第三节宴会与会议合同签订 一、预订 (一)预订方式 预订可以分为暂时预订以及正式预订。付定金在复会与会议预订中是非常普遍的方式， 大部分酒店，视客人支付定金为正式预订，有些酒店则要求客户与宴会部门签订率办活动的 协议。协议或定金可以保障双方的利益。不同的营运体系所需支付的定金额度也不同，一般 都需要交纳预期活动贵用的30%%不等，这笔钱具是可以支付企业购买食品饮料和部分 人工费用。一一般来说，定金最晚在活动开始前0大支付。倍还定金的或策也因清店而异， 有的清店是不整还定金的，而有的酒店则要求根据客户取消活动的提前时间决定返还定金的 比例。有的酒店则规定只有在场地得到另一活动的预订时才德还定金。当然，情况也有例外， 通常信用极高的常客可能不需要交纳定金，销售部门需要根据其活动规模的大小和信用等级 作出具体的判断。 暂时或临时预订则只记录了客人的预订意向，如有其他客人要求在月一地点同一时间举 办活动的，暂时预订的客户要在最短时间作出最终决定，宴会与会议预订部门会制定有关暂 时预订保留期限的政策。例如，。智时预订一般保留一周，一周之后，销售人员将与客户联系 陶问其意向。实际操作中，具体的预订保留政策视各个酒店的业务状况、该旺季时间的区别 而有所不同。 与客房预订一样，大部分清店都已经挥弃了传统的手工记录而改用计算机记录客户预订 情况。计算机预订不仅能够使宴会与会议的每一个场地、设馆都由系统来确保预订记录的情 斯准确。方便寝会与会议统筹人员在任何需要的是将通过弱统查询，同时也能够使记录保存 时间更长。无论何种情况，宴会与会议统筹人员必须确认只有经过授权的人才允许在预订系 统内作加注或更改。 《二)业务条件 为确保营业额，每一宴会与会议部门都指定业务条件，促使销售人员尽量为酒店去争取 那些收益比较大的团队。有的酒店会优先接受某一特定市场的业务，有的酒店则会比较两个 预订之间的最低消费额度。例如，在接特大重会议和年度宴会的旺季，销售人员会将有限的 场地出租给一个高消贵客户举办的鸡尾酒会，面不是承接一次按杯付贵的清会。对提取预订 宴会的时间，部分酒店也有明确的制度。例如。对小型的商务会议大部分酒店接受提前三个 月的预订要求：对大中型宴会则最早接受提前9个月的倾订，这一做法的目的是争取最高营 业额的业务，避免物价原因引起价格波动。因此销售人员应该在确认客户的预订之前先权衡 其“业务的合格率“。在很多国际连锁清店集团，都开始投货专门的宴会会议预订软件系统， 以衡量每一笔业务的收益。销售人员需要将客人的预订信息输入系统，系统将会根暴酒店当 季的房价，餐饮价格等米衡量此次宴会会议业务可以折算成多上房间夜次、餐饮用餐人数等， 这种软件的优点之一是能在最短时间内每助销售人员参考业务的合格率，优点之二是能够帮 助酒店监控市场价格。调整定价方案。 二、确认 (一)确认方式 一旦客户确定了活动萃办的日期。销售人员就必须具体讨论与话动相关的所有事直，在 此过程中，销售人员要认证记录领听，推荐客户举办活动更佳的组织形式与方法。在讨论中 首先沙及场地布置的具体规格，例如舞台的长与宽、灯光的位置、工作台的摆放位置等：此 外讨论的内容还应该涉及话动议程，菜单选择等。销售人员要懂得根据具体情况向客人提出
第三节 宴会与会议合同签订 一、预订 （一）预订方式 预订可以分为暂时预订以及正式预订。付定金在宴会与会议预订中是非常普遍的方式。 大部分酒店，视客人支付定金为正式预订，有些酒店则要求客户与宴会部门签订举办活动的 协议。协议或定金可以保障双方的利益。不同的营运体系所需支付的定金额度也不同，一般 都需要交纳预期活动费用的 30%~70%不等，这笔钱只是可以支付企业购买食品饮料和部分 人工费用。一般来说，定金最晚在活动开始前 30 天支付。偿还定金的政策也因酒店而异。 有的酒店是不偿还定金的，而有的酒店则要求根据客户取消活动的提前时间决定返还定金的 比例。有的酒店则规定只有在场地得到另一活动的预订时才偿还定金。当然，情况也有例外， 通常信用极高的常客可能不需要交纳定金，销售部门需要根据其活动规模的大小和信用等级 作出具体的判断。 暂时或临时预订则只记录了客人的预订意向，如有其他客人要求在同一地点同一时间举 办活动的，暂时预订的客户要在最短时间作出最终决定。宴会与会议预订部门会制定有关暂 时预订保留期限的政策。例如，暂时预订一般保留一周，一周之后，销售人员将与客户联系 询问其意向。