宴会与会议合同签订（二） 主讲：林爱芳
一、预定 二、确认 (一）填写预定表 (1)会议用客房的预订 火当会议组织者预订的日期有效时，酒店应填写预订表 (或预订卡)，并在预订图表上标注。 *预订的取消和更改
会议用客房预订表常包括以下内容： 姓名； 地址； 到达日期； 离开日期； 到达和离开的时间； 交通工具； 价格； 预订情形； 特殊要求； 分类；
无论何种形式的预订，详细信息的预订卡，一般要 按月份填写并制作图表（通常2~3个月前），然后填写到 达日期的卡片。 预订信息在图标上，而具体内容在卡片上。卡片按 到期时间顺序排列
如果预订被取消，可以根据计划的日期去找卡片，然 后撒销，并在其上注明“取消”字样。保留已取消的预订 卡也是非常有用的，也许他们仍然要求预订客房，如果毁 掉这张卡，就失去了记录凭证。 如果预订时间更改，可以同上面方法一样，根据前面 的预订日期找到卡片，填好表后，按新到达日期放入预订 卡中，预定图表随着房间预订日期的改变而更改。 现在大多数酒店对预订的管理通过预订信息系统的软 件来操作
(2)会议室的预订 预订登记表：在给客户确认会议场所地前，销售人 员要检查会议厅预订登记表，并用铅笔将所有预订登记 在预订表上，如预订会议更改、取消变更等变动，必须 马上在预订表上更改
(3)会议宴会预订 一个会议期间可以采用多种会议开始，而且用餐标准也不 相同，这就需要会议组织者在向酒店预订宴会时应提供以下内 容： 宴会主办单位；宴会主办单位负责人头衔、地址、电话； 宴会类型；宴会日期及宴会开始、结束时间；出席人数（一般 要求在规定最低时间内，一般24~48小时前最后确定)；付费 方式；预订金额；价格即宴会各项费用开支和总计数额；宴会 形式及餐厅布置；宴会菜单；预订人姓名；合同类型；备注； 预订日期
宴会常见预订单 宴会预定单 Banquet Order Form 宾客单位姓名(Co.namc/Caller): 联系电话(Tel.No.): 预定类型( F(Barbecue） o其他(Oher) 预定地点(Place): 预定人数桌(No.of pax./Table): 会议宴会时间(Time) 场租/餐标(Rental): 总费用(Total) 预定金(Deposit): 付款方式及时间(Rayment and Time): 特殊要求(Particular Requirement): 预定部门/预定人(Booked By): 餐饮部宴会预定接订人(Received By): 口预定(Reservations)a更改(Amendment)o取消(Cancellation)口候补(Altemate) 备注：一式两联 第一联：宴会预定第二联：预定部门
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(4)最后拟定并发送意向书： 酒店在接到客户的预定资料后，将此项预订为“意向 预订”。销售人员尽快根据客户要求，拟定一份意向书， 发给客户。会议组织单位在收到意向书后，必须仔细查对 并按要求填写各项内容，签字认可
收到客人寄回的确认信后。“意向性预定”即被认为 是“确定性预定