、培训管理。其中会议管理以及培训管理又与人 力资源以及知识管理来互动完成； 5．资产管理也归结到行政办公管理功能中，实现对办公设备以及太平保险公司固定资 产以及会议、车辆的管理、图书资料、证照管理、办公用品管理等。 （五）预、结算及报销 泛微协同办公自动化系统预、结算及包销功能是以“财务管理模块”为主线，协同“工 作流模块”、“知识文档模块”、“人力资源模块”提供下属和财务、审批人可查询借款及支付 情况查询，实现财务预算的电子化审批。包括：对财务数据进行集中管理、获得对企业绩效 宏观和微观上的认识、预算和实际支出的比较、提供各类固定及自定义之财务报告等。 具体表现为：通过工作流管理实现所有的财务相关流程都可以通过工作流的方式进行 流转，包括：预算审批、借款、商户结算等；通过知识管理功能，管理人员相关的合同，客 户相关资料；通过人力资源管理结合财务管理实现人员占用资产统计和相关费用统计。 （六）资产管理
以泛微协同办公自动化系统的“资产管理”为主线，协同“工作流管理”、“人力赏源管 理”来实现资源利用的管理，所有的倩用、维修、各种中请都可以通过工作瓷的方式选行流 转：通过如识管理功能，管理货源相关的原始资料，如：发票、采购合同、隆修卡等：结合 人力蛋源实现人员占用资产统计· (七)知识管理 泛微协月办公自动化系统通过“知试文档模块”实现与“工作流模块”和“人力货源模 块”协同。将太平保险公可内部所有己经沉淀下米的文档按属一定的组织成类别，按鹏一定 的权限控制选行整理和规范使用。在管理上太平保险公司的管理层从管理方式上做出制定， 要求所有的员工将所有有用的文督按照一定的目录或类别进行存储.不相提供自定义的文档 存放，还允许用户将文档在一定的权限范围内实现共享与文作的流动。 四、实越效果 通过对泛微协月办公自动化系统的成功实施运用，太平保险的办公自动化水平和操作规 范得到了很大的提升，工作流程得到广泛应用，从行政事务处理、公文流转、业务市批，都 实现了全公司电子化事批统一运作管理，大大提开了公可统一的监管能力和各职能部门及人 员办事效率：公司知识管理成功推广，为公司人员整体素质的提升带来相助。公司的各种知 识文档资薄在系统得到根好的有效管理，非常方便的实现了如讯的积累，共享、利用、创新， 为太平的发展和打造知识型企业注入新的活力：系统沟通协作的良好应用，使企业沟通交流， 信息传达变得随顺畅：资产管理获得根好的管理，使公可贷产透明化，能够让公同货产的使 用为企业发挥最大效应。 本案例引自赛迫网
以泛微协同办公自动化系统的“资产管理”为主线，协同“工作流管理”、“人力资源管 理”来实现资源利用的管理，所有的借用、维修、各种申请都可以通过工作流的方式进行流 转；通过知识管理功能，管理资源相关的原始资料，如：发票、采购合同、维修卡等；结合 人力资源实现人员占用资产统计。 （七）知识管理 泛微协同办公自动化系统通过“知识文档模块”实现与“工作流模块”和“人力资源模 块”协同，将太平保险公司内部所有已经沉淀下来的文档按照一定的组织或类别，按照一定 的权限控制进行整理和规范使用。在管理上太平保险公司的管理层从管理方式上做出制定， 要求所有的员工将所有有用的文档按照一定的目录或类别进行存储。不但提供自定义的文档 存放，还允许用户将文档在一定的权限范围内实现共享与文件的流动。 四、实施效果 通过对泛微协同办公自动化系统的成功实施运用，太平保险的办公自动化水平和操作规 范得到了很大的提升，工作流程得到广泛应用，从行政事务处理、公文流转、业务审批，都 实现了全公司电子化审批统一运作管理，大大提升了公司统一的监管能力和各职能部门及人 员办事效率；公司知识管理成功推广，为公司人员整体素质的提升带来帮助，公司的各种知 识文档资源在系统得到很好的有效管理，非常方便的实现了知识的积累、共享、利用、创新， 为太平的发展和打造知识型企业注入新的活力；系统沟通协作的良好应用，使企业沟通交流、 信息传达变得随顺畅；资产管理获得很好的管理，使公司资产透明化，能够让公司资产的使 用为企业发挥最大效应。 本案例引自赛迪网