实际操作中，具体的预订保留政策视各个酒店的业务状况、淡旺季时间的区别 而有所不同。 与客房预订一样，大部分酒店都已经摒弃了传统的手工记录而改用计算机记录客户预订 情况。计算机预订不仅能够使宴会与会议的每一个场地、设施都由系统来确保预订记录的清 晰准确，方便宴会与会议统筹人员在任何需要的是将通过系统查询，同时也能够使记录保存 时间更长。无论何种情况，宴会与会议统筹人员必须确认只有经过授权的人才允许在预订系 统内作加注或更改。 （二）业务条件 为确保营业额，每一宴会与会议部门都指定业务条件，促使销售人员尽量为酒店去争取 那些收益比较大的团队。有的酒店会优先接受某一特定市场的业务，有的酒店则会比较两个 预订之间的最低消费额度。例如，在接待大型会议和年度宴会的旺季，销售人员会将有限的 场地出租给一个高消费客户举办的鸡尾酒会，而不是承接一次按杯付费的酒会。对提取预订 宴会的时间，部分酒店也有明确的制度。例如，对小型的商务会议大部分酒店接受提前三个 月的预订要求；对大中型宴会则最早接受提前 9 个月的预订。这一做法的目的是争取最高营 业额的业务，避免物价原因引起价格波动。因此销售人员应该在确认客户的预订之前先权衡 其“业务的合格率”。在很多国际连锁酒店集团，都开始投资专门的宴会会议预订软件系统， 以衡量每一笔业务的收益。销售人员需要将客人的预订信息输入系统，系统将会根据酒店当 季的房价、餐饮价格等来衡量此次宴会会议业务可以折算成多上房间夜次、餐饮用餐人数等。 这种软件的优点之一是能在最短时间内帮助销售人员参考业务的合格率，优点之二是能够帮 助酒店监控市场价格，调整定价方案。 二、确认 （一）确认方式 一旦客户确定了活动举办的日期，销售人员就必须具体讨论与活动相关的所有事宜。在 此过程中，销售人员要认证记录倾听，推荐客户举办活动更佳的组织形式与方法。在讨论中 首先涉及场地布置的具体规格，例如舞台的长与宽、灯光的位置、工作台的摆放位置等；此 外讨论的内容还应该涉及活动议程、菜单选择等。销售人员要懂得根据具体情况向客人提出
建议，因为根多客户在预订时候可能只有举办复会会议活动的大体想法，作为销售人员必须 考虑客户没有把到的每一个细节，帮助其策划整个活动过程，诗刷宴会或会议达到客户真正 所期待的目标。 尽管接治时，销售人员与顾客己经商时活动细节或达成口头的协议，但是为保障酒店与 顾客的权拉，冬须将双方所月意事项记录在合钓书上，以合同的形式生效。若客人不能来自 到酒店办理签约手续，销售人员可以通过书面、传真成螂寄的方式，将文件交给顾客，并请 客人签字后传真或却寄回清店以示慎重， (二》确认的关健内容 合同的具体细节根据各个酒店的风体场馆设置和客户特点有所区别，但以下内容需要详 闭说明。 1.妆费标准 每一次塞会与会议活动过程中，客户的消费范围几乎涵盖了酒店所有的产品和服务，因 此在合同中应该有更加周全的考虑，涉及的内容尽可能详细。例如，在场租中，对大型活动 进场替建期向的场租与正式活动的收费标准要有区别：会议中如有屏览话动则需主办方出具 布展的图纸，对泰履区线和面积有详细的烧定：活动中，公共面积的使用面积也应该有明确 的区域划分，以避免公共区域重复预订引起纠粉，很多酒店由于其会议与宴会话动规梳较大， 在合同中还明确了是否需要分开计算电费、上网服务贵用等：同时也要对活动结束后攆场时 间、演示使用会场的收费标准有明确规定，以免影响宴会会议场馆的两次出粗。 2双方授权联系人 大型活动中，酒店可能会临时组建一个统等小组分邻门静调，以提高效率。同封主办方 也可能安排工作组亲分管各个不同的内容。对在活动举办期间可使发生服务项目的增加或减 少的情况，要与客户用节面文件形式注明授权签单人，以确定产生贵用、重大变更到的决策 人。例如对会议议程的更改，对餐饮活动出席人数的改变等。这种做法可以避免客户最终结 账时因为服务项目的增如超过预算或服务内容减少导政客户对服务质量不满起投诉，清店 在合同中还可以用附件的形式注明对特殊服务事项的收费标准，如用电设计工程部门，烫说 明用电牧费标准、开具用电通知书节：人员进出、交通安排、会场皆建诊及安保部门，须开具 幽工人贝出入证：账目的结算和付款跟踪事宜活要财务部门的角认，以上事项都应该在合同 中有所说明，避免在活动过程中造成不必要的损失或误会。 