宴会与会议合同签订（一） 主讲：林爱芳
一、 预定 (一)会议预订的形式 1.与会者个人直接向酒店预订 就是参加会议的成员直接向酒店预订房间。但是 会议组织者与酒店事先达成协议，根据协议，要求会 议组织者将预定表和其他资料一起寄给与会成员，与 会成员再直接把卡寄回酒店预订部或传真或E-mail
模拟训练：“与会者个人直接向酒店预订”与会者使用电 话与酒店联络关于预订单的寄送。 提供的信息如下： 会议名称：“2009年ET时尚服饰产品发布会” 会议组织企业：ET时尚服饰有限公司 会议组织联络人：李明先生电话13812345678 会议酒店：广州皇冠假日酒店Crown Plaza Hotel of Guangzhou
2.会议组织团体预订 与会者先将预订答复卡寄到会议组织者处，会议组织者 根据收到的答复卡确定与会者数目和要求，再进一步统一 与酒店预订。 为此会议组织者常常需要事先与酒店签订合同。 当酒店收到客房目录时，前台要为会议团体安排房间并为 客人预先登记。并发出意向书，待酒店收到预定资料后要 发出确认书
(二)会议预订的保证 1.预定是否有效 当会议组织者向酒店预订时，酒店应查核提出的会议日 期是否与酒店的预定有冲突： 部与前台的联系
预订部有一项重要工作就是及时将客情信息发布出去， 那么客情预报涉及到的问题： 房情公布： 预订部除了每天将客房预测情况通知每个部门，还要每天 将预订情况通报前台，如果某种房型已满，马上就要通知前台 不要再接此类预订，并且所有的订房资料要至少提前一天交到 前台，以便前台再次核查及安排房间。另外预订部还要随时掌 握住店客人信息，比如前面提到的延住、提前离店或客人直接 通知前台取消某预订等
房态核对： 核对房态非常重要，预订部和前台最好每天要有一个沟通 的过程，把房间状况和房态核对一下，双方做到心中有数， 给订房创造更多的方便 房号确认： 在订房的时候，预订部尽量不要确认房号，如果非要确认 经过请示以后，预订部应该把确认的房号和客人到达时间告诉 前台，由前台来把握这间房当晚是否可以卖出去。否则，就会 引起酒店服务的被动和客人的投诉
接受散客预定时： 在房间特别紧张的时候，预订和前台要特别注意事先沟 通，预订部在订房的时候，前台是不知道的，只有把预订做 进电脑以后，前台才能看到。无预订客人到前台办理登记， 预订部又不知道，只有在电脑中登记后，就会引起房态的变 化，这中间的时间差最容易引起各种矛盾。因此，前台在接 散客的时候，要特别注意要和预订部沟通后再接
预订酒店所有的宴会厅、会议室和客房用来举行会议 的做法被称为“全包”，该做法酒店应避免，以尽可能减 少未占用的场所的数量。在多数情况下，会议组织者一年 前就会对基本计划所需的条件进行了解。如果顾客确实要 求酒店答应“全包”的话，那么最后的计划所要达到的标 准应提前六个月交上来，应预订所需的公共区域和客房， 因此，应张贴“全包”的告示
当会议要求不能接受时，酒店会立即通知会议组织者。 通常情况下，酒店会把握销售的机遇，如建议改变日期， 更换不同类型或价格的房间等，或者帮助在邻近的酒店找 到房间