3出席人数 宴会会议出席人数对酒店来说非常重要，而在治谈阶段，主办方只能给出一个大概数字， 这一数字在活动进行过程中可能会调整。为确保做好准备工作，酒店通常会确定一个截止时 间，要求主办方告知活动中保证出席的人数。此外，很多酒店部会严格执行“保证政策“， 这是宴会会议销售人员在确认阶段必须向客户解释和强调的内容。“保证或黄”并没有同意 的标准。要结合每个酒店的具体业务情况。 在餐饮活动中，根据宴会规核大小，酒店会要求主办方至少提前2小时暖4移小时向酒 店提债候证人数，如果出席晚宴的保证人数是300人，而实际出席人数为6人，那么主办 方仍然需要支付酒店30人的费用。如果出席人数多于保证人数，有经验的宴会会议睛售人 员会建议餐饮部门在备餐与摆位时留有余地：这样可以避免超员时，服务部门临时增设餐位， 厨房紧急备餐，打乱服务计划，难以确保服务质量。目前大多数酒店军会要求在备餐时多准 备比保证人数多%的量，但在实际操作中厨房只准备%的食量，最后按别实际用餐人数 计算
建议，因为很多客户在预订时候可能只有举办宴会会议活动的大体想法，作为销售人员必须 考虑客户没有想到的每一个细节，帮助其策划整个活动过程，协助宴会或会议达到客户真正 所期待的目标。 尽管接洽时，销售人员与顾客已经商讨活动细节或达成口头的协议，但是为保障酒店与 顾客的权益，必须将双方所同意事项记录在合约书上，以合同的形式生效。若客人不能亲自 到酒店办理签约手续，销售人员可以通过书面、传真或邮寄的方式，将文件交给顾客，并请 客人签字后传真或邮寄回酒店以示慎重。 （二）确认的关键内容 合同的具体细节根据各个酒店的具体场馆设置和客户特点有所区别，但以下内容需要详 细说明。 1. 收费标准 每一次宴会与会议活动过程中，客户的消费范围几乎涵盖了酒店所有的产品和服务，因 此在合同中应该有更加周全的考虑，涉及的内容尽可能详细。例如，在场租中，对大型活动 进场搭建期间的场租与正式活动的收费标准要有区别；会议中如有展览活动则需主办方出具 布展的图纸，对布展区域和面积有详细的规定；活动中，公共面积的使用面积也应该有明确 的区域划分，以避免公共区域重复预订引起纠纷。很多酒店由于其会议与宴会活动规模较大， 在合同中还明确了是否需要分开计算电费、上网服务费用等；同时也要对活动结束后撤场时 间、演示使用会场的收费标准有明确规定，以免影响宴会会议场馆的再次出租。 2. 双方授权联系人 大型活动中，酒店可能会临时组建一个统筹小组分部门协调，以提高效率。同时主办方 也可能安排工作组来分管各个不同的内容。对在活动举办期间可能发生服务项目的增加或减 少的情况，要与客户用书面文件形式注明授权签单人，以确定产生费用、重大变更时的决策 人。例如对会议议程的更改、对餐饮活动出席人数的改变等。这种做法可以避免客户最终结 账时因为服务项目的增加超过预算或服务内容减少导致客户对服务质量不满引起投诉。酒店 在合同中还可以用附件的形式注明对特殊服务事项的收费标准，如用电设计工程部门，须说 明用电收费标准、开具用电通知书；人员进出、交通安排、会场搭建涉及安保部门，须开具 施工人员出入证；账目的结算和付款跟踪事宜需要财务部门的确认，以上事项都应该在合同 中有所说明，避免在活动过程中造成不必要的损失或误会。 3. 出席人数 宴会会议出席人数对酒店来说非常重要，而在洽谈阶段，主办方只能给出一个大概数字， 这一数字在活动进行过程中可能会调整。为确保做好准备工作，酒店通常会确定一个截止时 间，要求主办方告知活动中保证出席的人数。此外，很多酒店都会严格执行“保证政策”， 这是宴会会议销售人员在确认阶段必须向客户解释和强调的内容。“保证政策”并没有同意 的标准，要结合每个酒店的具体业务情况。 在餐饮活动中，根据宴会规模大小，酒店会要求主办方至少提前 72 小时或 48 小时向酒 店提供保证人数。如果出席晚宴的保证人数是 300 人，而实际出席人数为 265 人，那么主办 方仍然需要支付酒店 300 人的费用。如果出席人数多于保证人数，有经验的宴会会议销售人 员会建议餐饮部门在备餐与摆位时留有余地；这样可以避免超员时，服务部门临时增设餐位， 厨房紧急备餐，打乱服务计划，难以确保服务质量。目前大多数酒店都会要求在备餐时多准 备比保证人数多 10%的量，但在实际操作中厨房只准备 5%的食量，最后按照实际用餐人数 计算
会议与宴会活动预测最终出席人数的方法有所不同，一般会议的实际出席人数略低于登 记或道请的数字，与会者可能因为交通、议程安排等突发单因不能参加活动：但一些促情会 议或有影响力及知名人士参加的会议则相反，顶订人数可能会比实际到会人数高15%成 20%,酒店要考虑此类会议的场馆选择减场地布置要留有余地， 会议用餐活动住往受会议议程的影响，不可控因素较多。例如，若会期较长，议程紧凑 专业性强，则会议期间用餐人数相对稳定，与预订情况差别不大。但也有一些会议由于其影 响力，专业性、举办时间和地点达择等因素影响，会？第一天开幕式参会人数较多，用餐人 数与预订相差不大其至有短过预订的现象发生，而随着会议议程进展，与会人数与预订用餐 人数相差较大，尤其主办方没有特别发排较为正式的会议答谢院襄或会议的最后议程是以分 组讨论的形式结束，出现这种情况的概率会较大。销售人员在治谈期间要提醒客户可使出现 的情况。同时也要在活动进行中随时关注会议整体的进履情况，在用餐、客房预订等环节给 予客户有益的建议或意见，在关注酒店利益的同时也要维护客户的利盈，霆免出现尬局面。 4.价格政策 大多数主办方都希望在整订合同时确认每项服务的价格，可以准确得知预算费用。但对 酒店米说，这样的做法存在一定风险。尤其在餐饮价格、客房价格制定方面。在市场环境中 生存，没有一家酒店不面临因为通货影胀、成本上准以及货币调整、人力资源成本、国家或 地区政策以及自然环境等所带米的影响，因此对于一个提前一年以上就预订的话动。大多数 酒店不愿意给出最终确定服价，更领向于给客户一个大餐的价格覆围或告知客户此服价的最 高上限浮动范围，以便于客户做顶算决策。绝大多数酒店都愿意在活动半年以上确定场租价 格，而菜单价格则提前半年或3个月给出。例如，等虑到双方的利登，酒店与活动主办方签 订合同时会附上一份规在使用的菜单作参考，并说明清店如香调整现有餐饮价格，提价比侧 不超过现有菜单的而分比， 无论酒店采取何种价格政策成报价方式，在合同中沙及的价格政策最好都是书面协议， 并确保与合月一样有效，屋免将来双方发生分技。 总而言之，在预订确认以及签订合同阶段，复会与会议统筹协调人员应特别注意接洽和 签订合的的细节问愿，既要考虑到双方的经济利益又要确保服务质量。 三、场馆的进场琳建工作管理的主要内容 会场搭建是会议中心场馆管理中不可忽视的环节，是与客户沟通合作不可缺少的内容。 场地搭建进行有效管理也是确保宴会会议活动安全、保障酒店利性的重要工作。很多宴会与 会议业务比重大的酒店通常会设立专门的场馆括建管理人员，4小时踪协调搭建服务。 指建工作管理重点主要有以下儿个方面： 《一)了解指建公可的魔质，检查工图纸是否与合问书上的内容相吻合 如客户请清店外的搭建公词，襄会与会议统筹人员要在洽流时香知相关要求。为确保安 全，酒店一般不会允许没有资质的非专业公可进场搭建。搭建公司选场牌要与酒店签订发全 责任协议。协议中的内容主要涉及用电、展位、展品、指示牌、舞台布置等要求。例如，根 暴面积不问，场馆内保留的琉数通道的宽度一般不小于3米：舞台下方空间禁止堆成任何物 品：并且所有通道应始锋保持畅通，不得堆物：展板、指示博等豆放位置不得堵塞或妨阴烫 全流散门。搭建公可不得随意史改随工图纸，并需要交安保部门客案，或数审查后作为合同 附件予以保存。酒店应面时予以监管。 《二》进场搭建人员的管理 清店会要求搭建人员办理出入证并提快相关货质证书，通免违意操作。对工时较长的指 建工程，销店还需要了解搭建人员的用餐及住宿安排，以便子以协助
会议与宴会活动预测最终出席人数的方法有所不同。一般会议的实际出席人数略低于登 记或邀请的数字，与会者可能因为交通、议程安排等突发原因不能参加活动；但一些促销会 议或有影响力及知名人士参加的会议则相反，预订人数可能会比实际到会人数高 15%或 20%，酒店要考虑此类会议的场馆选择或场地布置要留有余地。 会议用餐活动往往受会议议程的影响，不可控因素较多。例如，若会期较长，议程紧凑， 专业性强，则会议期间用餐人数相对稳定，与预订情况差别不大。但也有一些会议由于其影 响力，专业性、举办时间和地点选择等因素影响，会议第一天开幕式参会人数较多，用餐人 数与预订相差不大甚至有超过预订的现象发生，而随着会议议程进展，与会人数与预订用餐 人数相差较大。尤其主办方没有特别安排较为正式的会议答谢晚宴或会议的最后议程是以分 组讨论的形式结束，出现这种情况的概率会较大。销售人员在洽谈期间要提醒客户可能出现 的情况，同时也要在活动进行中随时关注会议整体的进展情况，在用餐、客房预订等环节给 予客户有益的建议或意见，在关注酒店利益的同时也要维护客户的利益，避免出现尴尬局面。 4. 价格政策 大多数主办方都希望在签订合同时确认每项服务的价格，可以准确得知预算费用。但对 酒店来说，这样的做法存在一定风险，尤其在餐饮价格、客房价格制定方面。在市场环境中 生存，没有一家酒店不面临因为通货膨胀、成本上涨以及货币调整、人力资源成本、国家或 地区政策以及自然环境等所带来的影响。因此对于一个提前一年以上就预订的活动，大多数 酒店不愿意给出最终确定报价，更倾向于给客户一个大概的价格范围或告知客户此报价的最 高上限浮动范围，以便于客户做预算决策。绝大多数酒店都愿意在活动半年以上确定场租价 格，而菜单价格则提前半年或 3 个月给出。例如，考虑到双方的利益，酒店与活动主办方签 订合同时会附上一份现在使用的菜单作参考，并说明酒店如需调整现有餐饮价格，提价比例 不超过现有菜单的百分比。 无论酒店采取何种价格政策或报价方式，在合同中涉及的价格政策最好都是书面协议， 并确保与合同一样有效，避免将来双方发生分歧。 总而言之，在预订确认以及签订合同阶段，宴会与会议统筹协调人员应特别注意接洽和 签订合约的细节问题，既要考虑到双方的经济利益又要确保服务质量。 三、场馆的进场搭建工作管理的主要内容 会场搭建是会议中心场馆管理中不可忽视的环节，是与客户沟通合作不可缺少的内容。 场地搭建进行有效管理也是确保宴会会议活动安全、保障酒店利益的重要工作。很多宴会与 会议业务比重大的酒店通常会设立专门的场馆搭建管理人员，24 小时跟踪协调搭建服务。 搭建工作管理重点主要有以下几个方面： （一）了解搭建公司的资质，检查施工图纸是否与合同书上的内容相吻合 如客户请酒店外的搭建公司，宴会与会议统筹人员要在洽谈时告知相关要求。为确保安 全，酒店一般不会允许没有资质的非专业公司进场搭建。搭建公司进场前要与酒店签订安全 责任协议。协议中的内容主要涉及用电、展位、展品、指示牌、舞台布置等要求。例如，根 据面积不同，场馆内保留的疏散通道的宽度一般不小于 3 米；舞台下方空间禁止堆放任何物 品；并且所有通道应始终保持畅通，不得堆物；展板、指示牌等摆放位置不得堵塞或妨碍安 全疏散门。搭建公司不得随意更改施工图纸，并需要交安保部门备案，或经审查后作为合同 附件予以保存，酒店应随时予以监管。 （二）进场搭建人员的管理 酒店会要求搭建人员办理出入证并提供相关资质证书，避免违章操作。对工时较长的搭 建工程，酒店还需要了解搭建人员的用餐及住宿安排，以便予以协助
《三)对运输括建材料的要求 清店要求拼建物品一律从货运电梯运透，如有超长、超重物品须使川其他电梯时，要经 酒店相关部门协商，并由专业人员到场看护后方可作业。对易碎或有尖刺的材料须包装好， 以防耀运过程中损坏酒店设能。对运行材料的时间和路线，宴会与会议统筹人员需要事先协 调并告知客户，以确保酒店各场地活动能够按计划进行，避免出现运输通道堵塞或电梯使用 神突。 《四》对指建材料的安全消防管理规定 包括背景版村料、冷烟火、礼炮等。所有的搭建材料必须采用不慰，阻燃材料成经过防 火阻燃处理的材料，使用防火地俄：严禁使用易燃泡沫板、未经防火处理的木顺版材及石油 化工系列塑料板材等材料：拼建现场严禁使用易燃易爆物品、化学危险品及有毒有害气体， 机械展品如内感机车、汽车、摩托车及各类汽、荣油发动机等，在室内展出时不得进行操作 及维修。油前应清空，电超须拆除。活动用指示牌搭建必须要牢四可靠。指建材料包禁物要 及时清理出馆并存放在指定地点，由酒店收取费用统一处理。活动的安全工作从细节着手才 能防患于未然。 场馆内如需使用吊点，搭建公司徐事先在图低中注明并由工程部门协作现场施工方可。 登高作业人员作业时应具备专业资质及相应的安全错施，登高作业超过2米时，必须戴好安 全帽，系好安全带。 《五)对进建公司使用酒店设备的城定或说明 在舞台括建、场地布置、材料运输过程中，场馆地面要铺地俄或木板，严禁将场馆设地 作受力点使川造成场馆损坏。搭建物品进出场时，。所以物品颈川推车运送，不得随意蝶做： 拼建方必须及时清理遗落在地面上的螺丝、铁钉等五金件，以免造成地面大理石损伤。搭建 完成后，包装材料及其他剩余物品应及时清理. (六》酒店对括建公司提吸场馆设备有相关告知说明 对活动结束后，拆除舞台、展板等建筑垃圾的任务应在合同中注明具体负责人及时阿要 求。 四、签订合同 在签订合同的过程中，由于各个酒店的经霍情况和财务系统不月，客户宴会与会议要求 的多样性和复条性，宴会与会议销售人员要注意合同文本的细节。以下附例风体说明其应该 包含的内容。 此外，宴会与会议统筹人员要注意，即在治流中有必要以委婉的方式让客户知道客人的 某些行为在酒店活动现场是不受欢迎的。例如在一些庆祝晚塞暖鸡尾酒会中，有些客人会喝 醉，他们怕服务人员不再提侯酒水。就让自己的丽友去取，导致最终无法控制白己的行为： 因此，若在宴会中活要大横酒术，销售人员最好能让客户了解酒店对于行为失控的客人可能 会采取的做法和相美规定，有到也会由酒店安保部人员相助解决。大多数情况，遇到较为烟 尬的同而，销店会先请主办方来处理，以免使客人感到难堪。总之，如果事前能够将相关规 定告知主办方。会减少宴会中出现的万一状况。 五、发布活动通知单 宴会与会议统等人员在与客户谈受细节并签订静议后，宴会与会议统筹人员要根据白己
（三）对运输搭建材料的要求 酒店要求搭建物品一律从货运电梯运送，如有超长、超重物品须使用其他电梯时，要经 酒店相关部门协商，并由专业人员到场看护后方可作业。对易碎或有尖刺的材料须包装好， 以防搬运过程中损坏酒店设施。对运行材料的时间和路线，宴会与会议统筹人员需要事先协 调并告知客户，以确保酒店各场地活动能够按计划进行，避免出现运输通道堵塞或电梯使用 冲突。 （四）对搭建材料的安全消防管理规定 包括背景板材料、冷烟火、礼炮等。所有的搭建材料必须采用不燃、阻燃材料或经过防 火阻燃处理的材料，使用防火地毯；严禁使用易燃泡沫板、未经防火处理的木质板材及石油 化工系列塑料板材等材料；搭建现场严禁使用易燃易爆物品、化学危险品及有毒有害气体。 机械展品如内燃机车、汽车、摩托车及各类汽、柴油发动机等，在室内展出时不得进行操作 及维修，油箱应清空，电瓶须拆除。活动用指示牌搭建必须要牢固可靠。搭建材料包装物要 及时清理出馆并存放在指定地点，由酒店收取费用统一处理。活动的安全工作从细节着手才 能防患于未然。 场馆内如需使用吊点，搭建公司徐事先在图纸中注明并由工程部门协作现场施工方可。 登高作业人员作业时应具备专业资质及相应的安全措施，登高作业超过 2 米时，必须戴好安 全帽，系好安全带。 （五）对搭建公司使用酒店设备的规定或说明 在舞台搭建、场地布置、材料运输过程中，场馆地面要铺地毯或木板，严禁将场馆设施 作受力点使用造成场馆损坏。搭建物品进出场时，所以物品须用推车运送，不得随意堆放； 搭建方必须及时清理遗落在地面上的螺丝、铁钉等五金件，以免造成地面大理石损伤。搭建 完成后，包装材料及其他剩余物品应及时清理。 （六）酒店对搭建公司损毁场馆设备有相关告知说明 对活动结束后，拆除舞台、展板等建筑垃圾的任务应在合同中注明具体负责人及时间要 求。 四、签订合同 在签订合同的过程中，由于各个酒店的经营情况和财务系统不同，客户宴会与会议要求 的多样性和复杂性，宴会与会议销售人员要注意合同文本的细节。以下附例具体说明其应该 包含的内容。 此外，宴会与会议统筹人员要注意，即在洽谈中有必要以委婉的方式让客户知道客人的 某些行为在酒店活动现场是不受欢迎的。例如在一些庆祝晚宴或鸡尾酒会中，有些客人会喝 醉，他们怕服务人员不再提供酒水，就让自己的朋友去取，导致最终无法控制自己的行为。 因此，若在宴会中需要大量酒水，销售人员最好能让客户了解酒店对于行为失控的客人可能 会采取的做法和相关规定，有时也会由酒店安保部人员帮助解决。大多数情况，遇到较为尴 尬的局面，酒店会先请主办方来处理，以免使客人感到难堪。总之，如果事前能够将相关规 定告知主办方，会减少宴会中出现的万一状况。 五、发布活动通知单 宴会与会议统筹人员在与客户谈妥细节并签订协议后，宴会与会议统筹人员要根据自己
所服务的客户活动时间提前一周再与其进行联络，通常是以信件联络成发送电子闻件的方 式。 与客户联络后，销售人员在清店内部也应该数一份具体的任务单，即类似酒店内部公文 的话动通知单(Event Meno或Event Order),告知各个部门在此活动中所应负责服务的工 作。成功举办一次活动离不开各个部门的景密衔接配合，所以一份好的话动通如单要清楚地 将所有工作事项列出米。通知单要包括合同书中所涉及的主要服务要求，要求各部门提优的 服务暖日，例如话动的时间、公司的联锋人，活动的授权签单人，会议的流程，宴会的桌数， 菜单，愁建场地的时间和要求，调试彩排的时间安排、客人的个性化服务要求等。在一定程 度上，酒店内部话动通知单是各个部门的工作安排表：服务人员可以从话动通知单中得到需 要的信息来安排和统筹考虑布置席位和餐具：厨师能够根据菜单和预计出席的客人数计算出 所需订购的食品以及菜肴加工制作和服务：酒吧能够根据客户所预订的酒水品种述行中购以 及确定酒会的服务方式：会场服务部门的人员能够知道会议进行中何到需要布置微奖台、仪 式中是否需要准备香槟酒，场地的租用情况。等等，酒店行政部门则可以根据话动的规模和 缓别安排酒店方代表迎候客人：在酒店人手不足的情况下，人力隆源都门可能还需要有助餐 饮或会议部门对外借人员进行管理，等等。总之，任何涉及活动的事项都应该尽可能详细电 记录在任务单中，以使信息传递更如有效率。 概况来讲，酒店各部门工作内容大致如下： 《一)餐欧留 根暴场地示意图摆放餐台：根据质客的菜单，准备所雷的器皿以及布件、装饰，并制订 具体凰务方案。 《二》安保部 安排话动车辆的停放事宜，协助疏敬透场和胜场的人群：督导夜阿进场括建人员工作： 检查会场搭建消防安全、对遗出酒店设餐选行督导等事宜。 《三)工程都 根据获得通知单，安排电工协助客人用电以及夜间彩排、架设灯光设备、保障用电安全 等事宜。 (四)会议都 按属任务节的要求布置会议场地，准答茶点、安排活动仅式申所需要的服务用品：协助 顺客制作海报，打印席位卡、指示神等。 活动通知单是部门与部门之间沟通的析梁，是各个部门管理工作的参盟，是一线人员服 务安排的主要参考，以确保酒店内部能够快速直接随传通信息，获得最住的工作成效。但酒 店的一些特株接特任务，例如对安全要果极高的一些重大的宴会或会议、国蜜或国家领导人 参加的会议，酒店不能以发放任务书的形式来传递信息。此类安全和保密领别较高的活动， 大都是总经理一人拿漏较多的活动议程信息，分别向各个分管部门的总监传达，面非采取科 开协调会议的方式来统筹协调，信息传达范围也有严格的要求，根据各个酒店的情况，活动 的保密信息通常不传达到总监或部门经理以下人员，而活动中所涉及的所有用料，用品等都 需要取样备案。通常会议会有国家的警卫人员、安全人员全程参与其中。 六、再次确认 因为宴会成会议活动大多数在提前一个月或数月已经预订，难免发生一些变数，例如宴 会中贵宾人数可能有增减、台型可能有变化：会议中主席台的话筒数量有增减、茶点时间域
所服务的客户活动时间提前一周再与其进行联络，通常是以信件联络或发送电子邮件的方 式。 与客户联络后，销售人员在酒店内部也应该拟一份具体的任务单，即类似酒店内部公文 的活动通知单（Event Meno 或 Event Order），告知各个部门在此活动中所应负责服务的工 作。成功举办一次活动离不开各个部门的紧密衔接配合，所以一份好的活动通知单要清楚地 将所有工作事项列出来。通知单要包括合同书中所涉及的主要服务要求；要求各部门提供的 服务项目，例如活动的时间、公司的联络人、活动的授权签单人、会议的流程、宴会的桌数、 菜单、搭建场地的时间和要求、调试彩排的时间安排、客人的个性化服务要求等。在一定程 度上，酒店内部活动通知单是各个部门的工作安排表；服务人员可以从活动通知单中得到需 要的信息来安排和统筹考虑布置席位和餐具；厨师能够根据菜单和预计出席的客人数计算出 所需订购的食品以及菜肴加工制作和服务；酒吧能够根据客户所预订的酒水品种进行申购以 及确定酒会的服务方式；会场服务部门的人员能够知道会议进行中何时需要布置颁奖台、仪 式中是否需要准备香槟酒、场地的租用情况，等等。酒店行政部门则可以根据活动的规模和 级别安排酒店方代表迎候客人；在酒店人手不足的情况下，人力资源部门可能还需要帮助餐 饮或会议部门对外借人员进行管理，等等。总之，任何涉及活动的事项都应该尽可能详细地 记录在任务单中，以使信息传递更加有效率。 概况来讲，酒店各部门工作内容大致如下： （一）餐饮部 根据场地示意图摆放餐台；根据顾客的菜单，准备所需的器皿以及布件、装饰，并制订 具体服务方案。 （二）安保部 安排活动车辆的停放事宜，协助疏散进场和散场的人群；督导夜间进场搭建人员工作； 检查会场搭建消防安全、对进出酒店设备进行督导等事宜。 （三）工程部 根据获得通知单，安排电工协助客人用电以及夜间彩排、架设灯光设备、保障用电安全 等事宜。 （四）会议部 按照任务书的要求布置会议场地、准备茶点、安排活动仪式中所需要的服务用品；协助 顾客制作海报、打印席位卡、指示牌等。 活动通知单是部门与部门之间沟通的桥梁，是各个部门管理工作的参照，是一线人员服 务安排的主要参考。以确保酒店内部能够快速直接地传递信息，获得最佳的工作成效。但酒 店的一些特殊接待任务，例如对安全要求极高的一些重大的宴会或会议、国宴或国家领导人 参加的会议，酒店不能以发放任务书的形式来传递信息。此类安全和保密级别较高的活动， 大都是总经理一人掌握较多的活动议程信息，分别向各个分管部门的总监传达，而非采取召 开协调会议的方式来统筹协调，信息传达范围也有严格的要求。根据各个酒店的情况，活动 的保密信息通常不传达到总监或部门经理以下人员。而活动中所涉及的所有用料、用品等都 需要取样备案，通常会议会有国家的警卫人员、安全人员全程参与其中。 六、再次确认 因为宴会或会议活动大多数在提前一个月或数月已经预订，难免发生一些变数，例如宴 会中贵宾人数可能有增减、台型可能有变化；会议中主席台的话筒数量有增减、茶点时间或
者议程有变化，等等，为确保信息的准确性，统等人员应该在活动开始前的5天再与客户 确认相关事项，将服务中的不可预计因素降至最低。若客户对活动内容提出变更，统筹人员 必须马上以塞会变更单形式通知相关部门，清楚地告知相关部门必颈更改的服务项目。各部 门可以按盟变更内容调整工作，合力达成客户的要求，同时也是免了了各部门之间推语黄任。 另外，若客户所要求的服务内容变化较大，统筹协调人员需要与客户签订补充协议，以确保 双方的利盘，道免在结照时发生纠份： 七、限踪宴会与会议活动场地布置 宴会与会议活动冲燕具体的布置时间应制据话动的议程复索程度以及场地的使用情况 而定。简单的活动，可在宴会的当天或前一天进行布置：对规模大、搭建布置工作多的宴会 或会议。客户可能有事先进场布置的要求，较短的23天，较长的甚至会提前几周。一些国 际会议可能提前2个月就入驻酒店做会务的准备工作，统筹人员应随时跟进布置进展情况， 及时解决客户要求。 普通宴会布置，一般由相关职能部门在现场负责即可，而重要或特殊宴会则需要活动统 筹人员到场说明，并对与治谈细节不符的门恩及时与客户联系，配合现场人员进行布置。以 下为一个多功能厅场地布置图. 话动场地布置完毕后，饶筹人员要依愿合同以及宴会通知单进行逐项核对，与部门相关 人员沟通，以免有所遗漏。 活动中除了餐桌和会议桌椅的程故外，服务桌也要仔细考虑。鼠多酒店在设计时不可能 把每一个场馆的工作间都考虑得非常周到，因此合理的工作间安排和物品准备工作能够确保 为客户提供更如周到和及时的服务
者议程有变化，等等。为确保信息的准确性，统筹人员应该在活动开始前的 3~5 天再与客户 确认相关事项，将服务中的不可预计因素降至最低。若客户对活动内容提出变更，统筹人员 必须马上以宴会变更单形式通知相关部门，清楚地告知相关部门必须更改的服务项目。各部 门可以按照变更内容调整工作，合力达成客户的要求，同时也避免了了各部门之间推诿责任。 另外，若客户所要求的服务内容变化较大，统筹协调人员需要与客户签订补充协议，以确保 双方的利益，避免在结账时发生纠纷。 七、跟踪宴会与会议活动场地布置 宴会与会议活动冲抵具体的布置时间应根据活动的议程复杂程度以及场地的使用情况 而定。简单的活动，可在宴会的当天或前一天进行布置；对规模大、搭建布置工作多的宴会 或会议，客户可能有事先进场布置的要求，较短的 2~3 天，较长的甚至会提前几周，一些国 际会议可能提前 2 个月就入驻酒店做会务的准备工作，统筹人员应随时跟进布置进展情况， 及时解决客户要求。 普通宴会布置，一般由相关职能部门在现场负责即可。而重要或特殊宴会则需要活动统 筹人员到场说明，并对与洽谈细节不符的问题及时与客户联系，配合现场人员进行布置。以 下为一个多功能厅场地布置图。 活动场地布置完毕后，统筹人员要依照合同以及宴会通知单进行逐项核对，与部门相关 人员沟通，以免有所遗漏。 活动中除了餐桌和会议桌椅的摆放外，服务桌也要仔细考虑。很多酒店在设计时不可能 把每一个场馆的工作间都考虑得非常周到，因此合理的工作间安排和物品准备工作能够确保 为客户提供更加周到和及时的服务